Organisatietalent

In vacatureteksten voor praktische beroepen komt vaak de term 'organisatietalent' voor. Wat moet je kunnen om over jezelf te zeggen dat je over deze soft skill beschikt? Oftewel, wat moet je kunnen om een ware 'regelneef' te zijn en goed te kunnen plannen en organiseren?

Wat wordt er onder organisatietalent verstaan?

Als je organisatietalent hebt, dan slaag je erin dingen daadwerkelijk tot stand te brengen. Plannen blijven niet op de tekentafel liggen of belanden niet in een la, maar jij zorgt ervoor dat ze werkelijk ten uitvoer worden gebracht. Je weet mensen enthousiast te maken en ze mee te krijgen voor je plannen (of datgene wat er georganiseerd moet worden: een evenement, een bijeenkomst met publiek, een conferentie, een workshop of werkconferentie).
Je hebt bovendien de gave om je schouders eronder te zetten als er iets in het honderd loopt. Voor elk probleem dat er rijst, vind jij wel een praktische oplossing.

Van nature beschikken echte doeners vaak over organisatietalent, vooral als ze ook nog van het extraverte type zijn. Maar iedereen kan met wat oefening dit talent ontwikkelen. Organisatietalent bestaat uit een verzameling van andere vaardigheden:

  • Besluitvaardig zijn. Plannen omzetten in daden, dat is wat er van een organisatietalent wordt verwacht. Daar is besluitvaardigheid voor nodig. Niet te lang blijven wikken en wegen is de kunst.
  • Oplossingsgericht zijn. Bij de organisatie van een evenement of bijeenkomst gaat altijd wel iets mis. De beamer doet het niet, de cateraar staat in de file met de complete maaltijd in de achterbak, of een belangrijk spreker is ziek geworden. In al dit soort onvoorziene situaties moet je snel een praktische oplossing weten te vinden.
  • Communiceren. Je hebt anderen nodig als je iets organiseert. Zij moeten tijdig geïnformeerd worden over de plannen en wat er van ze verwacht wordt. Je weet mensen te strikken voor je plannen en je houdt ze op de hoogte van de gang van zaken. Je bent in staat om heldere draaiboeken voor iedereen te maken.
  • Draagvlak kunnen creëren en kunnen omgaan met weerstand. Vooral als je iets nieuws organiseert, is de kans groot dat je op weerstand stuit, omdat mensen de zaak bij het oude willen houden. De kunst is om op tijd draagvlak voor je plannen te creëren door mensen bij je plannen te betrekken.
  • Goed kunnen samenwerken. Iemand met organisatietalent weet anderen te motiveren en mee te krijgen voor de uitvoering van de plannen. Met hoe meer flair je dat kunt en hoe meer je dat in samenspraak met anderen doet, hoe makkelijker je de mensen bereid vindt hun aandeel in de plannen uit voeren.
  • Doelen stellen: je bestuurt het gedrag van een individu, groep of organisatie door aan te geven wat je wilt bereiken.
  • Kunnen delegeren. Grote evenementen organiseer je niet in je eentje. Het is de kunst om zo veel mogelijk taken aan anderen te delegeren en erop te vertrouwen dat zij hun taak goed doen. Maar jij blijft verantwoordelijk en moet problemen die er rijzen, alsnog weten op te lossen.
  • Anticiperen. Echte organisatietalenten denken van tevoren aan alles. Ze hebben een neus voor mogelijke situaties die zich zouden kunnen voordoen. Ze houden daar in de uitvoering van hun plannen al rekening mee. Ze maken noodplannen en verzinnen uitwijkmogelijkheden.
  • Kostenbewust. Wie iets organiseert moet meestal ook de kosten in de gaten houden. Wie goed kan organiseren houdt ook zicht op de begroting en het budget.

Plannen en organiseren als competentie

Een competentie is een in gedrag waarneembare combinatie van kennis, vaardigheden en persoonlijke kwaliteiten waarmee je in praktijksituaties je werk goed kunt doen. De competentie plannen en organiseren staat op vrijwel elke lijst met algemene competenties. Organisatietalent hebben wil zeggen dat je uitblinkt in deze competentie.

Bij welke beroepen heb je organisatietalent nodig?

Voor de meeste beroepen moet je in ieder geval zoveel organisatietalent hebben dat je je eigen werk goed kunt organiseren. Maar echt organisatietalent is nodig in alle beroepen waar je iets voor elkaar moet krijgen, vooral als dat iets concreets is (een festival, een bijeenkomst, een cursus, een sportevenement, maar ook een projectresultaat etc.). Denk bijvoorbeeld aan beroepen als:

Hoe toon je bij een sollicitatie aan dat je over organisatietalent beschikt?

Wil je aantonen dat jij een echt organisatietalent bent, dan kun je het best in je sollicitatiebrief of het sollicitatiegesprek een concrete situatie beschrijven van een activiteit die jij georganiseerd hebt. Hoe concreter, hoe beter, want daaruit blijkt wat je echt kunt. Gebruik daarvoor de STAR-methode.

Schrijf bijvoorbeeld: "In mijn vorige functie als voorlichter hoorde het tot mijn taak voorlichtingsevenementen voor aankomende studenten te organiseren. Daar kwam altijd veel bij kijken, variërend van trivialiteiten als verzorgen van (juist gespelde) naambordjes tot 'wat te doen bij een uitgevallen spreker'. Vóór mijn tijd werd er binnen de organisatie nooit veel aandacht aan de evenementen besteed, maar ik heb er in de loop van de jaren echte 'happenings' van weten te maken. Er zijn nu veel docenten en studenten actief bij betrokken, en ze vinden het nog leuk ook. Evaluaties hebben uitgewezen dat de bezoekers erg tevreden zijn over de voorlichting, en het is misschien aardig om te vermelden dat het aantal aangemelde studenten aanzienlijk is gestegen sinds ik van deze evenementen serieus werk ben gaan maken."

Voorbeelden van competentiegerichte vragen tijdens het sollicitatiegesprek:

  • Beschrijf eens een situatie of taak waarin jij 'de spin in het web' was. Hoe verging het je? Wat deed je om het overzicht te bewaren?
  • omgegaan met problemen die zich op het laatste moment voordeden? Geef een paar voorbeelden.

Auteur: Ysolde Bentvelsen

Je bent hier: Home Functioneren Professionele vaardigheden Organisatietalent