Soft skills: drijvende kracht achter je carrière

Soft skills (Nederlands: zachte vaardigheden) zijn persoonlijke kwaliteiten of vaardigheden die niet specifiek gerelateerd zijn aan een bepaald vakgebied of beroep, maar waarmee jij in staat bent om effectief te functioneren en harmonieus samen te werken met andere mensen. Daarin is persoonlijke kwaliteiten een verzamelbegrip voor persoonlijkheidskenmerken of karaktereigenschappen, houding (attitude), mindsets en sociaal-emotionele kenmerken. Soft skills hebben niet zozeer te maken met een bepaald beroep of vakgebied, maar met je mensenkennis en vaardigheden in de omgang met andere mensen. Ze worden daarom ook wel zachte vaardigheden, persoonlijke vaardigheden, personal skills of people skills genoemd. Veel soft skills worden ook wel beschouwd als algemene competenties.

Je soft skills dragen bij aan:

  • het opbouwen van effectieve werkrelaties;
  • het ontwikkelen van je kwaliteiten en vaardigheden, waardoor je steeds beter gaat functioneren;
  • het vertrouwen dat je collega's en leidinggevende erin hebben dat jij meer verantwoordelijkheid aankunt;
  • je imago als expert of potentiële leidinggevende;

De soft skills van de werknemers dragen bij aan een positieve en productieve werksfeer, zodat ze in vrijwel elk bedrijf en iedere organisatie hoog worden gewaardeerd. Je soft skills zijn in veel beroepen van groot belang en zeer bepalend voor een succesvolle carrière. In sollicitatiegesprekken wordt er veel naar gevraagd en op gelet. In functioneringsgesprekken en beoordelingsgesprekken wordt erover gesproken.

Tegenover soft skills staan je hard skills: de concrete kennis en vaardigheden die vereist zijn voor een bepaalde functie of beroep, en die je leert in een opleiding. Je kunt je met je zachte vaardigheden onderscheiden van collega's of concurrenten op de arbeidsmarkt, die dezelfde opleiding hebben afgerond en dus over dezelfde harde vaardigheden beschikken. Dankzij je soft skills komen je praktische vaardigheden en technische vaardigheden beter tot hun recht.

Wat zijn de belangrijkste soft skills?

Wat een soft skill is, is niet scherp afgebakend en verschilt per sector, functie en niveau. Een startende politiekundige heeft andere zachte vaardigheden nodig dan een senior beleidsmedewerker. We geven hier een overzicht van de belangrijkste zachte vaardigheden die in veel uiteenlopende functies bevorderlijk zijn voor een succesvol verloop van je carrière.

Samenwerken & teamwork

Misschien is dat wel het belangrijkste voor je carrière: succesvol samenwerken met andere mensen.

Communicatieve vaardigheden

Je bent goed in staat om gedachten of boodschappen uit te wisselen met andere mensen. Dat kun je op het werk op twee manieren doen:

  • Mondeling communiceren of verbale communicatie: met elkaar praten en naar elkaar luisteren. Hieronder valt o.a.:
    • Presenteren aan een groep mensen.
    • Een professioneel gesprek voeren volgens een bepaald gespreksmodel.
    • Op een respectvolle manier opbouwende kritiek of feedback durven geven en zelf openstaan voor commentaar (ofwel feedback vragen en ontvangen). Dit zijn volgens werkgevers cruciale vaardigheden voor jong en aanstormend talent om goed samen te werken met meer ervaren collega's, en van hen te leren. Met deze vaardigheden kun je je functioneren steeds verder verbeteren.
    • Met je volle aandacht en een open houding oprecht geïnteresseerd luisteren. Dit is een belangrijke skill om je relatie met klanten en collega’s te versterken. Daarnaast kun je samenvatten en doorvragen om doelgericht meer te weten te komen.
  • Schriftelijk communiceren: het schrijven, uitwisselen en lezen van geschreven tekst.

Pas je aan de communicatiestijl van de ander aan

Misschien maak je veel gebruik van e-mail, sms of een chat-app. Houd er dan rekening mee dat veel mensen in leidinggevende en commerciële functies een voorkeur hebben voor persoonlijk contact. Ze lopen even langs om face-to-face een praatje te maken, of ze bellen je op. Je zult zien dat als je meer contact maakt met mensen op een manier die zij prettig vinden, zij jouw kwaliteiten meer gaan waarderen.

Sociale vaardigheden

Je beschikt over sterke interpersoonlijke vaardigheden:

  • Je bent sociabel: je vindt het leuk om in het gezelschap van anderen te verkeren, stapt probleemloos op mensen af en mengt je je gemakkelijk in gezelschap.
  • Je werkt aan je netwerk en onderhoudt contact met mensen die je - op basis van wederkerigheid - verder kunnen helpen in je werk, je carrière en je privéleven.
  • Je hanteert persoonlijkheidsmodellen om anderen te begrijpen, te overtuigen en beïnvloeden.
  • Bij ingrijpende veranderingen neem je anderen mee en werk je aan het opbouwen van draagvlak.
  • Je kunt goed relationeel anticiperen: verhoudingen inschatten tussen zowel jezelf en je collega’s, als je collega’s onderling in verschillende toekomstige situaties.
  • Je behandelt iedereen met respect.
  • Je bent assertief: je kunt je gedachten, gevoelens en meningen op een directe, eerlijke en gepaste wijze uiten. Je komt op voor je eigen belangen op een manier die past bij de situatie en die recht doet aan jezelf en aan de ander.
  • Humor kan helpen om spanningen te verminderen, om een positieve sfeer op het werk te creëren en om collega's te helpen om zich te ontspannen en te genieten van hun werk.

Problemen oplossen en knopen doorhakken

Op het werk word je belast met doelen van je werkgever en kom je onvermijdelijk hindernissen tegen. Iemand die oplossingsgericht is, ofwel probleemoplossend vermogen heeft, pakt die problemen voortvarend aan met de ene of de andere methode. Hij lost problemen zo mogelijk zelf op, of presenteert een voorstel voor een oplossing aan zijn leidinggevende. Als je goed in staat bent met lastige situaties om te gaan, zal je leidinggevende je steeds meer verantwoordelijkheid toevertrouwen.

Er zijn verschillende methoden om een probleem op te lossen:

Daarbij maak je gebruik van je kwaliteiten:
  • Rationeel denken: je gebruikt de rede en logica, het menselijk denkvermogen.
  • Creativiteit: je verzint originele ideeën, oplossingen en methoden voor je werksituatie.
  • Oordeelsvorming: je komt op een evenwichtige en verstandige manier tot een oordeel.
  • Besluitvaardigheid: je durft beslissingen te nemen, door actie te ondernemen of door een oordeel te geven over een bepaalde kwestie.

Adaptiviteit en wendbaarheid

  • Je beschikt over aanpassingsvermogen: je kunt je makkelijk aanpassen aan veranderende omstandigheden en onverwachte situaties.
  • Niet zozeer hard werken, maar flexibel zijn, is de optimale werkhouding voor ambitieuze carrièretijgers. Wie bereid is soms iets meer of iets anders te doen dan in zijn functieomschrijving staat vermeld, zal bij de werkgever snel een streepje voor krijgen.

Zelforganisatie en timemanagement

Je kunt je eigen werk organiseren:

Zakelijke vaardigheden

  • Je hebt organisatietalent en organisatievaardigheden: je kunt goed plannen en organiseren.
  • Je bent klantgericht: je stelt de klant centraal en hebt klanttevredenheid als hoogste doel.

  • Je kunt onderhandelen: overeenstemming bereiken met iemand die andere belangen heeft, terwijl je elkaar wel nodig hebt.

Persoonlijke groei en ontwikkeling

Je bent nieuwsgierig en altijd bereid om jezelf te ontwikkelen:
  • Je doet aan zelfreflectie: terugblikken op je eigen gedrag en ervaringen om tot nieuwe inzichten te komen en nieuwe keuzes te maken.
  • Je bent open minded: je interesseert je voor het onbekende, staat open voor verschillende ideeën, ervaringen, zienswijzen, theorieën en leefstijlen.
  • Je hebt een growth mindset: je bent leergierig en gaat ervan uit dat je heel veel kunt leren, zolang je maar oefent en bereid bent om je best te doen. Je bent ervan overtuigd dat je beter kunt worden in bijna alles, mits je je maar genoeg inspant, concentreert en volhoudt.
  • Je doet aan zelfontwikkeling: je stelt jezelf leerdoelen, waarna je proactief aan de slag gaat om nieuwe kennis op te doen, vaardigheden te trainen en competenties te ontwikkelen.

Onafhankelijk en verantwoordelijk

Je staat je mannetje of vrouwtje en kunt je werk op eigen kracht aan:

  • Je hebt kritisch inzicht: je voert niet klakkeloos opdrachten uit, maar checkt de feiten, raadpleegt de juiste bronnen en neemt een weloverwogen besluit.
  • Je kunt zelfstandig werken en koestert je autonomie: je richt je werk naar eigen inzicht in en draagt verantwoordelijkheid voor je eigen werk.
  • Verantwoordelijke werknemers zijn een zegen voor leidinggevenden. Je carrière- en promotiekansen worden aanzienlijk groter als je verantwoordelijkheid neemt in je werk.
  • Proactief zijn betekent meer dan vooruitzien, anticiperen, je voorbereiden en initiatief nemen. Leiderschapsauteur Stephen Covey gaf proactiviteit de diepere betekenis van verantwoordelijkheid nemen voor: je eigen houding, gedrag en reactie op prikkels.

Leiderschap

Je kunt anderen inspireren, motiveren en coachen om gezamenlijke doelen te bereiken. Zij accepteren jou als hun leider. Je zorgt ervoor dat medewerkers zich betrokken voelen bij het werk en enthousiast zijn om te presteren. Leiderschapskwaliteiten helpen je carrière vooruit omdat je in aanmerking komt voor leidinggevende functies.

  • Je inspireert anderen met een visie en duidelijke doelstellingen.
  • Je hebt charisma en krijgt makkelijk iets van anderen gedaan.
  • Je bent initiatiefrijk: je wacht niet af, maar zet uit eigen beweging, zonder aansporing van iemand anders, actie in gang.
  • Je bent innovatief en voortdurend bezig met vernieuwingen.
  • Je hanteert verschillende stijlen van leidinggeven om anderen te sturen en te beïnvloeden om de doelen van hun organisatie, afdeling of team te realiseren.
  • Je kunt medewerkers motiveren om hun werk goed te doen.
  • Je coacht medewerkers of collega's en ondersteunt en begeleidt ze om werkgerelateerde doelen te verwezenlijken en zich verder te ontwikkelen.

Persoonlijke effectiviteit

  • Je hebt zelfkennis of zelfinzicht: je weet wat je sterke en zwakke punten zijn.
  • Je hebt zelfvertrouwen: je gelooft in je eigen kunnen en je eigen waarde; je vertrouwt erop dat je op eigen kracht taken aankunt en tegenvallers het hoofd kunt bieden.
  • Je traint affirmaties om je gedachten, gevoelens en zelfvertrouwen positief te beïnvloeden.
  • Je bent stressbestendig en blijft effectief presteren onder geestelijke druk.
  • Je bent resultaatgericht: je spant je je actief in om concrete resultaten en/of doelstellingen te halen.
  • Je beschikt over doorzettingsvermogen, waarmee je doelen kunt bereiken en successen behalen.

Emotionele intelligentie

Je begrijpt je eigen emoties en die van anderen en kunt je gevoelens tot op zekere hoogte beheersen. Dit kan helpen om betere relaties te bouwen en om beter te communiceren met anderen. Enkele belangrijke emotionele vaardigheden:

  • Je hebt inlevingsvermogen: je kunt je inleven in de situatie van andere mensen en begrijpt hun belangen, wensen en behoeften.
  • Je bent empathisch en kunt de gevoelens van andere mensen aanvoelen.
  • In lastige situaties kun je afstand bewaren en problemen oplossen zonder te zeer emotioneel betrokken te raken.
  • Je hebt goede zelfbeheersing: je bent in sterk emotionele situaties in staat om met je eigen emoties om te gaan; je hebt controle over je eigen gedrag, slaagt erin wensen, behoeften en driften in de hand te houden en je weet escalaties te voorkomen.
  • Bij tegenslag vertoon je mentale veerkracht en blijf je positief, sterk en toekomstgericht.

Waarom zijn soft skills zo belangrijk voor je carrière?

Je soft skills hebben grote invloed op hoe je functioneert in sociale situaties, en daarmee op hoe je op anderen overkomt. Werkgevers zien graag medewerkers die niet alleen goed zijn in hun vakgebied, maar die ook in staat zijn om goed te communiceren, samen te werken en te functioneren in een team. Met goede soft skills functioneer je beter in je werk en zul je meer succes hebben in je carrière.

Waarom zijn sterke soft skills bevorderlijk voor een succesvolle carrière? Iemand met goede soft skills:

Techneuten
Frank is software engineer en Gerard databasebeheerder op de ICT-afdeling. Ze kletsen ’s ochtends wat af over de nieuwe smartphone van Frank en de laatste scifi-film die Gerard op Netflix heeft gezien.

Om 10 uur hebben ze een vergadering met de marketingafdeling over een nieuw systeem voor direct mailing. Tom en Yvonne van Marketing staan gezellig te praten over hun weekend. Yvonne heeft een tennistoernooi gespeeld en Tom is met zijn kinderen naar Artis geweest.

Wat doen Frank en Gerard? Ze lopen stilletjes naar binnen om het gesprek niet te storen en gaan naast elkaar aan tafel zitten. Gerard doet zijn schrijfblok open en pakt zijn pen. Frank laat hem zijn smartphone zien.

Hoe kan het beter?
Frank en Gerard zouden persoonlijk contact kunnen aanknopen met hun collega’s (en interne klanten) van Marketing. Wees sociabel, stap op ze af, geef een hand en stel je voor of vraag hoe het gaat. Wees vriendelijk, maak oogcontact. Ga naast ze zitten. Stel wat open vragen om erachter te komen wat ze interessant of belangrijk vinden.

“Artis? Wat leuk! Houden je kinderen erg van dieren?”

Met soft skills onderhoud je effectieve werkrelaties

Er zijn drie soorten macht of invloed in een organisatie:

  1. formele hiërarchische macht (baas boven baas)
  2. expertise
  3. relaties

Je formele macht kun je in het algemeen niet direct beïnvloeden. De directeur is de baas van de manager en de manager is jouw baas. Bepaalde beslissingen worden nu eenmaal hogerop genomen en daar kun je weinig aan doen.

Wat betreft je expertise loop je tegen een plafond. Op een gegeven moment heb je vakinhoudelijk de hoogste functie bereikt. Met nóg meer vakkennis maak je geen carrièrestappen meer.

Om verder te komen moet je leren effectieve werkrelaties aan te knopen en te gebruiken. Want hoe verder je komt in je carrière, hoe belangrijker de factor relaties wordt. Daarbij zijn je soft skills essentieel. Als je makkelijk contact legt, het vertrouwen van mensen wint, harmonieuze werkrelaties kunt onderhouden en je kwaliteiten goed over het voetlicht kunt brengen, dan heb je een streepje voor op sociaal minder vaardige collega's.

Overdragen naar een volgende functie

Je soft skills zijn zogenaamde overdraagbare vaardigheden: je hebt ze in een zekere functie ontwikkeld, maar kunt ze in een volgende functie met succes inzetten. Die volgende baan kan een hogere functie zijn na een promotie, of een totaal andere beroep na een carrièreswitch. Je zachte vaardigheden kunnen zelfs een belangrijke rol spelen bij de keuze van een carrièrewending.

Hoe kun je soft skills ontwikkelen?

Ook je zachte vaardigheden kun je methodisch ontwikkelen en opnemen in je Persoonlijk ontwikkelingsplan (POP). Soft skills leer je niet zozeer in je opleiding, maar ontwikkel je door:

Een groot voordeel van de nevenactiviteiten is dat je daarin veel makkelijker een hogere, coördinerende of leidinggevende functie kunt bereiken. Soms is het enige wat je daarvoor hoeft te doen jezelf als vrijwilliger beschikbaar stellen. Je kunt in je nevencarrière als het ware een of twee stappen vooruitlopen op je professionele loopbaan.

Socialer gedrag wekt nieuwe verwachtingen

Wanneer je je soft skills ontwikkelt en je socialer gaat gedragen, schep je nieuwe verwachtingen. Mensen in je omgeving verwachten na het eerste persoonlijk gesprek ook in andere situaties sociaal gedrag van je. Om maar eens een praktisch voorbeeld te noemen: als iemand vertelt dat hij volgende week een examen doet, dan verwacht hij dat je twee weken later bij de volgende ontmoeting vraagt hoe het gegaan is.

Wanneer je als sociaal persoon gezien wilt worden, dan moet je werken aan dit beeld. Doe aan personal branding. Mensen moeten op je kunnen bouwen. In je persoonlijke merk moet een herkenbare, constante factor zitten en een hoog niveau van professionaliteit.

Oppervlakkige belangstelling volstaat niet om goede werkrelaties op te bouwen. Alleen een hand geven en "Hoe gaat het?" is niet genoeg. Verdiep je écht in de ander. Luister aandachtig. Niet een keertje, maar bij elke ontmoeting. En onthoud wat de ander je vertelt.

Wees voorbereid op wederkerigheid

Als je oprecht belangstelling toont voor mensen, zul je zien dat zij geïnteresseerd zijn in jou. Vroeg of laat komt de reciprociteit en vraagt de ander bijvoorbeeld naar je carrièredoel. Zorg dan dat je je elevator pitch paraat hebt.

Aanbevolen websites

  • Een conversatie beginnen, een praatje maken en het gesprek op gang houden: met een paar praktische tips in deze online cursus Smalltalk gaat het een stuk gemakkelijker.

Aanbevolen boeken

  • Your Attitude Is Showing: A Primer of Human Relations, Sharon Lund O'Neil en Elwood N. Chapman. Dit boek behandelt veel aspecten van sociale relaties op het werk. Deel IV gaat specifiek over het belang van relaties voor het ontwikkelen van je carrière.

Bronnen

  • Solution to a Stalled Technical Career (Engels). In deze podcast praten Mike en Mark over een vriend die is vastgelopen in zijn carrière. Hij is een deskundig ICT’er en geeft inmiddels leiding aan 60 medewerkers bij een groot Fortune-500 bedrijf, maar hij heeft steeds meer moeite om zijn ideeën geaccepteerd te krijgen.

Auteur: René Pijlman

Je bent hier: Home Functioneren Soft skills