Carrièretijger: Home Carrièretijger
Carrièretijger
Carrièretijger
U bent hier: Home Functioneren Samenwerken Werkvormen Vergadering Voorzitten

Voorzitten

Als voorzitter bewaak je gang van zaken tijdens een vergadering. Dat begint al bij een goede voorbereiding: het zorgen voor een vergaderlocatie, het uitnodigen van deelnemers en het verspreiden van de agenda en de bijbehorende informatie.

Wanneer moet je als voorzitter deelnemen?

Afhankelijk van het soort vergadering kun je als voorzitter wel of niet actief deelnemen aan het overleg. Soms ben je als voorzitter een echte scheidsrechter die er op toeziet dat alle meningen gehoord worden. Andere keren ben je als voorzitter iemand die bewust invloed uitoefent op de uitkomsten van een overleg.

Wanneer jij binnen het vergaderteam de voorzitter bent en ook de hoogste baas, dan is de kans groot dat je na het geven van een samenvatting ook een beslissing neemt of op zijn minst de beslissing probeert te beïnvloeden. Een voorzitter kan bijvoorbeeld - wanneer de deelnemers met veel problemen en bezwaren komen - vragen of de deelnemers ook zelf met oplossingen kunnen komen. Het houden van een stemming komt niet vaak meer voor in vergaderingen. Wel wordt er geprobeerd om bij het nemen van besluiten de discussie zo te laten verlopen dat iedereen het voorgestelde besluit accepteert.

Hoe bewaar je het overzicht?

In alle gevallen blijf je serieus en stuur je de discussie naar een eindconclusie toe. Je ziet er op toe dat er niet op de man wordt gespeeld. Je bewaakt de agenda door bijvoorbeeld lange discussies af te kappen en samen te vatten.

Harrie Wientjes, voorzitter Ondernemingsraad (OR) van een middelgrote melkfabriek:
"Tijdens het tweewekelijkse overleg maakte mijn collega Tanja een keer bezwaar tegen een besluit van onze manager. Een ander collega onderbrak haar met de mededeling: "De uitkomst van je laatste beoordelingsgesprek zit je gewoon nog dwars." Binnen de kortste keren zie je een soort privé-discussie ontstaan die niets met het overleg te maken heeft. Je moet je zo'n gesprek dan afkappen."

Als voorzitter zorg je er voor dat mensen naar elkaar luisteren. Je vat samen en herhaalt indien nodig, formuleert afspraken en besluiten. Daarmee creëer je overzicht voor alle deelnemers, maar help je ook degene die voor de notulen zorgt.

Hoe word je een goede voorzitter?

Er is een ruim aanbod van cursussen op het gebied van vergaderen. In die trainingen wordt vaak extra veel aandacht besteed aan de rol van de voorzitter. Het is zinvol meer over de rol van de voorzitter en de kunst van het leiden van een vergadering te lezen. Bijvoorbeeld in dit hoofdstuk in een online cursus over het voorzitten van een vergadering.

Hoe toon je bij een sollicitatie aan dat je kunt voorzitten?

Je solliciteert als beleidsmedewerker bij een waterschap. Gevraagd wordt om een goede voorzitter. Wat ze ermee bedoelen? In  de diverse projectgroepen waar je in plaats zult nemen, is er een risico dat er veel gepraat wordt, maar geen knopen worden doorgehakt. Daarom is een goede voorzitter van groot belang, die zorgt ervoor dat er besluiten worden genomen.

In je werk heb je ook ervaring met voorzitten. Maar, je kunt door jouw rol als voorzitter van de Vereniging Van Eigenaren (VVE) van je appartementencomplex, in je brief goed laten zien dat je een kei van een voorzitter bent. Met strakke hand leidt je de vergaderingen. Soms zijn daarbij wel dertig mensen aanwezig. De voorstellen voor investeringen in jullie gebouw zijn soms wel vier keer zo hoog als het beschikbare budget. Toch zorg je ervoor dat de vergaderingen niet uit de hand lopen en er aan het eind een haalbaar plan ligt. Jouw geheim? Je hebt de leden samen gedragsregels laten opstellen en je spreekt iedereen daar steeds weer op aan.

Dit zet je in je sollicitatiebrief en je werkt nog een aantal voorbeelden uit van lastige vergadersituaties. Zo kun je in het sollicitatiegesprek jouw sublieme vergadertechniek verder demonstreren.

Andere voorbeelden

Voorbeelden van vragen over je voorzitterskwaliteiten tijdens het sollicitatiegesprek:

Auteur: Erik Bouwer

http://www.carrieretijger.nl/functioneren/samenwerken/werkvormen/vergadering/voorzitten Sitemap © Copyright Applinet B.V. 2004-2017 ColofonAdverteren

Carrièretijger
Carrièretijgers in gesprek over solliciteren, opleiding, persoonlijke ontwik­keling en carrière maken: