Werkconferentie

Een werkconferentie is geschikt om op een gelijkwaardige manier met een aantal mensen te brainstormen, nieuwe dingen te bedenken en ideeën uit te wisselen. Wie in de buurt van managers vertoeft, of zelf manager is, heeft er zo nu en dan mee te maken: een hutje-op-de-hei-sessie, kortweg een heidag. Zo'n heidag is bedoeld om met een groep tot nieuwe ideeën te komen en plannen te maken voor de toekomst, of oplossingen te bedenken voor een lastig probleem. In dat hutje op de hei wordt een werkconferentie gehouden. Een werkconferentie is geen gewone vergadering. Een werkconferentie is bedoeld om met een aantal mensen, op basis van gelijkwaardigheid, dingen door te spreken die normaal niet op de agenda staan.

Kenmerken van een werkconferentie

  • Een werkconferentie is doorgaans eenmalig. Een werkconferentie is juist bedoeld voor het bespreken van onderwerpen die buiten de normale gang van zaken liggen.
  • Er wordt gepraat op basis van gelijkwaardigheid. Bij een werkconferentie zitten vaak mensen bij elkaar die normaliter niet in die samenstelling bijeenkomen. Mensen worden voor de werkconferentie uitgenodigd omdat ze een nuttige bijdrage kunnen leveren aan het resultaat. Ieders inbreng is belangrijk, en welke plaats iemand heeft in de organisatie is niet relevant. Voor de bepaling van een strategie kan de inbreng van een of twee medewerkers van de klantenservice belangrijker zijn dan een wollige visie van de onderdirecteur.
  • De werkconferentie is bedoeld voor ideeënvorming en innovatie, niet voor besluitvorming. Vaak wordt er een brainstormsessie gehouden.
  • Meestal wordt van te voren beslist wat het resultaat moet zijn: bijvoorbeeld de belangrijkste punten voor een strategisch plan bepalen, drie oplossingsrichtingen voor een groot probleem bedenken of een concept organisatiestructuur voor een te reorganiseren bedrijf maken. Ook de start van een groot project is soms een aanleiding voor een werkconferentie.

Een werkconferentie is vaak niet gemakkelijk. Juist omdat er op basis van gelijkwaardigheid wordt gepraat geldt: 'zoveel hoofden, zoveel zinnen'. Om het overleg in goede banen te leiden wordt vaak een externe voorzitter aangetrokken. Die zorgt dat iedereen aan het woord komt, hij/zij bewaakt de agenda en de voortgang en maakt ook dat de conclusies helder worden samengevat. Een goede voorzitter ziet er ook op toe dat discussies helder blijven en niet 'op de man' gespeeld worden.

Neuzen dezelfde kant uit

Een belangrijk doel van een werkconferentie is dat door het delen van ideeën en informatie draagvlak ontstaat voor een plan (of een project, een oplossing, een strategie enzovoort). Met andere woorden, een werkconferentie is een goede manier om 'de neuzen dezelfde kant op te krijgen'. Als iedereen het op voorhand met elkaar eens is, of een zelfde soort rol speelt in de organisatie, is een werkconferentie minder waardevol. Juist een divers samengesteld team zal een onderwerp van alle kanten bekijken. In een goed functionerend team zijn alle teamrollen vervuld. Een gangmaker die de leiding neemt kan punten aanzwengelen, maar de 'waarschuwer' zal letten op de inhoudelijke puntjes op de i. Juist omdat er gezamenlijk aan iets wordt gewerkt, draagt een werkconferentie bij aan teamvorming. Maar let wel: het is niet hetzelfde als wat doorgaans wordt verstaan onder 'teambuilding', want dan ga je gezellig met z'n allen bungyjumpen, wijnproeven, zeilen of zaklopen. Een werkconferentie daarentegen betekent hard werken.

Doel van een werkconferentie

Een werkconferentie kan voor allerlei doelen ingezet worden.

  • Kennismaken. In veel organisaties worden nieuwe medewerkers via een werkconferentie ingewijd in het reilen en zeilen van de organisatie. Werkprocedures worden onder de loep genomen en er worden rollenspellen gedaan om elkaar en de organisatie beter te leren kennen. Vaak is er een ludiek of creatief element om de sfeer te veraangenamen, zoals een spel met naamkaartjes, een voorstelrondje aan de hand van een zelf gekozen attribuut, enzovoort.
  • Brainstormen. 'Wat wordt onze visie voor de komende vijf jaar?' 'Hoe spelen we in op nieuwe ontwikkelingen op de markt?' Het zijn vragen die niet gemakkelijk te beantwoorden zijn en veel invalshoeken kennen. Een werkconferentie met daarin verschillende vertegenwoordigers uit de organisatie kan heel nuttig zijn om te brainstormen over mogelijke antwoorden op dit soort vraagstukken. Er bestaan veel verschillende technieken om het brainstormen te vergemakkelijken.
  • Informatie delen. Grote projecten gaan soms van start met een zogeheten 'kick-off meeting'. Dit is een werkconferentie waarin de beoogde projectmedewerkers gezamenlijk aan een planning werken, of waarin een globaal projectplan gedetailleerd wordt uitgewerkt. De bijdrage van alle betrokkenen vormt een soort garantie dat aan alles wordt gedacht en geen punten over het hoofd worden gezien. Bovendien gaan alle deelnemers met dezelfde informatie in het hoofd van start bij hun werk aan het project.

Programma

Een werkconferentie zal in een chaos ontaarden (of geen resultaat opleveren) als er van tevoren geen goed programma wordt opgesteld. Degenen die de werkconferentie voorbereiden moeten een aantal zaken van te voren bedenken en regelen:

  • Wat is het beoogde resultaat?
  • Welke technieken worden gebruikt?
  • Welke middelen zijn daarvoor nodig?
  • Wie is de voorzitter? Als die extern wordt ingehuurd, waar vandaan?
  • Wat is het budget?
  • De organisatie: ruimte, lunches, overnachtingen, uitnodigingen, benodigde voorzieningen et cetera.

Over tot de orde van dag?

In werkconferenties schuilt één gevaar. Na de hele dag van alles besproken en gedaan te hebben, gaat iedereen weer over tot de orde van de dag. Om dit te voorkomen moet van tevoren worden nagedacht in welke vorm het resultaat beslag moet krijgen. Wordt er een rapport geschreven, houdt de directeur een toespraak, zal er een enquête onder klanten worden gehouden, zullen er acties worden georganiseerd?

Wat het resultaat ook is, het is belangrijk goed afspraken te maken over het vervolg. Afspraken zijn goed als ze 'SMART' geformuleerd zijn: specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden. Alleen dan is het mogelijk om na verloop van tijd nog eens op de werkconferentie terug te kijken en de vraag te stellen: hebben we bereikt wat we toen besproken hebben? Als het antwoord 'ja' is, was de werkconferentie geslaagd.

Aanbevolen websites

Auteur: Ysolde Bentvelsen

Je bent hier: Home → Functioneren → Samenwerken → Werkvormen → Werkconferentie