Functioneringsgesprek

Een functioneringsgesprek is een gestructureerd gesprek tussen een medewerker en diens leidinggevende met als doel het functioneren van de werknemer en de onderlinge samenwerking te verbeteren. Functioneringsgesprekken worden meestal jaarlijks gevoerd.

In de praktijk

Leidinggevende Jan Peters en werknemer Sandra Willems – beiden enkele jaren werkzaam bij een middelgrote gemeente - voeren voor de vierde keer een functioneringsgesprek.
JP: "En dan komen we nu op het punt van de wekelijks vergaderingen. Hoe vind jij dat die verlopen?"
SW: "Nou, rommelig natuurlijk."
JP: "Hoezo, rommelig natuurlijk?"
SW: "De vergadering is zelden goed voorbereid – een agenda ontbreekt vaak. Het duurt daardoor eindeloos voordat we tot een besluit komen."
JP: "Ik stel bijna altijd een agenda op."
SW: "Nou, die heb ik dan zeker nooit ontvangen."
JP: "Weet je wat ik nooit ontvang? De notulen van de vergaderingen die jij maakt."
SW: "Die mail ik anders altijd braaf, misschien moet je je e-mailcorrespondentie beter bijhouden."
JP: "Ik open mijn mailbox dagelijks!"
SW: "Oh."

Luisteren, doorvragen, systematisch ieder gespreksonderwerp behandelen en je kritiek onderbouwen met argumenten: Jan Peters en Sandra Willems deden het niet. Hierdoor was hun functioneringsgesprek weinig effectief. Hadden ze het wel gedaan, dan hadden ze oplossingen kunnen bedenken om zowel het functioneren van Sandra te verbeteren, als hun onderlinge samenwerking

Wat is een functioneringsgesprek?

In een functioneringsgesprek staat verbetering centraal. Een werknemer en een leidinggevende bespreken de huidige werkpraktijk om knelpunten op te sporen. Voor de geconstateerde problemen bedenken ze samen oplossingen. Dit met het doel om behalve het functioneren van de werknemer te verbeteren, ook de onderlinge samenwerking in de toekomst beter te laten verlopen. In een functioneringsgesprek komen meestal de volgende punten aan de orde:

  • de aard en het niveau van het werk
  • de beleving van het werk (onder andere samenwerking met collega’s)
  • factoren die goed functioneren verhinderen
  • toekomstplannen

Een functioneringsgesprek vindt minimaal één keer per jaar plaats. 

Welke rollen kun je aannemen tijdens een functioneringsgesprek?

Aan een functioneringsgesprek nemen altijd twee partijen deel: een werknemer en zijn leidinggevende. Je functie bepaalt welke rol je tijdens een dergelijk gesprek inneemt. De verhoudingen tussen beide partijen zijn tijdens een functioneringsgesprek gelijkwaardig: er is sprake van tweerichtingsverkeer. Allebei geef je je mening en draag je suggesties aan.

Dit is ook het grote verschil met een beoordelingsgesprek. Bij een beoordelingsgesprek zijn de verhoudingen ongelijkwaardig. Tijdens dit gesprek spreekt de leidinggevende zijn oordeel uit over de prestaties van een werknemer. Een werknemer kan slechts kennisnemen van het oordeel en mag op de uitspraak reageren. In een beoordelingsgesprek staan de meetbare prestaties uit het verleden centraal. Tijdens een vorig beoordelingsgesprek heeft de leidinggevende met de werknemer doelstellingen bepaald en nu bespreekt hij of deze in voldoende mate zijn behaald.

Hoe bereid je je voor op een functioneringsgesprek?

Een goede voorbereiding is een absolute must, ongeacht welke rol je aanneemt.

Als leidinggevende moet je:

  • zoveel mogelijk informatie inwinnen over het functioneren van je medewerker. Denk aan geschreven rapporten, notulen van vergaderingen en eerdere verslagen van besprekingen. Je verzamelt feitenmateriaal waaruit het functioneren van je medewerker blijkt.
  • tijdig en helder het doel van het functioneringsgesprek formuleren en je werknemer hierover ruim tevoren inlichten. 
  • een lijst met punten opstellen die je wilt bespreken en je werknemer vragen dit ook te doen. Wissel deze tevoren uit, zodat beide partijen de agenda kennen.
  • afspraken maken over de tijd, duur en verslaglegging van het gesprek.

Als werknemer moet je:

  • de agenda goed doornemen. Bekijk de punten die je leidinggevende met je wilt bespreken. Bedenk welke onderwerpen jij graag nog aan bod ziet komen. Stel een lijst op van de gesprekspunten en geef deze aan je leidinggevende.
  • nadenken over je eigen functioneren. De agenda laat zien welke aspecten van jouw functioneren er besproken zullen worden. Ga van tevoren na hoe jij tegen jezelf als werknemer aankijkt: wat ging er de afgelopen tijd goed en waar bleek dat uit? Welke 'bewijzen' kun je aandragen? Op welke punten ondervond je problemen en hoe kwam dit? Door zelfreflectie kun je gemakkelijker inhaken op de feedback die je straks ontvangt.
  • nadenken over de samenwerking met je leidinggevende en het functioneren van de organisatie in het algemeen. Bedenk op welke punten de samenwerking goed verloopt en op welke niet. Probeer concrete voorbeelden te formuleren die dat aantonen. Ga ook na waarin jij wordt gehinderd door het beleid van de organisatie. Bijvoorbeeld de inrichting van de werkplekken, een oude pc of het prikkloksysteem.
  • nadenken over het verloop van je loopbaan. Wat wil je binnen de organisatie bereiken? Probeer voor jezelf concrete doelen en wensen te formuleren. In een functioneringsgesprek kun je bijvoorbeeld je opleidingswensen kenbaar maken.
  • eerdere verslagen van beoordelings- en functioneringsgesprekken lezen. Ga na in hoeverre je verbeteringen hebt doorgevoerd en wat onveranderd is gebleven.

Neem dus ruim de tijd om een functioneringsgesprek voor te bereiden. Doe zelfonderzoek om zelfkennis op te doen en maak daar aantekeningen van. Het resultaat van je zelfonderzoek kan een Persoonlijk Ontwikkelings Plan (POP) zijn dat je aan je leidinggevende presenteert. Spreek met een goede vriend door wat jij uit een functioneringsgesprek wilt halen. Laat hem je baas spelen en oefen dan belangrijke, moeilijke zinnen op hem. Als je ze al een keer hebt gezegd, rollen ze in het echte gesprek gemakkelijker over je lippen.

Hoe belangrijk is een functioneringsgesprek?

Een functioneringsgesprek bepaalt voor een belangrijk deel het verloop van je loopbaan; dan worden maatregelen bedacht en stappen ondernomen om je functioneren te verbeteren. Een functioneringsgesprek kan je daardoor telkens een stap dichter bij je uiteindelijke doel brengen en is dus belangrijk voor je carrière.

Uit welke onderdelen bestaat een functioneringsgesprek?

Een functioneringsgesprek bestaat meestal uit zeven onderdelen. Bij het merendeel daarvan heeft de leidinggevende de regie in handen. Die onderdelen van een functioneringsgesprek zijn hieronder dan ook vanuit zijn standpunt beschreven.

1. Opening
Als leidinggevende stel je de werknemer eerst op zijn gemak: je benadrukt dat het gesprek niet bedoeld is om een oordeel te vellen, maar om verbeteringen mogelijk te maken. Kortom: je legt nogmaals het doel van het gesprek uit en neemt samen met de werknemer de agenda door. Verder noem je de duur van het gesprek.

2. Inleiding
Voordat je de huidige stand van zaken doorneemt, kijk je samen met je medewerker terug op de vorige functioneringsgesprekken. Je gaat na welke gemaakte afspraken zijn nagekomen. Wanneer ze niet zijn uitgevoerd, probeer je te achterhalen wat daarvan de reden is.

3. Visie werknemer
Dit is het moment waarop jij als werknemer in je eigen woorden je visie mag geven op zowel je eigen functioneren als de samenwerking met je leidinggevende. Geef zo concreet mogelijk – liefst met voorbeelden – aan wat er wel en niet goed gaat. Wees eerlijk over het verloop van de samenwerking met collega’s en je leidinggevende. Verval echter niet in beschuldigingen en ga niet op de man spelen. Vertel eveneens over je toekomstplannen en motiveer deze. Leg uit waarom jij per se die cursus notuleren of voorzitten nodig hebt.

Als leidinggevende moet je nu goed luisteren. Vat regelmatig de woorden van je werknemer samen. Zo kun je controleren of je zijn woorden goed hebt begrepen. Noteer zijn kritiekpunten. Voorkom bij kritische opmerkingen ten aanzien van je eigen functioneren dat je meteen in de verdediging schiet. Vraag altijd door, zodat je een goed beeld kunt vormen van zijn klachten. 

4. Discussie werknemer
Je loopt nu samen met de werknemer zijn opmerkingen na. Gezamenlijk bedenken jullie voor alle genoemde knelpunten een oplossing. Van allemaal bespreek je de voors en tegens alvorens jullie een oplossing kiezen. Je maakt duidelijke afspraken over welke actie er wordt ondernomen: je legt vast wie, wat, wanneer doet. Je legt ook vast op welke punten je later nog terug gaat komen. Je kunt immers niet alles direct beslissen.

5. Visie leidinggevende
Ook al heb je stevige kritiek op het functioneren van een werknemer, vuur niet alle kritische opmerkingen achter elkaar op hem af. Grote kans dat een werknemer zich dan aangevallen voelt en in de verdediging schiet. Helemaal stilvallen is ook mogelijk: iemand is dan totaal overrompeld. Wissel negatieve feedback af met positieve. Voor alle kritiek geldt: wees zo specifiek mogelijk. Is een werknemer bijvoorbeeld nog steeds niet accuraat genoeg, toon dit dan aan door zijn rapportages te bespreken. Controleer bij al je punten of de werknemer je goed heeft begrepen.

Het is aan te raden een selectie te maken van de belangrijkste kritiekpunten. Ga ervan uit dat een werknemer niet meer dan drie stevige aanmerkingen in het gesprek kan verwerken. Ook na het gesprek kan hij maar aan een drietal punten tegelijk werken. Bewaar andere punten die op dit moment minder belangrijk zijn, bijvoorbeeld vanwege de doelstellingen van de afdeling, voor het gesprek van volgend jaar.

6. Discussie leidinggevende
Geef de werknemer de ruimte om op jouw kritiekpunten te reageren. Vervolgens zoek je samen naar een oplossing voor de geconstateerde problemen. Je maakt duidelijke afspraken over welke actie er wordt ondernomen: je legt vast wie, wat, wanneer doet.

7. Afronding
Noem nogmaals alle gestelde doelen en loop de in stap vier en zes gemaakte afspraken na. Vraag hoe de werknemer het gesprek heeft ervaren. Heeft hij alles kunnen bespreken? Hebben jullie zaken over het hoofd gezien? Maak eventueel een afspraak voor een vervolggesprek. Zeker in het geval dat de werknemer emotioneel heeft gereageerd, is het noodzakelijk een vervolggesprek te houden. 

Aanbevolen websites

  • Het voeren van een functioneringsgesprek kun je online leren. De verschillende onderdelen van een functioneringsgesprek worden stapsgewijs uitgelegd.
  • Is het lastig om een goed functioneringsgesprek met je baas te voeren? Kijk dan eens op leren.nl naar de cursus Leiding ontvangen. Als je je verdiept in de belangen van je baas, kun je je eigen belangen beter verdedigen.

Auteur: Janine Bruinooge

U bent hier: Home Functioneren Communiceren Mondeling communiceren Gespreksmodellen Functioneringsgesprek