Kostenbewust handelen

Kostenbewust handelen houdt in dat je in je denken én je doen gericht bent op een optimaal gebruik van tijd, geld en andere middelen. Je bent je bewust van het budget of de (project)begroting en houdt in de gaten dat er geen kostenoverschrijding ontstaat. Je hebt oog voor financiële consequenties en probeert daar waar mogelijk kosten te beperken.

Wat betekent dat concreet?

Als je kostenbewust handelt, heb je de volgende kenmerken:

Je bent je bewust van het budget of de (project)begroting en houdt in de gaten dat er geen kostenoverschrijding ontstaat.
Je kijkt op een zakelijke manier naar de inzet van mensen en middelen.
Je weegt kosten en opbrengsten goed tegen elkaar af.
Je gaat in je werk zuinig om met materialen en hulpmiddelen.
Je denkt na over financiële consequenties van maatregelen, plannen en acties.
Je zoekt continu naar nieuwe, slimme werkwijzen om kosten te beperken.

Een voorbeeld

Erik is bedrijfsleider van een grote bouwmarkt. Service en klantgerichtheid heeft hij hoog in het vaandel staan. Klanten komen graag naar zijn winkel omdat het er altijd netjes is en het personeel verstand van zaken heeft. Maar de laatste tijd valt het Erik regelmatig op dat zijn winkel rommelig oogt. Overal staan dozen met producten die ingeruimd moeten worden, er dwarrelend stofpluimen door de winkel en producten staan schots en scheef in de schappen.

Erik gaat om tafel met zijn assistent en legt hem zijn bevindingen voor. Zijn assistent beaamt de chaos in de winkel. Volgens hem komt het doordat de medewerkers steeds meer tijd nodig hebben voor het inruimen van de schappen. Erik pakt er de urenstaten bij en rekent uit dat zijn medewerkers gemiddeld zestig uur per week besteden aan deze klus. Hij besluit om eens met zijn mensen te gaan praten om een oplossing voor dit probleem te vinden. ‘Een nieuwe pompwagen’, zegt de een, ‘een extra mannetje erbij’, roept de ander.

Erik gaat er nog maar eens goed voor zitten, rekenmachine binnen handbereik. Een nieuwe pompwagen kost zo’n tienduizend euro, maar betekent ook een tijdwinst van 20 procent. Nu gebeurt het regelmatig dat de ene collega op de andere moet wachten en er minder tijd overblijft om de winkel op orde te houden. Een extra medewerker schrapt hij van zijn papier; hij zit al aan de maximale bezetting. Bovendien wegen de extra kosten niet op tegen de verwachte opbrengsten.

Dan valt zijn oog op een lading met onder meer koppelstukken, sifons en kwasten. Producten die zonder verpakking in het schap liggen, maar wel in kartonnen doosjes aangeleverd worden om te voorkomen dat ze tijdens het transport beschadigd raken. Erik pakt meteen zijn telefoon en belt met de leveranciers van de betreffende producten. Na een uur legt hij voldaan de hoorn neer. Hij heeft met de leveranciers afgesproken dat de producten niet meer in kartonnen doosjes aangeleverd worden, maar in stevige bakken van plastic die hergebruikt kunnen worden. Voor de bakken betaalt hij statiegeld. Wanneer hij de bakken ongeschonden retour zendt, krijgt hij dat geld weer terug. Deze oplossing levert niet alleen minder werk op, maar ook een besparing van 30 procent in de verzend-, verpakkings- en afvalkosten. Een nieuwe pompwagen zet Erik even op ‘hold’. Eerst maar eens kijken hoe de nieuwe manier van werken uitpakt.

Welke competenties komen hierbij kijken?

Bij welke beroepen heb je deze competentie nodig?

Bij sommige beroepen of functies is kostenbewustzijn een essentiële hard skill. Dat geldt bijvoorbeeld voor:

In veel andere beroepen is kostenbewustheid een nuttige soft skill.

Is deze competentie te ontwikkelen?

Ja, een kostenbewuste handelswijze kun je zeker ontwikkelen.

Kies twee producten of diensten die jouw bedrijf of afdeling produceert of aanbiedt. Maak allereerst een overzicht van de indirecte kosten (materiaal, arbeidsloon, et cetera) en daarna van de indirecte variabele kosten, zoals die van energie. Daarna bereken je de indirecte vaste kosten (huur van het gebouw, et cetera). Vervolgens breng je in kaart wat de opbrengsten zijn. De opbrengsten kun je opsplitsen in de directe kortetermijnopbrengsten en de langetermijnopbrengsten, zoals de promotiewaarde of de naamsbekendheid.
Maak een overzicht van de producten die jouw organisatie maakt of de diensten die het aanbiedt. Welke producten of diensten leveren op korte termijn het meeste op? En welke op de lange termijn?
Ga na op welke kosten jouw organisatie zou kunnen besparen en op welke manier. Neem in je berekening zowel de directe productiekosten als de indirecte kosten en de vaste kosten mee.

Hoe toon je kostenbewust handelen aan bij een sollicitatie?

Stel je voor: je solliciteert naar een baan als humanresourcesmanager. Tijdens het sollicitatiegesprek vraagt de interviewer of je een concreet voorbeeld kunt geven van een kostenbesparing die je hebt doorgevoerd. Je denkt na en je vertelt: “Toen ik bij mijn huidige werkgever ging werken, had niemand inzicht in de werkelijke kosten van het werven en selecteren van personeel. Als een medewerker vertrok, werd een werving- en selectiebureau ingeschakeld. Ik vond het een dure manier van werken en was ervan overtuigd dat dit goedkoper kon. Ik bracht vervolgens alle directe en indirecte kosten kaart en vergeleek deze met de kosten die zouden worden gemaakt als P&O deze taak volledig op zich zou nemen. De uitkomst was helder: het zou op jaarbasis een besparing opleveren van enkele tienduizenden euro’s. Tijdens het MT-overleg presenteerde ik deze cijfers en daar schrok de directie wel van.

Daarnaast maakte ik hun duidelijk dat het veel goedkoper was om een bestaande medewerker te behouden dan een nieuwe te werven. Ik wees ze erop dat het financieel veel interessanter is om te investeren in ontwikkelingsmogelijkheden en goede arbeidsomstandigheden. Besloten werd om alleen bij hoge uitzondering een werving- en selectiebureau in de arm te nemen en meer te investeren in behoud en ontwikkeling van personeel. De werving- en selectiekosten zijn aanzienlijk gedaald. Niet alleen omdat we dit tegenwoordig zelf doen, maar ook omdat er door de investeringen in trainingen en carrièreontwikkeling aanzienlijk minder mensen uit dienst zijn gegaan.“

Tip

Wees tijdens je sollicitatiegesprek voorzichtig met het geven van exacte cijfers of percentages, ook al dringt de selecteur hierop aan. Voor je het weet, geef je onbedoeld bedrijfsgevoelige informatie prijs en dat kan heel vervelende gevolgen voor je hebben wanneer je huidige werkgever daar achter komt.

Voorbeelden van vragen over kostenbewust handelen tijdens het sollicitatiegesprek

Zou jij jezelf beschrijven als een kostenbewust persoon? Kun je voorbeelden noemen waar dat uit blijkt?
Welke kostenbesparingen heb je het afgelopen jaar bereikt? Hoe heb je die besparingen gerealiseerd?

Auteur: Marieke van Oosterhout