Proactief

Proactief zijn betekent meer dan vooruitzien, anticiperen, je voorbereiden en initiatief nemen. Leiderschapsauteur Stephen Covey gaf proactiviteit de diepere betekenis van verantwoordelijkheid nemen voor:

  • je eigen houding en gedrag;
  • hoe je reageert op prikkels.

Proactief zijn wil volgens Covey zeggen:

  • je denkt en handelt vanuit je zorgvuldig en bewust gekozen waarden, principes en doelen; in plaats van impulsen, stemmingen, gevoelens en omstandigheden;
  • je neemt verantwoordelijkheid voor je respons op een prikkel;
  • je bent betrouwbaar, je houdt je aan je toezeggingen;
  • je probeert altijd een positieve invloed uit te oefenen op je omgeving

Proactiviteit wordt veel genoemd in zowel vacatureteksten als sollicitatiebrieven. Het is een belangrijke persoonlijke kwaliteit op het werk.

Vooruitkijken en anticiperen op ontwikkelingen

Iemand die proactief is kijkt vooruit op ontwikkelingen die hij ziet aankomen. Hij houdt rekening met wat hij in redelijkheid kan verwachten. Hij heeft visie, een duidelijk beeld van wat hij wil dat er in de toekomst gaat gebeuren. Proactieve carrièretijger kijkt vooruit door verrekijkerHij neemt verantwoordelijkheid voor toekomstgerichte acties van zichzelf en zijn team, door doelgerichte initiatieven te nemen. Zijn basishouding is niet zozeer reagerend, maar veeleer anticiperend.

Dit is een belangrijke vaardigheid voor professionals die zich bezighouden met strategie en beleid. Voorbeelden van beroepen waarin je moet kunnen vooruitdenken:

Maar ook in andere functies kun je je carrièrekansen vergroten door te laten zien dat jij op ontwikkelingen anticipeert.

Voorbeelden van vooruitziend gedrag

  • Als teamleider van een software-ontwikkelteam weet je hoe het werkt: als een nieuwe versie van het product klaar is, dan volgt er voor de ontwikkelaars een rustige tijd, de stilte voor de storm. De storm is de stortvloed aan meldingen van fouten en problemen die volgt wanneer de klanten of gebruikers een tijd later met de software aan de slag gaan. Je geeft je mensen even wat vakantiedagen en rust. Vervolgens gebruik je de rustige periode om het volgende product of de volgende versie te ontwerpen en aan kwaliteitsverbetering te doen; het diepere denkwerk. Ook is dit de tijd om de teamleden nieuwe dingen te laten leren en nieuwe tools in gebruik te nemen. Jij hebt vooruitgedacht: als de storm komt, is je team er klaar voor.
  • Als je voorziet dat het minder goed gaat met je werkgever en dat je baan op de tocht komt te staan, dan ga jij je vast oriënteren op een volgende stap in je carrière. Je gaat op zoek naar een geweldige werkgever waar je graag zou willen werken. Je wacht niet op een passende vacature, maar je zoekt een nieuw netwerkcontact of stuurt een open sollicitatie

Wat is de betekenis van proactiviteit?

Proactief zijn betekent per definitie dat je verantwoordelijkheid neemt voor je eigen houding, gedrag en reacties. Een proactieve levenshouding brengt verschillende voordelen met zich mee.

Zelfvertrouwen

Als je proactief bent, dan ervaar je meer controle over je leven, voel je je sterker en heb je meer zelfvertrouwen.

Ontwikkeling en vooruitgang

Een proactieve houding gaat gepaard met een growth mindset: de overtuiging dat je beter kunt worden in bijna alles, door je er genoeg voor in te spannen en door te zetten. Je neemt verantwoordelijkheid voor je eigen ontwikkeling en leerprocessen. Hierdoor zul je nieuwe ervaringen opdoen, groeien en carrière maken.

Carrièretijgerin in mantelpakjeLeiderschap

Iemand die proactief is, toont leiderschapskwaliteiten. Hij anticipeert op behoeften of problemen in een team voordat anderen dat doen en werkt aan preventie of oplossingen. Zodoende kan proactiviteit van medewerkers het team of de organisatie vooruit helpen.

Minder ernstige problemen

Een proactief persoon denkt na over de hindernissen die op zijn pad kunnen komen. Hij bereidt zich erop voor en neemt maatregelen om problemen te voorkomen. Daardoor zullen proactieve mensen minder ernstige problemen tegenkomen in hun leven (dat geldt natuurlijk niet voor problemen waar je niets aan kunt doen, zoals ongelukken, ziekte of de dood).

Minder stress

Proactieve mensen hebben meer controle over hun leven, zijn beter voorbereid, zijn goed georganiseerd en ervaren daardoor minder spanning en stress.

Tegenovergestelde: reactief gedrag

Reactief gedrag betekent: afwachten en reageren op een prikkel of de situatie die zich aandient. Reactieve mensen laten zich leiden door:

"De proactieve benadering van een fout is om deze onmiddellijk te erkennen, te corrigeren en ervan te leren."

- Dr. Stephen R. Covey

  • hun stemming en gevoelens ("ik heb er geen zin in");
  • prikkels uit de omgeving;
  • de omstandigheden waar ze zich in bevinden.

Voorbeeld: een reactieve medewerker onderneemt zelf niets en wacht op een opdracht van zijn leidinggevende.

Neem verantwoordelijkheid voor je respons op een prikkel

We zijn geneigd direct en automatisch te reageren op een prikkel. We reageren bijvoorbeeld geërgerd of defensief als iemand ons een verwijt maakt. Covey stelt dat een belangrijk onderdeel van leiderschap is om je reactie bewust te kiezen. Hij adviseert:

  • Pauzeer even voor je reageert;
  • Kies bewust je respons. Gebruik daarbij de menselijke gaven:

Dezelfde benadering komt terug in de aanpak van slechte gewoontes. Als je besloten hebt een slechte gewoonte af te leren, en je voelt de betreffende behoefte opkomen, pauzeer dan even. Denk aan je voornemens en kies een alternatief voor de slechte gewoonte.

Voorbeeld: je wilt afvallen en hebt besloten geen koekjes meer te eten. Als je trek krijgt in een koekje of je krijgt er een aangeboden, sta er dan even bij stil, bedenk hoe weinig voedingswaarde een koekje heeft en zoek iets gezonds om te eten. 

In de pauze tussen prikkel en respons heb je de vrijheid en kracht om je gedrag te veranderen. 

Cirkels van invloed en betrokkenheid

De cirkel van betrokkenheid omvat alle zorgen die je in je werk en leven hebt, waaronder gezondheid, familie en vrienden, financiën, de economie, het milieu, de energievoorziening etc. Alles wat je in de cirkel opneemt is een zorg en is belangrijk voor je. Je houdt je niet of nauwelijks bezig met de dingen buiten de cirkel.

Helaas heb je geen invloed op sommige dingen in je cirkel van betrokkenheid. Je kunt je bijvoorbeeld zorgen maken om de economie, maar je kunt er niets aan doen. Daarom is het belangrijk om je cirkel van invloed af te bakenen binnen je cirkel van betrokkenheid. Die omvat uitsluitend de dingen waar je iets aan kan doen.

Cirkels van invloed en betrokkenheid

Proactieve mensen richten hun inspanningen op hun ‘Cirkel van invloed.’ Ze houden zich bezig met die dingen waar ze iets aan kunnen doen. Reactieve mensen houden zich bezig met hun bredere cirkel van betrokkenheid. Wanneer je handelt in je cirkel van invloed zul je minder stress ervaren, omdat je de gang van zaken kunt veranderen en beïnvloeden.

God schenk me

kalmte om te aanvaarden wat ik niet kan veranderen,

moed om te veranderen wat ik wel kan veranderen en

wijsheid om het verschil hiertussen te zien.

- Gebed om kalmte

Waar heb je invloed op?

  • Je eigen gedachten en overtuigingen; wat je denkt
  • Je eigen werk; wat je doet
  • Wat je zegt
  • Je gevoelens en humeur
  • De initiatieven die je neemt
  • Hoe je reageert op dingen die gebeuren

Waar heb je geen invloed op?

  • Wat anderen denken, zeggen of doen
  • Het wereldnieuws
  • Het weer
  • De economie

Als je proactief bent dan kijk je naar de weersverwachting en neem je passende kleding of een paraplu mee. Maar je moppert niet op het weer en laat je stemming niet door het weer bepalen. Van wandelen in de regen kun je ook genieten. Jij bent het zonnetje in huis. Of zoals Covey het zei: je brengt je eigen weer mee.

Gebruik proactieve taal

Let op hoe je denkt en je uitdrukt. Proactieve formuleringen zijn bijvoorbeeld:

  • Ik kies voor ...
  • Ik geef de voorkeur aan ...
  • Laten we het eens anders bekijken ...
  • Nee dank je, dat wil ik niet
  • Dat zal ik doen ...

Reactieve formuleringen zijn:

  • Ik moet ...
  • Zo ben ik nu eenmaal
  • Als ik maar ...
  • Ik kan er niks aan doen
  • Daar heb ik geen tijd voor

Wat kenmerkt een proactieve medewerker?

Een proactieve medewerker is iemand die initiatief neemt om problemen te onderkennen en actie te ondernemen zonder opdracht van een leidinggevende. Hij anticipeert op werk dat op hem af komt, hij bereidt zich erop voor en rondt andere taken eerder af. Proactieve werknemers vragen zich af wat ze kunnen doen om efficiënter te werken en problemen te voorkomen.

Kenmerken van proactief gedrag zijn:

  • Goed georganiseerd: proactieve mensen plannen en organiseren hun werk, letten op hun verantwoordelijkheden en doen aan time management.
  • Kalm en rationeel: ze denken vooruit, maar zijn ook flexibel en passen zich makkelijk aan als zich iets onverwachts voordoet. Ze weten: ik kan mijn acties beheersen, maar niet de gevolgen ervan en de gebeurtenissen die zich aandienen.
  • Oplossingsgericht: ze denken vooruit, voorzien problemen en zijn erop voorbereid. Ze zijn vindingrijk en zitten niet bij de pakken neer als ze een hindernis tegenkomen.
  • Betrokken: ze voelen zich verbonden met de organisatie en het werk dat ze daarin doen. Ze zijn loyaal, hebben wat je noemt ‘hart voor de zaak’ en spannen zich in om de organisatiedoelen te verwezenlijken.

Voorbeelden van proactief gedrag

Proactief handelen betekent bijvoorbeeld:
  • Als je manager informatie van je vraagt, dan onderzoek je welke betekenis die informatie voor haar heeft. Je verzamelt en analyseert de gegevens, en geeft er onderbouwd advies bij. Zo win je vertrouwen van je leidinggevende en groeit je cirkel van invloed.
  • Je zorgt goed voor jezelf. Je eet gezond (ondanks het overaanbod van junkfood), gaat regelmatig hardlopen of fietsen (ook als het slecht weer is) en slaapt voldoende (ook als je het druk hebt).
  • Je vraagt feedback van een docent, collega of leidinggevende, accepteert het vriendelijk en gebruikt het om je verder te ontwikkelen.
  • Als je vastloopt in je studie of werk, dan vraag je advies aan de docent of bij een ervaren collega. Dat is veel beter dan doormodderen, slecht werk afleveren en later aankloppen als je hulp nodig hebt om de problemen op te lossen.
  • Als je op zoek bent naar een nieuwe baan, ga je zelf zoeken naar een fantastische werkgever waarbij je je thuis voelt. Je zoekt contact met het bedrijf en gaat in gesprek. Zo kun je veel meer sturen waar je gaat werken dan wanneer je reactief grasduint in vacatures.
  • Je onderzoekt de werkgever voordat je solliciteert. Je kijkt daarbij verder dan de vacaturetekst. Je zoekt nieuwsberichten over het bedrijf en verdiept je in ontwikkelingen in de branche. Je komt goed voorbereid en zelfverzekerd naar het sollicitatiegesprek en kunt het verloop van het gesprek beïnvloeden met de voorkennis die je hebt.
  • Je werkt efficiënt en doelgericht: je maakt dagelijks een lijstje met de belangrijkste taken die je wilt voltooien. Je focust je volledig op die taken en laat je niet te veel afleiden door e-mails, telefoontjes en andere prikkels.
  • Als je een probleem ziet aankomen dan neem je vast je maatregelen om de schade te beperken en je begint met zoeken naar een oplossing.
  • Je onderneemt activiteiten die goed staan op je cv, of verdiept je in zaken die buiten je directe werkverantwoordelijkheid liggen. Daarmee toon je initiatief en betrokkenheid bij je studie of werk. Ook gaan er nieuwe deuren voor je open doordat je nieuwe dingen leert en nieuwe mensen ontmoet.
  • Je komt meestal vroeg op het werk. Dan is het nog rustig en kun je je concentreren op je belangrijkste taken. Je laat zien dat je je werk waardeert en dat je punctueel en betrouwbaar bent.

Hoe kun je een proactieve houding ontwikkelen?

Werk altijd met een doel voor ogen, zowel in je studie, werk als dagelijks leven. Deel je doelen met je leidinggevende of collega's om verwachtingen te wekken die je ook gaat waarmaken. Plan en organiseer je werk. Neem projecten of taken op in je agenda en stel herinneringen in om ervoor te zorgen dat je er tijdig aan begint. Focus op je belangrijkste taken. Bewaak je voortgang en voorkom dat je overbelast of gestrest raakt. Beloon jezelf als je een doel behaalt en ga rustig verder met de volgende stap.

Analyseer je studie of werk. Bedenk wanneer het druk is en wanneer je tijd hebt om je kennis en vaardigheden uit te breiden ('sharpen the saw').

Stephen Covey adviseert om jezelf 30 dagen lang te trainen door in elke situatie en bij elke prikkel even te pauzeren en welbewust je respons te kiezen. Reageer rationeel, vriendelijk en constructief bij problemen of conflicten. Reflecteer achteraf op reactief gedrag en leer ervan.

Affirmaties om proactiever te worden

Train affirmaties om een proactieve houding aan te nemen. Dit zijn oprecht gemeende positieve gedachten of bekrachtigende beweringen over jezelf. Door deze regelmatig te bevestigen en herhalen beïnvloed je je brein in positieve richting en vergroot je je zelfvertrouwen. Voorbeelden:

  • Ik steek vaak als eerste mijn hand op
  • Ik kijk vooruit en neem initiatieven om kansen waar te nemen en problemen te voorkomen
  • Ik handel vanuit mijn waarden en principes
  • Ik kom mijn beloftes na
  • Ik weet wat ik wil en wat me te doen staat
  • Ik zie elke hindernis als een kans om van te leren en te groeien
  • Ik tel tot 10 voor ik reageer
  • Ik maak me geen zorgen
  • Ik focus me volledig op de ene taak die voor me ligt

Proactiviteit als competentie

Een competentie is een in gedrag waarneembare combinatie van kennis, vaardigheden en persoonlijke kwaliteiten waarmee je in praktijksituaties je werk goed kunt doen. De competentie proactiviteit staat op een enkele lijst met algemene competenties.

Gerelateerde competenties en kwaliteiten

  • Initiatief: proactief is meer dan initiatief nemen. Initiatief nemen is iets in gang zetten, proactief zijn wil ook zeggen verantwoordelijkheid nemen voor het voltooien van de activiteit tot aan het doel of eindresultaat.
  • Anticiperen: je voorbereiden op dingen die komen gaan.
  • Discipline: de belangrijkste discipline is om niet automatisch te reageren op een prikkel, maar bewust je respons te kiezen.
  • Visie: je kijkt vooruit en voorziet omstandigheden, kansen en problemen in de toekomst.
  • Veerkrachtig: opkrabbelen en doorzetten bij onverwachte problemen
  • Growth-mindset: de overtuiging dat je beter kunt worden in bijna alles, mits je je maar genoeg inspant, concentreert en volhoudt.

Proactief netwerken

Als je proactief bent, dan probeer je altijd een positieve invloed uit te oefenen op je omgeving. Dat geldt ook voor je netwerk. Benader een netwerkcontact eens als je een interessante kans voor hem ziet, in plaats van wanneer je iets van hem nodig hebt.

Als je zelf een probleem hebt (je raakt bijvoorbeeld zonder werk), vraag netwerkcontacten dan om advies (Ken je iemand die in mij geïnteresseerd zou zijn? Wat zou jij doen in mijn situatie?), niet om een oplossing (Heb je werk voor me?). Daarmee neem je verantwoordelijkheid voor je eigen situatie, je verwacht niet van anderen dat ze jouw problemen oplossen.

Als je je netwerk wilt versterken of activeren, ga er dan eens goed voor zitten. Denk aan elk van je netwerkcontacten en bedenk iets dat die persoon zal waarderen. Dat kan een mailtje of telefoontje zijn, een interessante kans of tip, maar soms ook een verzoek om advies. Sommige mensen waarderen het als je hen advies vraagt, daarmee laat je blijken dat je hun kennis en denkvermogen respecteert.

Als je iets belooft aan iemand in je netwerk, werk daar dan ook echt aan, houd de ander op de hoogte en kom je belofte na.

Proactieve gereedschapskist

Als proactieve professional heb je in je mentale gereedschapskist:

Hoe kun je proactiviteit aantonen bij een sollicitatie?

Stel je solliciteert op de functie van supportmedewerker bij een bedrijf in de sector Techniek. ‘Proactiviteit’ is één van de functie-eisen. Je weet precies wat ze ermee bedoelen, want support betekent vaak reageren op problemen, vragen en klachten van klanten.

Bij een vorige werkgever heb je een onderdeel met veelgestelde vragen op de website ingericht, zodat klanten het antwoord op hun vraag vaak zelf kunnen vinden. Ook heb je in samenwerking met technici een statuspagina gemaakt, waar het bedrijf actuele informatie over een storing geeft. Zo zien klanten dat de storing al bekend is en zullen ze minder bellen en mailen om een melding te doen of naar de status te vragen.

Dit verwerk je in je sollicitatiebrief en je zorgt ervoor dat je tijdens je sollicitatiegesprek een aantal voorbeelden volgens de STARR-methode paraat hebt.

Daarnaast bedenk je een aantal slimme vragen om in het gesprek te stellen, dat is een teken van initiatief en proactiviteit in het sollicitatiegesprek zelf.

Proactieve mensen kijken vooruit, stellen zich doelen en werken actief aan de realisatie ervan. Zorg dus dat je wat kunt vertellen over je persoonlijke visie en je carrièredoelen.

Wanneer sla je door?

Je slaat door als je je volledig beperkt tot je cirkel van invloed en je cirkel van betrokkenheid daarbuiten volledig negeert. Het heeft geen zin om je zorgen te maken over geopolitieke crises en je stemming erdoor te laten bepalen, maar het is wel goed om het nieuws te volgen en je te informeren.

Je slaat door als je onverschillig bent bij ziekte of ernstige problemen van een naaste. Je kunt het probleem misschien niet oplossen, maar je kunt je naaste wel emotioneel steunen, of praktische hulp bieden.

Wetenschappelijk onderzoek naar proactiviteit op de werkvloer

Maryna Sharygina-Rusthoven onderzocht het belang van context voor proactief gedrag. Zij promoveerde daarop in 2019 aan de Vrije Universiteit in Amsterdam. Zij schreef in de conclusie van haar proefschrift over proactief gedrag van werknemers:

Leidinggevenden staan toch niet altijd open voor dergelijk gedrag van hun medewerkers. Voice [medewerkers die zich mondig uitspreken RP] daagt immers de ‘normale’ gang van zaken uit en kan door de leidinggevende als kritiek worden beschouwd.

Het is dus zaak geen problemen en kritiek neer te leggen bij je leidinggevende. Hoe moet het dan wel? In een interview in de Volkskrant zei de onderzoeker:

Het allerbelangrijkste is dat werknemers niet alleen aanstippen wat er misgaat, maar ook met oplossingen komen. ‘Zorg ervoor dat je goed hebt nagedacht over wat je wilt, verzamel van tevoren informatie en bereid het voor als een verkooppitch. Anders verspil je je eigen tijd en die van je werkgever.

Varia

"Pro actief" is een spelfout. Samenstellingen worden aaneen geschreven. Het woord mag wel geschreven worden als pro-actief, met een koppelstreepje. Maar daarmee zeg je eigenlijk dat je voorstander bent van 'actief', wat een beetje raar is.

Aanbevolen video

Aanbevolen website

Bronnen

Auteur: René Pijlman

Je bent hier: Home Functioneren Professionele eigenschappen Proactief