Carrièretijger: Home Carrièretijger
Carrièretijger
Carrièretijger
U bent hier: Home Functioneren Managementvaardigheden Personeel werven en selecteren Sollicitatiebrieven selecteren

Sollicitatiebrieven selecteren

Nadat de vacature wereldkundig is gemaakt, bijvoorbeeld in de krant, op de website van het bedrijf of via een vacaturebank, kun je al gauw de eerste sollicitatiebrieven verwachten. Het is verstandig om nog even te wachten met het lezen van de brieven tot na het verstrijken van de responstijd.  

Werk je in een grote organisatie, dan komen de brieven waarschijnlijk eerst binnen bij de afdeling P&O. Zij zorgen ervoor dat de sollicitant een ontvangstbevestiging ontvangt. Het sturen van een ontvangstbevestiging geeft de sollicitant het gevoel dat er serieus wordt omgesprongen met zijn sollicitatiebrief. Bovendien voorkom je tijdrovende telefoontjes van sollicitanten die zich afvragen of de brief is aangekomen, wanneer de sollicitatiegesprekken plaatsvinden en wanneer hij ongeveer hoort of hij wel of niet voor een sollicitatiegesprek wordt uitgenodigd.

Na het verstrijken van de responstijd zul je waarschijnlijk met een personeelsfunctionaris de stapel brieven doornemen en samen besluiten wie wordt uitgenodigd en wie wordt afgewezen. Werk je in een kleine organisatie, dan zul je dit werk zelf moeten doen.

Eerste schifting

Het is verstandig om te wachten met het uitgebreid lezen van de brieven tot de responstijd is verstreken. Het scheelt je veel tijd en het maakt een objectieve vergelijking mogelijk.

Als je aan het doorlezen van de stapel brieven gaat beginnen maak je een snelle, eerste schifting. Een sollicitatiebrief moet er verzorgd uitzien en er moet in ieder geval in staan waarom de sollicitant geïnteresseerd is in de vacature. En natuurlijk moet het cv zijn bijgevoegd.

Is dit het geval, dan mag je de sollicitant beschouwen als een serieuze kandidaat. Niet-serieuze reacties (korte, onverzorgde brieven, geen cv bijgevoegd, etc.) leg je meteen aan de kant. Overigens mag je aan een reactie via e-mail dezelfde eisen stellen als aan een papieren sollicitatiebrief. Een e-mail sturen gaat sneller dan een brief, maar dat wil niet zeggen dat er minder zorg aan hoeft te worden besteed. 

Neem de cv's kritisch door

Na deze eerste schifting pak je het functieprofiel erbij. Houd het profiel naast de cv's die je doorleest en ken punten of plussen en minnen toe. Vind je werkervaring belangrijker dan opleiding, laat iemand met werkervaring dan dubbel scoren op dit punt. Houd overigens niet te star vast aan functie-eisen. Een kandidaat kan aan alle functie-eisen voldoen terwijl een andere sollicitant toch veelbelovender lijkt. Bijvoorbeeld omdat de laatste niet helemaal de gevraagde opleiding heeft, maar wel uitstekend in de bedrijfscultuur past. Wanneer de opleidingsachterstand meevalt of een korte cursus uitkomst biedt, kan het verstandiger zijn toch te kiezen voor de sollicitant die niet helemaal voldoet aan het profiel.

Nadat je alle cv’s hebt doorgenomen en voorzien van punten, stel je een eerste ranglijst op. Let bij het doornemen van de cv's niet alleen op de functie-eisen, maar ook op het aantal jaren dat een kandidaat bij eerdere werkgever(s) heeft gewerkt. Is iemand vaak van baan veranderd of heeft hij jarenlang bij dezelfde werkgever gewerkt? Het geeft je een indicatie van de mate van honkvastheid van een persoon. Is de sollicitant een echte jobhopper, dan is het van belang een verklaring te vragen als iemand op gesprek komt. Hetzelfde geldt als iemand veel gaten in het cv heeft.

Lees de brieven

Waarschijnlijk is de stapel met geschikte kandidaten inmiddels behoorlijk geslonken. Nu is het tijd om de sollicitatiebrieven door te nemen. In een goede sollicitatiebrief staat:

De mate waarin je schrijffouten laat meewegen in je oordeel is afhankelijk van de functie. Van een sollicitant die reageert op de vacature van officemanager mag je een foutloze en goedlopende brief verwachten.

Hoeveel sollicitanten je uitnodigt voor een eerste sollicitatiegesprek is afhankelijk van het aantal kandidaten dat voldoet aan je eisen. Heb je kandidaten die je interessant vindt, maar die niet meteen je eerste keuze zijn, dan houd je deze in reserve. Mocht er bij de eerste sollicitatiegesprekken toch geen geschikte kandidaat zitten, dan kun je nog terugvallen op deze kandidaten. 

Uitnodiging, reserve of afwijzing

Nu je duidelijk hebt welke sollicitant je wilt uitnodigen voor een gesprek, als reserve houdt of afwijst, is het zaak hen hiervan zo snel mogelijk op de hoogte te stellen. Voorkom dat sollicitanten onnodig lang in spanning zitten. 

In een uitnodiging voor een oriënterend gesprek vermeld je natuurlijk tijd en plaats. Maar ook de naam en functie van degene(n) met wie de kandidaat een gesprek heeft. Voeg eventueel het functieprofiel en informatie over het bedrijf bij. En denk aan de routebeschrijving.

Laat ook de reservekandidaten in een brief weten waar zij aan toe zijn. Meld in ieder geval hoe de procedure verloopt en binnen welke termijn ze alsnog een uitnodiging kunnen verwachten als blijkt dat na de eerste ronde sollicitatiegesprekken geen geschikte kandidaat zit.

Meld in de brief die je stuurt naar de sollicitanten die je afwijst bij voorkeur specifiek waarom de kandidaat niet voldoet aan de gestelde criteria. Zet er bovendien in wat er met de sollicitatiebrief gebeurt. Wordt deze vernietigd of wordt de kandidaat in portefeuille gehouden? Vraag of daar bezwaar tegen is en meld ook hoe lang je de brief in portefeuille zult houden. De kandidaat weet dan waar hij aan toe is.

Sollicitatiecode

Sollicitanten vertrouwen erop dat je de sollicitatiecode van de NVP in acht neemt. Daarin staat onder andere op welke momenten een werkgever een reactie geeft aan een sollicitant.

Auteur: Marieke van Oosterhout

http://www.carrieretijger.nl/functioneren/management/personeel-werven/brieven-selecteren Sitemap © Copyright Applinet B.V. 2004-2017 ColofonAdverteren

Carrièretijger
Carrièretijgers in gesprek over solliciteren, opleiding, persoonlijke ontwik­keling en carrière maken: