Leerdoel: actieve rol tijdens vergaderingen. Hoe aanpakken?

[Susanv]

Hallo,
Ik loop op dit moment stage bij een gemeente. Heb hierbij veel vergaderingen en overleggen. Van veel onderwerpen weet ik een klein beetje, en dit is meestal lastig tijdens zo´n vergadering.

Van mijn stagebegeleider moet ik minimaal 2 keer een inbreng hebben tijdens een vergadering. Ik vind dit dus erg lastig, omdat ik dan denk ik zit hier tussen de professionals (waarvan ik meeste ook nog nooit eerder heb gesproken, drempel voor mij is dus te hoog) en ik ben (maar) een stagiaire.

Nu moet ik mijn leerdoel uitwerken hoe ik het ga aanpakken om een actievere rol te hebben tijdens een vergadering.

Kunnen jullie mij daarbij advies geven hoe ik dit kan aanpakken.

Alvast bedankt.

[Rosina]

Hallo,

Moet eerlijk zeggen dat ik het wel vrij geforceerd vind dat er van je gevraagd wordt om minimaal 2x een inbreng te hebben. Dan zit je echt te wachten tot je wat kan zeggen.

Je bent stagiaire, dus dan is het niet erg als je vragen stelt. Vaak vinden mensen het ook wel leuk om je zaken uit te leggen en/ of toe te lichten.

In jouw e-mail lees ik dat je bang bent om domme vragen te stellen o.i.d. Daar moet je niet bang voor zijn. Het is normaal dat je niet alles weet.

Wellicht kan je de notulen van een paar vergaderingen lezen. Het kan zijn dat sommige dingen aantal keren terugkomen. Als ze dan praten over dat onderwerp kan je bijvoorbeeld aangeven dat je dat en dat hebt ziet staan en hoe het daar nu mee gaat. In ieder geval heb je dan meer achtergrondinformatie en voel je je misschien ook wat zelfverzekerder. Je kan tijdens een vergadering ook aantekeningen maken van dingen die je interesseren en waar je dan in volgende vergadering op terug kan komen. De officiele notulen hebben net ander taalgebruik en kunnen soms nog wel eens verschillen met je eigen aantekeningen (je eigen aantekeningen staat ook in je eigen woorden).

Daarnaast zou ik ook nog lezen over vergadertechnieken e.d.

Laat je trouwens niet te veel beinvloeden door zgn. professionals. Er zitten altijd wel mensen tussen die net doen of ze het ook weten en bij wie dat eigenlijk niet het geval is.

Verder veel succes met je stage!

Rosina

Hi Suzanv,

Ik sluit me aan bij het advies van Rosina. Stel veel vragen. Je bent een stagaire en het is
niet meer dan normaal dat je niet alles snapt. Als je geen vragen stelt lijkt het immers dat je niet echt oplet en dan voelen de "professionals" zich misschien wel minder belangrijk.

Zoals Rosia zegt vinden mensen het vaak leuk om dingen uit te leggen. Op deze manier voelen ze zich immers een expert en dus ook belangrijker... Het is nooit slecht om mensen een gevoel van belangrijk te geven... ze vertellen meer om zich te bewijzen en zo heb je vaak een mogelijkheid hebt om nieuwe dingen te leren...

Hopelijk helpt dit je ook.

Groeten,

Johan Van Steen

[Catbert]

Zou het misschien kunnen dat je een beetje geïntimideerd bent door die zogenaamde professionals en daardoor je mond houdt? Ik vermoed dat je stagebegeleider je daar vanaf wil helpen.

Als stagiair kijk je met frisse ogen tegen alles aan. Probeer een manier te vinden om dat te gebruiken en die zogenaamde domme vragen te stellen. Wanneer je de vergaderingen voorbereid door de notulen aandacht door te nemen en actief te luisteren komt die inbreng vanzelf.

Veel succes en gooi die schroom van je af! Met een gezonde belangstelling en een praktische geest kun je elke professional aan het denken zetten.