Delegeren

Overbelast als manager? Dan gaat er iets niet goed. Delegeer je taken en creëer lucht in je werkpakket. Als je er in slaagt je taken goed te delegeren, krijg je een gemotiveerd en beter functionerend team als bonus. Je geeft medewerkers dan de kans zich te ontwikkelen in de taken die je ze geeft.

Wat is delegeren?

Als je delegeert, zet je een ander in voor het behalen van je resultaten. Je vertrouwt een taak met de bijbehorende bevoegdheden en middelen aan een ander toe. Wat je wel behoudt is de eindverantwoordelijkheid voor het resultaat.

Bevoegdheden

Bevoegdheden zijn machtsmiddelen om dingen voor elkaar te krijgen. Bijvoorbeeld:

  • De bevoegdheid anderen aan te sturen (autoriteit): noem de gedelegeerde bijvoorbeeld projectleider, of vertel aan anderen dat hij de leiding heeft bij de uitvoering van taak X. 
  • De bevoegdheid beslissingen te nemen (beslissingsbevoegdheid): bijvoorbeeld de beslissing de taak anders aan te pakken, of om zelfstandig een offerte uit te brengen voor een klant. Dit spreek je af met de betreffende medewerker. 
  • De bevoegdheid een handtekening te zetten onder een contract (tekeningsbevoegdheid). Dit is een juridische kwestie. Vaak zul je dit met de financiële administratie moeten regelen.

Middelen

Bij middelen kun je denken aan een budget of aan een aantal uren dat de medewerker in de taak mag steken.

Verantwoordelijkheid

Hoewel je het werk uit handen geeft, ben je toch verantwoordelijk. Als er iets fout gaat, zullen mensen bij jou aankloppen om verhaal te halen. Dan zul je als leidinggevende de schuld op je moeten nemen, en achter je medewerker blijven staan.

Heleen Terlouw is leidinggevende bij de Regionale Brandweer:
 “Kritiek ontvangen op fouten die anderen gemaakt hebben, hoort bij mijn functie als manager. Als vertegenwoordiger van de afdeling neem ik gewoon verantwoordelijkheid. Naderhand kijk ik intern naar wat er fout is gedaan en door wie. Ik trek het me niet persoonlijk aan. Dat zou ik wel doen als mijn afdeling ineens heel veel steken zou laten vallen. Dan gaat het over de kwaliteit van mijn management en gaat het dus over mij.”

Wat levert het je op als je delegeert?

Vaak is het verleidelijk om werkzaamheden toch zelf op te pakken. In het begin zul je het zelf ook sneller kunnen. Er zijn een aantal redenen waarom delegeren zo belangrijk is.

Marion van Lunenburg, manager bij Rijkswaterstaat over delegeren: “De consultants op mijn afdeling kunnen allemaal heel goed zelf nadenken, dat hoef ik niet voor ze te doen. Ze komen bij met hun plannen, ik stel wat kritische vragen en geef hen vervolgens de vrije hand. Dan heb ik de rust om strategieën voor de lange termijn uit te zetten.”

Welke taken zijn geschikt om te delegeren?

Als leidinggevende is het een goed idee regelmatig je taken op een rij te zetten en te kijken of je alles nog wel zelf wil doen. 

Je delegeert:

  • wat ook door een ander kan worden gedaan
  • wat beter door een ander kan worden gedaan
  • wat anderen ook moeten leren
  • wat anderen leuk vinden om te doen

Je delegeert niet:

  • wat gevoelig ligt: bijvoorbeeld ontslagkwesties, conflicten en dergelijke
  • je kerntaken als leidinggevende: bijvoorbeeld het voeren van beoordelingsgesprekken of de goedkeuring van jaarplannen
  • het houden van het overzicht 
  • de eindverantwoordelijkheid voor taken die je hebt gedelegeerd

Aan wie delegeer je?

Als je weet welke taken geschikt zijn, beslis je aan wie je de taak gaat geven. Daarvoor zet je de volgende stappen:

  • Analyseer de taak: welke competenties en vaardigheden zijn nodig voor deze taak?
  • Analyseer je medewerkers: welke kennis en competenties hebben zij in huis? Wat vinden ze leuk? Waarin moeten of willen ze zich ontwikkelen?
  • Wie heeft er nog ruimte in zijn takenpakket of bij wie is er ruimte te creëren? Zorg ervoor dat niet alle taken bij die ene persoon die zo enthousiast en bekwaam is terecht komen.
  • Kies de medewerker waarbij de taak het beste past, qua bekwaamheden, interesses en ontwikkelingsmogelijkheden.
  • Houd er ook rekening mee in je keuze dat het delegeren van een taak aan een minder bekwame medewerker jou meer tijd kost aan instructie en begeleiding. Heb je die tijd en het bijbehorende geduld om ontwikkelingsgericht te delegeren?

Hoe delegeer je?

Kenmerkend voor goed delegeren is de zorgvuldigheid waarmee je de werkzaamheden overdraagt. Je spreekt niet terloops de eerste medewerker die je ziet aan en geeft hem na een neuzelgesprek over het weer, snel een opdracht.

Houd een delegeringsgesprek

Een delegeringsgesprek is het gesprek waarin je een taak overdraagt aan één van je medewerkers. Je benoemt daarin het resultaat dat je wil bereiken, geeft een instructie en maakt afspraken over tussenresultaten. 

  • Maak een afspraak voor een delegeringsgesprek. 
  • Bereid het gesprek goed voor. Van te voren moet je het resultaat, de instructie en de te nemen tussenstappen op een rij zetten. 
  • In het delegeringsgesprek heb je naast aandacht voor de inhoud, ook aandacht voor de relatie met de medewerker: je zorgt ervoor dat de ander gemotiveerd en met zelfvertrouwen aan de slag kan. 
  • Hoe je delegeert hangt af van de medewerker. Bekwame en gemotiveerde medewerkers zul je meer vrij kunnen laten dan (nog) niet-bekwame medewerkers. Dit heet situationeel leidinggeven.
  • Na het delegeringsgesprek laat je de medewerker zoveel mogelijk zelf aan de slag gaan. Je laat de taak en de medewerker los.

Bespreek de tussenresultaten

Door tussenresultaten af te spreken kun je de voortgang controleren én de medewerker ondersteuning bieden tijdens het uitvoeren van een gedelegeerde taak. Voorbeelden van tussenresultaten zijn: een voorbespreking voor een bijeenkomst, een plan van aanpak en een concept.

  • Neem de bespreking van het tussenresultaat serieus.
  • Begin met de positieve feedback te geven over wat er gedaan is. Daarmee versterk je het zelfvertrouwen van de gedelegeerde en leer je hem meer dan als je vertelt wat er niet goed is. 
  • Vraag de ander naar moeilijkheden en problemen en help hem met het zoeken naar een antwoord. Dat doe je bijvoorbeeld door vragen te stellen.
  • Laat niet toe dat de ander problemen op jouw bord legt. Dit wordt ook wel ´omhoog delegeren´ genoemd. Leg het probleem onmiddellijk terug en activeer de ander om verantwoordelijkheid te nemen voor de oplossing. 
  • Mocht je naar aanleiding van het tussenresultaat geen vertrouwen hebben dat het eindresultaat bereikt gaat worden, neem de taak dan af. Je zult dan wel bij jezelf te rade moeten gaan: heb ik de goede medewerker gekozen en was de instructie wel helder?

Heleen Terlouw is leidinggevende bij de Regionale Brandweer. "Omhoog delegeren is een lastig punt. Ik los als volgt op. Als medewerkers langskomen om een probleem bij mij terug te leggen, vraag ik 'en wat is jouw advies?'"

Bespreek het eindresultaat

Als de taak is afgerond, bespreek je het eindresultaat met de gedelegeerde. Daarin komen in ieder geval de volgende onderdelen aan bod:

  • Komt het behaalde resultaat overeen met wat was afgesproken?
  • Wat is goed gegaan in de uitvoering?
  • Wat zijn aandachtspunten voor een volgende keer?
  • Hoe is het delegeren beide partijen bevallen? Zijn er wederzijdse tips?
  • Mag de medewerker de taak nog een keer uitvoeren of wordt hij van zijn taken ontheven?

In welke beroepen moet je veel delegeren?

In alle beroepen waarin je leiding geeft zul je moeten delegeren. Bijvoorbeeld:

  • Manager: een belangrijke taak van een manager is dat hij taken aan anderen delegeert.
  • Projectmanager: een projectmanager werkt aan een duidelijk resultaat en delegeert deelresultaten aan projectteamleden.
  • Office manager: een office manager delegeert taken aan medewerkers van het secretariaat.
  • Sales manager: een sales manager delegeert het behalen van omzetdoelstellingen op productgroepen aan zijn team, zodat het team gezamenlijk de doelstelling van de afdeling behaalt.

Competentie delegeren

Een competentie is een in gedrag waarneembare combinatie van kennis, vaardigheden en persoonlijke kwaliteiten waarmee je in praktijksituaties je werk goed kunt doen. De competentie delegeren staat op vrijwel elke lijst met algemene competenties.

Welke ondersteunende competenties zet je in?

  • Besluitvaardigheid. Delegeren vraagt om besluitvaardigheid, want twijfelachtig delegeren leidt niet tot de beste resultaten.
  • Samenwerken. Je bent samen met de medewerker aan wie je delegeert verantwoordelijk voor het resultaat, dat vraagt om een goede samenwerking.
  • Inlevingsvermogen en sensitiviteit. Hoe beter je begrijpt hoe een ander in elkaar zit, hoe makkelijker het zal zijn in te schatten hoe je iemand het best kunt inzetten.
  • Feedback geven en ontvangen. Zowel bij de bespreking van het eind- en tussenresultaat moet je feedback geven. Vraag ook de ander om feedback en leer beter delegeren.
  • Leidinggeven met feedback. Delegeren vraagt om een coachende stijl van leidinggeven.
  • Situationeel leidinggeven. Als je delegeert moet je rekening houden met het profiel van je medewerker. 
  • Team samenstellen. De manager die bij het samenstellen van zijn team zorgt voor een verscheidenheid van competenties, leeftijden en niveaus, zal het best aan zijn medewerkers kunnen delegeren.

Hoe toon je in een sollicitatie aan dat je goed kunt delegeren?

Stel: je ziet een interessante functie als projectleider bij een ICT-bedrijf. Een van de vereisten van de functie is dat je goed kunt delegeren. Je staat er bij stil wat ze daarmee bedoelen. Als projectleider is het belangrijk een project goed te structureren. Daar zijn veel instrumenten voor. Tegelijkertijd moet je zorgen voor een gemotiveerd team, een goed overzicht over het project en de contacten met de opdrachtgever. Om alles in goede banen te leiden zul je veel taken moeten delegeren.

Je hebt eerder als projectleider gewerkt. Wat opvalt aan jouw aanpak is de manier waarop je medewerkers betrekt bij het delegeren. Voor het project begint bespreek je met alle deelnemers welke taken ze leuk vinden en wat ze moeten ontwikkelen. Dat houd je bij in een overzicht. Als je een taak wilt delegeren, helpt dat overzicht je met het kiezen van de juiste persoon. Het gevolg van jouw werkwijze is dat mensen altijd graag bij jou in een project werken. Bovendien loopt de samenwerking na enige tijd als een trein.

Dit zet je in je sollicitatiebrief. Je benoemt de taak ´delegeren´ in je cv bij banen waar dat van toepassing was.

Meer voorbeelden

  • Starter: Als voorzitter van een commissie met zowel studenten als docenten heb ik geleerd taken te delegeren. Wat me daarbij hielp was de inzet mijn mensenkennis en mijn communicatieve vaardigheden. Ik voel snel aan hoe ik anderen kan motiveren en kreeg zelfs docenten aan het werk.
  • Hoofdredacteur: Bijna alle aandacht en energie gaat zitten in het maken van een perfect blad iedere week. Er blijft weinig tijd over voor andere zaken, zoals uitgebreide opleidingen voor mijn medewerkers. Ik laat mijn mensen daarom leren in de praktijk. Ze krijgen taken waarin ze zich kunnen ontwikkelen en ik coach ze daarbij. Dat learning-on-the-job werkt goed. Veel voormalig medewerkers zitten nu zelf ergens in een hoofdredactie!

Voorbeelden van vragen over delegeren tijdens het sollicitatiegesprek:

  • Wat heb je de afgelopen tijd aan anderen overgelaten? Hoe reageerden zij daarop? Wat waren je overwegingen?
  • Noem eens een situatie waarbij je het lastig vond zaken uit handen te geven. Waarom was dat zo?

Valkuilen bij delegeren?

  • Delegeren vraagt om een investering van jou als leidinggevende. Vaak zal het op kortere termijn aantrekkelijker zijn het zelf te doen. Dan is het sneller gedaan en weet je zeker dat het voldoet aan je eigen eisen. Aan de andere kant: als je een taak nooit overdraagt, kom je nooit uit deze situatie. Delegeren kost dan wel tijd, maar in die tijd leid je een medewerker op om de taak van jou over te nemen. 
  • Managers zijn vaak perfectionistisch en kunnen daardoor lastig loslaten: je blijft iemand de hele tijd op de vingers kijken of bemoeit je met de uitvoering buiten de afgesproken momenten. Gevolg is dat de ander zijn zelfvertrouwen en motivatie verliest. Jij houdt je immers niet aan de gemaakte afspraken. 
  • Als je te veel oordeelt vanuit je eigen (hoge) normen tijdens het bespreken van de resultaten, ontneem je de ander het plezier in zijn werk. Geef ruimte en accepteer kleine fouten. Anders gezegd: geef de ander de kans om te leren.

Aanbevolen websites

Aanbevolen boek

  1. Schaamteloos delegeren, de belangrijkste geheimen voor groei door je team te professionaliseren, Taco Oosterkamp.

Auteur: Mariëlle de Groot

Je bent hier: Home Functioneren Managementvaardigheden Leidinggeven Delegeren