Projectonderwijs

Het onderwijs wil de beroepspraktijk in de school halen. Werk je aan opdrachten die je in je eerste baan ook kunt krijgen, dan ben je daar goed op voorbereid. Dat is het idee achter projectonderwijs. En dat idee is prima, al kost een project je soms wat moeite en ergernis. Als je het slim aanpakt, leer je er veel van en heb je er ook nog lol in.

Wat is een project?

Denk aan: de inkoop van medicijnen door Artsen zonder Grenzen reorganiseren, een nieuwe woonvorm bedenken voor 50+'ers, een website ontwikkelen waarop muzikanten in contact komen met hun publiek en geld ophalen om een cd op te nemen (Sellaband) of een campagne opzetten om agressie in het amateurvoetbal te verminderen.

Kenmerken projectopdracht

Een project heeft een aantal kenmerken. Als het goed is, herken je die in de opdracht:

• De opdrachtgever voor wie je het project doet, heeft een doelstelling.
• Het resultaat dat het project oplevert draagt daaraan bij.
• Dat resultaat wordt vooraf ‘gedefinieerd’. Er worden eisen en randvoorwaarden aan gesteld. Maar wat je precies maakt, ligt van tevoren niet vast.
• Het is een unieke klus. De mensen die het doen hebben het nooit eerder op deze manier gedaan.
• Het is tijdelijk. Het begint op dag 1 en als het resultaat klaar en goedgekeurd is, is het afgelopen.
• De mensen die het uitvoeren richten dan ook een tijdelijke organisatie in en maken samen goede afspraken over de uitvoering. Ze werken maar één keer in dit team samen.
• Je hebt er een projectplan of Plan van Aanpak voor nodig. Daarin leg je vast hoe je het gaat doen zodat je op tijd klaar bent en kwaliteit levert

De opdrachtgever

In een project dat je in de opleiding doet, is er een opdrachtgever. Het project is het interessants als dat een echt bestaande opdrachtgever is. Deze man of vrouw vertegenwoordigt de organisatie die bijvoorbeeld die website wil opzetten of die campagne wil organiseren. Hij of zij beschouwt jou als student als opdrachtnemer die de klus gaat klaren. Je kunt contact met de opdrachtgever hebben en vragen stellen. Aan het eind van het project beoordeelt hij het resultaat.

Het lukt je opleiding niet altijd om een echte opdrachtgever te vinden. Dan wordt er een opdrachtgever en een opdracht bedacht, op basis van een casus uit de praktijk. Die casus is van een verzonnen bedrijf, of wel van een echt bedrijf, maar daar is dan niemand van beschikbaar. Een docent treedt op als opdrachtgever.

De casus met de opdracht

De opdracht staat in een projecthandleiding. Daarin vind je de achtergrond van de organisatie, de doelstelling en het probleem of de vraag van de opdrachtgever. Deze casus is het startpunt van de opdracht. De opdrachtgever vraagt je om ‘een ‘product’ (een plan, ontwerp, prototype of nieuwe procedure) te maken waarmee zijn probleem is opgelost of zijn wens vervuld. Dit product beschrijf je in een rapport en je moet het vaak ook uitleggen in een presentatie. Als het goed is, is de vorm waarin je het product moeten laten zien hetzelfde als in de beroepspraktijk. Het eerste wat je doet met je team is die casus heel goed analyseren zodat je het probleem echt begrijpt en de relatie met de doelstelling ziet. Bij de casus krijg je vaak allerlei bijlagen: excelsheets met financiële informatie, een productcatalogus, plattegronden; allerlei bronnen die je in de praktijk ook zou gebruiken om de vraag te analyseren.

De eisen

Een ander heel belangrijk onderdeel van de opdracht is het lijstje met eisen waaraan het resultaat moet voldoen. Aan het begin van je opleiding krijg je die eisen vaak heel gedetailleerd cadeau. Je gebruikt die eisen om te onderzoeken welke theorie en ‘werkmodellen’ je moet kunnen toepassen. Staat er bij voorbeeld in de eisen dat de website op de bestuurssystemen van alle mobiele telefoons, laptops en IPads moet kunnen draaien, dan weet je meteen dat je moet uitzoeken welke software dan het meest geschikt is. Als je verder bent in de opleiding en een stage- of afstudeeropdracht gaat doen, ga je zelf eisen formuleren op basis van jouw analyse van de organisatie, doelgroep en omgeving.

Het team

Je stage- of afstudeerproject doe je vaak alleen. Meestal voer je de opdracht echter uit met een team dat bestaat uit medestudenten uit je eigen klas. In het ideale geval is er een relatie tussen de zwaarte van de opdracht en de hoeveelheid mensen in je team. Een klein project kun je ook in je eentje doen. Of je moet het in je eentje doen omdat je de examencommissie moet bewijzen dat je zelfstandig een project kunt uitvoeren.

Soms kun je zelf een team samenstellen, maar meestal word je vrij willekeurig ingedeeld. In de beroepspraktijk worden mensen voor een team gevraagd omdat ze een specialisme of bepaalde eigenschappen hebben die nodig zijn om het project te laten slagen. In studententeams ontdek je al werkende elkaars vaardigheden en dan probeer je daar in de taakverdeling rekening mee te houden.

De begeleiding

Elk team krijgt minstens één docent als projectbegeleider. Bij deze docent ga je met je team ‘op consult’. Dit is een vergadering waarin je samen met die docent bespreekt hoe het werk aan het product verloopt. Je kijkt of de kwaliteit goed wordt en of je nog in de planning loopt. Meestal is het consult gekoppeld aan het opleveren van een deelproduct. In het consult krijg je daar dan feedback op. Ook is er aandacht voor het samenwerkingsproces. Meestal moet je het projectdossier met agenda’s, notulen en aantekeningen laten zien als ‘bewijs’ van goed bezig zijn. Soms is er een expert die je kunt raadplegen over de inhoud en een coach of tutor bij wie je terecht kunt om de samenwerking te bespreken.

Projectmatig werken

Een project pak je natuurlijk ‘projectmatig’ aan. De kortste definitie daarvan is:

Eerst denken, dan doen.

Misschien herken je dat wel uit je bijbaan: je vraagt een collega iets voor je te doen en zij rent er meteen op af, zonder te checken of ze goed begrijpt wat de bedoeling is. Ze komt terug met precies het verkeerde. Zonde van de tijd. Door projectmatig te werken, vergroot je de kans dat je maakt wat de opdrachtgever wil. Door vragen te stellen, goed te luisteren en wat je hoort te verwerken in een goed projectplan. Dat doe je samen met je team. Je brengt elkaars kennis samen en past het toe in het product. Eén van jullie leidt het project.

Het nut van projectonderwijs

Wat heb je hier nu aan? Als het projectonderwijs op je opleiding goed ontworpen en begeleid wordt, is het de beste vorm om te leren. Het is veel nuttiger dan de samenvattingen van je studieboek uit je hoofd leren en daar dan een mc-toets bij maken. Dan ben je binnen de kortste keren alles vergeten. Kennis veroudert bovendien snel. Denk nu niet dat je geen kennis hoeft te hebben! Absoluut wel, maar het belangrijkste is dat je kennis leert opzoeken, interpreteren en gebruiken en leert bijhouden. Dat leer je in projectonderwijs.

Werken is leren, leren is werken

Stagelopen lijkt het meest op werken in de beroepspraktijk. Projectonderwijs bereid je daarop voor want het lijkt net een stapje minder dan je stage op echt werken. De opdracht is een beetje aangepast zodat je er zo veel mogelijk van leert en de begeleiding is intensiever.

Wat doet iemand die een opdracht uitvoert in zijn werk?

1. Bedenken hoe hij het gaat aanpakken.
2. Samenwerking zoeken met mensen binnen en buiten de organisatie en misschien een team vormen, vergaderen over de aanpak.
3. Bronnen verzamelen en lezen en met mensen praten om het zo slim mogelijk aan te pakken. Die bronnen komen uit allerlei kennisgebieden. Voor een campagne tegen agressie op het veld heb je bijvoorbeeld kennis van psychologie, sociologie, recht, voorlichtingskunde en voetbal nodig.
4. Terugkoppelen aan de opdrachtgever: ‘Ik ga het zo doen, wat vind je?’
5. Opdracht uitvoeren en daarbij zijn kennis toepassen door allerlei vaardigheden in te zetten: bronnendossier aanleggen, interviewen, overleggen in het team, begroting maken, observeren langs het veld, rapporteren…
6. Product laten zien en daarbij beargumenteren waarom je het zo gedaan hebt en waarom je denkt dat dit gaat werken.
7. Feedback ontvangen van de opdrachtgever en het product aanpassen. Onderhandelen over de voorwaarden. ‘Als we dit punt nog iets gedetailleerder uitwerken, kunt u er dan goed mee uit de voeten?’
8. Reflecteren hoe het project verlopen is, concluderen wat je een volgende keer anders doet.

Al deze stappen zet je ook in een project. De projectbegeleider helpt je om expliciet te maken wat je leert. Zo onthoud je het goed en word je steeds beter in het projectmatig werken en in je vak.

Beeld van het beroep waarin je gaat werken

De opdrachten die je in je opleiding doet, kun je ook in de praktijk tegenkomen. Projecten geven je dus een goed beeld van het beroep waarvoor je wordt opgeleid. Bij elk project kun je je voorstellen dat je dit straks ook gaat doen. En op een wat dieper niveau kun je je afvragen of de doelstellingen van organisaties in de sectoren waarin je beroep voorkomt jou echt aanspreken. Wil je daar je energie in steken?

Voor elk wat wils

Je integreert alles wat je weet en kan bij het voorbereiden, uitvoeren en evalueren van de opdracht. Daarbij pas je alle leerstijlen toe. Daarom kan projectonderwijs voor iedereen leuk zijn. Er is altijd wel een onderdeel van de opdracht waar jij plezier in hebt en wat je goed kan.

Belangrijkste hbo-competenties

In projecten kun je aantonen dat je hbo werk- en denkniveau hebt, zoals veel gevraagd wordt in personeelsadvertenties. Je kunt oefenen met alle belangrijke hbo-competenties, onder andere:

• Resultaatgericht werken (zelf doelen stellen en vertalen in een concreet product).
• Gevoelig zijn voor de omgeving waarin je resultaat gebruikt gaat worden en onderzoeken uit welke context de opdracht voortkomt.
• Problemen analyseren en oplossend handelen. Hier laat je je denkkracht zien.
• Jezelf aan het werk zetten en het werk organiseren, een plan maken, taken verdelen en transparant maken wie waarvoor verantwoordelijkheid neemt.
• Communiceren: elkaar aanspreken op de kwaliteit van het werk, op gemaakte afspraken, op gedrag, afstemmen op elkaars behoefte. Niet alleen mondeling communiceren, maar ook schriftelijk. Je kunt op papier zetten wat je voor ogen staat
• Leiding nemen: vanuit je betrokkenheid bij de opdracht je teamleden motiveren.

Goede ervaringen in je opleiding neem je mee als je gaat solliciteren. Schrijf je een brief voor een eerste baan, dan heb je nog geen werkervaring…of eigenlijk wel, want je kunt voorbeelden geven uit de projecten die je hebt uitgevoerd.

Je wordt beginnend projectmanager

In je eerste baan zal je niet op dag 1 aangesteld worden als projectmanager, maar heb je je eerste project gedraaid als lid van een projectteam, dan ben je er misschien al klaar voor. Dat komt door alle ervaring die je in je opleiding hebt opgedaan met projectmatig werken.

Doe je een mbo-opleiding dan word je zeker gevraagd om als teamlid in projecten mee te werken. Jij geeft belangrijke input vanuit je ervaring ‘op de werkvloer’. En door verantwoordelijkheid te nemen in projecten, word je gezien en krijg je groeikansen. Zit je op het hbo, dan ga je straks zeker projecten leiden. Voor hbo'ers wordt het steeds belangrijker dat ze zelf kunnen bedenken wat er moet gebeuren en hoe. Het routinematige werk wordt overgenomen door lager opgeleiden of verdwijnt naar India. En dat stuur jij als hbo'er aan.

Optimaal profiteren van projectonderwijs

Tot slot een aantal tips om optimaal van het projectonderwijs te profiteren. Sommige daarvan zijn open deuren, maar de auteur van dit stuk weet uit ervaring dat ze toch even open getrapt moeten worden.

1. RTFM!

Jawel, Read The Fucking Manual! Dit is een bekende afkorting in de IT. Gebruikers zijn te lui om een handleiding te lezen. Wees niet zo’n gemakzuchtige luiaard. Beschouw degene die de projecthandleiding heeft geschreven als je opdrachtgever. Neem zijn werk serieus en lees de tekst nauwkeurig. Onderstreep wat je niet snapt en schrijf je vraag erbij.

2. Investeer in je relatie met de projectbegeleider

Je hebt een projectbegeleider. Bouw met hem of haar een goede relatie op. (Vergeet eventuele eerdere minder leuke ervaringen en maak een nieuwe start.) Dat doe je door te laten merken dat je de opdracht goed bestudeerd hebt, door goede vragen te stellen, te luisteren naar het antwoord en zorgvuldig notulen te maken van het gesprek. Merk je dat je docent bepaalde inhoudelijke vragen niet kan beantwoorden, vraag dan of je een andere docent als extern expert kunt raadplegen. Als het goed is, hebben de projectbegeleiders daar afspraken over gemaakt.

3. Pak de leiding in de consulten

Gebruik de consulten optimaal. Soms krijg je (te) weinig tijd, net als bij de dokter. Maak daarom een agenda. Mail die een dag voor het consult aan de projectbegeleider zodat hij zich kan voorbereiden. Laat duidelijk merken dat je er op rekent dat hij het consult voorbereidt zodat jullie de tijd optimaal kunnen benutten. Een teamlid zit het consult voor en bewaakt de agenda. De andere teamleden lichten elk een punt toe. Je vult elkaar aan in het gesprek. Laat de projectbegeleider zien dat je een team bent. Mail uiterlijk een dag na het consult de notulen van het gesprek.

4. Investeer in het projectplan

Een projectplan is geen verplicht nummertje. Neem er de tijd voor. In het ideale geval werk je een kwart van de totale projecttijd aan het plan. Met dit stappenplan kun je die tijd goed benutten. Is het projectplan goedgekeurd, hou dan vervolgens gedisciplineerd de activiteitenplanning bij. Laat bij consulten zien wat je hebt gedaan en nog gaat doen. Stel daar slimme vragen bij.

5. Focus ook op je vaardigheden

In een project verdien je niet alleen punten voor de kwaliteit van je product maar ook voor het proces. Er zijn zelfs opleidingen waarin de kwaliteit van je werkproces de beoordeling grotendeels bepaalt. Is het niet af, maar kun je goed uitleggen waarom het niet af is, krijg je toch een voldoende! Besteed daarom aandacht aan je bronnendossier met agenda’s en notulen, aan je verslaglegging en communicatie met de opdrachtgever. Twijfel je hoe je je moet opstellen in een vergadering of hoe je het rapport het beste kunt opbouwen, zoek dat dan op. Op deze site staat alles wat je nodig hebt. Wil je dieper gaan; je mediatheek staat vol met boeken over communicatie. Soms kun je intekenen op vaardigheidstrainingen. Dit is ook werk dat bij het project hoort. Zet dit werk dus ook in de activiteitenplanning.

6. Blijf werken aan je team

Projectonderwijs is een vorm van samenwerkend leren. Je leert door samen te werken en ondertussen leer je samenwerken. Ben je klaar met je taak, kijk dan of je een ander kunt helpen. Er zijn natuurlijk verschillen in tempo, interesse, intelligentie en voorkeuren voor bepaalde taken. Maak gebruik van die diversiteit. De Teamrollen van Belbin zijn een goed aanknopingspunt. Zoek uit wat elkaars voorkeursrollen zijn en verwerk de uitkomst in je taakverdeling. Blijf de samenwerking verbeteren. Wil je een teamlid achter het behang plakken of ‘eruit gooien’, bedenk dan dat leren werken is en werken leren. Los je het nu goed op, dan kun je het straks ook.

Aanbevolen boek

• Projectmanagement voor het HBO op basis van IPMA-D, Roel Riepma, Bert Hedeman en Teun van Aken, Van Haren Publishing. In dit boek staat echt alles wat je moet weten over projectonderwijs.

Auteur: Isabelle Langeveld