Schriftelijke communicatie
Het schrijven van een goede tekst is een lastige klus. Het is daarom belangrijk dat je er veel aandacht aan besteedt. Een goede structuur verhoogt de leesbaarheid en tevens de overtuigingskracht van je tekst.
Wat wil jij met je tekst? Verslag doen van een vergadering of van een uitvoerig onderzoek, iemand overtuigen, een afspraak bevestigen? Elk communicatiedoel vraagt om zijn eigen tekstmodel:
- Betoog
- Brief
- Notulen
- Bedankbrief
- Motivatiebrief
- Ontslagbrief
- Persbericht
- Projectplan / Plan van Aanpak
- Rapport
- Uitnodiging
Schriftelijk communiceren wordt voor veel functies gezien als een belangrijke soft skill.
Competentie schriftelijk communiceren
Een competentie is een in gedrag waarneembare combinatie van kennis, vaardigheden en persoonlijke kwaliteiten waarmee je in praktijksituaties je werk goed kunt doen. De competentie schriftelijk communiceren (of: schriftelijke communicatie; schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid) staat op vrijwel elke lijst met algemene competenties.
Hoe toon je bij een sollicitatie aan dat je schriftelijk kunt communiceren?
Stel, je reageert op een vacature van personeelsadviseur. In de advertentietekst lees je dat de kandidaat die ze zoeken over goede schriftelijke communicatieve vaardigheden moet beschikken.
Je hebt wel een idee waarom ze dat vragen. Naast brieven en e-mails, schrijf je in deze baan ook veel rapporten en verslagen.
Bij je huidige werkgever sta je bekend om je taalgevoel. Collega’s vragen je met enige regelmaat een brief of rapport te checken op taal- of spelfouten. Dit jaar heb je op verzoek van de directeur zelfs het jaarverslag gecontroleerd.
Van professionele tekstschrijvers wordt bij een sollicitatie vaak verwacht dat ze wat eigen werk tonen. Want zij worden op nog wat meer vaardigheden beoordeeld, bijvoorbeeld: een vlotte pen, creativiteit en interviewvaardigheden. Laat werk zien dat het best aansluit bij het werk dat je bij je nieuwe werkgever zult moeten gaan doen.
Zorg er in alle gevallen voor dat je sollicitatiebrief geen taal- of spelfouten bevat en een duidelijke structuur heeft. Laat een ander je brief nog eens kritisch nalezen.
Andere voorbeelden
Accountmanager bij een internationale organisatie: Ik doe veel moeite om een goede relatie met mijn klanten te verwezenlijken. Zo pas ik mijn schrijfstijl aan de gebruiken in een land aan. Als ik een brief schrijf naar een Engelse klant gebruik ik veel korte zinnen en ben ik direct in mijn taalgebruik. Schrijf ik een brief naar een Franse of Duitse klant, dan gebruik ik veel lange volzinnen.
Salesmanager: In schriftelijke correspondentie met klanten ben ik altijd kort, duidelijk en 'to the point' en ik voorkom moeilijke begrippen als die er niet toe doen.
Voorbeelden van competentiegerichte vragen over je schriftelijke vaardigheden tijdens het sollicitatiegesprek:
- Hoe heb je er recentelijk voor gezorgd dat een rapport dat je moest schrijven overtuigend overkwam bij de lezers?
- Welke ervaring heb je met het schrijven van brieven, voorstellen, rapporten, verslagen en/of beleidsplannen? Wat wil je nog beter leren en wat vind je lastig?
Aanbevolen websites
- Online cursus 'Schrijven van een zakelijke tekst'
Het schrijven van een zakelijke tekst gaat niet iedereen gemakkelijk af. In deze cursus helpen we je op weg. Je leert hoe je de schrijfopdracht verheldert, hoe je de tekst opbouwt en hoe je bij het schrijven zelf te werk gaat. Ten slotte leer je hoe je de tekst aan je opdrachtgever ‘verkoopt’.