Notuleren

De taak van een notulist is om van een vergadering een ordelijke en relevante samenvatting te geven. Tijdens de vergadering komt het aan op goed luisteren en opschrijven wat voor alle deelnemers straks het belangrijkste is om te weten. Na de vergadering moet de notulist dat kort en bondig formuleren zodat iedereen weet wat is afgesproken.

Waarvoor zijn notulen bedoeld?

• verslag, ook voor de niet-aanwezigen
• geheugensteun voor alle deelnemers
• bewijsstuk van gemaakte afspraken
• de basis voor nieuwe vergadering of acties
• archief of documentatie

Hoe word je een goede notulist?

Er zijn een paar handige tips waar je je voordeel mee kunt doen.

• Neem niet zelf aan de vergadering deel. Wees onafhankelijk. Bovendien is het een zware belasting om zowel te moeten schrijven als meedenken.
• Bereid je goed voor en vraag wat gewenst is: een lijstje van actiepunten of een weegave van de discussie? Ga na wie er allemaal deelnemen aan de vergadering. Wie is de voorzitter? Je kunt eventueel naambordjes bij de deelnemers plaatsen.
• Zorg er voor dat je beschikt over de agenda.
• Zorg dat je op een plek zit waar je iedereen goed kunt zien en verstaan.
• Als je niet verstaat wat iemand zegt, mag je diegene altijd vragen om zijn antwoord of toelichting te herhalen. Je kunt ook de voorzitter vragen om hetgeen wat besproken is, kort samen te vatten. Een goede voorzitter doet dit uit zichzelf.
• Noteer eerst wie aanwezig zijn en vermeld altijd de datum en plaats van de vergadering en de naam van de voorzitter.
• Beperk je tot hoofdzaken: wie zegt wat (initialen), wie moet wat doen. Belangrijk zijn zaken als data, hoeveelheden, namen, producten, etcetera.
• Schrijf geen hele zinnen maar gebruik telegramstijl en steekwoorden.
• Houd voor ogen dat bij één onderwerp meerdere meningen worden gegeven.
• Blijf objectief en laat je eigen mening achterwege.
• Werk overzichtelijk: maak een duidelijk onderscheid tussen de verschillende onderdelen van de vergadering.
• Leer jezelf een stijl aan waarbij je met kopjes werkt.
• Noteer steeds om welk agendapunt het gaat.
• Maak direct na de vergadering je verslag: een besluiten- en/of actielijst, een beknopt verslag of een uitvoerig verslag. Daarmee voorkom je dat je zaken vergeet. Bovendien willen de deelnemers van de vergadering het verslag vaak snel in hun bezit hebben.
• Controleer het verslag op taalfouten. Stuur het eventueel eerst naar de voorzitter voor opmerkingen en aanvullingen. Verspreid het daarna naar alle deelnemers.

Valkuilen!

Wat mag je niet doen als notulist?

• Je eigen mening of waardeoordeel laten merken in de notulen.
• Feiten of informatie toevoegen of verbeteren

Aanbevolen websites 

De kunst van het notuleren kun je jezelf aanleren. Bijvoorbeeld met dit hoofdstuk van een online cursus over de taken van de notulist en het vergaderverslag.

Auteur: Erik Bouwer