Feedback ontvangen
Feedback is een boodschap van een ander over jouw gedrag of prestaties. Je kunt feedback zien als een cadeau. Je kunt het innemend aanvaarden, uitpakken en er je voordeel mee doen. Of je neemt het aan, bedankt de gever voor zijn input en legt het vervolgens in een kast om er nooit meer naar om te kijken. Je kunt feedback beter zien als een kans om iets te leren. Hoe? Door aandachtig te luisteren, een toelichting te vragen en vervolgens te bedenken wat je ermee gaat doen.
Openstaan voor commentaar en dat gebruiken om jezelf te ontwikkelen en je functioneren steeds verder
te verbeteren, is volgens werkgevers een cruciale soft skill voor jong en aanstormend
talent om van ervaren collega's te
leren.
Feedback ontvangen is moeilijk
Waarom is feedback lastig? Niet zelden word je boos of emotioneel als je wordt aangesproken op je gedrag. Je ontkent bij hoog en laag of schiet in de verdediging. Het is minstens net zo vervelend als feedback geven.
Wie zich niet oefent in het geven en ontvangen van feedback loopt risico's. Denk bijvoorbeeld aan: minder plezier in het werk, ontwijkingsgedrag, oppotten van frustraties en - in het ergste geval - een ziekmakende werksfeer die uitmondt in overspannenheid en verzuim.
Hoe gaan we om met feedback?
In het omgaan met feedback speelt onzekerheid vaak een rol. We interpreteren kritische kanttekeningen als een aanval op onze persoon en voelen ons afgewezen. Is de feedback ook nog eens een evaluatie of beoordeling van een leidinggevende, dan voelt dat extra onveilig, omdat we de consequenties niet altijd kunnen overzien. Zijn we zélf degene die feedback uiten, dan voelen we ons minstens zo onzeker. Ons streven naar harmonie gaat boven alles, van jongs af aan hebben we geleerd anderen niet te kwetsen. Lastig dus om gevoelige onderwerpen aan te snijden.
Wie feedback krijgt, heeft de neiging in de verdediging te gaan. Dat is zinloos. Je hoeft je niet te verdedigen want als de ander op een goede manier feedback geeft, uit hij zijn gevoel met een ik-boodschap. Daar kun je niet over discussiëren, want jij kunt niet beïnvloeden hoe degene die jou feedback geeft zich door jouw gedrag moet voelen. Je kunt wél overwegen je gedrag te veranderen zodat jouw gedrag geen negatieve emoties oproept. Maar, je mag altijd de ruimte vragen om weinig met de feedback te doen. De ander probeert jou te beïnvloeden, en dat is zijn goed recht. Het is jouw recht om er niet in mee te gaan.
Soms kun je er immers gewoon niets aan doen. Je biologische klok is ingesteld op activiteit na de middag, dus ben je sloom tijdens het ochtendoverleg. Of, de feedback botst met jouw waarden. Jij vindt bijvoorbeeld dat de klant altijd belangrijker is dan je collega, dus laat je hém wachten in plaats van de klant.
Regels voor het ontvangen van feedback
Gelukkig is er een recept voor het ontvangen van feedback. Daar heb je steun aan als iemand tegen je zegt: “Ik wil graag even je aandacht voor ...” De belangrijkste voorwaarde is dat je je open stelt voor feedback. Dat doe je door:
- Om toelichting te vragen
- Waardering te tonen
- Na te denken over de feedback
- Iets te doen!
1. Luister actief
Wie feedback ontvangt, is gebaat bij actief luisteren. Dat houdt in dat je verbaal én non-verbaal laat zien dat je aandacht hebt voor wat je gesprekspartner te zeggen heeft.
Voorbeelden:
- knikken, hummen
- aantekeningen maken
- open houding (oogcontact, spiegelen)
2. Vraag om toelichting
Is je niet helemaal duidelijk wat de ander bedoelt, vraag dan om een toelichting. Probeer de feedback te begrijpen. Vraag door naar wat de ander precies bedoelt of wat zijn suggestie betekent. Check of je de boodschap goed hebt begrepen door te luisteren, samen te vatten en door te vragen (LSD).
"Je zegt dat het je stoorde dat ik te laat was. Wanneer was dat precies? Wat hadden we afgesproken?"
3. Toon waardering
Een gouden regel is de ander te bedanken voor zijn informatie. Dat voelt misschien wat vreemd, maar als je feedback ziet als een kans in plaats van als een bedreiging is het zo gek nog niet: de ander geeft je immers informatie waarmee jij je voordeel kunt doen. Bovendien steekt hij zijn nek uit. Voor de ander is het net zo moeilijk om de feedback te geven. Hij vindt de (werk)relatie met jou zo belangrijk dat hij voor jou dat risico neemt. Hak zijn kop niet af als dank!
"Ik was me er niet van bewust dat mijn gedrag dit effect had. Ik stel het op prijs dat je me dit vertelt."
4. Denk erover na
Degene die feedback ontvangt, beoordeelt zélf wat hij met de feedback gaat doen. Vind je de opmerkingen terecht of onterecht? Herken je wat de ander zegt? Kun je er iets mee? Wíl je iets aan je gedrag veranderen? Wat zijn de consequenties als je je werkwijze aanpast, gaat het werk dan misschien langzamer?
Schiet in geen geval in de verdediging. Beter is het om te vragen wat de ander dan graag van je wil en waarom. Als je beter begrijpt waarom het voor de ander belangrijk is kan je voor jezelf beter beargumenteren of je er iets mee gaat doen.
"Je zegt dat je door mijn gedrag het gevoel hebt dat ik je niet serieus neem. Hoe kan ik je laten merken dat dat wél zo is?"
5. Doe iets met de feedback
Laat de feedbackgever weten wat je met zijn commentaar doet. Als je besluit er niets mee te doen, zeg je het ook.
"Ik heb gehoord wat je zei maar ik ben het niet met je eens. De reden is ...."
"Ik heb gehoord wat je zei en ik ben het met je eens. Volgende keer maken we vooraf afspraken over een zakelijk overleg. We gaan er samen heen en spreken onze rolverdeling nog even door."
Positieve feedback ontvangen
Gek genoeg vinden veel mensen het ook moeilijk om 'normaal' om te gaan met positieve feedback, zoals blijken van waardering en complimenten.
- "Wat heb je een mooi pak aan." "Oh, dat is van vorig jaar."
- "Jeetje, wat kun jij toch goed voorzitten." "Ach joh, dat kan iedereen, je moet je gewoon een beetje voorbereiden."
- "Wat heb je dat rapport snel af gekregen, en het is nog goed ook. Bij mij zou het nog vol fouten staan als het zo snel moest." "Mjah, kwestie van concentratie hè."
Wat zou jij doen als er zo op je complimenten gereageerd werd? Je haalt het wel uit je hoofd de volgende keer, want óf je compliment wordt een beetje ontkend óf je krijgt een reactie die je zelf bijna als een verwijt zou kunnen opvatten. De onderliggende boodschap is dan, ja, jammer voor jou dat jij het niet kunt. Zo'n reactie waarbij iemand het compliment terzijde schuift is vaak valse bescheidenheid, geen mooie eigenschap. Je kunt beter gewoon uitkomen voor je sterke punten. Het is toch iets om trots op te zijn. Wees dat dan ook, maar eerlijk.
Dezelfde regels volgen voor ontvangst
Dus, wat kun je beter doen als je een compliment krijgt? Je volgt alle regels die ook gelden voor negatieve feedback. Van complimenten kun je immers ook veel leren. Wat vond je dan zo goed aan mijn voorzitterschap? Wat vond je goed aan mijn rapport? Zo laat je zien dat je de boodschap waardeert en erover wilt nadenken. En, geef regelmatig een compliment terug. Relaties worden er sterker van. Je gaat meer op elkaar vertrouwen als je weet waarom je elkaar waardeert.
Tips
- Voel je de emoties opkomen, vraag dan een time-out om even bij te komen.
- Zet de zaak in perspectief: wat is het ergste dat er nu kan gebeuren?
- Blijf assertief, blijf luisteren en ga je niet meteen verantwoorden.
- Richt je eerst op het begrijpen van de boodschap. Je kunt daarna bedenken of je er iets mee gaat doen.
- Zie het als een verzoek, niet als een persoonlijke aanval of opdracht.
Affirmaties om je voor te bereiden op het ontvangen van feedback
Train regelmatig affirmaties om je voor te bereiden op het gracieus in ontvangst nemen van een kritische boodschap. Voorbeelden:
- Ik respecteer de ander en wil met respect behandeld worden
- Ik waardeer zijn boodschap over mijn gedrag
- Ik kan van alle op- en aanmerkingen iets leren
- Ik laat me niet van mijn stuk brengen door onterechte kritiek
Hoe toon je bij een sollicitatie aan dat je feedback kunt ontvangen?
Je solliciteert op een vacature voor sociaal pedagogisch hulpverlener. ‘Feedback ontvangen’ is een van je persoonlijke vaardigheden, zo staat in de vacaturetekst. Je vraagt je af wat ze daarmee bedoelen. Het bedrijf hecht veel waarde aan de persoonlijke ontwikkeling van de medewerkers en besteedt daarom veel aandacht aan hun functioneren.
In je vrije tijd werk je op vrijwillige basis als buddy van mensen die lijden aan een ernstige, chronische en/of levensbedreigende ziekte of aandoening. Om buddy te mogen zijn, moet je in staat zijn feedback te ontvangen op je functioneren. Zo blijft het niveau van de dienstverlening op hoog niveau.
Dit verwerk je in je sollicitatiebrief en licht je toe in je sollicitatiegesprek. Zorg dat je voor je gesprek een aantal voorbeelden volgens de STAR-methode hebt voorbereid.
Andere voorbeelden
- Maatschappelijk werker: Laatst zei een cliënt tegen me dat ik woorden gebruikte die hij niet begreep. Daar stond ik helemaal niet bij stil. Voor mij was het heel normaal taalgebruik. Ik heb hem bedankt voor zijn feedback en heb hem gezegd dat ik erop zou letten dat ik die woorden niet meer gebruik.
- Trainer: Na iedere training vraag ik de cursisten wat ze van de training vonden. Ook vullen ze een evaluatieformulier in. Vaak krijg ik positieve feedback, soms heeft een cursist ook kritiek. Ik luister er zeker naar en doe er ook wat mee. Dat vertel ik ze ook. Hoe kan ik anderen ontwikkelen als ik mijn eigen gedrag niet onder ogen kan zien?
Voorbeelden van vragen over feedback ontvangen tijdens het sollicitatiegesprek:
- Beschrijf eens een situatie waarin je feedback hebt gekregen over een fout die je had gemaakt. Hoe heb je gereageerd?
- Wat was de leukste feedback die je ooit hebt gekregen? Hoe heb je daarop gereageerd?
Aanbevolen websites
- Het onderdeel feedback ontvangen in de online cursus Coaching op Leren.nl.
- Feedback ontvangen: hoe doe je dat? - door Jan Stevens op De Steven.
Auteur: Isabelle Langeveld