Besluiten nemen
Je hebt een probleem en weet niet wat te doen. Welke optie is nu eigenlijk de beste? Je twijfelt... Moet je actie ondernemen of je besluit nog even uitstellen? Voordat je een besluit neemt, is het belangrijk dat je goed nadenkt over het probleem.
Besluitvaardigheid betekent dat je durft besluiten te nemen. Dat doe je door een keuze te maken en actie te ondernemen of een oordeel te geven over een bepaalde kwestie. Vier besluitvormingsvaardigheden zijn van groot belang:
- Het probleem definiëren
- Informatie verzamelen
- Oordeel vormen
- Concluderen
Stappenplan voor het besluitvormingsproces
1 Probleem definiëren
Hoewel het verleidelijk is om problemen direct oplossingsgericht aan te pakken, is het veel beter om eerst na te denken over het probleem op zich. Een grondige probleemanalyse is de eerste stap op weg naar een doorwrochte beslissing.
Een probleem analyseren komt neer op jezelf vragen stellen waarmee je het probleem op verschillende manieren benadert. Hierbij kun je de "5W+H methode" gebruiken, die staat voor: wie, wat, waar, wanneer, waarom en hoe. Deze vraagwoorden inspireren je om analysevragen te formuleren.
Nadat je het probleem zorgvuldig hebt gedefinieerd, kun je gerichte stappen zetten naar een oplossing.
2 Informatie verzamelen
Informatie verzamelen is een kunst op zich. Het is belangrijk dat je een plan maakt voor het verzamelen van informatie, zodat je een goed besluit kunt nemen.
Je vindt waarschijnlijk meer informatiebronnen dan je
in korte tijd kunt lezen en verwerken. De volgende stap is dan ook dat
je de gevonden informatie beoordeelt op kwaliteit en bruikbaarheid.
3 Oordeelsvorming
Je vermogen om een oordeel te vormen is van groot belang bij het oplossen van problemen en het nemen van besluiten. Je beoordeelt de ernst van het probleem, de oorzaak en de voor- en nadelen van verschillende oplossingen.
Je vormt een oordeel door:
- Je te baseren op feiten en betrouwbare informatie.
- Resultaten te evalueren ten opzichte van eerder gestelde doelen.
- Beargumenteren waarom verschillende alternatieve oordelen niet juist zijn.
- De tijd te nemen om lastige keuzes te overdenken.
- Open te staan voor inbreng van betrokkenen en deskundigen.
Dankzij dit vermogen kun je beter inschatten hoe groot het probleem werkelijk is, duidelijker aangeven wat het doel is van je besluit en de beste keuze maken uit de mogelijke oplossingen of besluiten.
4 Concluderen
Een conclusie is een belangrijke keuze die je maakt uit de verschillende opties die voortvloeien uit de voorafgaande analyse en oordeelsvorming. Bij het nemen van een besluit is concluderen de laatste stap.
Een goede conclusie:
- Laat zien dat jij je ideeën kort, krachtig en helder kunt uitleggen en bewijst dat je een goed oordeel hebt gevormd over de beschikbare informatie en problemen.
- Beantwoordt de vraag "Hoe nu verder?"
Besluitvorming met consensus
Als het besluit wordt genomen door een team of groep mensen in een vergadering, dan wordt meestal gestreefd naar besluitvorming met consensus. Dat wil zeggen dat alle deelnemers, na de nodige discussie en pogingen elkaar met argumenten te overtuigen:
- het eens zijn met het voorstel; of
- het voorstel accepteren.
Met andere woorden, er is geen tegenstander meer die zich tegen het voorstel verzet.
Wanneer terugkomen op een genomen besluit?
Nadat de knoop is doorgehakt, kies je vastbesloten voor de gekozen richting. Je bent standvastig en geeft niet toe aan mensen die het genomen besluit zonder goede redenen willen heroverwegen of in twijfel trekken. Als je een leidinggevende rol hebt, moet je stevig in je schoenen staan en een directiebesluit verdedigen op de werkvloer.
Maar genomen besluiten zijn niet per se definitief en onomkeerbaar. Soms is het goed om terug te komen op een eerder genomen beslissing. Goede redenen hiervoor zijn bijvoorbeeld:
- Er is nieuwe informatie aan het licht gekomen, die ten tijde van de besluitvorming niet beschikbaar was.
- Het besluit heeft onvoorziene gevolgen gehad, met nadelige consequenties.
- De omstandigheden zijn veranderd en nopen tot een nieuwe afweging.
Auteur: René Pijlman