Oplossingsgericht

Een probleem is een hindernis tussen een mens en zijn doel. Op het werk word je belast met doelen van je werkgever en kom je onvermijdelijk obstakels tegen. Iemand die oplossingsgericht is blijft niet piekeren over het probleem, maar richt zijn aandacht op het vinden van mogelijke oplossingen. Hij pakt de problemen die hij tegenkomt voortvarend aan met de ene of de andere methode. Hij lost de problemen die hij tegenkomt zo mogelijk zelf op, of presenteert een voorstel voor een oplossing aan zijn leidinggevende.

Oplossingsgerichtheid is een belangrijke soft skill voor een ambitieuze professional. Als je goed in staat bent met lastige obstakels om te gaan, zal je leidinggevende je steeds meer verantwoordelijkheid toevertrouwen.

Probleemoplossend vermogen

De wereld is vol problemen die om een oplossing vragen. Dat geldt ook voor werkomgevingen. Het is dus ook niet verwonderlijk dat in veel vacatures wordt gevraagd om mensen die over een goed probleemoplossend vermogen beschikken of oplossingsgericht zijn. Maar wat houden deze begrippen precies in?

Het is vaak niet zo moeilijk om te constateren dat er een probleem is. Een manager ziet dat zijn medewerkers ontevreden zijn, de directie stelt vast dat de targets niet zijn gehaald en de secretaresse verzucht dat de printer voor de derde keer deze week niet werkt.

Veel moeilijker is de vraag: hoe los je deze problemen op?

Carrièretijger heeft een probleem en ziet 3 mogelijke oplossingen. Vertwijfeld vraagt hij zich af wat te doen.

Er zijn verschillende methoden om problemen op te lossen:

  1. door het probleem grondig te analyseren en de oorzaken aan te pakken
  2. door te zoeken naar een pragmatische oplossing, een quick fix of snelle weg naar het resultaat

Deze manieren sluiten elkaar niet uit, maar hebben een verschillend karakter. De eerste manier is grondig maar (vaak) langzaam, de tweede manier is snel, maar niet altijd afdoende voor de oplossing van het hele (of ware) probleem. Het ligt ook aan de aard van het probleem welke oplossingsmethode de voorkeur verdient.

Probleemoplossend vermogen is één van de elf 21e eeuwse vaardigheden die nodig zijn om te kunnen functioneren in de moderne kennissamenleving.

Terugkijken en het probleem analyseren

Carrièretijgerin in mantelpakjeWeten welke hindernis het probleem precies veroorzaakt en op alle elementen een haalbare oplossing zoeken: dat is een gedegen, rationele aanpak, die vaak leidt tot een gefundeerde oplossing. Aan de remedie van het probleem gaat een goede probleemanalyse vooraf. Door oorzaak en gevolg te kennen en oplossingen tegen elkaar af te wegen, kom je tot een weloverwogen besluit over wat de juiste oplossing is. Op die manier wordt het ware probleem tot op de bodem uitgezocht en opgelost.

Nadeel: deze aanpak kost tijd (soms zoveel dat het probleem zichzelf al heeft opgelost) en kan verzanden in beschuldigende vingers. Bovendien leidt deze manier van werken soms tot veel inzicht zonder dat het tot een oplossing komt. Mensen richten zich dan te veel op het probleem en te weinig op het resultaat (het realiseren van de gewenste situatie).

Oplossingsgericht werken

Vaak vragen situaties om een snelle, afdoende uitweg, ook al wordt daarmee het probleem niet tot op de bodem verholpen. Het is zelfs mogelijk een probleem te verhelpen zonder gedegen uit te zoeken waar het probleem precies vandaan komt. Een snelle oplossing is te bereiken door te vragen:Technische tijger

  • Wat is de situatie die ik wil bereiken?
  • Wat is er al bereikt en hoe is dat gelukt?
  • Hebben er in het verleden bepaalde oplossingen goed gewerkt? Zo ja, welke?

Wie zich deze vragen stelt, zal waarschijnlijk ideeën krijgen om het probleem te lijf te gaan. Deze ideeën zijn stappen in de richting van de oplossing. Vaak zijn dat hele kleine stapjes, maar als het begin eenmaal is gemaakt, dan is het makkelijker om steeds weer een nieuwe stap in de richting van de oplossing te zetten.

Wie op deze manier oplossingsgericht werkt, richt zijn aandacht dus niet zozeer op het probleem, maar op de oplossingen die zich aandienen en die mogelijkerwijs goed uitpakken.

Een nadeel van deze manier van werken: het kan leiden tot houtje-touwtje oplossingen, omdat het fundamentele probleem niet echt uit de wereld wordt geholpen, of soms zelfs niet aan het licht komt.

Voor snelle oplossingen van niet al te wezenlijke problemen werkt deze methode vaak uitstekend. Veel organisaties zijn erg blij met medewerkers die deze aanpak beheersen, omdat zaken slagvaardig en doeltreffend worden opgelost, al was het maar voor de korte termijn.

Wat voor probleemoplosser ben jij?

  • Ben je pragmatisch, flexibel en klantgericht?
  • Vind je op alle vragen altijd wel een antwoord?
  • Houd je van aanpakken en ben je een echte doener?
  • Ben je praktisch ingesteld en kom je snel in actie?
  • Ben je resultaatgericht: ben je tevreden als er snel een resultaat wordt bereikt?
  • Denk je liever in uitdagingen, mogelijkheden en kansen, in plaats van hindernissen en problemen?

Herken je jezelf in deze typeringen, dan is de kans groot dat je behoorlijk oplossingsgericht bent.

  • Of ben je meer een denker en ga je rationeel te werk?
  • Bekijk je de dingen graag van verschillende kanten?
  • Verafschuw je oppervlakkigheid en vind je kwaliteit van groot belang?
  • Hoeft het van jou allemaal niet zo snel, als het maar goed gebeurt?
  • Zie je vaak beren op de weg en dingen die mis kunnen gaan?

Jij past waarschijnlijk meer in organisaties die zich bezighouden met het oplossen van complexe problemen en die daar de tijd voor nemen.

Nogmaals: de ene manier is niet beter dan de andere, en ze sluiten elkaar ook niet uit. Voor sommige problemen is de ene methode geschikter, en voor andere problemen de andere. Wie bij een ICT-organisatie werkt en een nieuw stuk software moet ontwikkelen, doet er verstandig aan om uiterst gedegen te werk te gaan. Maar komt er een melding dat een belangrijke database is uitgevallen bij een klant, dan verzin je meteen een oplossing die binnen een kwartier werkt, ook al is daarmee het probleem niet volledig en voor de lange termijn opgelost. Aan die langetermijnoplossing ga je werken als het acute probleem voor even is verholpen.

Hoe kun je oplossingsgerichter worden?

Barack Obama: los problemen op

"Het belangrijkste carrièreadvies dat ik geef aan jonge mensen is: leer gewoon hoe je dingen voor elkaar krijgt. Wat ik daarmee bedoel is: ik heb op elk niveau mensen gezien die heel goed zijn in het beschrijven van problemen; mensen die heel bekwaam zijn in het uitleggen waarom iets is misgegaan of waarom iets niet kan worden opgelost.

Waar ik altijd naar op zoek ben, bij kleine en grote problemen, is iemand die zegt: laat mij dat regelen. Iemand met de houding "wat er ook voor nodig is, ik kan het aan en ik kan leren hoe ik dit voor elkaar krijg" wordt opgemerkt door de leiding van de organisatie.

Barack Obama, 44e president van de VS"

Het belangrijkste inzicht dat je kunt gebruiken om oplossingsgerichter te worden betreft niet hoe je problemen oplost, maar hoe je omgaat met je baas. Veel medewerkers gaan aan de slag met een werkopdracht, komen problemen tegen en presenteren die aan hun manager. Een oplossingsgerichte medewerker gaat aan de slag, komt problemen tegen en denkt "dit is mijn werk". Hij analyseert het probleem, werkt aan een oplossing, vraagt hulp aan collega's, lost het op of - als hij daar de middelen of bevoegdheden niet toe heeft - presenteert een voorstel voor een oplossing aan zijn leidinggevende. Zijn aandacht en energie zijn gericht op het oplossen van het probleem, niet op het rapporteren ervan.

Als je op weg naar je doel worstelt met een hindernis, stel jezelf dan vragen om er op een andere manier naar te kijken:

  • Welke mogelijkheden heb ik om hier iets aan te doen?
  • Wat zijn onze opties in deze situatie?
  • Welke kansen biedt dit probleem?

Er zijn diverse trainingen gericht op oplossingsgericht werken. Merk op dat veel van deze trainingen zich richten op de wereld van de hulpverlening, therapie en coaching. In die wereld is "oplossingsgerichte therapie" een begrip. Dit soort trainingen zijn waarschijnlijk niet relevant in jouw vakgebied.

Oplossingsgericht als competentie

Een competentie is een in gedrag waarneembare combinatie van kennis, vaardigheden en persoonlijke kwaliteiten waarmee je in praktijksituaties je werk goed kunt doen. De competentie oplossingsgericht (of probleemoplossend vermogen) staat op vrijwel elke lijst met algemene competenties.

Welke competenties komen daarbij kijken?

  • Creativiteit: je kunt buiten de gebaande paden denken en met innovatieve oplossingen komen.
  • Pragmatisch: je hebt een nuchtere kijk en verzint een praktisch haalbare en nuttige oplossing waarmee het gewenste resultaat wordt bereikt.
  • Resultaatgericht: je spant je actief in om een concrete oplossing te realiseren. Bij tegenslagen geef je niet op en houd je de uitgezette lijn voor ogen.
  • Rationeel denken: het vermogen om gegevens te verzamelen, te interpreteren om mogelijke oplossingen te vinden.
  • Besluiten nemen: na het analyseren van het probleem kies je de meest wenselijke oplossing en ga je over tot actie.
  • Doorzettingsvermogen: je houdt krachtig vast aan het zoeken naar een uitweg, totdat het probleem is opgelost.
  • Flexibiliteit: je kunt je oplossingen aanpassen aan veranderende omstandigheden.
  • Samenwerken: je kunt met anderen samenwerken om oplossingen te vinden en te implementeren.
  • Proactiviteit: je anticipeert op mogelijke problemen en neemt maatregelen om die te voorkomen.
  • Veerkracht: je volhardt in het vinden van oplossingen ondanks tegenslagen of uitdagingen.

Oplossingsgericht als kernkwaliteit

Volgens het model van de kernkwaliteiten en kernkwadranten kan elke kwaliteit doorslaan naar een valkuil. Je bent dan te oplossingsgericht en anderen zien dat als een slechte eigenschap. Jouw uitdaging is om dat te voorkomen. Als oplossingsgerichtheid een kernkwaliteit van je is, dan kun je daarbij ook allergieën hebben en je ergeren aan bepaald gedrag van anderen.

Wat is de valkuil van oplossingsgericht?

De een is oplossingsgericht, een ander is oplossingsgerichter, jij bent het oplossingsgerichtst. Dat is een kwaliteit. Maar kun je ook té oplossingsgericht zijn? Jazeker. Als je overmatig oplossingsgericht bent, kun je doorslaan naar:

  • Een overhaaste of ondoordachte oplossing implementeren. Je bagatelliseert mogelijke negatieve gevolgen van jouw snelle oplossing. In je gretigheid om een oplossing te vinden, kun je potentiële gevolgen of risico's missen die eraan verbonden zijn.
  • De onderliggende oorzaak negeren. Jouw aanpak neemt de achterliggende oorzaak niet weg en jij hebt weinig aandacht voor de gevolgen daarvan.
  • Geen alternatieven, andere ideeën of zienswijzen overwegen.

Wat zijn jouw uitdagingen of leerdoelen?

Belangrijke leerdoelen om te voorkomen dat sterke oplossingsgerichtheid doorslaat naar een valkuil zijn:

  • Wees geduldig en neem de tijd om het probleem grondig te analyseren en volledig te begrijpen, voordat je met een oplossing aan de slag gaat.
  • Sta open voor verschillende zienswijzen en benaderingen.
  • Zoek naar de juiste balans tussen een korte- en langetermijnoplossing.
  • Werk goed samen met je team. Soms ontstaan de beste oplossingen door met anderen samen te werken en gebruik te maken van hun expertise en inzichten.

Wat zijn je allergieën?

Als je zeer oplossingsgericht bent, dan kun je je ergeren aan mensen die:

  • Veel praten of klagen over het probleem en weinig actie ondernemen. Jij wilt vooruitgang boeken en aan de slag met een oplossing.
  • Potentiële oplossingen kennen, maar er niks constructiefs mee doen.
  • Niet willen samenwerken om een collectief doel of resultaat te bereiken.
  • Passief zijn, weinig betrokken of niet enthousiast.

Hoe toon je bij een sollicitatie aan dat je oplossingsgericht bent?

Vraag je allereerst af naar wat voor probleemoplosser een organisatie op zoek is als ze in de vacaturetekst vragen om iemand die over probleemoplossend vermogen beschikt of oplossingsgericht is. Willen ze iemand die problemen diepgravend uitzoekt en weloverwogen en secuur tot rationele beslissingen komt? Of zoeken ze juist iemand die snel met een pragmatische oplossing komt die werkt, als is het niet voor eeuwig? En misschien zoeken ze wel iemand die het allebei kan.

Geef in je sollicitatiebrief een concreet voorbeeld van hoe jij een probleem tot een oplossing hebt gebracht. Gebruik hiervoor de STAR-methode.

Schrijf bijvoorbeeld: "In mijn baan als vestigingsmanager heb ik veel te maken met grote en kleine problemen. Ik probeer dingen altijd zo op te lossen dat de klant zo weinig mogelijk van het probleem merkt. Dat is mijn eerste doel. Vervolgens maak ik tijd vrij om samen met een paar betrokkenen het probleem echt te analyseren, zodat we een echte langetermijnoplossing vinden. Op deze manier hebben we een probleem met beschimmelde kaas in onze winkel kunnen oplossen. De klanten hebben we direct tevreden kunnen stellen met een nieuw stuk kaas van een ander merk. Vervolgens zijn we gaan bekijken hoe het heeft kunnen gebeuren dat we een partij beschimmelde kaas in de schappen hadden liggen. Er kwam aan het licht dat er wezenlijk iets fout zat bij de verpakkingsafdeling. Ik ben blij dat we het hebben gevonden, zodat grotere problemen zijn voorkomen."

Bereid je voor het sollicitatiegesprek voor op vragen als:

  • Beschrijf eens een ernstig probleem dat u in uw werk bent tegengekomen. Hoe heeft u dat aangepakt?
  • Is er wel eens een probleem voorkomen, doordat u het tijdig had gesignaleerd? Wat was dat voor probleem?
  • Kunt u een voorbeeld noemen van een situatie waarin de resultaten van uw werk achterbleven bij de verwachtingen? Wat waren volgens u de oorzaken?
  • Is er wel eens een probleem ontstaan dat u niet had voorzien? Hoe bent u te werk gegaan?

De selectiecommissie zal er door deze vragen achter willen komen hoe analytisch en/of besluitvaardig je bent in het oplossen van problemen.

Meer voorbeelden

Informatiespecialist: "Ik was in mijn vorige baan verantwoordelijk voor het opstellen van een elektronisch archief. Daarvoor ben ik niet over één nacht ijs gegaan. Het lijkt simpel, van elk document een scan maken en dat op een computer opslaan. Maar ik heb me verdiept in toekomstvaste opslagformaten en een adequate naamgeving van bestanden, zodat het archief ook in de toekomst goed doorzoekbaar zou blijven. Het heeft door deze grondige aanpak misschien allemaal wat langer geduurd, maar we hebben nu wel een oplossing die écht werkt, ook over tien jaar."

Politieagent: "Als wijkagent word je natuurlijk veel geconfronteerd met acute problemen, vaak conflicten en ruzies. Ik probeer altijd een snelle oplossing te bedenken waarin alle partijen zich kunnen vinden. Zo heb ik laatst een incident weten op te lossen, waarbij een oudere boze man kiezels gooide naar voetballende jongeren, omdat hij zich ergerde aan hun lawaai. Ik ben met die man gaan praten en het bleek dat hij erg ongelukkig was dat hij nooit meer kon voetballen. Ik heb de jongens gevraagd of ze voor de aardigheid een voorzichtig partijtje met die man wilden spelen. Dat hebben ze gedaan. Nu staat die man regelmatig de jongens aan te moedigen langs de kant van het veldje.
Dit was natuurlijk een incidentele oplossing, maar ik heb vervolgens wel een idee bij de wijkraad neergelegd om eens een toernooitje met gemengde teams van ouderen en jongeren te organiseren. Ik heb goede hoop dat dat veel problemen tussen ouderen en jongeren in de toekomst kan voorkomen."

Voorbeelden van competentiegerichte vragen over je probleemoplossend vermogen tijdens het sollicitatiegesprek:

  • Geef een voorbeeld van een situatie waarin je voor een snelle oplossing voor een probleem hebt gekozen. Wat was je motivatie om het probleem niet eerst tot op de bodem uit te zoeken?
  • Is het wel eens voorgekomen dat een probleem een andere oorzaak had dan je aanvankelijk dacht? Wat was de reden dat je dat niet eerder wist?
  • Welk probleem heb je recent onder de aandacht gebracht van je manager? Vervolgvraag: hoe heb je dat gepresenteerd?

Aanbevolen boek

  • The Obstacle Is the Way: the timeless art of turning trials into triumph (in het Nederlands vertaald als Het obstakel is de weg: klassieke principes om van tegenslagen kansen te maken), Ryan Holiday.
    Inspirerende principes uit de Stoïcijnse filosofie om positief en energiek om te gaan met hindernissen.

Aanbevolen websites

Bronnen

Auteur: Ysolde Bentvelsen, met  bijdragen van René Pijlman

Je bent hier: Home Functioneren Professionele vaardigheden Oplossingsgericht