Carrièretijger: Home Carrièretijger
Carrièretijger
Carrièretijger
U bent hier: Home Beroep Economie en management Generalistische beroepen Project manager

Project manager

Als project manager of projectleider verzorg je de dagelijkse leiding van een project. Met het project moet je een resultaat halen binnen een bepaalde periode.

Hoe zorg je ervoor dat een project een succes wordt? Dat leer je in deze cursus projectmanagement. We kijken ook naar de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de projectleider en naar de gewenste stijl van leidinggeven. En je krijgt handreikingen om als individuele projectmedewerker en als projectteam al doende te leren en de samenwerking te bevorderen.

Anders dan de algemene manager, geef je als project manager leiding aan eenmalige projecten met een tastbaar eindresultaat. Een ander verschil met de functie van manager algemeen is dat je bezig bent met de dagelijkse gang van zaken - je zit dicht bij het vuur. Een project manager kan meestal niet terugvallen op routine. Improviseren is daarom aan de orde van de dag.

Project managers werken in uiteenlopende sectoren, variërend van de ICT tot de bouw.

Voorbeelden van projecten:

De bovenste twee zijn voorbeelden van activiteiten die buiten de normale routine vallen. Er wordt iets nieuws gedaan. Hiervoor wordt er een speciaal team samengesteld. Als de kennis binnen het bedrijf niet aanwezig is, wordt er een project manager van buiten ingeschakeld. Sommige bedrijven hebben projectleiders in vaste dienst. De kledingfabrikant van het derde voorbeeld heeft bijvoorbeeld een project manager in dienst die verantwoordelijk is voor de totstandkoming van de catalogi.

Rob de Hondt werkt als project manager in de ICT-sector: hij leidt teams die op maat gemaakte software schrijven
"Het mooie van project management is dat je echt resultaat ziet van je inspanningen. Veel ICT-ers zitten in een functie waarin ze vooral bezig zijn met een systeem in de lucht houden. Terwijl ons team aan het eind van het project iets nieuws presenteert."

Wat doet een project manager?

Een project heeft meerdere fasen, waarin het accent voor de projectleider steeds op andere taken ligt. De taken die hier worden genoemd, gelden dus voor iedereen die leiding geeft in een omgeving waar projectmatig werken plaatsvindt.

1. Afspraken maken over doelstelling en randvoorwaarden

Als project manager moet je natuurlijk weten van de opdrachtgever wat de reden en de doelstelling van het project is. Als dit nog niet duidelijk is, kan de project manager de opdrachtgever hierbij adviseren. Waar moet het eindresultaat aan voldoen? Vaak worden doelstellingen in de beginfase nog (te) vaag geformuleerd. Stel, een uitgever wil de markt van kookboeken veroveren. Dit is als doelstelling nog erg algemeen en moet meer worden afgebakend. Bijvoorbeeld: ‘Over drie jaar willen we vijf kookboeken op de markt hebben, elk over gerechten van een ander land’. Zo´n heldere doelstelling wordt ook wel een SMART-doelstelling genoemd.

In deze fase moeten er ook afspraken gemaakt worden over randvoorwaarden als de deadline, het beschikbare budget en de middelen. Als de project manager wordt ingehuurd, moeten er duidelijke afspraken komen over de communicatie tussen het lijnmanagement en het projectteam. Zonder medewerking van het lijnmanagement krijgt de project manager niets gedaan. De project manager legt alles vast in een projectplan dat door zijn opdrachtgever moet worden geoedgekeurd.

2. Een ontwerp maken

Nu er een doelstelling is, kan de project manager een projectontwerp maken. In de ontwerpfase denk je na over de volgende punten:

Ook doe je in deze fase veel voorbereidend inhoudelijk werk. Je moet straks alle teamleden aan het werk houden. Je kunt in deze fase alvast zorgen dat ze de eerste tijd vooruit kunnen.

3. Het project starten

Misschien moeten er externen ingehuurd worden en voer jij mede de sollicitatiegesprekken. De betrokken partijen moeten vervolgens goed geïnformeerd en gemotiveerd worden. Vaak volgen er een of meerdere bijeenkomsten waarin de teamleden elkaar leren kennen en door jou voorgelicht worden over het project. Taken en verantwoordelijkheden worden verdeeld. Je zorgt ervoor dat er een teamgeest ontstaat waarin het project tot een succes kan worden.

4. Het beheersen van de voortgang

Dit is het leeuwendeel van het werk. Je hebt als project manager de leiding over de dagelijkse gang van zaken. Als er regels zijn opgesteld, moet je ook toezien op de naleving daarvan. Als er tussentijdse deadlines zijn vastgesteld, moeten die ook worden gehaald. Ondertussen moet er waarschijnlijk veel geïmproviseerd worden. Er duiken ongetwijfeld grotere en kleinere problemen op: een extra kostenpost, een leverancier die niet op tijd is, een teamlid dat ziek wordt. Waarschijnlijk komt je team met veel creatieve ideeën. Je moet hiervoor open staan. Het kan gebeuren dat verschillende partijen met alternatieve oplossingen komen, waarvan je de voordelen en risico's afweegt. Jij bent de eindverantwoordelijke.

Rollen

  1. Ontwerper: je ontwerpt een projectplan.
  2. Controleur: je houdt in de gaten of de planning gehaald wordt.
  3. Spreker: je zit vergaderingen voor en geeft presentaties.
  4. Coach: je motiveert mensen en geeft tips.
  5. Expert: je bent deskundig op het vakgebied van het project.
  6. Risicomanager: je houdt risico’s in de gaten en bedenkt alternatieve oplossingen als dingen mis gaan.

Petra Vergouwen is projectleider bij een multinational op het gebied van sportkleding. Ze was onder andere verantwoordelijk voor de totstandkoming van een catalogus: “Project management is het minimaliseren van onaangename verrassingen. Altijd weet ik hoeveel tijd er nog over is voor een bepaalde fase en wat er tot die tijd mis zou kunnen gaan. Daar houd ik dan rekening mee. Een voorbeeld: Als ik zeker wil weten dat iedereen bij een belangrijke presentatie aanwezig is, stuur ik reminder e-mails rond. Ik laat nooit iets aan het toeval over.”

Waar werk je als project manager?

De functie van project manager is niet beperkt tot een bepaalde sector van het bedrijfsleven. Een project kan dan ook van alles inhouden: de ontwikkeling van een softwarepakket, het opstellen van een beleidsadvies, het bouwen van een kantorencomplex, een expeditie naar de noordpool. Ook gemeentelijke overheden en regionale politiekorpsen werken tegenwoordig projectmatig. Het meeste vind je project managers waarschijnlijk in de bouw en de civiele techniek en in de consultancy en in de ICT-sector.

Zie ook het artikel vacature vinden als project manager.

Wat is je plaats in de organisatie?

Als projectleider heb je een opdrachtgever of baas boven je. Zelf geef je leiding aan een of meerdere mensen. Het kan zijn dat dit team waaraan je leiding geeft vrij klein is en dat je vooral op ‘horizontaal niveau’ werkt. Dat wil zeggen met mensen van andere afdelingen en ook externe partijen zoals leveranciers.

De grote mate van zelfstandigheid betekent vrijheid om de organisatie van het project zelf in te richten. De keerzijde is dat de project manager vaak niet de formele bevoegdheid heeft om alle betrokken partijen bevelen te geven. Hij werkt bijvoorbeeld samen met veel andere partijen binnen het bedrijf over wie hij geen formele zeggenschap heeft. Hij moet dan ook het diplomatieke vermogen hebben om dingen gedaan te krijgen zonder veel machtsmiddelen.

Welke competenties moet je in huis hebben?

1. Algemene Managementvaardigheden

Als project manager heb je de meeste vaardigheden nodig die ook de 'gewone' manager in huis heeft, zoals mensen kunnen overtuigen en taken durven uit te besteden. Nog meer dan de manager moet je goed zijn in het snel verzamelen en in je opnemen van informatie. Elk project is immers weer anders. En nog meer dan een manager moet je het vermogen hebben om te improviseren. Bij projecten kun je minder dan bij lijnmanagement terugvallen op routine.

2. Systematisch en resultaatgericht werken

Je moet gericht zijn op het te realiseren resultaat en dus in staat zijn tot het opzetten van fasen en activiteiten. Daarbij moet elke activiteit in dienst staan van het uiteindelijke doel. Bij de planning moet je kunnen denken van grof naar fijn. Dit is best lastig. Het is verleidelijk om details al in te gaan vullen in een vroeg stadium. Dit kost echter te veel tijd in deze fase en belemmert bovendien de creativiteit in latere fasen van het proces. Als het nodig is, handel je zaken onmiddellijk af. Een projectleider is geen uitsteller.

3. Deskundigheid

Als project manager van bijvoorbeeld de ontwikkeling van een softwarepakket is het belangrijk dat je veel verstand van informatica hebt. Overzichtskennis is hierbij belangrijker dan detailkennis. Welke producten zijn er op de markt? Welke soort oplossing leent zich het beste voor dit probleem? Bij bepaalde technische problemen krijg je adviezen van meerdere kanten. Om deze adviezen op hun waarde te beoordelen, moet je gevoel hebben voor de technische achtergrond. Zo kun je, zonder van elk detail op de hoogte te hoeven zijn, een goede beslissing nemen. Overigens zijn er ook project managers die teveel kennis van zaken als een nadeel beschouwen. Ze komen dan in de verleiding om mee te gaan werken, terwijl ze bezig moeten zijn met het managen van het project!

4. Stressbestendigheid

Als project manager zul in de loop van je carrière moeten leren om niet alleen het project te managen, maar ook je stress te hanteren. Dit stelt je in staat om niet te verkrampen onder werkdruk. Op elk moment houd je meerdere ballen in de lucht, je moet snel kunnen schakelen. Soms kunnen tegenslagen (of moeten we zeggen 'uitdagingen') zich ophopen. Sommige deadlines zijn nou eenmaal onontkoombaar en als projectleider ben je verantwoordelijk voor het resultaat.

Een hoge werkdruk maakt het verleidelijk om buiten kantooruren door te werken. De ene project manager gaat hier anders mee om dan de andere. Sommigen kunnen al het werk gedaan krijgen binnen kantooruren door heel goed te plannen en te organiseren. Anderen vinden het niet erg om ook af en toe vanuit huis nog wat extra werk te doen. Uiteraard is een stabiel privéleven hierbij geen overbodige luxe.

Adriane de Wildt, project manager bij een groot telecombedrijf, over deadlines:
'Het voordeel van deadlines is dat de teamleden iets hebben om naartoe te leven, in de wetenschap dat ze daarna even kunnen uitblazen. Het gevaar van een deadline is wel dat iedereen gaat zitten wachten tot de deadline bijna zover is en dan pas aan het werk gaat. Ik probeer die valkuil te vermijden door te zorgen dat er altijd genoeg werk voorhanden is.'

5. Inzicht hebben in de belangen van alle partijen

Een nieuw project betekent voor de betrokken partijen nieuwe verplichtingen, nieuwe kansen op een hogere status of meer salaris, maar misschien ook nieuwe bedreigingen. Om alle partijen gemotiveerd te krijgen, moeten ze het gevoel hebben dat de eindbalans voor hen positief is. Een goede projectleider krijgt snel inzicht in dit nieuwe veld van belangen en kan, in het ideale geval, iedereen de garantie geven dat ze iets te winnen hebben bij een enthousiaste deelname aan het project.

Wat onderscheidt een topproject manager van een gewone project manager?

De ideale projectleider houdt altijd het 'waarom' van het project in het oog. De iets mindere projectleider houdt vooral van afgebakende, duidelijk omschreven projecten. Terwijl de ideale projectleider ook in de gaten houdt of de oorspronkelijke doelstellingen van het project nog steeds gelden. De markt verandert snel en uiteindelijk is een succesvol project niet het project dat per se de vooraf omschreven doelstelling haalt - die kan alweer achterhaald zijn - maar het project dat iets bijdraagt aan het succes van het bedrijf.

Hoe word je project manager?

Weinig schoolverlaters worden direct project manager. Er zijn drie hoofdwegen die leiden naar het project managerschap:

Er bestaat geen opleiding op hbo-niveau die uitsluitend over project management gaat. Project management is wel een lesonderwerp of specialisatiefase van sommige opleidingen. Dit geldt voor opleidingen als Bouwkunde en Civiele Techniek. Ook in de studie HBO-ICT komt projectmanagement aan de orde. Bedrijfseconomie behandelt verwante lesonderwerpen zoals managementvaardigheden en communicatieve vaardigheden. De studie Technische Bedrijfskunde kan ook een goede ingang zijn. Deze behandelt samengevat alle vaardigheden die nodig zijn bij het verbeteren van bedrijfsprocessen.

Ook zijn er allerlei opleidingsinstituten die cursussen geven voor vaardigheden die van pas komen als project manager. Bijvoorbeeld een cursus gesprekstechnieken. Lees hierover meer in het artikel opleiding tot project manager.

Als je in sollicitaties aan wil tonen dat je geschikt bent, zorg ervoor dat je naast je opleiding en werkervaring,  de gevraagde eigenschappen en vaardigheden in je sollicitatiebrief en -gesprek goed naar voren laat komen.  

Voorbeeldloopbaan
Meike Van den Berg studeerde bedrijfseconomie. Ze kon daarna als trainee beginnen bij een farmaceutisch bedrijf. Hier deed ze veel ervaring op als product manager op de exportafdeling. Toen kreeg ze de kans om bij een multinational op het gebied van sportkleding aan de slag te gaan op de afdeling logistics. Ze leerde al doende de organisatie van dit bedrijf kennen en deed ook een interne cursus project management. Ze is nu project manager van campagnes en projecten als de ontwikkeling van een nieuwe huisstijl.

Wat zijn je carrièremogelijkheden?

Als project manager kun je bijna oneindig lang doorgroeien. Projecten zijn er in alle groottes. Van simpel tot zeer complex, met tientallen of honderden betrokken partijen. 

Welke beroepen lijken erop?

Aanbevolen websites

Aanbevolen boek

Auteur: Erik Weijers

http://www.carrieretijger.nl/beroep/economie-management/generalistisch/projectmanager Sitemap © Copyright Applinet B.V. 2004-2017 ColofonAdverteren

Carrièretijger
Carrièretijgers in gesprek over solliciteren, opleiding, persoonlijke ontwik­keling en carrière maken: