De inhoud van een projectplan bepalen

Wat moet er nu eigenlijk in een projectplan staan? De inhoud ervan wordt heel logisch als je kijkt naar de doelen van het plan. Je schrijft het voor de opdrachtgever en voor je team. De opdrachtgever krijgt het vertrouwen dat je met je team gaat maken wat hij nodig heeft en dat jij als projectleider de uitvoering in de klauwen houdt qua tijd en geld.

Denktijd terugverdienen

Je gaat dus beschrijven wat je gaat doen, hoe, met wie, wanneer het klaar is en hoeveel tijd en geld het gaat kosten. Die informatie heeft je team ook nodig om zijn taken goed uit te voeren. Door een projectplan te schrijven denk je eerst na voordat je doet. Die denktijd verdien je terug. Dat moet je een keer ervaren voor je het gelooft. Je vindt hier een format voor de inhoud van een projectplan. Experimenteer daarmee. Eerst iets over het waarom van een projectplan of Plan van Aanpak en over de opbouw.

Vrijheid inperken

In een projectplan leg je vast wat je gaat doen. Enerzijds beperk je daarmee je vrijheid; anderzijds biedt het houvast en structuur. Hoe je dat ziet, hangt af van de teamrollen die je voorkeur hebben. Een Plant of een Brononderzoeker baalt als zijn vrijheid beperkt wordt. De Bedrijfsman en de Voorzitter vinden het fijn. Het eerste wat je doet als je de inhoud van je projectplan bepaalt, is analyseren hoeveel vrijheid je hebt. Wat weet je al over de opdrachtgever zijn wensen en harde eisen? Het kan namelijk zo zijn dat een deel van de informatie die in het plan moet komen al gegeven is. Verzamel daar informatie over. Check met de opdrachtgever wat je zelf mag, of moet, bedenken. Waar ligt de ruimte voor je creativiteit? Kom daarvoor zelf met ideeën.

Vooraf vastleggen wat je belooft aan de opdrachtgever

Een project is een open opdracht. Dat betekent niet hetzelfde als totale vrijheid. De opdrachtgever betaalt en hij wil weten waarvoor hij gaat betalen. Hij bepaalt straks of zijn wens is vervuld als je het resultaat oplevert. Heeft hij randvoorwaarden gesteld en heb je die geaccepteerd, dan hou je je daar natuurlijk aan in je projectplan. Denk aan een harde opleverdatum, een beperking op het budget en eisen aan de kwaliteit. In het projectplan beschrijf je – vooraf - hoe je binnen die voorwaarden te werk gaat. De opdrachtgever geeft formeel akkoord op dit plan en het team houdt zich tijdens de uitvoering aan het plan zodat de opdrachtgever achteraf geen tegenvaller hoeft te incasseren. De opdrachtgever gebruikt het projectplan om in eigen organisatie draagvlak te creëren.

Afspraken vastleggen met je team

Realiseer je dat je het plan ook voor je team schrijft. Wat hebben jullie zelf aan afspraken nodig om doelgericht te werken en jullie samenwerking goed te organiseren? Op die afspraken val je terug als het nodig is om de samenwerking te verbeteren. Je perkt dus vooraf je eigen vrijheid als projectleider in en ook die van je teamleden. Bedenk dat zij op basis van het projectplan ook weer besluiten of ze de opdracht aannemen.

Opbouw projectplan

Een projectplan bestaat uit vijf delen. Je schrijft ze ook in onderstaande volgorde:

Resultaatdefinitie
Randvoorwaarden
Fasering
Beheersplannen
Activiteitenplanning

Schrijf je plan in bijgaand template

In dit artikel lees je wat de opbouw van een projectplan is en krijg je inzicht in het doel van elk onderdeel. Om het je makkelijker te maken kun je een template voor een projectplan downloaden.

Laat je inspireren door voorbeelden

Goed voorbeeld doet goed volgen. Elk projectplan is net iets anders opgebouwd maar de onderwerpen in bovenstaand template vind je er altijd in terug, soms onder een andere naam. Je vindt hier twee goede en compleet uitgewerkte voorbeelden voor een projectplan.

De Resultaatdefinitie

De ‘resultaatdefinitie’ werk je uit in de volgende hoofdstukken:

De vraag, de wens, het probleem of ‘de uitdaging’ van de opdrachtgever
De aanleiding: waarom wordt het project juist nu gestart?
De doelstelling: wat wil de opdrachtgever met het project bereiken?
Het projectresultaat: wat gaat je team maken, uit welke deelproducten bestaat het, hoe draagt dit bij aan het doel van de opdrachtgever en aan welk Programma van Eisen voldoet dit?
De afbakening: wat ga je niet doen, al zou het wel bij kunnen dragen aan de doelstelling?
Het Programma van Eisen: de eisen of 'specificaties' en randvoorwaarden waaraan het resultaat bij oplevering aan zal voldoen.

Punt 1 tot en met 3 haal je uit de business case die is opgesteld bij het aannemen van de opdracht. Punt 4 tot en met 6 haal je uit eigen onderzoek.

De Randvoorwaarden

Bij het aannemen van de opdracht heb je met de opdrachtgever de randvoorwaarden al doorgesproken. Je bent daarmee akkoord gegaan. Als het resultaat gedefinieerd is, kunnen de randvoorwaarden echter nog bijgesteld worden. In dit deel geef je in elk geval aan wat de uiterste opleverdatum is, het budget en andere voorwaarden die de opdrachtgever heeft gesteld, bijvoorbeeld dat er geen nieuwe machines aangeschaft mogen worden of dat er samengewerkt moet worden met een vaste leverancier. Als opdrachtnemer kun je ook zelf voorwaarden stellen aan de opdrachtgever. Hij moet bepaalde middelen of mensen ter beschikking stellen.

Fasering en beheersplannen

De projectleider maakt in overleg met het team plannen (dat zijn afspraken) om de uitvoering van het project te beheersen. Door het project in fasen op te delen, houdt iedereen meer overzicht. Aan het eind van elke fase levert het team een aantal deelproducten op. In deze projectplanning staan de begin- en einddata van de fasen? Geeft de opdrachtgever akkoord op de resultaten, dan zijn de mijlpalen gehaald. Met afspraken over de beheersfactoren Tijd, Kwaliteit, Geld, Organisatie en Informatie garandeert het team dat het zich aan de randvoorwaarden van de opdrachtgever houdt: op tijd en binnen budget leveren.

Onderdelen:

Tijdsplanning: hoe controleert het team de voortgang en voorkomt het vertraging,
Kwaliteit: hoe controleer je tijdens het werk aan het project of het resultaat gaat aansluiten bij het Programma van Eisen?
Begroting (Geld): hoe wordt het gegeven budget besteed, uitgesplitst per fase, of welke kosten verwacht het team te gaan maken voor het geleverde werk?
Organisatie: hoe is het team samengesteld, welke functionele rollen of vaste taken hebben zij (projectleider, voorzitter, secretaris), welke Belbin Teamrollen brengen ze in, welke kennis brengen zij mee, welke verantwoordelijkheden en bevoegdheden hebben zij?
Informatie: hoe vaak vergadert het team onderling en met de opdrachtgever, hoe wordt informatie beheerd, wie wordt er van de voortgang op de hoogte gehouden en met welk doel?

Activiteitenplanning

De resultaatdefinitie, de randvoorwaarden en de beheersplannen zijn ‘vast’. Die stel je één keer op en als de opdrachtgever ze heeft goedgekeurd, houd je je daaraan. Het vierde onderdeel van het projectplan, de activiteitenplanning, is dynamisch. Dat betekent dat je dit document steeds bijwerkt om de voortgang te bewaken. Doe je dat accuraat dan zie je vanzelf of je de mijlpalen wel gaat halen die je met de opdrachtgever hebt afgesproken. Meer daarover in Plannen.

In de activiteitenplanning probeer je zo gedetailleerd als nuttig is in te voeren:

Wie
Welke activiteit
Wanneer start
Wanneer afrondt
In hoeveel uur
Welke activiteiten van elkaar afhankelijk zijn (de ene activiteit kan pas starten als de andere is afgerond)

Hiervoor heb je software als MS Project of OmniProject, maar voor een eenvoudig project kun je ook prima toe met een spreadsheet.

Overstappen naar de resultaatdefinitie

Heb je zicht op de inhoud van het projectplan, dan plan je met je team het werk dat je moet doen om het resultaat te definiëren. In het vooronderzoek kan namelijk flink wat tijd gaan zitten. Heb je dat gepland, dan spreek je met de opdrachtgever af wanneer je het projectplan gaat opleveren. In de ‘definitiefase’ definieert het team precies welke ‘deliverables’ het gaat produceren en hoe. In de consultancywereld gaat de teller nu lopen. Om een goed projectplan te maken is namelijk onderzoek nodig en dat moet betaald worden.

Neem de tijd voor de belangrijkste fase!

Zo’n onderzoeksfase duurt gemiddeld een kwart van de totale doorlooptijd. In het beroepsonderwijs maken studenten ook een projectplan; meestal wordt het Plan van Aanpak genoemd. Stel dat een studententeam 10 weken over een project mag doen, dan is het helemaal niet gek om 2 weken aan het plan te besteden. Dit is namelijk de belangrijkste fase van het hele project.

Hoe schrijf je de Resultaatdefinitie?

Auteur: Isabelle Langeveld