Efficiënt en doelgericht werken

De ene mens is gestructureerder van aard dan de ander. Er zijn mensen die ronduit chaotisch zijn. Dat komt de efficiëntie in het werk niet ten goede. Er zijn ook mensen van wie de werkplek er onberispelijk uitziet. Zijn zij het toppunt van efficiëntie?

Wat kun je doen om echt doelgericht en efficiënt te werken en een hogere productiviteit te bereiken?

Hoe herken je de chaoot?

Een overvol bureau met koffievlekken, een telefoon aan elk oor, woest geblader door stapels papier, een snelle pas door de gangen van het kantoor, vuile kopjes her en der, gemiste afspraken, af en toe een vertwijfelde zucht en een uitroep 'Waar is toch mijn hoofd gebleven?': dit zijn de klassieke kenmerken van de chaoot.

Een chaoot zal nooit het toppunt van orde en netheid worden, maar om efficiënter te kunnen werken hier een paar tips:

  • Probeer af en toe afstand te nemen van alles wat er moet gebeuren en alles wat er gaande is. Ga zitten en zeg tegen jezelf: "Eerst denken, dan doen".
  • Maak 's ochtends een actielijst (zie verderop) met daarop je belangrijkste taken.
  • Begin aan het eind van de dag niet aan iets nieuws, maar neem de tijd om dingen op te ruimen, te ordenen en klaar te maken voor de volgende dag.
  • Breng structuur aan in de dag: neem koffie- en lunchpauze op een vast moment. Neem die pauze ook echt (ga ergens anders zitten dan aan je bureau of maak een ommetje).
  • Ga bij drukte niet alsmaar harder werken, maar stel prioriteiten.

Opgeruimdheid is ook niet alles

Elke dag aan het eind van de dag een leeg bureau, alles tot in de puntjes in orde, elke afspraak twee keer geverifieerd, alle onzekerheden uit de weg geruimd, altijd alles op tijd af, nergens rommel te bekennen, een nette archiefkast en altijd stipt op tijd naar huis: dit kenmerkt de opgeruimde mens.

Ook al lijkt zo iemand erg efficiënt in zijn of haar werk, kan zo iemand zoveel tijd kwijt zijn met structureren, opruimen, risico's verminderen en 'doublechecken', dat er nauwelijks meer werk verzet wordt. Ook creativiteit is ver te zoeken. Dat kan niet bedoeling zijn.

Een controlefreak (want dat is zo iemand) kan het best het volgende doen:

  • Beperk structurerende handelingen en opruimwerkzaamheden tot een bepaalde hoeveelheid tijd per dag. Een kwartier voor een actielijst en een kwartier opruimen moeten voldoende zijn. Wees streng en begin aan een belangrijke taak als de tijd om is.
  • Voel je de behoefte tot opruimen en lijstjes maken geef daar dan niet aan toe. Vraag jezelf af wat je werkelijk nodig hebt om de voorliggende taken uit te voeren. Vaak ben je ergens bang voor (een moeilijk telefoongesprek voeren, een projectlid aanspreken op een fout), waardoor je uitstelgedrag gaat vertonen of vervangingshandelingen gaat uitvoeren (opruimen, lijstjes maken).
  • Vertrouw op gemaakte afspraken en controleer deze niet. Als later blijkt dat er een misverstand is, een afspraak niet nagekomen is, of iemand anders zijn werk niet heeft gedaan, is er meestal alsnog op een praktische manier iets op te verzinnen.

Efficiënt werken doe je zo

Overzicht: wat en wanneer?

Maak elke dag (of elke week) een actieplan. Dat is niet meer dan een lijst activiteiten met daarbij de prioriteit van iedere actie en de tijd die je ermee kwijt zult zijn. Ga als volgt te werk.

  • Taken bepalen. Bepaal dagelijks (of wekelijks) welke taken er op je bord liggen. Maar een lijst van de belangrijke zaken, in willekeurige volgorde. Beredeneer je taken vanuit de producten of resultaten die je moet opleveren (bijvoorbeeld een rapport).
  • Prioriteiten vaststellen. Niet iedere taak is even belangrijk. Een bepaalde taak moet soms acuut aangepakt worden, andere kunnen ook morgen of over een week. Stel vast wat urgent is en wat het belang ervan is. Zaken die urgent én belangrijk zijn krijgen een hoge prioriteit.
  • Realistisch plannen. Stel van iedere activiteit vast hoeveel tijd je ermee kwijt denkt te zijn. Wees alert op het woord 'even'. Dingen duren meestal langer dan je denkt, vooral als je van het chaotische type bent. Maak voor een hele groep gelijksoortige, kleine werkzaamheden een blok tijd vrij, bijvoorbeeld voor het beantwoorden van mail. Plan niet meer dan er in het aantal uren past dat je die dag werkt. Je hebt elke dag nu eenmaal een beperkte hoeveelheid energie. En pauze is vrije tijd, daarin werk je niet. Ook niet 'even'.

Uitvoering

  • Voer eerst de taken met een hoge prioriteit uit. Werken aan de juiste dingen is het geheim van productiviteit.
  • Benodigdheden bepalen. Werk doe je meestal niet alleen. Je hebt input van anderen nodig, of je kunt pas aan de slag met een klus als een bepaald softwareprogramma is aangepast. Bekijk per activiteit of je dat wat je nodig hebt tot je beschikking hebt, liefst enige tijd voordat je aan de activiteit denkt te gaan beginnen. Vraag de juiste mensen om te leveren wat je nodig hebt. Wees daarin proactief en verantwoordelijk. Wacht niet tot het te laat is om je activiteit nog volgens planning te kunnen uitvoeren.
  • Verantwoordelijkheden en bevoegdheden kennen. Veel efficiëntie in werk gaat verloren omdat mensen worstelen met hun verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Ze denken problemen te moeten oplossen die eigenlijk op het bordje van iemand anders thuishoren. Of ze schuiven juist verantwoordelijkheden van zich af met het idee dat anderen het probleem wel zullen oplossen. Als je ergens in vast dreigt te lopen, vraag je dan eerlijk af of jij degene bent die het probleem moet oplossen. Als het antwoord 'ja' is, stel het dan niet uit en stap over de drempel heen die je misschien hebt (angst voor een moeilijk telefoontje bijvoorbeeld). Is het antwoord 'nee', wacht dan niet langer en stap naar je leidinggevende of de collega die wel de bevoegdheden heeft om het probleem op te lossen.
  • Bijsturen. Bekijk tijdens of aan het eind van de dag je actieplan. Stel de lijst activiteiten bij als er veranderende omstandigheden zijn (er is een nieuwe urgente klus binnengekomen of een activiteit is heel erg uitgelopen). Bepaal dan opnieuw de prioriteiten. Plan realistisch: voor alles wat er op een dag bij komt, moet er ook weer wat af. Maak gebruik van lijstjes, maar controlefreaks moeten oppassen dat ze niet de hele dag met de actielijst bezig zijn. Spreek met jezelf af dat je hem alleen in uiterste nood mag bijwerken.

Afsluiting

  • Evalueren. Een wijs mens leert van zijn fouten. Als je steeds tijd te kort komt voor een bepaalde activiteit, beslis dan hoeveel extra tijd je voortaan voor die activiteit moet inruimen. Ruim ook tijd in voor het evalueren. Bekijk bijvoorbeeld aan het eind van de week je actielijsten nog eens en overzie wat ervan terechtgekomen is. Kijk waar de problemen zich voordoen en neem je voor die de week erop beter aan te pakken.
  • Opruimen. Ruim één of twee keer per week op, zodat de stapels op je bureau niet alsmaar groeien. Archiveer wat er bewaard moet worden op de juiste manier (bedenk daarvoor een goede indeling in een kast en op de computer en houd je aan die indeling!). Maar gooi ook papieren en documenten weg die je niet meer nodig hebt, of waarvan inmiddels nieuwe versies bestaan. Heb je een grote klus afgerond, zoals een project, besteed dan meer tijd aan opruimen en schenk aandacht aan het documenteren. Mocht je later nog iets moeten opzoeken, dan gaat dat veel sneller als je gezorgd hebt voor goede documentatie.
  • Vervolgacties/taken bepalen. Uit taken vloeien vaak weer andere taken voort. Zet die nieuwe taken op een nieuwe actielijst en neem ze op in je dagelijkse actieplan.

Chaos en opgeruimdheid als kracht

Zijn chaotische of erg opgeruimde mensen alleen maar inefficiënt en onhandig om in een organisatie te hebben? Nee, dat is niet zo. Beide typen mensen hebben doorgaans een kracht die goed te gebruiken is in teams. Een goed team is samengesteld uit mensen die idealiter allemaal een andere rol vervullen. Een van de gangbare modellen daarvoor is het model van de teamrollen van Belbin: chaotische mensen hebben vaak de rol van Vormer, Plant of Brononderzoeker, en de opgeruimde mensen zijn erg goed als Monitor, Bedrijfsman of Zorgdrager. Gebruik dus die kracht in een team, maar houd de valkuilen in de gaten bij de organisatie van je eigen werk.

Kies een baan die bij je past

Ben je een onverbeterlijke chaoot, zoek dan een baan waar dat van pas komt. Waarschijnlijk kun je twintig dingen tegelijk en vind je rommel om je heen niet erg. In banen waarin vanuit een grote chaos iets nieuws moet verrijzen (de bouw, het aanleggen van netwerken, de organisatie van grote festivals) kan een chaoot goed tot zijn recht komen. Voorwaarde is wel dat je ondanks je chaotische aard toch enig overzicht over je werkzaamheden weet te houden!

Hetzelfde geldt voor het opgeruimde type. Er zijn banen waar opgeruimdheid zelfs een vereiste is: in het archiefwezen, in laboratoria, en andere steriele omgevingen en in apotheken is het opgeruimde type zeer welkom.

Verschil in betekenis tussen effectief en efficiënt

In bredere zin is de betekenis van efficiënt: zo functioneren dat het de minste middelen, inspanning of andere hulpbronnen kost. Efficiënt moet niet worden verward met effectief. Effectief is doeltreffend, ongeacht hoe het resultaat wordt bereikt.

Voorbeeld: een makelaar die 3 bezichtigingen combineert en er daardoor minder tijd aan kwijt is, maakt efficiënt gebruik van zijn tijd. Een makelaar die het huis verkoopt boven de vraagprijs is effectief.

Aanbevolen websites

Auteur: Ysolde Bentvelsen

Je bent hier: Home → Functioneren → Professionele vaardigheden → Eigen werk organiseren → Efficiënt en doelgericht werken