Flexibel
Flexibel zijn wil zeggen het vermogen en de bereidheid hebben om je eigen houding, gedrag of opvattingen te wijzigen. Flexibiliteit kan reactief zijn, door aan een verzoek te voldoen of je aan te passen aan veranderingen in je werkomgeving. Maar het kan ook proactief zijn, doordat je een vernieuwing initieert, een nieuwe aanpak kiest of jezelf ontwikkelt en nieuwe inzichten of vaardigheden opdoet.
Flexibel is iets anders dan chaotisch of zwabberig. Je kunt doelgericht zijn en vasthouden aan je doel, maar een andere aanpak kiezen als de situatie daarom vraagt.
Flexibele medewerkers worden zeer gewaardeerd door werkgevers. Flexibiliteit is dan ook een belangrijke algemene competentie en soft skill die je helpt om carrière te maken.
Flexibel wordt ook wel inschikkelijk, buigzaam, meegaand of soepel genoemd. Het tegenovergestelde is inflexibel, star of onbuigzaam.
Wat betekent flexibiliteit concreet?
- Je aanpak, werkwijze of gedragsstijl verandert wanneer je problemen of weerstand ontmoet bij het nastreven van een doel.
- Het initiatief neemt om een werkwijze binnen je team of afdeling te verbeteren.
- Aan de wens van een klant voldoet die verder gaat dan de normale dienstverlening van je bedrijf.
- Een nieuwe taak of verantwoordelijkheid op je neemt die niet onder je functieomschrijving of normale takenpakket valt.
- Snel schakelt naar een andere taak die voorrang heeft op je reguliere werk.
- Je prioriteiten herschikt als de situatie verandert.
- Af en toe overwerkt of buiten de gewone werktijden een klus klaart.
- Eens bijspringt en behulpzaam bent door een collega een handje te helpen bij zijn of haar werk.
- Inspringt of invalt om een afwezige collega te vervangen, ook als dat betekent dat je tijdelijk ander werk gaat doen.
- Open staat voor een suggestie of advies van een teamgenoot.
- Bereid bent een eerder gemaakte afspraak te herzien.
- Meebeweegt met iemand met een andere opvatting. Je toont begrip en probeert het ergens over eens te worden, in plaats van te botsen en een conflict te veroorzaken.
- Uit je comfortzone stapt en nieuwe dingen leert.
- Je gedrag of manier van communiceren aanpast aan de situatie.
- Met de ander meebuigt of een concessie doet om een compromis te bereiken in een onderhandeling.
- Improviseert als er onverwachte dingen gebeuren waarop je niet bent voorbereid.
- Een pragmatische oplossing kiest als zich een probleem voordoet, zodat het gewenste resultaat toch op tijd bereikt wordt.
- Je inzet voor een bijzondere activiteit als een bedrijfsuitje of een open dag.
- Een vernieuwing initieert wanneer dat voordelen heeft voor de organisatie of je bepaalde kansen waarneemt.
- Regelmatig een veranderwens koestert met betrekking tot je professioneel handelen.
- Nieuwe software of een clouddienst verkent en een voorstel doet om ermee te gaan werken.
- Veranderbereid bent wanneer er een organisatieverandering op til staat.
Voorbeeld van flexibel gedrag
Stel: je krijgt een extra taak toegewezen omdat een collega van de administratie door ziekte een afspraak niet kan nakomen. Je leidinggevende meldt dat jij nu tijdelijk moet zorgen voor het verzendklaar maken van de facturen. Als je een starre houding hebt, zul je nu naar alle waarschijnlijkheid gaan morren en verongelijkt protesteren. Ben je echter flexibel, dan ben je bereid je aan te passen aan de situatie als die verandert. Je accepteert de nieuwe taak en toont begrip voor de situatie.
Let wel: dit besluit moet in alle redelijkheid zijn genomen. In een flexibele organisatie heeft niet alleen de werknemer, maar ook de werkgever een flexibele insteek. Een leidinggevende mag geen dingen eisen die boven de vermogens van de werknemer uitgaan. Ook moet hij bijvoorbeeld nieuwe richtlijnen op zo’n wijze doorvoeren dat het personeel daarvan zo min mogelijk hinder ondervindt. Zit je ongeveer tot aan je nek in het werk en ben je qua werkdruk eerder toe aan drie weken vakantie, dan is het logisch dat je over deze mededeling in discussie gaat. Is dat echter niet het geval, dan mag er van jou worden verwacht dat je meedenkt en meewerkt met het management. Je ziet dan ook zelf in dat deze maatregel juist is.
Flexibel als competentie
Een competentie is een in gedrag waarneembare combinatie van kennis, vaardigheden en persoonlijke kwaliteiten waarmee je in praktijksituaties je werk goed kunt doen. De competentie flexibel (of: flexibel gedrag, flexibel reageren, flexibiliteit) staat op vrijwel elke lijst met algemene competenties.
Welke ondersteunende competenties komen daarbij kijken?
- Aanpassingsvermogen. Onder wisselende omstandigheden blijf je efficiënt werken.
- Creativiteit. Met je creatieve vermogens bedenk je snel oplossingen bij lastige obstakels en genereer je gemakkelijk nieuwe ideeën.
- Inlevingsvermogen. Je luistert goed naar anderen en probeert hun beweegredenen of positie te begrijpen. Voor je werkomgeving ben je om deze reden een gewaardeerde gesprekspartner waarmee men goed kan samenwerken.
Aan welke competenties draagt flexibiliteit bij?
- Proactief: Proactieve professionals gebruiken hun flexibiliteit om vooruit te denken en te handelen, in plaats van alleen te reageren op wat er gebeurt.
- Mentale veerkracht: je vermogen om vlot te herstellen van een mislukking, tegenslag, teleurstelling of stress. Je bent in staat om in moeilijke tijden positief, toekomstgericht en sterk te blijven, met andere woorden: ‘terug te veren’.
- Loyaal aan organisatie. De regels van het bedrijf respecteer je, ook als ze aan verandering onderhevig zijn en niet direct overeenkomen met je eigen belangen. Je draagt bij aan de waarde van flexibiliteit voor de werkgever.
- Samenwerken in een team. Je bent coöperatief en bereid om met anderen samen te werken om gemeenschappelijke doelen te bereiken. Je bent in staat om verschillende rollen binnen een team op je te nemen, afhankelijk van de behoeften van de groep.
- Snel kunnen schakelen. Als je onverwacht geconfronteerd wordt met een verandering, dan stap je probleemloos over op de nieuwe taken die deze verandering met zich meebrengt. Je wisselt makkelijk tussen verschillende projecten, stelt daarbij goede prioriteiten en beheert je tijd goed.
- Omgaan met werkdruk. Je blijft kalm en geconcentreerd onder druk. Je kunt strakke deadlines of onverwachte uitdagingen aan zonder overweldigd of gestrest te raken.
- Innovatief. Je onderzoekt graag nieuwe producten of technieken en bent regelmatig bezig met vernieuwingen.
Bij welke beroepen heb je deze competentie nodig?
Uiteraard speelt flexibiliteit een rol in de meeste beroepen, maar denk hier met name aan functies waarbij samenwerken en klantencontact belangrijk is.
Welke eigenschappen horen bij een flexibele werkhouding?
- Objectiviteit. Je probeert altijd objectief te blijven; je laat bijvoorbeeld je emoties niet de boventoon voeren bij beslissingen.
- Incasseringsvermogen. Als een nieuwe regel of situatie voor jou niet voordelig uitpakt, accepteer je deze voor zover dit redelijk is.
- Vriendelijkheid. In alle omstandigheden blijf je verdraagzaam en collegiaal. Door een sociale opstelling ondersteun je ook de sfeer op het bedrijf.
- Inzet. Je spant je in om een helpende hand te zijn voor je collega’s en het bedrijf.
- Ontwikkeling. Je verbetert jezelf op basis van feedback die je hebt gekregen.
Hoe ontwikkel je een flexibele werkhouding?
De mogelijkheden om flexibiliteit te ontwikkelen zijn beperkt. Het is lastig te ontwikkelen in een cursus of training. Een aantal tips om flexibeler te worden:
- Probeer je los te weken van je eigen vertrouwde denkpatronen en werkwijzen. Sluit je niet af voor toekomstige veranderingen in je bedrijf. Streef naar vernieuwing en kijk naar de positieve kanten van een verandering of ontwikkeling, ook als deze voor jou niet direct merkbaar zijn. Je zult zien dat je dan beter openstaat en wijzigingen gemakkelijker accepteert.
- Wees niet te snel overtuigd van je eigen gelijk. Soms houdt een beslissing meer in dan jij op dat moment kunt inschatten. Wees subtiel in het beoordelen van andermans inzichten. Laat je angst voor afwijkende standpunten varen. Ga ook niet meteen protesteren; laat het eerst een nachtje bezinken.
- Zoek niet alleen maar naar de voor- of nadelen die een verandering voor jou persoonlijk oplevert, maar kijk of de belangen van je bedrijf hiermee worden gediend.
- Ga na hoe je in het verleden bent omgegaan met veranderingen of situaties. Was je bereid snel over te stappen op een andere aanpak of was je niet te overreden? Liet je anderen in hun waarde? Hielp je mee met het zoeken naar alternatieve oplossingen? Bedenk hoe je deze situaties nu zou aanpakken en welke houding je zou aannemen.
- Als je weerstand ervaart uit je omgeving durf dan afstand te nemen van je eigen mening. Zeg bijvoorbeeld niet aan het einde van een vermoeiende discussie: “Ik vind toch dat we het zo moeten doen”. Vat liever de situatie kort samen: “Als we allebei blijven vasthouden aan onze standpunten, is het lastig om tot een goede oplossing te komen.” Je gesprekspartner hervindt zo weer het zicht op de situatie. Hij kan nu gemakkelijker een compromis sluiten, dan wanneer jij star aan je eigen mening vasthoudt.
- Bekijk bij iedere persoon of situatie welke manier van leidinggeven of informeren op dat moment de meest wenselijke is. Houd daarbij rekening met de positie en het karakter van je gesprekspartners.
Zelfreflectie om flexibeler te worden
Zelfreflectie is een krachtig hulpmiddel dat je kan helpen om flexibeler te worden. Door jezelf uitdagende vragen te stellen, kun je dieper nadenken over je eigen gedrag en je bereidheid om te veranderen. Hier zijn enkele reflectievragen die je kunnen helpen om je flexibiliteit te vergroten:
- In welke situaties heb ik moeite om me aan te passen?
- Hoe reageer ik meestal op onverwachte veranderingen?
- Hoe kan ik meer open staan voor nieuwe ideeën?
- Hoe kan ik mijn routine veranderen om ruimte te maken voor spontaniteit?
- Welke feedback heb ik weleens gekregen om te flexibiliseren?
- Wat houdt me tegen om nieuwe dingen te proberen, en hoe kan ik die barrières overwinnen?
Door regelmatig deze vragen te overwegen en erop te reflecteren, kun je een beter inzicht krijgen in je eigen flexibiliteit en hoe je die kunt verbeteren.
Flexibiliteit als kernkwaliteit
Volgens het model van de kernkwaliteiten en kernkwadranten kan flexibiliteit net als elke kwaliteit doorslaan naar een valkuil. Je bent dan te flexibel en anderen zien dat als een slechte eigenschap. Jouw uitdaging is om dat te voorkomen. Als flexibiliteit een kernkwaliteit van je is, dan kun je daarbij ook allergieën hebben en je ergeren aan bepaald gedrag van anderen.
Wat is de valkuil van flexibel zijn?
- Angstvallige meegaandheid.
- Het klakkeloos accepteren van slechte voorstellen voor verandering.
- Reactief gedrag waarbij je weinig regie meer uitoefent over je werk.
- Zwabberig en richtingloos met alle winden meewaaien. Je kunt niet goed koers houden richting een bepaald doel.
- Overal altijd 'ja' op zeggen, al het werk op je nemen en overladen raken door te veel taken en verantwoordelijkheden. Als je het gevoel hebt dat alles op jou wordt afgeschoven en je niets te kiezen hebt, dan ben je waarschijnlijk niet
zozeer flexibel, maar subassertief.
Wat zijn jouw uitdagingen of leerdoelen?
Belangrijke leerdoelen om te voorkomen dat flexibiliteit doorslaat naar een valkuil zijn:
- Proactief zijn: vooruitzien, anticiperen, je voorbereiden, initiatief nemen, regie hebben, verantwoordelijkheid nemen voor je eigen houding en gedrag en voor hoe je reageert op prikkels.
- Doelgericht zijn: vastberaden en gefocust werken aan het stellen en bereiken van doelen. Je hebt een duidelijke visie op wat je wilt bereiken en je onderneemt systematisch en volhardend actie om die visie te realiseren.
- Kritisch denken: zelfstandig en onafhankelijk van anderen een voorstel voor verandering op zijn merites beoordelen.
- Assertief blijven en standvastig je grenzen aangeven, of duidelijk maken welke gegronde bezwaren je hebt tegen een voorstel voor verandering.
- Zoeken naar de juiste balans. Je gaat bij iedere afzonderlijke situatie na welke reactie de juiste is: aanpassing of weerstand. Je houdt daarbij rekening met de behoefte van je collega's om prettig met je te kunnen samenwerken.
Wat zijn je allergieën?
Als je zeer flexibel bent, dan kun je je ergeren aan overdreven inflexibiliteit. Bijvoorbeeld iemand die:
- zich star en onbuigzaam opstelt
- nooit van plannen of werkwijze wil veranderen
- vernieuwingen en veranderingen tegenwerkt
- zich weinig ontwikkelt en niet wil leren iets beter te doen
- weigert om zijn gedrag aan te passen aan een nieuwe situatie
- stug vasthoudt aan een rooster, protocol, schema of routine
- zich in een discussie onverzoenlijk en rigide opstelt
- zich arrogant en tegendraads gedraagt
- in vergaderingen van iedere mug een olifant maakt
- voortdurend plannen wijzigt of op het laatste moment een afspraak afzegt
- niet punctueel is en regelmatig te laat komt
- zich ongeorganiseerd en chaotisch gedraagt
- besluiteloos is
- onduidelijke verwachtingen heeft of slecht communiceert
- zich onbeleefd of onattent gedraagt en jouw behoeften negeert
Hoe toon je de competentie flexibiliteit aan bij een sollicitatie?
Een voorbeeld: Je solliciteert op een vacature in een klein bedrijf als office manager. ‘Flexibiliteit’ is één van de eisen. Je probeert je voor te stellen wat dat kan betekenen. In kleine bedrijven gebruikt de directeur je vaak als klankbord voor álles waar hij op dat moment mee bezig is. Heeft zij een probleem, dan wil ze dat je daar nú tijd voor maakt en even creatief meedenkt.
Dat ken je uit je huidige baan. Daarin lopen de adviseurs voor wie je werkt ook voortdurend bij je binnen met vragen. Om daar snel op in te spelen heb je de drie adviseurs elk een eigen kleur gegeven. Inez heeft een groene map waarin je aantekeningen bij houdt van klussen waarbij je haar helpt. Paul is blauw en Mei Ling is rood. Die mappen heb je op je bureau voor het grijpen en daardoor kun je snel schakelen. Dit leg je uit in je sollicitatiegesprek.
Voorbeelden van competentiegerichte vragen over de competentie flexibel tijdens het sollicitatiegesprek:
- Heb je onlangs werkzaamheden gedaan die buiten je functieprofiel vielen? Waarom deed je dat? Hoe vond je het?
- Beschrijf een situatie waarbij je op korte termijn van je plan moest afwijken. Wat voor problemen deden zich daarbij voor? Wat was het resultaat?
Nog een aantal gedragsvoorbeelden van de competentie flexibiliteit
- In de zorg: Ik begin mijn werkdag om 7.30. Dan heb ik veel tijd om werk te doen waarbij ik niet gestoord kan worden. Als dan rond 9 uur de eerste cliënten binnenkomen, heb ik al veel af en sta ik open voor hun vragen.
- In het onderwijs: Eerst was ik niet zo enthousiast over dat nieuwe leren, net als mijn oudere collega's. Toen ben ik er veel over gaan lezen en heb ik in mijn vrije tijd een aantal opdrachten voor de leerlingen bedacht, die er goed bij aansluiten. Die bleken heel goed te werken. Ik heb zelfs een paar collega's "mee" gekregen!
- In de communicatie: Klanten willen vaak veel versies van een tekst zien voor ze tevreden zijn over de inhoud. Het is soms een taai proces. Ik erger me daar niet aan, maar stel me erop in. Met onze producten en diensten zijn vaak hoge kosten gemoeid en de klant zoekt dan naar zekerheid. Daar heb ik begrip voor.
- In de techniek: We hadden een constructieplan waarin niet met alles rekening was gehouden. Ik kreeg een wijziging in het plan door van de constructeur. Die aanpassing was niet goed te implementeren binnen de planningsdoelen van het project , maar door in het weekend door te werken heb ik de doelstellingen haalbaar gemaakt.
Flexwerken is wat anders dan de competentie flexibiliteit
Met flexwerken wordt bedoeld dat je als werknemer de vrijheid hebt om je eigen werktijden in te delen en om op verschillende plekken te werken.
De betekenis van flexibiliteit is in dit artikel daarentegen: buigzame houding en gedrag bij veranderingen in het werk. Deze vorm van flexibel werken valt onder de persoonlijke vaardigheden of professionele eigenschappen.
Intellectuele flexibiliteit
Behalve flexibel gedrag is ook een flexibele geest, ook wel ‘cognitieve
wendbaarheid’ of 'intellectuele flexibiliteit' genoemd, een kostbaar goed. Als je flexibel van geest bent, bedenk je makkelijk nieuwe ideeën en heb je een grote
verbeeldingskracht.
Loopbaancoach Propio Forsa wijst op zijn website op het verband met omgaan met werkdruk:
"Wanneer je een complexe baan hebt, die veel van je vraagt, dan vereist dat intellectuele flexibiliteit. Je moet elke dag dan veel informatie verwerken en veel beslissingen maken. Dat is anders dan wanneer je een routineklus doet."
Aanbevolen websites
- Flexibel en flexibiliteit is een competentie of kwaliteit - door Jan Stevens op De Steven.
Auteur: Vera van Dijk, met bijdragen van René Pijlman