Adviseren betekent: iets in een organisatie proberen te veranderen of verbeteren, zonder dat je over directe macht of middelen beschikt. Als adviseur breng je advies uit in opdracht van een manager of directeur van de organisatie, de geadviseerde. Je richt je op een bepaald vraagstuk, knelpunt of doelstelling. Jij brengt vakinhoudelijke deskundigheid in en je beschikt over de nodige adviesvaardigheden. Je doet aanbevelingen aan de leiding van de organisatie over hoe zij de macht en middelen waarover zij beschikt het beste kan aanwenden. Je ondersteunt de organisatie met raad en daad en geeft aanwijzingen aan degenen die het advies implementeren. Met adviseren wil je invloed uitoefenen in een organisatie en waarde toevoegen.

Doorgaans adviseer je vanuit een bepaalde vakinhoudelijke expertise. We gaan ervan uit dat je je vak beheerst. De kunst is om ervoor te zorgen dat jouw prima adviezen impact hebben en daadwerkelijk goede resultaten opleveren. Adviseren is echter meer dan alleen je kunstje doen: het is erop gericht de opdrachtgever verder te helpen in zijn specifieke situatie.

Als je wel over directe macht en middelen beschikt dan ben je aan het managen, niet aan het adviseren.

Adviseren is een moeilijke vaardigheid, juist vanwege het ontbreken van macht en middelen. Je moet een relatie opbouwen en streven naar acceptatie en implementatie van je aanbevelingen door anderen. Je bent meer bezig met begeleiden dan met aansturen. Een professionele adviseur moet dan ook beschikken over de nodige vakkennis, een stevige persoonlijkheid en vele competenties en kwaliteiten.

Wie adviseren er? Om te beginnen natuurlijk de externe adviseurs of consultants, die werkzaam zijn bij adviesbureaus. Maar daarnaast is iedereen in een beleids- of staffunctie in feite intern adviseur.

Adviseren wordt ook wel raadgeven genoemd, en de adviseur een raadgever. In een professionele context is het niet gebruikelijk om een vrouwelijke adviseur aan te duiden als adviseuse.

Adviseren als competentie

Een competentie is een in gedrag waarneembare combinatie van kennis, vaardigheden en persoonlijke kwaliteiten waarmee je in praktijksituaties je werk goed kunt doen. De competentie adviseren staat op menige lijst met algemene competenties.

Welke ondersteunende competenties en vaardigheden heeft een adviseur nodig?

Adviseren is een zeer complexe competentie, waarvoor een professionele adviseur moet beschikken over verschillende andere competenties, vaardigheden en kwaliteiten. Om het adviseurschap bekwaam te kunnen uitoefenen moet je bijvoorbeeld beschikken over adviescompetenties als:

Adviseren is feitelijk een vaardigheid die na alle andere vaardigheden komt.

- Groenendaal en De Roos

• Uitstekende sociale en communicatieve vaardigheden.
  
• Nieuwsgierigheid: je wilt begrijpen waarom de situatie bij de opdrachtgever is zoals hij is, waarom jouw advies gevraagd wordt en wat de diepere doelstelling is achter de adviesvraag.
• Goed luisteren, samenvatten en doorvragen om informatie en inzichten op te halen bij medewerkers van de organisatie.
• Goed argumenteren om de juistheid van je aanbevelingen te onderbouwen en de geadviseerden te overtuigen en beïnvloeden.
  
• Probleemanalyse en probleemoplossend vermogen: je onderzoekt en analyseert de adviesvraag of het probleem van de adviesvrager diepgravend en grondig, voordat je oplossingen suggereert.
• Steun verwerven en draagvlak creëren voor een bepaalde oplossingsrichting, zodat het advies succesvol kan worden geïmplementeerd.
• Een duidelijk en inzichtelijk adviesrapport schrijven.
• Je adviezen presenteren aan sleutelfiguren bij de opdrachtgever.

• De moed om tegen heilige huisjes te schoppen en mensen in de organisatie te confronteren met veranderingen die op stapel staan. Je durft een ingrijpend of verstrekkend advies uit te brengen, ook als dat het einde van de adviesopdracht kan betekenen.

• Het inlevingsvermogen om je in te leven in de situatie van medewerkers van de geadviseerde organisatie en hun belangen, wensen en behoeften te begrijpen.
• Kritisch denken over de problematiek en de pogingen van betrokkenen om invloed uit te oefenen op je advies.
  
• De autonomie om het adviestraject te leiden en daarbij te vertrouwen op je eigen oordeel, deskundigheid en vaardigheden.
• De flexibiliteit om verschillende adviesstijlen en adviesstrategieën te hanteren, afhankelijk van de situatie die je in de adviesvragende organisatie tegenkomt.
• De assertiviteit om je adviezen duidelijk en vol overtuiging te presenteren en om grenzen te stellen, zodat je niet te veel meegaat in de wensen van de geadviseerde die mogelijk niet in zijn beste belang zijn.
  
• Behulpzaam: je wilt de leiding van de organisatie helpen om de verandering voor elkaar te krijgen.
  
• Betrouwbaar: je doet je advieswerk bekwaam en voldoet aan alle verwachtingen die de geadviseerden in redelijkheid van je mogen hebben. Je bent deskundig, capabel en consistent.
  
• Leiderschap: je weet medewerkers van de geadviseerde organisatie zonder leidinggevende bevoegdheden te inspireren en te beïnvloeden in de richting van een bepaalde visie waarnaar je in het adviesproces toewerkt.
  
• Klantgericht: als je voor een adviesbureau werkt, dan is de geadviseerde partij een klant van je werkgever. Je zorgt ervoor dat de klant aan het eind van de rit tevreden is met alle aspecten van je advisering.
• Optimisme en de uitstraling dat de gewenste verbetering realiseerbaar is.
• Sociabiliteit om een goed gesprek aan te gaan met medewerkers op verschillende niveaus in de organisatie.
• Zelfvertrouwen: je vertrouwt erop dat je het adviestraject op eigen kracht aankunt met de ervaring en expertise die je inbrengt.
• Overwicht: je wordt als deskundige geaccepteerd en oefent van nature invloed uit op medewerkers van de organisatie.

Adviseren: wat komt erbij kijken?

Allereerst verdiep je je in de casus en het specifieke probleem van de opdrachtgever. Je brengt de situatie in kaart en schat je eigen positie in. Belangrijke vragen zijn:

• Wat is het probleem precies?
• Wie zijn betrokken bij deze adviescasus? Wat zijn hun belangen, wat is hun houding?
• Wat is er al ondernomen om het probleem aan te pakken? Waarom is dat niet gelukt?
• Met welke weerstanden moet ik rekening houden?
• Welke verwachtingen heeft men van de adviseur? In hoeverre kan ik eraan voldoen? Welke invloed kan ik uitoefenen? Wat kan ik bijdragen? Welke ondersteuning heb ik nodig?

Van belang is ook de rol van de adviseur. Mogelijke rollen zijn:

• Expert met specialistische vakkennis die een oordeel geeft over de situatie en de te volgen koers.
  
• Regisseur: een onafhankelijke persoon die een bepaald groepsproces of veranderingsproces begeleidt.
• Groepswerker: iemand die binnen wordt gehaald om de onderlinge verhoudingen te verbeteren.
• Politicus: een deskundige die wordt uitgenodigd om bepaalde besluitvorming te begeleiden of ‘politieke problemen’ in een organisatie te helpen oplossen.

In een adviesgesprek stem je af op je gesprekspartner en luister je naar zijn wensen. Vaak zijn er, naast het eigenlijke of 'officiële' probleem, ook onderliggende problemen of emoties (angst, onzekerheid, twijfel). Om daar inzicht in te krijgen moet je de juiste vragen stellen, of een bepaalde reactie uitlokken en weten wanneer te zwijgen. Natuurlijk luister je goed naar de antwoorden, maar je bent ook gevoelig voor de emoties en non-verbale signalen.

Verloop van een adviestraject

Het is zaak voor aanvang van het adviesproces goed te onderhandelen over je adviesopdracht, zodat aan alle voorwaarden voldaan is om je rol goed te kunnen vervullen. Denk onder andere aan de doelstelling en afbakening, de benodigde medewerking en ondersteuning en je eigen tijdsbesteding. Je legt als opdrachtnemer alle uitgangspunten vast in een offerte of adviesovereenkomst.

Je verzamelt informatie over de adviesvraag door interviews af te nemen, schriftelijke stukken te bestuderen en rond te kijken in de organisatie.

Bij het ontwikkelen van het advies ga je niet alleen uit van vakinhoudelijke argumenten. Je houdt rekening met de situatie, het krachtenveld en de bedrijfscultuur. Aangezien je als adviseur meer kennis hebt over de materie dan de opdrachtgever, zul je doorgaans het initiatief nemen, je diagnose presenteren en voorstellen doen voor oplossingen. De opdrachtgever stelt het vaak op prijs om uit enkele opties te kunnen kiezen. Je reikt opties en inzichten aan waar de opdrachtgever zelf niet aan gedacht heeft. De schets van de verschillende opties gebruik je om de opdrachtgever bewust te maken van bepaalde consequenties en voor- en nadelen. Ervaren verkopers weten dat mensen uit drie alternatieven met oplopende kwaliteit en prijs, meestal de middelste kiezen.

Je bouwt aan draagvlak voor de geadviseerde oplossing, door medewerkers te interviewen, af te tasten hoe ieder op zijn eigen niveau tegen de situatie aankijkt en ze te betrekken bij het construeren van de oplossing. Advies uitbrengen is eigenlijk feedback geven. Belangrijk is dat je constructief, concreet en eerlijk bent.

Je schrijft je aanbevelingen op in een adviesmemo, adviesnota of uitgebreider adviesrapport. Een advies wordt vaak meer gevoelsmatig dan rationeel beoordeeld. Een advies moet daarom vertrouwenwekkend zijn en “strategisch verpakt” worden. Je moet je visie presenteren als een aantrekkelijke oplossing. Tijdens een presentatie straal je zelfvertrouwen uit.

Vaak word je (mede-)verantwoordelijk voor het implementeren van het advies. Daarbij moet je kunnen omgaan met weerstand in de organisatie en bezwaren van betrokken medewerkers. Weerstand is vaak een signaal dat je als constructieve kritiek moet herinterpreteren. Je draagt kennis over, zodat de organisatie nieuwe activiteiten succesvol kan uitvoeren en problemen zelf kan oplossen, zonder van jou afhankelijk te zijn.

Tot slot mag een evaluatie niet ontbreken. Is de doelstelling gerealiseerd? Is het probleem opgelost? Had het beter of efficiënter gekund. In de praktijk gebruiken vooral externe adviseurs de evaluatie ook om vervolgopdrachten binnen te halen.

Beroepen met een adviserende rol

In verschillende beroepen heb je een zwaarwegende adviesrol:

• Als adviseur of consultant hoort adviseren tot je kerntaken.
• Een controller adviseert directie en management bij het besturen en beheersen van de organisatie.
• Een accountant adviseert ondernemers op administratief, financieel, bedrijfseconomisch en fiscaal gebied.
• Als P&O-adviseur/personeelsadviseur adviseer en ondersteun je de directie, de managers op het gebied van personeel en organisatie.
• Een beleidsmedewerker adviseert een minister, wethouder, bestuur of directie over het te voeren beleid.

In dergelijke beroepen zijn adviesvaardigheden essentiële hard skills. Voor veel andere professionals is adviseren een belangrijke soft skill.

Hoe toon je bij een sollicitatie aan dat je over adviesvaardigheden beschikt?

Een voorbeeld: je solliciteert naar de functie van beleidsmedewerker bij een hogere onderwijsinstelling. ‘Goede adviesvaardigheden’ is één van de functie-eisen. Je reflecteert op hoe je de selectiecommissie kunt overtuigen van jouw advieskunde.

Tijdens je hbo-opleiding Human Resource Management was je actief in de werkgroep ‘Gehandicaptenbeleid’ van je hogeschool. Je hebt voorgesteld de gangpaden in de kantine te verbreden, zodat rolstoelgebruikers er ook een broodje kunnen eten. Aanvankelijk zag de directie niets in het plan vanwege de kosten. Echter, na een reeks persoonlijke gesprekken waarin je met heldere argumentatie de directieleden overtuigde, stemden zij toch in met het voorstel.

Dit verwerk je bijvoorbeeld zo in je sollicitatiebrief:

Mijn achtergrond in Human Resource Management en mijn ervaring met directieadvisering voor het verbeteren van de toegankelijkheid op mijn hogeschool, tonen mijn sterke adviesvaardigheden en vermogen om positieve veranderingen te initiëren. Een specifiek voorbeeld van mijn aanpak en resultaten bespreek ik graag verder in een persoonlijk gesprek.

Als je wordt uitgenodigd voor een sollicitatiegesprek dan bereid je een antwoord voor volgens de STAR-methode. Als de interviewer vraagt om je adviesvaardigheid aannemelijk te maken, dan antwoord je bijvoorbeeld:

• Situatie: Tijdens mijn hbo-opleiding Human Resource Management was ik lid van de werkgroep 'Gehandicaptenbeleid'.
• Taak: Het was mijn taak om de directie te adviseren hoe zij de toegankelijkheid van de kantine kon verbeteren voor rolstoelgebruikers.
• Actie: Ik heb met meerdere betrokkenen gesproken en een voorstel bij de directie ingediend om de gangpaden te verbreden. Daarover heb ik persoonlijke gesprekken gevoerd met enkele directieleden. Met heldere argumentatie heb ik de voordelen en noodzaak van het plan benadrukt.
• Resultaat: Ondanks aanvankelijke weerstand vanwege de kosten, heeft de directie uiteindelijk ingestemd met het voorstel en is het geïmplementeerd, waardoor rolstoelgebruikers nu ook in de kantine een broodje kunnen eten.

Dit voorbeeld illustreert niet alleen je adviesvaardigheden, maar ook je doorzettingsvermogen en het vermogen om anderen te overtuigen. Het is een krachtig bewijs van je competenties.

Andere voorbeelden

• Grafisch vormgever van websites: Klanten komen vaak bij mij binnen zonder een visie voor hun website. Ik adviseer klanten altijd om hun website een verlengstuk te laten zijn van hun bedrijf. Het is belangrijk dat het ontwerp van de site past bij de uitstraling van het bedrijf. Ik stel daarvoor steeds vragen, zodat ik erachter kom wat ze nu precies heen willen met hun bedrijf en hun website. Als dat eenmaal helder is, adviseer ik klanten pas over vormgeving en kleurgebruik.

• P&O-adviseur: De directie wilde dat ik een advies uitbracht over een nieuwe organisatiecultuur. De organisatie was te veel naar binnen gericht en had te weinig oog voor haar klanten. Nadat ik de huidige situatie en knelpunten in kaart had gebracht, kwam ik met het advies om het middenkader meer bevoegdheden te geven zodat zij meer zelfstandig beslissingen kunnen nemen. Op een aantal kleine punten na werd met mijn advies ingestemd en doorgevoerd.

Voorbeelden van competentiegerichte vragen over adviesvaardigheden tijdens het sollicitatiegesprek:

• Wanneer heb je voor het laatst een advies opgesteld? Hoe ben je te werk gegaan om tot het advies te komen? Wat heeft de opdrachtgever met je advies gedaan?
• Is het wel eens voorgekomen dat een probleem een andere oorzaak had dan je aanvankelijk dacht? Hoe ben je daar achter gekomen?

Ethische aspecten van adviseren

Het is belangrijk voor een adviseur om niet alleen deskundig en effectief te zijn, maar ook ethisch verantwoord te handelen. Hierbij kun je denken aan:

• Integriteit: Zorg ervoor dat je advies altijd eerlijk en onpartijdig is. Vermijd belangenverstrengeling en wees transparant over eventuele beperkingen of onzekerheden in je advies.
• Vertrouwelijkheid: Respecteer de privacy en vertrouwelijkheid van informatie die je tijdens je werk als adviseur verkrijgt.
• Verantwoordelijkheid: Wees je bewust van de impact die je advies kan hebben op de organisatie en haar stakeholders. Overweeg de langetermijneffecten en mogelijke onbedoelde gevolgen.

Aanbevolen websites

• Online cursus adviseren - door Wout Sorgdrager op Leren.nl.
  
• Vaardigheden voor succesvolle adviseurs - door Edith Groenendaal en Cecile de Roos, Nederlandse Academie voor Arbeidswetenschappen.
  

Aanbevolen boek

Adviseren als tweede beroep

Auteur: Hanna Nathans.

De auteur stelt dat adviseren het tweede beroep is van veel staf- en beleidsfunctionarissen. Het boek doet uit de doeken hoe je ideeën en adviezen in een organisatie geaccepteerd krijgt en hoe je weerstanden kunt overwinnen. Het is voor een belangrijk deel gebaseerd op ervaringen met interne adviseurs, maar is volgens de auteur evenzeer van belang voor externe adviseurs.

Adviseren als tweede beroep behandelt o.a. de volgende onderwerpen:

Bronnen

• 10 eigenschappen van een goed adviseur, door Cas Wegman
• Adviseren als tweede beroep, Hanna Nathans