Adviseren

Adviseren wil zeggen: iets in een organisatie proberen te veranderen of verbeteren, zonder dat je over directe macht of middelen beschikt.

We gaan ervan uit dat je je vak beheerst. De kunst is om ervoor te zorgen dat die prima adviezen van jou ook prima resultaten opleveren.

Doorgaans adviseer je vanuit een bepaalde vakinhoudelijke deskundigheid. Adviseren is echter meer dan alleen je kunstje doen: het is erop gericht de opdrachtgever verder te helpen in zijn specifieke situatie.

Als je wel over directe macht en middelen beschikt dan ben je aan het managen, niet aan het adviseren.

Adviseren is moeilijk, juist vanwege het ontbreken van macht en middelen. Je moet streven naar acceptatie en implementatie van jouw ideeën door anderen. Het is een complexe vaardigheid, waarbij allerlei andere vaardigheden een rol spelen, zoals: vragen stellen, luisteren, sensitiviteitanalyseren, beïnvloeden, overtuigen, feedback geven, presenteren en rapporteren.

Wie adviseren er? Om te beginnen natuurlijk de externe adviseurs of consultants. Maar daarnaast is iedereen in een beleids- of staffunctie in feite intern adviseur.

Adviseren als competentie

Een competentie is een in gedrag waarneembare combinatie van kennis, vaardigheden en persoonlijke kwaliteiten waarmee je in praktijksituaties je werk goed kunt doen. De competentie adviseren staat op menige lijst met algemene competenties.

Adviseren: wat komt erbij kijken?

Carrièretijgerin als adviseurAllereerst verdiep je je in de situatie en het specifieke probleem van je opdrachtgever. Je brengt de situatie in kaart en schat je eigen positie in. Belangrijke vragen zijn:

  • Wat is het probleem precies?
  • Wie zijn betrokken bij het probleem? Wat zijn hun belangen, wat is hun houding?
  • Wat is er al ondernomen om het probleem aan te pakken? Waarom is dat niet gelukt?
  • Met welke weerstanden moet ik rekening houden?
  • Welke verwachtingen heeft men van de adviseur? In hoeverre kan ik eraan voldoen? Welke invloed kan ik uitoefenen? Wat kan ik bijdragen? Welke ondersteuning heb ik nodig?

Van belang is ook de rol van de adviseur. Mogelijke rollen zijn:

  • Expert met specialistische vakkennis.
  • Regisseur: een onafhankelijke persoon die een bepaald groepsproces of veranderingsproces begeleidt.
  • Groepswerker: iemand die binnen wordt gehaald om de onderlinge verhoudingen te verbeteren.
  • Politicus: een deskundige die wordt uitgenodigd bepaalde besluitvorming te begeleiden of ‘politieke problemen’ in een organisatie te helpen oplossen.

In een adviesgesprek stem je af op je gesprekspartner en luister je naar zijn wensen. Vaak zijn er naast het eigenlijke of 'officiële' probleem ook onderliggende problemen of emoties (angst, onzekerheid, twijfel). Om daar inzicht in te krijgen moet je de juiste vragen stellen of een bepaalde reactie uitlokken en weten wanneer te zwijgen. Natuurlijk luister je goed naar de antwoorden, maar je bent ook gevoelig voor de emoties en non-verbale signalen.

Verloop van een adviestraject

Het is zaak goed te onderhandelen over je adviesopdracht, zodat aan alle voorwaarden voldaan is om je rol goed te kunnen vervullen. Denk onder andere aan de doelstelling en afbakening, de benodigde medewerking en ondersteuning en je eigen tijdsbesteding.

Je verzamelt informatie door interviews af te nemen, schriftelijke stukken te bestuderen en rond te kijken in de organisatie.

Bij het ontwikkelen van het advies ga je niet alleen uit van vakinhoudelijke argumenten. Je houdt rekening met de situatie en de bedrijfscultuur. Aangezien je als adviseur meer kennis hebt over de materie dan de opdrachtgever, zul je doorgaans het initiatief nemen en voorstellen doen voor oplossingen. De opdrachtgever stelt het vaak op prijs om uit enkele opties te kunnen kiezen. Je reikt opties aan waar de opdrachtgever zelf niet aan gedacht heeft. De schets van de verschillende opties gebruik je om de opdrachtgever bewust te maken van bepaalde consequenties en voor- en nadelen. Ervaren verkopers weten dat mensen uit drie alternatieven met oplopende kwaliteit en prijs, meestal de middelste kiezen.

Je bouwt aan draagvlak voor de geadviseerde oplossing, door medewerkers te interviewen, af te tasten hoe ieder op zijn eigen niveau tegen de situatie aankijkt en ze te betrekken bij het construeren van de oplossing. Advies uitbrengen is eigenlijk feedback geven. Belangrijk is dat je constructief, concreet en eerlijk bent.

Je schrijft je aanbevelingen op in een adviesrapport. Een advies wordt vaak meer gevoelsmatig dan rationeel beoordeeld. Een advies moet daarom vertrouwenwekkend zijn en “strategisch verpakt” worden. Je moet je visie presenteren als een aantrekkelijke oplossing. Bij een presentatie straal je zelfvertrouwen uit.

Vaak word je (mede-)verantwoordelijk voor het implementeren van het advies. Daarbij moet je kunnen omgaan met weerstand in de organisatie. Weerstand is vaak een signaal dat je als constructieve kritiek moet herinterpreteren. Je draagt kennis over, zodat de organisatie nieuwe activiteiten succesvol kan uitvoeren en problemen zelf kan oplossen, zonder van jou afhankelijk te zijn.

Tot slot mag een evaluatie niet ontbreken. Is de doelstelling gerealiseerd? Is het probleem opgelost? Had het beter of efficiënter gekund. In de praktijk wordt de evaluatie door met name externe adviseurs ook gebruikt om vervolgopdrachten in de wacht te slepen.

Beroepen met een adviserende rol

In verschillende beroepen speelt adviseren en belangrijke rol:

  • Als adviseur of consultant hoort adviseren tot je kerntaken.
  • Een controller adviseert directie en management bij het besturen en beheersen van de organisatie.
  • Een accountant adviseert ondernemers op administratief, financieel, bedrijfseconomisch en fiscaal gebied.
  • Als P&O-adviseur/personeelsadviseur adviseer en ondersteun je de directie, de managers op het gebied van personeel en organisatie.
  • Een beleidsmedewerker adviseert een minister, wethouder, bestuur of directie over het te voeren beleid.
  • Als uitvaartondernemer adviseer je de nabestaanden rond de uitvoering van de begrafenis.

Hoe toon je bij een sollicitatie aan dat je over adviesvaardigheden beschikt?

Een voorbeeld: je solliciteert naar de functie van beleidsmedewerker bij een hogere onderwijsinstelling. ‘Goede adviesvaardigheden’ is één van de functie-eisen. Je gaat bij jezelf na hoe je de selectiecommissie kunt overtuigen van je adviesvaardigheden.

Tijdens je hbo-opleiding Human Resource Management nam je deel aan de werkgroep 'Gehandicaptenbeleid' van je hogeschool. Een van de adviezen die jij hebt ingebracht, was het verbreden van de gangpaden in de kantine zodat het ook voor rolstoelers mogelijk werd om in de kantine een broodje te eten. De directie zag aanvankelijk niets in het plan, want het was te duur. Maar nadat je een aantal directieleden in een persoonlijk gesprek van jouw heldere argumentatie hebt overtuigd, gingen ze toch akkoord.

Dit verwerk je in je brief en je zorgt ervoor dat je tijdens je gesprek een aantal voorbeelden volgens de STAR-methode paraat hebt.

Andere voorbeelden

  • Grafisch vormgever van websites: Klanten komen vaak bij mij binnen zonder een visie voor hun website. Ik adviseer klanten altijd om hun website een verlengstuk te laten zijn van hun bedrijf. Het is belangrijk dat het ontwerp van de site past bij de uitstraling van het bedrijf. Ik stel daarvoor steeds vragen, zodat ik erachter kom wat ze nu precies heen willen met hun bedrijf en hun website. Als dat eenmaal helder is, adviseer ik klanten pas over vormgeving en kleurgebruik.
  • P&O-adviseur: De directie wilde dat ik een advies uitbracht over een nieuwe organisatiecultuur. De organisatie was te veel naar binnen gericht en had te weinig oog voor haar klanten. Nadat ik de huidige situatie en knelpunten in kaart had gebracht, kwam ik met het advies om het middenkader meer bevoegdheden te geven zodat zij meer zelfstandig beslissingen kunnen nemen. Op een aantal kleine punten na werd met mijn advies ingestemd en doorgevoerd.

Voorbeelden van vragen over adviesvaardigheden tijdens het sollicitatiegesprek:

  • Wanneer heb je voor het laatst een advies opgesteld? Hoe ben je te werk gegaan om tot het advies te komen? Wat heeft de opdrachtgever met je advies gedaan?
  • Is het wel eens voorgekomen dat een probleem een andere oorzaak had dan je aanvankelijk dacht? Hoe ben je daar achter gekomen?

Aanbevolen websites

Aanbevolen boek

Adviseren als tweede beroep resultaat bereiken als adviseur

Auteur: Hanna Nathans.

De auteur stelt dat adviseren het tweede beroep is van veel staf- en beleidsfunctionarissen. Het boek doet uit de doeken hoe men ideeën en adviezen in een organisatie geaccepteerd krijgt en hoe weerstanden kunnen worden overwonnen. Het is voor een belangrijk deel gebaseerd op ervaringen met interne adviseurs, maar volgens de auteur is het evenzeer van belang voor externe adviseurs.

Adviseren als tweede beroep behandelt o.a. de volgende onderwerpen:

  • de persoon van de adviseur
  • omgaan met geadviseerden
  • inhoud van het advies
  • organisatie en omgeving
  • adviesstrategieën
Auteur: René Pijlman
Je bent hier: Home Functioneren Professionele vaardigheden Adviseren