Medewerkers beoordelen

Goed functionerende medewerkers zijn van cruciaal belang voor het succes van een organisatie: de resultaten van je medewerkers bepalen immers het organisatieresultaat. Door je personeel te beoordelen kun je objectief vaststellen hoe ze functioneren. Zo bent je in staat om, waar nodig, bij te sturen in de richting van de organisatiedoelen.

Gesprekkencyclus

Een beoordelingsgesprek staat bij voorkeur niet op zichzelf, maar is onderdeel van een gesprekkencyclus. Zo’n cyclus duurt bijvoorbeeld een jaar en bestaat uit een doelstellingengesprek, een functioneringsgesprek en een beoordelingsgesprek. Eventueel kun je daar nog een voortgangsgesprek aan toevoegen.

Hoe de gesprekkencyclus precies wordt vormgegeven, verschilt per organisatie. Er zijn ook organisaties die alleen in de eerste periode van een aanstelling een beoordelingsgesprek voeren. Als een vast contract volgt, dan wordt er vervolgens alleen nog jaarlijks een functioneringsgesprek gevoerd. Wil een medewerker bevorderd worden naar een andere salarisschaal, dan gaat weer een beoordelingsperiode van start.

Weer andere organisaties volgen een model met persoonlijke ontwikkelingsplannen (POP). Daarin hoort een jaarlijks POP-gesprek. Daarin worden doelstellingen en ontwikkelbehoeften van de medewerker vastgesteld. Deze worden vastgelegd in een plan van aanpak.

Maar hoe de beoordelingsstructuur ook is, grofweg zijn er drie soorten gesprekken: het doelstellingengesprek, het functioneringsgesprek en het beoordelingsgesprek, met elk hun eigen doel.

Doelstellingengesprek

In het doelstellingengesprek, dat aan het begin van het jaar plaatsvindt, maak je afspraken met je medewerker over:

  • de belangrijkste resultaten die het komend jaar in de functie behaald moeten worden. Deze zijn afgeleid van de organisatie- en afdelingsdoelstellingen.
  • de competenties die voor het uitvoeren van de functie noodzakelijk zijn.
  • de ontwikkeling van de medewerker en de ondersteuning die hij daarbij krijgt.

Functioneringsgesprek

Halverwege het jaar voer je een functioneringsgesprek waarin je met je medewerker de stand van zaken bespreekt. In dit tweegesprek komen vragen aan de orde als: Hoe is zijn functioneren? Haalt hij de afgesproken doelstellingen? Is extra ondersteuning nodig? Zijn de eerder gemaakt afspraken nog relevant of moeten ze worden bijgesteld? 

Beoordelingsgesprek

Aan het eind van het jaar houd je het beoordelingsgesprek. Tijdens dit gesprek beoordeel je het functioneren van je medewerker in het afgelopen jaar. Een beoordelingsgesprek is formeel en eenzijdig: je geeft de medewerker wel de gelegenheid om op je oordeel te reageren, maar hij heeft er geen invloed op.

Hoe pak je de beoordeling van een medewerker aan?

Vaak heeft de uitkomst van een beoordelingsgesprek effect op de hoogte van het loonstrookje of de arbeidsvoorwaarden van de medewerker, zoals het mogen volgen van een opleiding. Daarom is het van belang dat je van tevoren – in de praktijk is dit vaak aan het begin van het jaar – samen de te behalen resultaten, criteria en de wijze waarop beoordeeld wordt, doorspreekt.

Resultaten en criteria

Wees duidelijk in wat je van je medewerker verwacht. Laat hem zelf ook met suggesties komen. Hoe meer je hem betrekt bij het vaststellen van de resultaten die het komend jaar van hem verwacht worden, des te meer hij daarvoor zelf de verantwoordelijkheid zal nemen.

Houd in de gaten dat de afspraken:

  • SMART geformuleerd zijn.
  • Betrekking hebben op de kerntaken van de medewerker.
  • Alleen over resultaten gaan die de medewerker zelf kan beïnvloeden.
  • Goed uitvoerbaar en haalbaar zijn (uitdagend mag, maar leg de lat niet te hoog).
  • Voor beide partijen helder zijn.
  • Niet alleen over de te behalen resultaten in het werk gaan, maar ook over competenties en ontwikkeling van de medewerker.

Voor elke functie kun je resultaatgebieden formuleren. Bij een beroep als trainer bedrijfsopleidingen kun je bijvoorbeeld denken aan de volgende resultaatgebieden:

  • training
  • lesmateriaalontwikkeling
  • coaching
  • innovatie
  • kennisontwikkeling

Samen met je medewerker maak je vervolgens afspraken over de concrete invulling van de resultaten. In het geval van de trainer zouden deze afspraken betrekking kunnen hebben op het aantal trainingen dat hij verzorgt, het aantal nieuwe opdrachtgevers dat hij binnenhaalt en de wijze waarop hij de trainingen geeft. Bij het formuleren van de resultaatgebieden voor een medewerker is het belangrijk dat je concreet bent en de formulering zo simpel mogelijk houdt.

Wijze van beoordelen

Als leidinggevende heb je soms te weinig zicht op het dagelijks functioneren van je medewerker. In sommige organisaties wordt daarom gebruik gemaakt van 360 graden feedback. Deze methode werkt alleen als deze in de hele organisatie wordt toegepast. Je vraagt collega’s - en soms ook klanten - schriftelijk feedback te geven op verrichte taken en werkzaamheden. Ook kunt je hen vragen hoe zij de samenwerking met de betreffende persoon hebben ervaren.  De medewerker evalueert ook zichzelf. Grote verschillen tussen de eigen oordelen van de medewerker en die van de omgeving geven aan dat de medewerker aandacht moet schenken aan die gebieden.

Beoordelingsfouten

Belangrijk bij het beoordelen van je medewerkers is dat je oordelen zo zuiver en objectief mogelijk zijn. Je beoordeling moet je kunnen onderbouwen aan de hand van concreet gedrag dat je hebt gezien. Je zult medewerkers dan ook goed moeten observeren.

Het is verleidelijk om je oordeel te laten beïnvloeden door subjectieve gevoelens. Hierdoor treden beoordelingsfouten op. Als je weet welke beoordelingsfouten je kunt maken, neemt de kans dat je ze ook daadwerkelijk maakt af. Veelvoorkomende beoordelingsfouten zijn:

  • Beoordelingen uit het verleden zwaar meewegen (zowel in het voor- als in het nadeel van de medewerker).
  • Een medewerker geen mindere beoordeling geven, omdat je weet dat hij ontzettend zijn best doet.
  • Een medewerker geen mindere beoordeling geven omdat je hem zo aardig vindt.
  • Angst voor de eigen positie (‘Als ik nu twee mensen uit mijn team een slechte beoordeling geef, dan zal mijn manager wel denken dat ik niet kan leidinggeven´).
  • Alleen de laatste weken beoordelen en niet het hele jaar.
  • Voor de veilige optie kiezen: op een schaal van 1 tot 5 enkel vakje 3 omcirkelen (want dat is veilig en het voorkomt gezeur).
  • Zo enthousiast zijn over één resultaat/eigenschap van een medewerker, waardoor dit ‘een uitstraling’ heeft op je oordeel over andere aspecten (halo-effect).
  • Je zo storen aan één eigenschap, dat dit doorwerkt in je oordeel over andere aspecten (horn-effect).
  • Geen ruimte voor vragen of opmerkingen van de medewerker.
  • Oude koeien uit de sloot halen.

Aanbevolen website

Auteur: Marieke van Oosterhout

Je bent hier: Home Functioneren Managementvaardigheden Leidinggeven Medewerkers beoordelen