Groepsgericht leidinggeven

Wanneer je als leidinggevende verantwoordelijk bent voor een team, heb je zowel te maken met de groep als geheel als met de afzonderlijke medewerkers. Die collega die in één-op-één gesprekken altijd zo rustig is, kan in de groep een druktemaker zijn. Waar moet je op letten als je leiding geeft aan een groep medewerkers?

Wat is een groep?

Een groep is veel meer dan een verzameling individuen. Je hebt niet alleen te maken met verschillende mensen, maar ook nog eens met de relaties tussen die mensen. Binnen de groep neemt ieder groepslid zijn eigen rol in. De groep als geheel heeft ook relaties met andere groepen. En tot slot ben jij als leidinggevende er ook nog.

Je hebt te maken met groepsgericht leidinggeven als je:

• als voorzitter een vergadering leidt (de groep heeft dan als doel: beslissingen nemen of informatie uitwisselen)
• als project manager een projectteam aanstuurt (de groep heeft dan als doel: het project succesvol afronden)
• als leidinggevende (bijvoorbeeld een bedrijfsleider) probeert te bemiddelen in een ruzie tussen twee medewerkers.

Heeft de groep één doel?

In veel gevallen heb je als leidinggevende een ander doel voor de groep dan de groepsleden zelf. Het groepsdoel kan zijn het realiseren van doelstellingen die jouw management voor de hele business unit heeft gesteld.

De leden van de groep hebben ieder een eigen belang: bijvoorbeeld zorgen dat ze opvallen en carrière kunnen maken, hun eigen relaties beschermen binnen en buiten het bedrijf of hun eigen kwaliteitsnormen aan hun collega's opleggen.

Medewerkers in jouw team zouden moeten samenwerken, maar sommige medewerkers zijn wellicht niet bereid al hun kennis te delen met anderen.

De kunst van het leidinggeven is er voor zorgen dat alle individuen een klein deel van hun eigen belang opofferen in ruil voor het groepsbelang. Als leidinggevende moet je ervoor zorgen dat jouw doel ook het doel van de groep wordt. Dat kun je doen door duidelijk te maken dat het gemeenschappelijke doel meer oplevert dan alle individuele doelen bij elkaar. Een voorbeeld hiervan is het Prisoner's Dilemma (zie kader).

Prisoner's Dilemma
Er worden twee verdachten van een gewapende roofoverval opgepakt, maar de politie heeft tegen hen geen sluitend bewijs. De politie gaat beiden onafhankelijk verhoren en al gauw wordt het voor de gevangenen duidelijk dat ze twee opties hebben: of ze zwijgen en hopen dat de ander dat ook zal doen en dan zullen ze een kleine gevangenisstraf (1 jaar) krijgen wegens gebrek aan bewijs, of ze kunnen de ander verlinken en zelf vrijuit gaan. Vervelend is alleen dat de twee niet met elkaar kunnen communiceren en dus niet weten wat de ander zal doen. Wanneer ze elkaar verraden, dan gaan ze beiden voor lange tijd de gevangenis in (15 jaar). Wanneer ze de ander vertrouwen en zwijgen, krijgen ze een veel kortere straf. Het verlinken van de ene gevangene heeft dus ook een negatief effect op de andere. Kortom: als de één de ander verraadt gaat de één vrijuit en de ander 15 jaar, of andersom. Als ze elkaar verraden, krijgen beiden vijftien jaar en als ze beiden zwijgen, zitten ze elk één jaar vast.
Conclusie: Als leider moet je de medewerkers duidelijk maken dat samenwerking niet alleen goed is voor het gemeenschappelijke doel, maar ook voor de individuele medewerkers.

Door te lezen over theorieën die zich met groepen (groepsgedrag en groepsdynamica) bezig houden, krijg je veel inzicht in hoe mensen zich in teams kunnen gedragen. Er zijn ook heel bruikbare modellen van teamrollen.

Een groep kan sterk worden door een gemeenschappelijk belang of doel. Teams die willen winnen, komen ver wanneer er goed wordt samengewerkt. Voorwaarden daarvoor zijn dat:

• het doel SMART is
• het doel de hele groep kan motiveren
• afspraken gemaakt zijn over wie wat wanneer doet.

Communiceren met de groep

Wanneer er geen gemeenschappelijk doel is, of het doel van een teamlid sluit niet aan bij jouw doel als leidinggevende, dan moet je dit teamlid daarmee confronteren. In alle gevallen moet je als leidinggevende in staat zijn tot goede communicatie. Een cursus presenteren en het bijspijkeren van je communicatieve vaardigheden kunnen ervoor zorgen dat je zonder problemen of angst een groep tegemoet kunt treden.

Daarnaast moet je heldere beslissingen nemen, want ook dat hoort bij jouw taak als leidinggevende. In sommige gevallen betrek je anderen bij de beslissing, in andere situaties beslis je voor de groep. Met andere woorden: je gebruikt verschillende stijlen van leidinggeven. De ene keer houd je veel rekening met de menselijke aspecten, de andere keer richt je je vooral op de taak die de groep moet volbrengen.

Of je beslissing wordt geaccepteerd, hangt van veel factoren af. Is het een goed besluit? Heb je als leidinggevende voldoende gezag? Begrijpen de groepsleden het besluit? Is het motiverend?

Hoe los je een conflict binnen een groep op?

Als een besluit of actie van wie dan ook niet geaccepteerd wordt, kan er een conflict ontstaan. Er kunnen belangenverschillen zijn of persoonlijke problemen tussen medewerkers. Wanneer je zelf een conflict hebt, kan je kiezen uit drie benaderingen: vechten tot je er bij neervalt, samenwerken of onderhandelen. Als leidinggevende heb je het vaakst te maken met de laatste twee oplossingen. Hoe los je een conflict op via bemiddeling?

1. Voer eerst gesprekken met beide partijen zonder zelf een oordeel uit te spreken en verzamel informatie over de werkelijke oorzaak. Met andere woorden: je analyseert het probleem.

2. Zorg er voor dat beide partijen met je aan de tafel komen zitten voor een conflicthanteringsgesprek en vertel ze je bevindingen. Beide partijen mogen reageren op wat je zegt. Je benoemt de belangrijkste oorzaken van het conflict en geeft aan dat het conflict moet worden opgelost.

3. Zoek samen met de partijen naar een oplossing door open vragen te stellen: "Hoe kunnen we dit uit de wereld helpen?"

4. Als leidinggevende kan je een oplossing kiezen. Je maakt samen met beide partijen een actieplan en maakt afspraken over de opvolging.

5. Nadat het plan is uitgevoerd, evalueer je de gekozen oplossing. Is alles daadwerkelijk opgelost?

Bart van Geleuken, groepsleider groot verzekeringsbedrijf:
"Laatst was er weer sprake van noodweer in Nederland. Veel omgewaaide bomen, huizen en auto's met schade. Mijn mensen moesten flink aanpoten, want in zo'n situatie hebben wij het als verzekeringsbedrijf erg druk. Juist op dat moment kwam er een groepje medewerkers bij mij met een klacht over het opleidingsprogramma. Ik heb geroepen 'Waar zitten onze klanten nu op te wachten?!' en toen moesten ze wel een beetje lachen. Op zo'n moment kies je voor de benadering 'geen gezeur, doorwerken'. Maar normaal neem ik natuurlijk wel de tijd voor mijn mensen. En toen de meeste claims afgehandeld waren, ben ik natuurlijk op het opleidingsprogramma terug gekomen."

Hoe gebruik je macht in de groep?

Als leidinggevende beschik je over een bepaalde hoeveelheid macht: je kunt veel meer bevoegdheden gebruiken om je doel te bereiken dan je medewerkers. Je kunt bijvoorbeeld iemand aannemen of iemand een salarisverhoging geven. Alles wat je als leider doet, heeft effect op de groep.

Als een groepslid niet meer achter het gemeenschappelijke doel staat, wordt zijn eigen doel belangrijker dan het groepsdoel. Zo'n groepslid biedt vaak weerstand. Wanneer dat in een groep gebeurt, kan dat nadelig zijn: er ontstaan discussies en mogelijk conflicten. Hij demotiveert daarmee zijn collega's. Ook kan een groepslid zich tijdens een groepsoverleg tegen de leidinggevende richten. Daar moet je meteen op ingaan, want zo'n medewerker kan jou belemmeren in je werk als leidinggevende. Jij moet dus alert zijn op weerstanden in de groep. Het beste is als andere groepsleden die weerstand oppikken en hun collega helpen of corrigeren. Gebeurt dat niet, dan grijp je in.

Aanbevolen websites

• Omgaan met macht - Macht is het vermogen om het gedrag van anderen te sturen. De paus is machtig, een baby is machtig, jij bent machtig. Gebruik jij je macht wel slim genoeg? En kun jij overweg met mensen die machtiger zijn dan jij? Leer meer over macht.
• Word snel wijzer over lastpakken in de groep die jouw plannen willen doorkruisen. Lees hoe je kunt omgaan met lastige mensen en hoe je lastige mensen beter kunt begrijpen.

Aanbevolen boeken

• Kessels, J. en Smit, C. Omgaan met lastige groepen, Reed Business Information, 1991. Wat moet je doen als iemand een vraag stelt en je weet dat er een valkuil onder zit? Wat moet je doen als iedereen te boos is om naar jou te kunnen luisteren? Dit boekje geeft inzicht in de redenen waarom deelnemers in groepen lastige reacties gaan vertonen. Het boek biedt concrete tips.

Auteur: Erik Bouwer