Communiceren: vormen van professionele communicatie
Communicatie betekent gedachten of boodschappen uitwisselen met andere mensen. Dat kun je in werkcontext in essentie op twee manieren doen:
- Mondeling communiceren of verbale communicatie: met elkaar praten en naar elkaar luisteren.
- Schriftelijk communiceren: het schrijven, uitwisselen en lezen van geschreven tekst.
In beide vormen van communicatie gebruiken we woorden in een bepaalde taal met een bekend veronderstelde betekenis.
Andere vormen van communicatie zijn:
- Non-verbale communicatie is boodschappen overbrengen zonder woorden. Hieronder vallen:
- Intonatie: de toonhoogte en stembuiging waarmee wordt gesproken.
- Lichaamstaal, waarmee je bewust of onbewust bepaalde boodschappen uitzendt met je houding of bewegingen.
- Mimiek: gezichtsuitdrukking.
- Oogcontact
- Ondersteunende gebaren
- Stemklank
- Symbolen
In gebarentaal druk je woorden uit met handgebaren. Dit wordt vooral gebruikt om te communiceren met doven en slechthorenden. Maar ook in bijvoorbeeld de sport gebruiken scheidsrechters en spelers gebarentaal.
- Charisma, een bijzondere uitstraling die onder andere schuilt in de kracht van non-verbale communicatie.
Mondelinge communicatie
Er zijn verschillende vaardigheden van belang voor verbale communicatie. Deze vaardigheden zijn in het algemeen goed te leren.
Daarnaast zijn er verschillende gespreksmodellen om op een gestructureerde manier een professioneel gesprek te voeren.
Vaardigheden
De belangrijkste mondelinge communicatievaardigheden zijn:
Vragen stellen en in het bijzonder open vragen stellen.
Iemand interviewen of bevragen met LSD: Luisteren, Samenvatten en Doorvragen.
Feedback
Feedback geven: iemand een boodschap brengen over zijn gedrag of prestaties.
Feedback ontvangen: een boodschap van een ander aannemen over jouw gedrag of prestaties, ernaar luisteren en ervan leren.
Feedback vragen: iemand verzoeken om een nadere toelichting op zijn beleving van jouw gedrag.
Discussiëren: beheerst argumenten uitwisselen als je een verschil van mening hebt.
- Ik-boodschap: iemand wijzen op iets dat jou hindert, door te formuleren wat jij wilt en waar jij behoefte aan hebt.
- Smalltalk: een praatje maken, het ijs breken.
Gespreksmodellen
- Beoordelingsgesprek waarin een leidinggevende zijn beoordeling van het functioneren van een medewerker met betrokkene bespreekt.
- Briefing: een instructiebijeenkomst van een team.
- Conflicthanteringsgesprek: een onderhandeling om ruziënde partijen weer bij elkaar te brengen.
- Correctiegesprek waarin de leidinggevende een medewerker aanspreekt op het schenden van regels of op ongewenst gedrag.
- Delegeringsgesprek waarin de leidinggevende een taak overdraagt een een medewerker.
- Functioneringsgesprek: een gelijkwaardig gesprek tussen leidinggevende en werknemer met als doel het functioneren van de medewerker en de onderlinge samenwerking te verbeteren..
- Interview: een vraaggesprek, waarin een interviewer iemand gestructureerd bevraagt.
- Nieuwjaarsspeech: een energieke toespraak tijdens de jaarlijkse nieuwjaarsreceptie.
- Onderhandeling waarin je streeft naar een overeenkomst met een partij met andere belangen.
- Presentatie: een verhaal voor een groep mensen, met als bijzondere vormen:
- Slechtnieuwsgesprek waarin je iemand slecht nieuws moet brengen, bijvoorbeeld over een afwijzing of ontslag.
- Sollicitatiegesprek waarin de werkgever of recruiter een sollicitant interviewt. Je kunt dit vanuit twee perspectieven bekijken:
Overwin je angst voor spreken in het openbaar
Voel je een vorm van angst wanneer je een groep moet toespreken, of vind je dat zeer onprettig? Er zijn verschillende dingen die je kunt doen om je spreekangst te overwinnen.
Schriftelijke communicatie
De belangrijkste vaardigheid voor de meeste geschreven vormen van communiceren is: rationeel denken. Een goede analyse, inzicht in verbanden, het gebruik van juiste en geldige argumenten vergroten de overtuigingskracht van je tekst. Ook kom je daarmee tot een heldere structuur en prettig leesbare tekst.
Tekstmodellen
Afhankelijk van je communicatiedoel kun je kiezen uit verschillende modellen voor geschreven tekst:
Bedankbrief: om iemand ergens voor te bedanken. Betoog om iemand te infomeren of beïnvloeden over een bepaald standpunt.
Brief: traditioneel was dit een op papier geschreven vertrouwelijk bericht, dat per briefpost werd verstuurd. Tegenwoordig is de zakelijke brief nog steeds een tekstmodel, maar wordt het vaak elektronisch verstuurd als bijlage bij een e-mail.
- Curriculum vitae (cv): samenvatting van de opleiding en werkervaring van een sollicitant.
E-mail: een elektronisch verstuurd geschreven bericht.
- Motivatiebrief waarin je de ander overtuigt van je motivatie voor een baan, opleiding, traineeship, studiebeurs of stageplaats.
Notulen: geschreven verslag van een vergadering.
Ontslagbrief waarmee je ontslag neemt en je dienstverband beëindigt.
Persbericht om de media te informeren over iets nieuwswaardigs.
Projectplan / Plan van Aanpak: een soms lijvig document waarin staat hoe je een bepaald project of lastige klus gaat aanpakken.
Rapport met een overzicht van relevante informatie, analyses en overtuigende conclusies of adviezen.
- Sollicitatiebrief aan een werkgever waarmee je laat weten dat je er graag zou willen werken.
Uitnodiging waarmee je iemand laat weten dat hij welkom is bij een bepaalde activiteit of evenement.
Opleidingen en beroepen in de communicatie
De hoofdverantwoordelijke voor de communicatie van een organisatie is de communicatiemanager. De schriftelijke communicatie wordt toevertrouwd aan een tekstschrijver.
Opleidingen op het gebied van de communicatie zijn:
- hbo-opleiding Communicatie
- wo-opleiding Communicatiewetenschappen
- hbo-opleiding Media, Informatie en Communicatie (MIC)
- hbo-opleiding Oriëntaalse Talen en Communicatie
- hbo-opleiding Communicatiemanagement
- hbo-opleiding Tolk / vertaler
Het belang van communicatieve vaardigheden
Communicatieve vaardigheden worden algemeen gezien als zeer belangrijke soft skills.
Communiceren is één van de elf 21e eeuwse vaardigheden die nodig zijn om te kunnen functioneren in de moderne kennissamenleving. Mensen zijn steeds meer met elkaar verbonden, communicatie wordt steeds belangrijker en gaat steeds vaker digitaal.
Als je in het buitenland gaat studeren of werken krijg je te maken met interculturele communicatie. De taal van het land spreken is niet voldoende om in een andere cultuur te kunnen communiceren. Op de hoogte zijn van de daar geldende normen, waarden en gedragscodes is minstens zo belangrijk.
Aanbevolen websites
- De kunst van positief communiceren - Psychologie Magazine
Hoe kun je de ander een boodschap brengen zonder te beschuldigen?
Auteur: René Pijlman