Organisatiesensitiviteit

In vacatureteksten staat bij de functie-eisen nogal eens dat je over 'organisatiesensitiviteit' moet beschikken. Wat is dat precies en hoe ontwikkel je die competentie?

Organisatiesensitiviteit (of: organisatiebewustzijn) is een duur woord voor het hebben van inzicht in hoe een organisatie feitelijk werkt. Als je organisatiesensitief bent, dan houd je niet alleen rekening met de formele en hiërarchische lijnen, maar heb je ook een goed gevoel voor onderlinge verhoudingen en gedragingen van mensen. Je begrijpt dat er verschillende meningen en belangen zijn en dat machtsfactoren een rol spelen. Je snapt de organisatiecultuur en houdt rekening met de omgangsvormen en ongeschreven regels. Je weet hoe de hazen lopen binnen de organisatie. Je weet hoe je daarmee om moet gaan als je iets voor elkaar wilt krijgen.

Voelsprieten

Organisatiesensitiviteit is eigenlijk het hebben van 'voelsprieten' of een goed gevoel voor aspecten als machtsverdeling, besluitvorming en samenwerking binnen een bedrijf of instelling.

Machtsverhoudingen

In elke organisatie is er sprake van machtsverdeling en interne verhoudingen. De directeur heeft het voor het zeggen, de managers mogen beslissingen nemen binnen hun eigen terrein en de medewerkers voeren uit wat er besloten is. Simpel toch? Toch ligt het vaak ingewikkelder. Je moet rekening houden met een aantal aspecten.

  • Formele en informele organisatie. Organisaties zijn altijd vormgegeven langs een bepaalde structuur, de organisatiestructuur. Daarin is vastgelegd wie de baas is over wie, en welke verantwoordelijkheden en bevoegdheden er bij functies horen. Dat is de formele organisatie. Maar er zijn ook werkzaamheden die buiten functieomschrijvingen om gebeuren. Werkzaamheden die mensen oppakken omdat ze die leuk of nuttig vinden. Misschien neem je wel het initiatief om een feestcommissie op te richten omdat je vindt dat een feest goed is voor de sfeer in de organisatie. Staat er in je functieomschrijving dat je dat initiatief moet nemen? Nee, waarschijnlijk. Dat die feestcommissie er toch komt (en het feest ook) is een voorbeeld van informele organisatie. Organisatiesensitiviteit betekent dat je ziet wat er bij de formele organisatie hoort en wat bij de informele, en dat je weet hoe je daarbinnen dingen voor elkaar krijgt.
  • Hiërarchische verhoudingen. Ben je projectmanager of beleidsmedewerker, dan heb je vaak te maken met medewerkers uit verschillende afdelingen die bij je project of plan betrokken zijn. Mag je die zomaar benaderen en een klus in de maag splitsen? Nee, meestal niet. Het is belangrijk dat je eerst de baas van die medewerkers vraagt of ze mee mogen doen in jouw project of mogen meewerken aan jouw plan.
    Een ander voorbeeld: stel dat je als medewerker een misstand aan de kaak wilt stellen. Wat doe je dan? Stap je meteen binnen bij de directeur, zonder je direct leidinggevende in te lichten? Of erger, loop je er meteen mee naar de krant? Nee, dus. De juiste hiërarchische lijnen volgen (dus eerst je baas informeren en overleggen wat de beste weg is om te bewandelen) is een vorm van organisatiesensitiviteit.

Besluitvorming

Het nemen van besluiten binnen organisaties is niet makkelijk. 'Zoveel hoofden, zoveel zinnen' is niet voor niets een spreekwoord. Bij besluitvorming is het belangrijk dat alle betrokkenen zich gehoord en serieus genomen voelen en dat er draagvlak is voor de beslissing. Vaak zijn de belangen van verschillende partijen tegenstrijdig en liggen sommige zaken gevoelig. Wie beschikt over organisatiesensitiviteit weet hoe hij daarmee om moet gaan om tot een goede, breed gedragen beslissing te komen. De volgende elementen spelen een rol:

  • Lobbyen en draagvlak creëren. Wie een beslissing wil nemen in een organisatie doet er goed aan daarbij de belanghebbenden en sleutelfiguren in de informele pikorde op voorhand te betrekken. Op die manier creëer je draagvlak voor de beslissing. Doe je dat niet, dan zal er vaak tegenwerking volgen, of verdwijnt het plan in een la. Inzicht in hoe je proactief draagvlak creëert hoort bij organisatiesensitiviteit.
  • Zorgen voor een win-winsituatie. Beslissingen en veranderingen hebben de meeste kans van slagen als ze voor alle partijen iets opleveren. Wil je een verandering doorvoeren en ervoor zorgen dat iedereen zich erin kan vinden, dan is het belangrijk opties te verkennen en gezamenlijk tot een goede beslissing te komen. Vanzelfsprekend is voor dit proces veel tact en organisatiesensitiviteit nodig.
  • Kantoorpolitiek. Politieke spelletjes horen erbij, zeker in grotere organisaties. Lang niet alle informatie wordt via formele kanalen verspreid, dus het kan handig zijn om af en toe bondjes te sluiten om iets te weten te komen. 'Voor wat, hoort wat' is soms ook een middel om iets gedaan te krijgen. De grens met roddel en achterklap is dun, dus als je kantoorpolitiek bedrijft, dan is organisatiesensitiviteit onontbeerlijk.

Samenwerking

Een laatste aspect waarbij organisatiesensitiviteit een rol speelt, is samenwerking. Om goed te kunnen samenwerken moet je inzicht en aandacht hebben voor de motieven, drijfveren en gevoelens van anderen. Je moet weten hoe je mensen beïnvloedt, hoe je ze motiveert en hoe je conflicten oplost. De tactieken die je hiervoor inzet verschillen bijvoorbeeld met het niveau waarop medewerkers functioneren. Je kunt als manager de portier niet op dezelfde manier opdrachten geven als je doet aan een van je teamleiders. Variëren in stijl van leidinggeven en manier van communiceren is bijvoorbeeld al een uiting van organisatiesensitiviteit.

Als je een team moet samenstellen, bijvoorbeeld voor een project, dan is het belangrijk te zorgen voor balans in dat team. Alleen maar heel praktische mensen opnemen kan ertoe leiden dat de grote lijnen niet in de gaten worden gehouden, en alleen maar denkers in je team zetten leidt tot mooie modellen, maar niet tot een concreet product. Om dat van te voren te doorzien heb je organisatiesensitiviteit nodig.

Wanneer is organisatiesensitiviteit belangrijk?

Het hebben van organisatiesensitiviteit is belangrijk voor iedereen die zich verantwoordelijk voelt binnen zijn werk. Verantwoordelijk zijn betekent dat je je ervan bewust bent dat je je werk naar behoren moet uitvoeren en dat dat tot nut is voor de rest van de organisatie. Vooral als je je bewust bent van dat laatste, en ook moeite doet om zaken met het oog op het functioneren van het hele bedrijf te verbeteren, beschik je over organisatiesensitiviteit.

Wie organisatiesensitiviteit bezit, heeft meer kans om op te vallen bij de baas en vergroot daarmee zijn carrièrekansen.

Organisatiesensitiviteit als competentie

Een competentie is een in gedrag waarneembare combinatie van kennis, vaardigheden en persoonlijke kwaliteiten waarmee je in praktijksituaties je werk goed kunt doen. De competentie organisatiesensitiviteit (of: organisatiebewustzijn, organisatiesensitief) staat op menige lijst met algemene competenties.

Welke competenties komen daarbij kijken?

Je hebt verschillende ondersteunende competenties nodig om organisatiesensitiviteit te kunnen ontwikkelen:
  • Met sensitiviteit of inlevingsvermogen wordt bedoeld: het vermogen om je in te leven in de situatie van een ander en zijn belangen, wensen en behoeften te begrijpen.
  • Proactief zijn betekent vooruitzien, anticiperen, je voorbereiden, initiatief nemen en regie voeren. Je voorziet bijvoorbeeld weerstand tegen een verandering en je steekt je voelhorens zover mogelijk uit om de bezwaren in te voelen.
  • Anticiperen wil zeggen: vooruitlopen op een ontwikkeling of gebeurtenis, tijdig voorzien wat je te doen staat en verhoudingen herkennen in de toekomstige situatie.
  • Tact is het vermogen om irritaties te voorkomen, of conflicten op te lossen op basis van inzicht in sociale interacties.
  • Samenwerken: je bent een teamspeler en beschikt over samenwerkingsvaardigheden, je beheerst werkvormen en hebt goede sociale eigenschappen; zodoende kun je succesvol omgaan met teamleden en collega's op het werk.
  • Je bent collegiaal: je helpt collega’s, ondersteunt ze wanneer dat nodig is en je houdt rekening met hun behoeften en belangen.
  • Intern netwerken: het aangaan en onderhouden van relaties met collega's, waardoor je elkaar kunt helpen om iets door de organisatie te loodsen.

Kun je organisatiesensitiviteit ontwikkelen?

Ja, deze competentie valt te leren als je moeite doet om te begrijpen hoe een organisatie werkt. Daartoe kun je de volgende dingen doen:

  • Je afvragen waarom dingen geregeld zijn zoals ze geregeld zijn. Niet om ze af te kraken, maar om ze te begrijpen. Regels en richtlijnen zijn er bijvoorbeeld vaak om dingen in goede banen te leiden, niet om mensen onnodig in een keurslijf te dwingen.
  • De organisatiestructuur en hiërarchie doorgronden. Vraag je af waarom sommige taken bij de ene afdeling horen en niet bij de andere. Verdiep je in de lijnorganisatie, stafafdelingen en ondersteuning. Stel vast waar de grenzen tussen afdelingen liggen en waarom dat zo is. Analyseer hoe problemen worden opgelost. Wie mag er wat over zeggen en wie beslist uiteindelijk?
  • Het verschil begrijpen tussen project- en lijnorganisatie. Projecten zijn anders georganiseerd dan de gewone organisatie. Bij projecten horen uitgangspunten over tijd, geld, verantwoordelijkheden en inzet van mensen. Iets wat in een project ontwikkeld of gedaan wordt, moet uiteindelijk een plek krijgen in de lijnorganisatie. Kijk eens om je heen of dat echt gebeurt.
  • Gedrag observeren. Wie praat er met wie tijdens de borrel na de vergadering? Waarover wordt er geroddeld of gelobbyd bij de koffieautomaat? Wat zegt dat over de macht van sommige mensen? Van dit soort observaties word je wijzer over de informele organisatie.
  • Sterktes en zwaktes herkennen. Sommige mensen zijn goed in details, anderen in grote lijnen. Deze typen mensen hebben ieder zo hun zwakke en  sterke punten. De persoon van de grote lijnen is vaak ongeduldig, de gedetailleerde mens is soms niet zo besluitvaardig. Als je in een team werkt is het zinvol eens te bekijken waar ieders sterke en zwakke punten liggen. Is er misschien te veel van het een en te weinig van het ander in het team vertegenwoordigd?

Voor welke beroepen is organisatiesensitiviteit nodig?

... en eigenlijk voor iedereen die promotie wil maken en/of een aangename en verantwoordelijke medewerker wil zijn.

Voorbeelden van organisatiesensitief gedrag

Als je een sterk organisatiebewustzijn hebt dan:

  • Luister je empathisch naar de behoeften en zorgen van collega's, managers en andere belanghebbenden, wanneer jouw werk impact heeft op hun situatie.
  • Ben je flexibel, kun je je goed aanpassen en werk je mee aan veranderingen die in de organisatie worden doorgevoerd.
  • Ga je begripvol om met de verschillende belangen en doelen binnen de organisatie.
  • Voel je aan wanneer iets gevoelig ligt en ga je er diplomatiek mee om.
  • Communiceer je actief met collega's op verschillende niveaus in verschillende geledingen van de organisatie. Je kijkt over de muren van je team of afdeling heen.
  • Probeer je mogelijke conflicten of spanningen te voorkomen tussen verschillende onderdelen van het bedrijf.

Hoe toon je bij een sollicitatie aan dat je organisatiesensitiviteit bezit?

Als organisatiesensitiviteit als functie-eis in een vacaturetekst genoemd staat, toon dan in je sollicitatiebrief of het sollicitatiegesprek aan dat je daarover beschikt door concrete feiten en voorbeelden te geven. Gebruik daarvoor de STAR-methode.

Stel dat je solliciteert naar de functie van communicatiemedewerker. Schrijf dan bijvoorbeeld: "In mijn baan als voorlichter bij een onderwijsinstelling heb ik zowel de interne als de externe communicatie verzorgd. Het bracht wel eens vraagstukken met zich mee over wat er wel en niet naar buiten kon worden gebracht. Ik vond het belangrijk om mensen buiten de instelling zo open mogelijk te informeren, maar ik moest er soms wel mijn best voor doen om ervoor te zorgen dat het management niet alleen wollige en opgeklopte taal naar buiten zou brengen. Ik deed er allerlei moeite voor om ze van het nut van openheid te overtuigen. Uiteindelijk hebben de voorlichtingsbrochures een heel hoge publiekswaardering gekregen. Daar ben ik trots op."

Een ander voorbeeld. Je solliciteert op een functie van technisch accountmanager. Leg dan bijvoorbeeld uit hoe je omgaat met de verschillen tussen klanten en technici. "Ik heb ervaren dat er vaak een kloof zit tussen wat klanten willen en wat technici voorstellen. In mijn vorige baan heb ik dat vaak opgelost door een kort project te starten waarin een prototype gebouwd werd van het gewenste product. Daar waren zowel de klant als een paar technici bij betrokken. Ik moest de manager van die technici wel eens overtuigen dat zo'n project nodig was en dat daar dus technici voor vrijgemaakt moesten worden, maar meestal lukte dat. De resultaten werden zo veel beter. Dat betekende meer tevreden klanten, maar ook meer plezier bij de technici omdat ze zagen waar ze het voor deden."

Voorbeelden van competentiegerichte vragen over organisatiesensitiviteit tijdens het sollicitatiegesprek:

  • In alle organisaties komen communicatieproblemen voor. Kun je er een beschrijven waar jij ervaring mee hebt? Hoe ben je met dat probleem omgegaan? Kun je aangeven waar het werkelijke probleem lag?
  • Beschrijf hoe je er bij het nemen van besluiten eens voor gezorgd hebt dat je de organisatie 'mee' kreeg.

Voorbeeld STAR-antwoord op competentiegerichte interviewvraag over organisatiesensitiviteit

De interviewer vraagt: Kun je een voorbeeld geven van een situatie waarin je gebruik hebt gemaakt van de informele organisatie om iets gedaan te krijgen? Waarom deed je dat? Wat was het resultaat?

Je denkt even rustig na en antwoordt:

Ik werkte bij een softwarebedrijf met een strikte scheiding tussen afdelingen voor ontwikkelen, testen, documenteren en uitleveren van ons product. Op een gegeven moment hadden we een probleem met de koppeling met een bepaald boekhoudpakket. Mijn taak was om een oplossing voor dat probleem te ontwikkelen in de broncode. Ik ontdekte dat de functionaliteit eigenlijk niet goed gedocumenteerd was, waardoor de testers het verkeerd gebruikten. Ik heb een expertgroep rond dit boekhoudpakket opgezet en we hebben in een informeel overleg de functionaliteit opnieuw vastgesteld en gedocumenteerd. Zodoende werd de oplossing die ik geïmplementeerd heb goedgekeurd door de testafdeling en met documentatie uitgeleverd aan de klant.

Aanbevolen website

Auteur: Ysolde Bentvelsen, met bijdragen van René Pijlman

Je bent hier: Home Functioneren Professionele vaardigheden Organisatiesensitiviteit