Communiceren: vormen van professionele communicatie

Communicatie betekent gedachten of boodschappen uitwisselen met andere mensen. Dat kun je in werkcontext in essentie op twee manieren doen:

  1. Mondeling communiceren of verbale communicatie: met elkaar praten en naar elkaar luisteren.
  2. Schriftelijk communiceren: het schrijven, uitwisselen en lezen van geschreven tekst.

Carrièretijgerin als tolk of vertaler, met het woord "taal" in 5 talen. Britse vlag in de kleding.In beide vormen van communicatie gebruiken we woorden in een bepaalde taal met een bekend veronderstelde betekenis.

Er zijn andere vormen van communicatie:

  • Non-verbale communicatie is boodschappen overbrengen zonder woorden. Hieronder vallen:
    • Intonatie: de toonhoogte en stembuiging waarmee wordt gesproken.
    • Lichaamstaal, waarmee je bewust of onbewust bepaalde boodschappen uitzendt met je houding of bewegingen.
    • Mimiek: gezichtsuitdrukking.
    • Oogcontact
    • Ondersteunende gebaren
    • Stemklank
    • Symbolen

  • In gebarentaal druk je woorden uit met handgebaren. Dit wordt vooral gebruikt om te communiceren met doven en slechthorenden. Maar ook in bijvoorbeeld de sport gebruiken scheidsrechters en spelers gebarentaal.

  • Charisma, een bijzondere uitstraling die onder andere schuilt in de kracht van non-verbale communicatie.

Mondelinge communicatie

Er zijn verschillende vaardigheden van belang voor verbale communicatie. Deze vaardigheden zijn in het algemeen goed te leren.

Daarnaast zijn er verschillende gespreksmodellen om op een gestructureerde manier een professioneel gesprek te voeren.

Vaardigheden

De belangrijkste mondelinge communicatievaardigheden zijn:

  • Discussiëren: beheerst argumenten uitwisselen als je een verschil van mening hebt.

  • Ik-boodschap: iemand wijzen op iets dat jou hindert, door te formuleren wat jij wilt en waar jij behoefte aan hebt.
  • Smalltalk: een praatje maken, het ijs breken.
Carrièretijgers om tafel, krachtige tijger slaat met de vuist op tafel

Gespreksmodellen

Er zijn verschillende modellen voor gestructureerde en professionele gespreksvoering:
  • Beoordelingsgesprek waarin een leidinggevende zijn beoordeling van het functioneren van een medewerker met betrokkene bespreekt.
  • Briefing: een teambijeenkomst waarin een leidinggevende informatie deelt en instructies geeft.
  • Conflicthanteringsgesprek: een onderhandeling om mensen die in een conflict verwikkeld zijn weer bij elkaar te brengen.
  • Correctiegesprek waarin de leidinggevende een medewerker aanspreekt op het schenden van regels of op ongewenst gedrag.
  • Delegeringsgesprek waarin de leidinggevende een taak overdraagt een een medewerker.
  • Functioneringsgesprek: een gelijkwaardig gesprek tussen leidinggevende en werknemer met als doel het functioneren van de medewerker en de onderlinge samenwerking te verbeteren..
  • Interview: een vraaggesprek, waarin een interviewer iemand gestructureerd bevraagt.
  • Nieuwjaarsspeech: een energieke toespraak tijdens de jaarlijkse nieuwjaarsreceptie.
  • Onderhandeling waarin je streeft naar een overeenkomst met een partij met andere belangen.
  • Presentatie: een verhaal voor een groep mensen, met als bijzondere vormen:
    • TED-talk
    • Pecha Kucha is Japans voor chit chat, oftewel prietpraat. Het is een stramien voor een korte presentatie van minder dan zeven minuten op basis van 20 afbeeldingen.
  • Slechtnieuwsgesprek waarin je iemand slecht nieuws moet brengen, bijvoorbeeld over een afwijzing of ontslag.
  • Sollicitatiegesprek waarin de werkgever of recruiter een sollicitant interviewt. Je kunt dit vanuit twee perspectieven bekijken:

Overwin je angst voor spreken in het openbaar

Voel je een vorm van angst wanneer je een groep moet toespreken, of vind je dat zeer onprettig? Er zijn verschillende dingen die je kunt doen om je spreekangst te overwinnen.

Schriftelijke communicatie

De belangrijkste vaardigheid voor de meeste geschreven vormen van communiceren is: rationeel denken. Een goede analyse, inzicht in verbanden, het gebruik van juiste en geldige argumenten vergroten de overtuigingskracht van je tekst. Ook kom je daarmee tot een heldere structuur en prettig leesbare tekst.

Tekstmodellen

Afhankelijk van je communicatiedoel kun je kiezen uit verschillende modellen voor geschreven tekst:

  • Netjes geklede carrièretijgerin toont een voorbeeld van een sollicitatiebrief.Bedankbrief: om iemand ergens voor te bedanken.

  • Betoog om iemand te infomeren of beïnvloeden over een bepaald standpunt.

  • Brief: traditioneel was dit een op papier geschreven vertrouwelijk bericht, dat per briefpost werd verstuurd. Tegenwoordig is de zakelijke brief nog steeds een tekstmodel, maar wordt het vaak elektronisch verstuurd als bijlage bij een e-mail.

  • Curriculum vitae (cv): samenvatting van de opleiding en werkervaring van een sollicitant.

  • E-mail: een elektronisch verstuurd geschreven bericht.

  • Motivatiebrief waarin je de ander overtuigt van je motivatie voor een baan, opleiding, traineeship, studiebeurs of stageplaats.

  • Notulen: geschreven verslag van een vergadering.

  • Ontslagbrief waarmee je ontslag neemt en je dienstverband beëindigt.

  • Persbericht om de media te informeren over iets nieuwswaardigs.

  • Projectplan / Plan van Aanpak: een soms lijvig document waarin staat hoe je een bepaald project of lastige klus gaat aanpakken.

  • Rapport met een overzicht van relevante informatie, analyses en overtuigende conclusies of adviezen.

  • Sollicitatiebrief aan een werkgever waarmee je laat weten dat je er graag zou willen werken.

  • Uitnodiging waarmee je iemand laat weten dat hij welkom is bij een bepaalde activiteit of evenement.

Communicatief als kernkwaliteit

Volgens het model van de kernkwaliteiten en kernkwadranten kan communicatief net als elke kwaliteit doorslaan naar een valkuil. Je bent dan te communicatief en anderen zien dat als een slechte eigenschap. Jouw uitdaging is om dat te voorkomen. Als communicatief een kernkwaliteit van je is, dan kun je daarbij ook allergieën hebben en je ergeren aan bepaald gedrag van anderen.

Wat kenmerkt communicatieve mensen?

Communicatieve mensen:

  • Beschikken over sterke communicatieve competenties en vaardigheden.
  • Communiceren makkelijk en graag.
  • Zijn geïnteresseerd in andere mensen, zijn sociabel en maken makkelijk contact.
  • Zijn doorgaans betrouwbaar. Als ze een keer een afspraak of toezegging niet kunnen nakomen, dan laten ze dat weten en geven ze een verklaring.
  • Zijn prettig in de omgang. Anderen zijn graag in hun gezelschap.
  • Zijn actieve luisteraars, hebben aandacht voor wat er gezegd wordt en tonen oprechte interesse in het gesprek.
  • Zijn veelal empathisch. Ze kunnen emoties en ervaringen van anderen begrijpen en zich eraan relateren.
  • Zijn vaak ruimdenkend: ze staan open voor nieuwe ideeën en verschillende perspectieven. Ze zijn bereid om naar verschillende meningen te luisteren en alternatieve standpunten te overwegen zonder te oordelen. Ze waarderen diversiteit en begrijpen het belang van het omarmen van verschillende perspectieven voor effectieve communicatie.
  • Oordelen niet en reageren niet met kritiek of spot. Ze begrijpen dat iedereen zijn eigen unieke ervaringen en meningen heeft en respecteren de diversiteit van gedachten en ideeën.
  • Kunnen hun gedachten duidelijk en beknopt overbrengen. Ze gebruiken eenvoudige en begrijpelijke taal en vermijden jargon of ingewikkelde terminologie die anderen in verwarring kan brengen. Ze richten zich op het effectief overbrengen van hun boodschap en zorgen ervoor dat deze gemakkelijk te begrijpen is voor de ontvanger.
  • Drukken zich zelfverzekerd uit. Ze spreken assertief en met overtuiging, wat het voor anderen gemakkelijker maakt om hen te begrijpen en met hen in gesprek te gaan. Hun zelfvertrouwen helpt hen ook om moeilijke gesprekken of conflicten op een constructieve manier aan te pakken.
  • Zijn flexibel in hun communicatiestijl en passen zich aan de behoeften en voorkeuren van anderen aan. Ze zijn in staat om hun toon, taal en aanpak aan te passen op basis van de situatie en de personen met wie ze communiceren. Dankzij dit aanpassingsvermogen kunnen ze effectief contact leggen en een band opbouwen met een breed scala aan mensen.
  • Zijn respectvol en respecteren de meningen, grenzen en privacy van anderen. Ze behandelen iedereen met waardigheid en hoffelijkheid en waarderen hun inbreng en perspectieven. Ze laten mensen uitspreken, domineren het gesprek niet en geven anderen gelijke kansen om zich uit te drukken.
  • Communiceren proactief: ze nemen het initiatief om gesprekken op gang te brengen en te houden. Ze zijn niet bang om vragen te stellen, verduidelijking te vragen of feedback te geven. Ze gaan actief met anderen om en tonen enthousiasme en interesse in het opbouwen van betekenisvolle verbindingen en relaties.
  • Communiceren ook non-verbaal: ze begrijpen het belang van non-verbale signalen in communicatie. Ze letten op lichaamstaal, gezichtsuitdrukkingen en de toon van hun stem. Ze gebruiken de juiste gebaren, houden oogcontact en gebruiken gezichtsuitdrukkingen om hun boodschap kracht bij te zetten en oprechtheid en interesse over te brengen.

Wat is de valkuil van communicatief vaardig zijn?

De een is communicatief, een ander is communicatiever, jij bent het communicatiefst. Dat is een kwaliteit. Maar kun je ook té communicatief zijn? Jazeker. Overmatig communicatief zijn kan doorslaan naar:

  • Gesprekken domineren, het onderwerp bepalen, te veel praten en te lang aan het woord zijn.
  • Anderen onderbreken of hen niet de kans geven hun gedachten en meningen te delen. Dit kan ertoe leiden dat anderen zich ongehoord of ondergewaardeerd voelen, wat leidt tot een breuk in effectieve communicatie.
  • Persoonlijke grenzen negeren. Je vraagt bijvoorbeeld een collega indringend naar zijn privéleven, terwijl hij signalen afgeeft dat hij dat liever voor zichzelf houdt.
  • Egocentrisch communiceren en de impact op anderen negeren. Je realiseert je misschien niet dat frequente berichten, telefoontjes of gesprekken  storend of overweldigend kunnen zijn voor introverte mensen of anderen die liever meer ruimte of tijd voor zichzelf hebben.
  • Te veel zenden, te weinig luisteren. Overmatig communicatieve individuen kunnen zo gefocust zijn op zichzelf uitdrukken, dat ze vergeten actief naar anderen te luisteren. Dit kan begrip, samenwerking en de ontwikkeling van betekenisvolle relaties in de weg staan.

Het is belangrijk voor zeer communicatieve mensen om zich bewust te zijn van hun communicatiegewoonten en deze aan te passen om effectieve en respectvolle interacties met anderen te hebben.

Wat zijn jouw uitdagingen of leerdoelen?

Enkele belangrijke leerdoelen om te voorkomen dat de kwaliteit 'communicatief' doorslaat naar een valkuil zijn:

Wat zijn je allergieën?

Als je zeer communicatief vaardig bent, dan kun je je ergeren aan iemand die:

  • Weinig spraakzaam is en gesprekken steeds dood laat bloeden.
  • Verlegen of gesloten is en niet laat blijken hoe hij ergens over denkt.
  • Je negeert of niet reageert op berichten of communicatiepogingen.
  • Je onderbreekt of door je heen praat.
  • Vage of onduidelijke antwoorden geeft en niet ingaat op jouw specifieke vragen of zorgen.
  • Niet of onduidelijk communiceert als hij van gedachten verandert of een afspraak niet kan nakomen.
  • Je overstelpt met buitensporige of irrelevante informatie en niet ter zake komt.
  • Slecht luistert, niet oplet of geen interesse toont in het gesprek.
  • Belangrijke informatie achterhoudt of niet eerlijk is over zijn bedoelingen of motieven.
  • Een gesprek domineert en anderen geen gelijkwaardige inbreng laat leveren.
  • Jouw ideeën verwerpt zonder voldoende aandacht of respect.

Opleidingen en beroepen in de communicatie

De hoofdverantwoordelijke voor de communicatie van een organisatie is de communicatiemanager. De schriftelijke communicatie wordt toevertrouwd aan een tekstschrijver.

Opleidingen op het gebied van de communicatie zijn:

Het belang van communicatieve vaardigheden

Communicatieve vaardigheden worden algemeen gezien als zeer belangrijke soft skills.

Communiceren is één van de elf 21e eeuwse vaardigheden die nodig zijn om te kunnen functioneren in de moderne kennissamenleving. Mensen zijn steeds meer met elkaar verbonden, communicatie wordt steeds belangrijker en gaat steeds vaker digitaal.

Als je in het buitenland gaat studeren of werken krijg je te maken met interculturele communicatie. De taal van het land spreken is niet voldoende om in een andere cultuur te kunnen communiceren. Op de hoogte zijn van de daar geldende normen, waarden en gedragscodes is minstens zo belangrijk.

Aanbevolen websites

Auteur: René Pijlman

Je bent hier: Home → Functioneren → Communiceren