Carrièretijger: Home Carrièretijger
Carrièretijger
Carrièretijger
U bent hier: Home Functioneren Samenwerken Sociale vaardigheden Beïnvloeden

Beïnvloeden

Beïnvloeden is een belangrijke vaardigheid als je samenwerkt. Eigenlijk willen we allemaal invloed uitoefenen op het werk, toch? Ben je office manager of directeur, je zal altijd je best moeten doen om anderen voor je te winnen. Houd je hoofd en je hart erbij, want door goed naar de ander te kijken, weet je welke strategie je moet gebruiken om effectief te beïnvloeden.

Wanneer moet je beïnvloeden?

In je werk zijn er veel situaties waarin de belangen en de doelen van jou en je collega´s uiteenlopen. Denk bijvoorbeeld aan budgetten die maar één keer kunnen worden uitgegeven. Of een promotie waar maar één persoon de baan kan krijgen. Je kunt dan twee dingen doen:

  1. Je doelen en belangen loslaten en anderen laten bepalen wat er gebeurt.
  2. Anderen beïnvloeden zodat jouw doelen en belangen (deels) gewicht krijgen.

Waar kies jij voor?

Waar staan de anderen?

Als je kiest om het spel mee te spelen en te gaan beïnvloeden is het belangrijk het speelveld in kaart te brengen. Als je de situatie hebt geanalyseerd kun je een bewuste keuze maken voor een beïnvloedingsstijl. Beantwoord daarvoor de volgende vragen:

  1. Wat is jouw doel en jouw belang?
  2. Wie spelen er mee in dit spel?
  3. Wat zijn de doelen en belangen van anderen? Raken jullie belangen elkaar?
  4. Hoeveel macht heb je zelf?
  5. Wie is er bepalend in het besluit?
  6. Zijn er gevoelens in het spel of is het een zakelijke kwestie?

Vier stijlen

Je kunt duwen of trekken. Bij duwen ga je uit van je eigen belangen en wensen. Duwen kun je een harde, competitieve stijl noemen. Je bent dan heel resultaatgericht. Bij trekken begin je bij het belang of de mening van de ander. Je sluit aan bij zijn gevoelens om hem vervolgens van zijn standpunt af te trekken. Er zijn twee duwstijlen en twee trekstijlen. Binnen elke stijl zijn er een paar soorten gedrag die je kunt uitproberen.

RichtingStijlGedrag
Duwen  Overtuigen  Voorstellen doen
    Argumenteren
   Aansporen  Normen stellen
    Beroep doen op autoriteit
    Oordelen
Trekken  Onderzoeken  Vragen stellen
    Luisteren
    Inspireren  Persoonlijk beroep doen
    Coalities sluiten


Overtuigen

Als je overtuigt, doe je voorstellen en breng je je argumenten op zelfverzekerde wijze om zo een ander mee te krijgen. Overtuigen is een duwstijl. Je duwt de anderen met je argumenten jouw kant op. Met deze stijl richt je je op het verstand van je toehoorders, op hun redelijkheid. Je kunt het op twee manieren doen.

Voorstellen doen

In een vergadering wil je graag dat jouw idee door de anderen wordt overgenomen. De eerste stap die je dan zet is: het initiatief nemen om het ter sprake te brengen. Je doet een voorstel:

“Graag wil ik jullie voorleggen hoe ik het wil aanpakken...”

Argumenteren

Vervolgens komen er reacties op je voorstel. Dan moet je laten zien dat je je daarop voorbereid hebt door je standpunt te beargumenteren. Je beïnvloedt je collega’s met de kracht van je argumenten.

“Mijn plan heeft de volgende voordelen...”

Deze twee soorten gedrag gebruik je dus vaak samen. En je gebruikt ze in situaties waarin:

Voorbeeld: Je wilt graag een cursus volgen om je presentatievaardigheden te verbeteren. Je weet dat je leidinggevende altijd open staat voor verzoeken voor verdere ontwikkeling in het werk, maar wel een beperkt budget heeft. Je zet de argumenten voor het nut van de cursus op een rijtje en je hebt je voorbereid. Je weet bij welk instituut je de cursus wilt volgen, wat het kost en waarom dit een effectieve cursus is. Goed voorbereid en zelf overtuigd van de waarde van je verzoek, ga je het gesprek in. Natuurlijk mag jij dan op cursus.

Aansporen

Aansporen is ook een duwstijl. Je vertrouwt hierbij op je wilskracht. Natuurlijk blijf je ook je verstand gebruiken, maar de nadruk ligt op het gebruik van (lichte) dwang. Aansporen kan maar liefst op vier manieren.

Normen stellen

“Als je je maandrapportage nog één keer een dag te laat inlevert, houd ik er geen rekening meer mee in je personeelsbezetting. Dan kun je fluiten naar je mannetje extra!”

Dit is een duidelijk geval van grenzen stellen. Dit gedrag pas je toe als je gemerkt hebt dat je geen invloed hebt met lichtere stijlen. Je kunt het ook in een mildere vorm doen.

“De afspraak in dit team is dat we elke maandag om 10.00 uur vergaderen. Iedereen is dus vóór tienen in de vergaderkamer.”

Je hoeft niet per se de baas te zijn om normen te kunnen stellen. In elke groep is er iemand nodig die normen stelt, initiatieven neemt om afspraken te maken en vervolgens die afspraken bewaakt. Sommige mensen zijn van nature niet zo gedisciplineerd en hebben anderen nodig die hen daarop sturen.

Beroep doen op je autoriteit

Als een ander “zijn hakken in het zand zet”, kun je “op je strepen gaan staan”. Dit kun je doen als je een hogere functie hebt, of als je inhoudelijk deskundiger bent dan de ander. Je beroept je dan op je autoriteit en drukt jouw mening of eisen door.

Voorbeeld: Je hebt de leiding over een team. In een vergadering over de aanpak van een project, komt je team met voorstellen waar je het niet mee eens bent. Je zegt: “Deze voorstellen kunnen we niet volgen. Ik heb uitgelegd waarom niet. Ik stel voor het zo te doen. Mocht je nog een beter idee hebben, kun je vanmiddag nog bij me langs komen om me te overtuigen. Lukt dat je niet, doen we het zo als ik wil.”

Oordelen

Feedback geven is ook een heel krachtig middel om anderen te beïnvloeden. Je geeft aan wat je goed vindt en wat beter kan. Vaak doe je dat vanuit een norm, dus oordelen heeft ook veel met normen stellen te maken. En door het goede gedrag als voorbeeld te stellen, motiveer je de ander ook het vaker zo te doen. Een positief oordeel geeft immers veel vertrouwen.

“Ik heb je stuk gelezen over het nieuwe communicatiebeleid. Het was mooi beknopt en het had een sterke conclusie. Ik hoop dat je volgende stuk over de uitvoering ook zo goed is.”

Onderhandelen

Als je onderhandelt geef en neem je allebei een beetje, en schuif je dus wat naar elkaar toe.

Voorbeeld: Je bent benaderd voor een nieuwe functie. Die wil je graag, maar het werk is zwaarder en je wilt er dan ook graag behoorlijk in salaris op vooruit gaan. Je vraagt net iets meer dan ze kunnen bieden. Jij wil de baan graag en zij willen jou graag hebben: je levert dus wat in, zij doen er wat bij.

Onderzoeken

Onderzoeken is één van de twee trekstijlen. Je verplaatst je in de gevoelens van de ander, probeert hem vanuit zijn belangen naar je toe te trekken. Je geeft zoveel mogelijk ruimte aan de wensen van de ander, maar kunt toch nog de situatie naar je hand zetten. Gevoelskracht is het belangrijkste middel.

Vragen stellen

Door open vragen te stellen, peil je eerst wat de ander wil. Als je weet op welke gebieden de ander invloed wil hebben, kun jij bepalen hoeveel ruimte jij kunt nemen. Uit zijn antwoorden kun je informatie halen waarmee je de ander kunt overtuigen.

Luisteren

Als je een vraag hebt gesteld, moet je uiteraard vervolgens goed luisteren en samenvatten. Doordat je de ander oprechte aandacht geeft en alle mogelijkheden biedt om zijn standpunt te verdedigen, wordt het voor jou makkelijker de ander te beïnvloeden. De ander is immers ook meer geneigd naar jou te luisteren.

Stel dat je de afdelingssecretaresse zelfstandig meer e-mails wilt laten beantwoorden die op het algemene adres binnenkomen. Dan ga je eerst onderzoeken waarom ze nu zoveel mails naar anderen doorstuurt. Als dan bijvoorbeeld blijkt dat ze geen toegang heeft tot bepaalde informatie, kun je dat beter voor haar organiseren. Dan zal ze eerder geneigd zijn te doen wat je wil, en waarschijnlijk ook nog met meer plezier dan voorheen.

Persoonlijk beroep

Bij een persoonlijk beroep doen vraag je in een sfeer van vertrouwelijkheid om de steun of instemming van de ander. Je laat daarbij je eigen gevoelens zien. En je geeft aan dat je de ander echt nodig hebt. Dit gedrag wordt ook “onthullen” genoemd.

Voorbeeld: Je wilt graag een andere baan binnen je eigen bedrijf, maar er zijn meer gegadigden. Je kent iemand binnen de afdeling waar je graag wilt werken, en vraagt deze een goed woordje voor je te doen bij zijn baas: "Kun jij niet even met Hans gaan praten?" Dit kun je doen als je een goed netwerk hebt.

Coalities sluiten

Door coalities te sluiten zoek je medestanders voor jouw doelen. Hoe meer invloed de mensen hebben die je erbij haalt, hoe sterker jouw coalitie wordt. Ga op zoek naar ‘natuurlijke’ medestanders. Vraag je af wie belang bij je idee kan hebben en wie juist niet.

Voorbeeld: je bent beleidsmedewerker en bent werkt aan een plan voor een nieuwe brug in de stad. Er zijn verschillende opties. Je weet dat jouw baas een andere optie wil dan jij. Maar de wethouder en een aantal gemeenteraadsleden staan weer aan jouw kant. Je zorgt dat je ze allemaal informeel spreekt. Vervolgens ga je naar je baas en vertelt wie het allemaal met je eens zijn, dit doe je natuurlijk met tact. Een beetje een riskante manier van doen, het spelen via de interne kantoorpolitiek, maar soms heel effectief.

Inspireren

Inspireren betekent letterlijk iemand de geest geven. Je zorgt ervoor dat de ander helemaal gaat voor het doel. Voorwaarde is dat je een duidelijk gezamenlijk belang hebt, dat ook een inspirerend doel biedt voor jullie allebei.

Voorbeeld: je bent manager van een verkoopafdeling, en hebt de opdracht de verkopen te verhogen. Omdat je een goed gemotiveerd team hebt, besluit je om je medewerkers erbij te betrekken. Samen met je team ga je om de tafel zitten en bedenkt allerlei creatieve manieren om je doel te bereiken. Aan het eind van de dag kiezen jullie gezamenlijk voor een aantal manieren, en hebben jullie zelf een kreet voor de nieuwe tactiek verzonnen: “Wij verkopen door te verleiden”.

Stijl kiezen

Je moet elke stijl kunnen toepassen, want je moet heel flexibel kunnen aansluiten bij elke situatie en bij elke gesprekspartner. Welke stijl kies je nu in welke situatie? Het is heel lastig om hier strakke regels voor te geven.

Heb je macht, dan kun je een duwstijl makkelijker toepassen, maar het is niet altijd de meest effectieve. Mensen willen liever zelf over hun gedrag besluiten en niet door jou gedwongen worden. Daarom heeft een trekstijl vaak langer en dieper effect. Aansporend gedrag kan arrogant overkomen. Je moet er dus zuinig mee zijn en goed weten waarom je het doet.

Sta je tegenover iemand die het nodig heeft een mooi toekomstbeeld voor zich te zien om gemotiveerd te blijven, dan kun je natuurlijk inspireren. Anderen gaan echter puur voor de feiten. Die willen precies weten waarom jouw voorstel gaat werken. Hen moet je dus overtuigen.

Afstemmen op de ander

Waar je op kunt letten is hoe de ander tegenover je voorstel staat.

Oefen daarom met het combineren van verschillende soorten gedrag. Een beetje psychologie kan je helpen. Zie de aanbevolen websites.

Reflecteren om te leren

Neem je voorafgaand aan een vergadering eens voor om je standpunt erdoor te krijgen vanuit twee verschillende stijlen en schrijf na afloop eens op wat er gebeurde en wat je daaruit kunt leren. De STARR-methode kan je daarbij helpen.

S – Situatie: beschrijf in steekwoorden de situatie waarin je het gesprek voerde. Gebruik daar bij de vragen aan het begin van de pagina.

T – Taak: wat wilde je bereiken?

A – Actie: wat heb je precies gedaan?

R – Resultaat: wat was het effect van je actie?

RReflectie: wat ga je de volgende keer anders doen?

Samenhangende competenties

Beroepen waarin je goed moet kunnen beïnvloeden

In elk beroep moet je kunnen beïnvloeden. Maar er zijn beroepen waarin deze competentie tot de kern behoort.

Hoe toon je bij een sollicitatie aan dat je kunt beïnvloeden?

Stel: in de vacaturetekst van een adviesbureau wordt gevraagd om een adviseur met goede beïnvloedingsvaardigheden. Je vraagt je af wat ze ermee bedoelen. Als adviseur zul je organisaties moeten begeleiden in veranderingsprocessen, je hebt daarbij geen machtspositie. Omdat je mensen niet kunt dwingen hun werkzaamheden voortaan op een andere manier te doen, moet je dat anders aanpakken. Daar heb je beïnvloedingsvaardigheden voor nodig.

In je vrije tijd ben je voorzitter van het 4/5 mei-comité. Je werkt met vrijwilligers en kunt dus niet zomaar de baas spelen. Toch moeten de vrijwilligers zich aan regels houden. Je zet daarvoor dikwijls je beïnvloedingsvaardigheden in. Je beheerst verschillende stijlen, soms beargumenteer je je beslissingen. Een andere keer laat je je eigen standpunt los en ga je samen met de leden van het comité op onderzoek naar de beste manier. Omdat je goed kunt luisteren, weet je vaak precies welke stijl het meest effectief zal zijn.

Dit voorbeeld gebruik je in je brief en eventueel tijdens je sollicitatiegesprek om deze vaardigheid aan te tonen.

Andere voorbeelden

Voorbeelden van vragen over beïnvloeden tijdens het sollicitatiegesprek:

Communicatie- en persoonlijkheidsmodellen

De Roos van Leary is een goed psychologisch model om je positie ten opzichte van de ander te bepalen en zo je stijl te kiezen. Is de ander Samen-Onder dan werkt inspireren vaak goed. Is hij juist Boven-Tegen, dan heeft dat weinig zin. De Axenroos is een methode om te kijken naar hoe mensen zich in communicatie gedragen. Het model is geënt op de Roos van Leary.

Ook de Myers-Briggs Type Indicator kun je goed gebruiken om te bepalen voor welke stijl de ander gevoelig is. Mensen die vaak op basis van waarden beslissen moet je onderzoeken en inspireren. Wie meer beslist op basis van logisch denken, wil overtuigd worden.

Aanbevolen website

Aanbevolen boeken

Wil je meer lezen over de Roos van Leary, dan is dit een prima boek om te oefenen met deze manier om de communicatie tussen mensen te bestuderen. Het kan je helpen om in verschillende situaties het meest effectieve gedrag te kiezen. Zo kun de situatie naar je hand zetten en zo krijgen wat je wilt.

Beïnvloeden en beïnvloed worden. Wie koopt, verkoopt, samenwerkt, adviseert, onderhandelt, politiek bedrijft of stemt heeft ermee te maken. En dat is eigenlijk iedereen. De centrale vraag in dit boek is: hoe word je beïnvloed en hoe kun je zelf (beter) beïnvloeden?

Auteurs: Mariëlle de Groot en Isabelle Langeveld

http://www.carrieretijger.nl/functioneren/samenwerken/sociale-vaardigheden/beinvloeden Sitemap © Copyright Applinet B.V. 2004-2017 ColofonAdverteren

Carrièretijger
Carrièretijgers in gesprek over solliciteren, opleiding, persoonlijke ontwik­keling en carrière maken: