Beïnvloeden

Beïnvloeden is proberen andermans meningen, besluiten of gedrag te veranderen of bij te sturen in een door jou gewenste richting. Door goed naar de ander te kijken, weet je welke strategie je moet gebruiken om effectief invloed uit te oefenen.

Beïnvloeden is een belangrijke soft skill voor een ambitieuze professional.

Wanneer moet je beïnvloeden?

In je werk zijn er veel situaties waarin de belangen en de doelen van jou en je collega´s uiteenlopen. Denk bijvoorbeeld aan budgetten die maar één keer kunnen worden uitgegeven. Of een promotie waar maar één persoon de baan kan krijgen. Je kunt dan twee dingen doen:

1. Je doelen en belangen loslaten en anderen laten bepalen wat er gebeurt.
2. Anderen beïnvloeden zodat jouw doelen en belangen (deels) gewicht krijgen.

Waar kies jij voor?

Waar staan de anderen?

Als je kiest om het spel mee te spelen en te gaan beïnvloeden is het belangrijk het speelveld in kaart te brengen. Als je de situatie hebt geanalyseerd kun je een bewuste keuze maken voor een beïnvloedingsstijl. Beantwoord daarvoor de volgende vragen:

1. Wat is jouw doel en jouw belang?
2. Wie spelen er mee in dit spel?
3. Wat zijn de doelen en belangen van anderen? Raken jullie belangen elkaar?
4. Hoeveel macht heb je zelf?
5. Wie is er bepalend in het besluit?
6. Zijn er gevoelens in het spel of is het een zakelijke kwestie?

Vier beïnvloedingsstijlen en negen beïnvloedingsmethoden

Je kunt duwen of trekken. Bij duwen ga je uit van je eigen belangen en wensen. Duwen kun je een harde, competitieve stijl noemen. Je bent dan heel resultaatgericht. Bij trekken begin je bij het belang of de mening van de ander. Je sluit aan bij zijn gevoelens om hem vervolgens in jouw richting van zijn standpunt af te trekken. Er zijn twee duwstijlen en twee trekstijlen. Binnen elke stijl zijn er enkele beïnvloedingstechnieken die je kunt uitproberen.

Overtuigen

Als je overtuigt, doe je voorstellen en breng je je argumenten op zelfverzekerde wijze om zo een ander mee te krijgen. Overtuigen is een duwstijl. Je duwt de anderen met je argumenten jouw kant op. Met deze stijl richt je je op het verstand van je toehoorders, op hun redelijkheid. Je kunt het op twee manieren doen.

Voorstellen doen

In een vergadering wil je graag dat jouw idee door de anderen wordt overgenomen. De eerste stap die je dan zet is: het initiatief nemen om het ter sprake te brengen. Je doet een voorstel:

“Graag wil ik jullie voorleggen hoe ik het wil aanpakken...”

Argumenteren

Vervolgens komen er reacties op je voorstel. Dan moet je laten zien dat je je daarop voorbereid hebt door je standpunt te beargumenteren. Je beïnvloedt je collega’s in een discussie met de kracht van je argumenten.

“Mijn plan heeft de volgende voordelen...”

Deze twee soorten gedrag gebruik je dus vaak samen. En je gebruikt ze in situaties waarin:

• jij even ‘machtig’ bent als de anderen
• je toehoorders tijd hebben om naar je argumenten te luisteren
• de situaties ontspannen is, zonder emoties of conflicten.

Voorbeeld: Je wilt graag een cursus volgen om je presentatievaardigheden te verbeteren. Je weet dat je leidinggevende altijd open staat voor verzoeken voor verdere ontwikkeling in het werk, maar wel een beperkt budget heeft. Je zet de argumenten voor het nut van de cursus op een rijtje en je hebt je voorbereid. Je weet bij welk instituut je de cursus wilt volgen, wat het kost en waarom dit een effectieve cursus is. Goed voorbereid en zelf overtuigd van de waarde van je verzoek, ga je het gesprek in. Natuurlijk mag jij dan op cursus.

Aansporen

Aansporen is ook een duwstijl. Je gebruikt (lichte) dwang om iemand een kant op te sturen. Dat kan op drie manieren:

• normen stellen
• beroep doen op je autoriteit
• oordelen
  

Normen stellen

“Als je je maandrapportage nog één keer een dag te laat inlevert, houd ik er geen rekening meer mee in je personeelsbezetting. Dan kun je fluiten naar je mannetje extra!”

Dit is een duidelijk geval van grenzen stellen. Dit gedrag pas je toe als je gemerkt hebt dat je geen invloed hebt met lichtere stijlen. Je kunt het ook in een mildere vorm doen.

“De afspraak in dit team is dat we elke maandag om 10.00 uur vergaderen. Iedereen is dus vóór tienen in de vergaderkamer.”

Je hoeft niet per se de baas te zijn om normen te kunnen stellen. In elke groep is er iemand nodig die normen stelt, initiatieven neemt om afspraken te maken en vervolgens die afspraken bewaakt. Sommige mensen zijn van nature niet zo gedisciplineerd en hebben anderen nodig die hen daarop sturen.

Beroep doen op je autoriteit

Als een ander “zijn hakken in het zand zet”, kun je “op je strepen gaan staan”. Dit kun je doen als je een hogere functie hebt, of als je inhoudelijk deskundiger bent dan de ander. Je beroept je dan op je gezag of autoriteit en drukt jouw mening of eisen door.

Voorbeeld: Je hebt de leiding over een team. In een vergadering over de kwaliteit van een product komt je team met voorstellen waar je het niet mee eens bent. Je zegt: “Deze voorstellen kunnen we niet volgen. Ik heb uitgelegd waarom niet. Ik stel voor het zo te doen. Mocht je nog een beter idee hebben, kun je vanmiddag nog bij me langs komen om me te overtuigen. Lukt dat je niet, doen we het zo als ik wil.”

Oordelen

Feedback geven is ook een heel krachtig middel om anderen te beïnvloeden. Je geeft aan wat je goed vindt en wat beter kan. Vaak doe je dat vanuit een norm, dus oordelen heeft ook veel met normen stellen te maken. En door goed gedrag van mensen als voorbeeld te stellen, motiveer je de ander ook het vaker zo te doen. Een positief oordeel geeft immers veel vertrouwen.

“Ik heb je stuk gelezen over het nieuwe communicatiebeleid. Je hebt met veel factoren rekening gehouden en het had een sterke conclusie. Ik hoop dat je volgende stuk over de uitvoering ook zo goed is.”

Onderhandelen

Als je onderhandelt geef en neem je allebei een beetje, en schuif je dus wat naar elkaar toe.

Voorbeeld: Je bent benaderd voor een nieuwe functie. Die wil je graag, maar het werk is zwaarder en je wilt er dan ook graag behoorlijk in salaris op vooruit gaan. Je vraagt net iets meer dan ze kunnen bieden. Jij wil de baan graag en zij willen jou graag hebben: je levert dus wat in, zij doen er wat bij.

Onderzoeken

Onderzoeken is één van de twee trekstijlen. Je verplaatst je empathisch in de emotie van de ander, probeert hem vanuit zijn belangen naar je toe te trekken. Je geeft zoveel mogelijk ruimte aan de wensen van de ander, maar kunt toch nog de situatie naar je hand zetten. Gevoelskracht is het belangrijkste middel.

Vragen stellen

Door open vragen te stellen, peil je eerst wat de ander wil. Als je weet op welke gebieden de ander invloed wil hebben, kun jij bepalen hoeveel ruimte jij kunt nemen. Uit zijn antwoorden kun je informatie halen waarmee je de ander kunt overtuigen.

Luisteren

Als je een vraag hebt gesteld, moet je uiteraard vervolgens goed luisteren en samenvatten. Doordat je de ander oprechte aandacht geeft en alle mogelijkheden biedt om zijn standpunt te verdedigen, wordt het voor jou makkelijker de ander te beïnvloeden. De ander is immers ook meer geneigd naar jou te luisteren.

Stel dat je de afdelingssecretaresse zelfstandig meer e-mails wilt laten beantwoorden die op het algemene adres binnenkomen. Dan ga je eerst onderzoeken waarom ze nu zoveel mails naar anderen doorstuurt. Welke factoren zijn daarop van invloed? Als bijvoorbeeld blijkt dat ze geen toegang heeft tot bepaalde informatie, kun je dat beter voor haar organiseren. Dan zal ze eerder geneigd zijn te doen wat je wil, en waarschijnlijk ook nog met meer plezier dan voorheen.

Persoonlijk beroep

Bij een persoonlijk beroep doen vraag je in een sfeer van vertrouwelijkheid om de steun of instemming van de ander. Je laat daarbij je eigen gevoelens zien. En je geeft aan dat je de ander echt nodig hebt. Dit gedrag wordt ook “onthullen” genoemd.

Voorbeeld: Je wilt graag een andere baan binnen je eigen bedrijf, maar er zijn meer gegadigden. Je kent iemand binnen de afdeling waar je graag wilt werken, en vraagt deze een goed woordje voor je te doen bij zijn baas: "Kun jij niet even met Hans gaan praten?" Dit kun je doen als je een goed netwerk hebt.

Coalities sluiten

Door coalities te sluiten zoek je medestanders voor jouw doelen. Hoe meer invloed de mensen hebben die je erbij haalt, hoe sterker jouw coalitie wordt. Ga op zoek naar ‘natuurlijke’ medestanders. Vraag je af wie belang bij je idee kan hebben en wie juist niet.

Voorbeeld: je bent beleidsmedewerker en bent werkt aan een plan voor een nieuwe brug in de stad. Er zijn verschillende opties. Je weet dat jouw baas een andere optie wil dan jij. Maar de wethouder en een aantal gemeenteraadsleden staan weer aan jouw kant. Je zorgt dat je ze allemaal informeel spreekt. Vervolgens ga je naar je baas en vertelt wie het allemaal met je eens zijn, dit doe je natuurlijk met tact. Een beetje een riskante manier van doen, het spelen via de interne kantoorpolitiek, maar soms heel effectief.

Inspireren

Inspireren betekent letterlijk iemand de geest geven. Je zorgt ervoor dat de ander helemaal gaat voor het doel. Voorwaarde is dat je een duidelijk gezamenlijk belang hebt, dat ook een inspirerend doel biedt voor jullie allebei.

• Maak je collega´s enthousiast met een levendig en spannend verhaal over de koers van het bedrijf, een project, een nieuw product.
• Creëer een sfeer van "we gaan er voor".
• Praat met anderen over wat je belangrijk vindt en je dromen. Bouw een luchtkasteel en creëer een ideaal. Leid daar jullie gezamenlijke doelen uit af.

Voorbeeld: je bent manager van een verkoopafdeling, en hebt de opdracht de verkopen te verhogen. Omdat je een goed gemotiveerd team hebt, besluit je om een bepaalde groep medewerkers erbij te betrekken. Samen met je team ga je om de tafel zitten en bedenkt allerlei creatieve manieren om je doel te bereiken. Aan het eind van de dag kiezen jullie gezamenlijk voor een aantal manieren, en hebben jullie zelf een kreet voor de nieuwe tactiek verzonnen: “Wij verkopen door te verleiden”.

Beïnvloedingsstijl kiezen

Je moet elke stijl kunnen toepassen, want je moet heel flexibel kunnen aansluiten bij elke situatie en bij elke gesprekspartner. Welke stijl kies je nu in welke situatie? Veel factoren spelen hierbij een rol en het is heel lastig om hier strakke regels voor te geven.

Heb je macht, dan kun je een duwstijl makkelijker toepassen, maar het is niet altijd de meest effectieve. Mensen willen liever zelf over hun gedrag besluiten en niet door jou gedwongen worden. Daarom heeft een trekstijl vaak langer en dieper effect. Aansporend gedrag kan arrogant overkomen. Je moet er dus zuinig mee zijn en goed weten waarom je het doet.

Sta je tegenover iemand die het nodig heeft een mooi toekomstbeeld voor zich te zien om gemotiveerd te blijven, dan kun je natuurlijk inspireren. Anderen gaan echter puur voor de feiten. Die willen precies weten waarom jouw voorstel gaat werken. Hen moet je dus overtuigen.

Afstemmen op de ander

Waar je op kunt letten is hoe de ander tegenover je voorstel staat.

• Is hij open, bereidwillig naar je te luisteren, en stelt hij zich op gelijke hoogte of iets lager op? Dan liggen onderzoeken en inspireren voor de hand.
• Heeft hij veel weerstand, is hij gesloten, maar niet autoritair? Kies dan ook eerst voor onderzoeken en stap over op aansporen als dat niet blijkt te werken.
• Is hij gesloten en afhoudend én autoritair, en heb je zelf weinig macht, probeer dan eerst eens onderzoeken en stap dan over op overtuigen. Onderhandelen is ook nog een goede optie.

Oefen daarom met het combineren van verschillende beïnvloedingsmethoden.

Communicatie- en persoonlijkheidsmodellen

Een beetje psychologie kan je helpen om een beïnvloedingsmethode te kiezen.

De Roos van Leary is een goed psychologisch model om je positie ten opzichte van de ander te bepalen en zo je stijl te kiezen. Is de ander Samen-Onder dan werkt inspireren vaak goed. Is hij juist Boven-Tegen, dan heeft dat weinig zin. De Axenroos is een methode om te kijken naar het gedrag van mensen in communicatie. Het model is geënt op de Roos van Leary.

Ook de Myers-Briggs Type Indicator kun je goed gebruiken om te bepalen voor welke stijl de ander gevoelig is. Mensen die vaak op basis van waarden beslissen moet je onderzoeken en inspireren. Wie meer beslist op basis van logisch denken, wil overtuigd worden.

Invloed uitoefenen is een essentieel onderdeel van leiderschap

Leiderschap is het vermogen om anderen met een visie te leiden naar - en te motiveren voor - een gemeenschappelijk doel. Beïnvloeden is een belangrijk aspect van dit proces.

Leiders die uitblinken in beïnvloeding zijn in staat om vertrouwen en een goede verstandhouding op te bouwen met hun teamleden, waardoor ze een grotere impact kunnen hebben op hun beslissingen en gedrag. Ze hebben de macht om de houding, overtuigingen en acties van anderen vorm te geven en ze gebruiken deze invloed om positieve verandering te bevorderen en gewenste resultaten te bereiken. 

Invloed is een cruciaal hulpmiddel in situaties waarin formele autoriteit misschien niet genoeg is om dingen gedaan te krijgen. Het stelt leiders in staat om een gedeelde visie te creëren, hun teamleden op één lijn te brengen met een gemeenschappelijk doel en hen in staat te stellen hun verantwoordelijkheid te nemen en hun beste beentje voor te zetten voor het teamdoel.

Leiderschap en beïnvloeding zijn niet beperkt tot formele leiders of mensen in leidinggevende posities. Je kunt leiderschapskwaliteiten vertonen en anderen beïnvloeden, ongeacht je formele functie of rol. In elke organisatie of groep zijn er informele leiders die het vermogen hebben om hun collega's te beïnvloeden en te inspireren.

Reflecteren op beïnvloedingspogingen om ervan te leren

Neem je voorafgaand aan een vergadering eens voor om je standpunt erdoor te krijgen vanuit twee verschillende stijlen en schrijf na afloop eens op wat er gebeurde en wat je daaruit kunt leren. De STARR-methode kan je daarbij helpen.

S – Situatie: beschrijf in steekwoorden de situatie waarin je het gesprek voerde. Gebruik daar bij de vragen aan het begin van de pagina.

T – Taak: wat wilde je bereiken?

A – Actie: wat heb je precies gedaan?

R – Resultaat: wat was het effect van je actie?

R – Reflectie: wat ga je de volgende keer anders doen?

Beïnvloeden als competentie

Een competentie is een in gedrag waarneembare combinatie van kennis, vaardigheden en persoonlijke kwaliteiten waarmee je in praktijksituaties je werk goed kunt doen. De competentie beïnvloeden (of: beïnvloedend vermogen) staat op menige lijst met algemene competenties.

Samenhangende competenties

• Sensitiviteit: je kijkt goed naar de houding van de ander en houdt daar rekening mee.
• Goed kunnen argumenteren: als je je mening goed kunt onderbouwen zul je anderen eerder beïnvloeden.
• Overtuigen (of overreden) is een manier van beïnvloeden. Je zorgt ervoor dat de ander iets van je overneemt: een inzicht, mening, idee of voorstel.
  
• Discussiëren: een ander in een gedachtewisseling overtuigen van jouw standpunt.
• Goede sociale vaardigheden: je kunt anderen erbij betrekken en luistert goed naar de mening een weerstanden van een ander.
• Flexibiliteit: je probeert verschillende soorten gedrag uit.

Beroepen waarin je goed moet kunnen beïnvloeden

In elk beroep moet je kunnen beïnvloeden. Maar er zijn beroepen waarin deze competentie tot de kern behoort.

• Reclamemaker: het beïnvloeden van de aankoopbeslissingen van anderen is de kern van je functie.
• Communicatiemanager: je beïnvloedt je de publieke opinie en het imago van jouw organisatie
• PR-adviseur: je adviseert anderen om te beïnvloeden
• Manager: leidinggeven is echt beïnvloeden van je medewerkers, zodat ze hun werk goed doen en zich ontwikkelen. Daar heb je verschillende stijlen voor.
• Verkoper: als verkoper probeer je je klant zo te beïnvloeden dat hij jouw product zal kopen.
• Adviseur/consultant: je hebt meestal weinig macht en moet daarop subtiel met beïnvloedingsstijlen kunnen omgaan. Sommige geadviseerden willen graag stevig aangepakt worden; anderen willen juist dat je voorzichtig met hen samenwerkt.

Hoe toon je bij een sollicitatie aan dat je kunt beïnvloeden?

Stel: in de vacaturetekst van een adviesbureau wordt gevraagd om een adviseur met goede beïnvloedingsvaardigheden. Je vraagt je af wat ze ermee bedoelen. Als adviseur zul je organisaties moeten begeleiden in veranderingsprocessen, je hebt daarbij geen machtspositie. Omdat je mensen niet kunt dwingen hun werkzaamheden voortaan op een andere manier te doen, moet je dat anders aanpakken. Daar heb je beïnvloedingsvaardigheden voor nodig.

In je vrije tijd ben je voorzitter van een herdenkingscomité. Je werkt met vrijwilligers en kunt dus niet zomaar de baas spelen. Toch moeten de vrijwilligers zich aan regels houden. Je zet daarvoor dikwijls je beïnvloedingsvaardigheden in. Je beheerst verschillende stijlen, soms beargumenteer je je beslissingen. Een andere keer laat je je eigen standpunt los en ga je samen met de leden van het comité op onderzoek naar de beste manier. Omdat je goed kunt luisteren, weet je vaak precies welke stijl het meest effectief zal zijn.

Dit voorbeeld gebruik je in je sollicitatiebrief en eventueel tijdens je sollicitatiegesprek om deze vaardigheid aan te tonen.

Andere voorbeelden

• Projectmanager: ieder project maak ik een analyse van het krachtenveld. Ik breng daarvoor alle personen die er voor mijn project toe doen in kaart. Ik geef per persoon aan wat ze met mijn project te maken hebben, hoeveel macht ze hebben en wat hun belang is bij het resultaat van het project. Met die belangen houd ik rekening. Soms smeed ik coalities van mensen die hetzelfde belang hebben. Zo zorg ik ervoor dat mijn project steeds doorgang kan vinden.

• Controller: Mijn vak is de afgelopen jaren ten goede veranderd. Vroeger was ik een soort controleur van de cijfers. Nu word ik steeds meer adviseur die, om zijn adviezen erdoor te krijgen, tactisch handig moet opereren. Ik vind dat een verrijking van mijn functie. De samenwerking met mijn collega´s van de lijnafdelingen is verbeterd, omdat ik ervoor kan kiezen samen op zoek te gaan naar een oplossing. Omdat ik het zo´n belangrijk en boeiend aspect van mijn werk vind, heb ik een cursus beïnvloedingsvaardigheden gevolgd.

Interviewvragen over beïnvloeden

Voorbeelden van competentiegerichte sollicitatievragen over beïnvloeden tijdens het sollicitatiegesprek:

• Geef eens een voorbeeld van een situatie waarin je je standpunt moest verdedigen en anderen moest zien te overtuigen. Vertel hoe je dat deed. Wat was het resultaat?
• Beschrijf een situatie waarin je een ogenschijnlijk tegenstrijdig belang tot een gezamenlijk belang hebt gemaakt. Wat was de reactie?
• Beschrijf een situatie waarin je je leidinggevende beïnvloedde. Hoe pakte je dat aan?
  

Aanbevolen websites

• Op het werk beïnvloeden betekent meestal dat mensen er met hun hoofd wel bij zijn. In het dagelijks leven is dat lang niet altijd echt geval. Mensen denken niet na over wat er op hun afkomt. In deze online cursus Overtuigen en Beïnvloeden worden de verschillende beïnvloedingstactieken behandelt die gebruik maken van het gegeven dat mensen niet overal even goed over nadenken. Zo kun je mensen beïnvloeden door net te doen of iets schaars is.
• Beïnvloeden: vergroot je invloed op teamsucces met deze technieken (Yacht). Met je gedrag en communicatie heb jij invloed op je team, stakeholders en iedereen in je omgeving. Is jouw invloed constructief, creëer je er draagvlak mee en helpt het je team en jezelf vooruit?
• Beïnvloeden en overtuigen van klanten, consumenten en burgers (Indora). Er zijn grofweg zes manieren waarop wij mensen, consumenten en klanten kunnen beïnvloeden. Dat blijkt uit baanbrekend psychologisch en wetenschappelijk onderbouwd onderzoek van Robert Cialdini, hoogleraar aan de Arizona State University. De 6 beinvloedingsregels op een rij:
  1. Wederkerigheid
  2. Commitment en consistentie
  3. Sociale bewijskracht
  4. Sympathie
  5. Autoriteit
  6. Schaarste
  

Aanbevolen boeken

• Dijk, B. van, Beïnvloed anderen, begin bij jezelf, Thema.
  Wil je meer lezen over de Roos van Leary, dan is dit een prima boek om te oefenen met deze manier om de communicatie tussen mensen te bestuderen. Het kan je helpen om in verschillende situaties het meest effectieve gedrag te kiezen. Zo kun de situatie naar je hand zetten en zo krijgen wat je wilt.

• Cialdini, R., Invloed, Academic service.
  Beïnvloeden en beïnvloed worden. Wie koopt, verkoopt, samenwerkt, adviseert, onderhandelt, politiek bedrijft of stemt heeft ermee te maken. En dat is eigenlijk iedereen. De centrale vraag in dit boek is: hoe word je beïnvloed en hoe kun je zelf op eerlijke manieren (beter) beïnvloeden?

Auteurs: Mariëlle de Groot en Isabelle Langeveld, met bijdragen van René Pijlman