Heisessie organiseren
Of het nu gaat om het bepalen van budgetten, bespreken van langetermijnplannen of het brainstormen over een nieuwe marketingcampagne: bij vraagstukken die meer tijd kosten dan een 'gewone' vergadering wordt vaak gekozen voor een werkconferentie in een doorgaans rustige en groene omgeving. Een (twee)jaarlijkse heisessie, heidag of off-site is populair binnen veel organisaties. Even weg van de dagelijkse praktijk en samenwerken aan nieuwe plannen, strategie, structuur en elkaar. Om een heisessie effectief te laten zijn, is meer nodig dan een flipover, goed eten en drinken en een fijn bed. Hoe zorg je ervoor dat een heidag een succes wordt?
Locatie
De keuze voor de locatie is zeer belangrijk. Een muffe ruimte met nauwelijks ramen bevordert de creativiteit niet. Zorg ervoor dat je een locatie kiest die inspirerend en verrassend is en tegengesteld aan de dagelijkse werkomgeving van de deelnemers. Leg de brochure met de standaard vergaderlocaties in de bekende hotels aan de kant en denk out-of-the-box: een kampeerboerderij, een kasteel of midden in de natuur in een yurt. Juist deze omschakeling kan heel inspirerend zijn.
Doelen
Naast het vinden van een inspirerend adres, is het vaststellen van de doelstellingen voor de sessie zeer belangrijk. Focus op één of enkele onderwerpen. Probeer tijdens de heisessie niet alles te behandelen, maar kies en
ga dieper in op de onderwerpen dan tijdens een ‘normale’ vergadering of
teamoverleg. Een heisessie waarin tal van onderwerpen aan bod komen,
geeft uiteindelijk onvoldoende resultaat. Ga bij jezelf na wat je aan het einde van de sessie bereikt wil hebben en maak je doelen SMART. Vage doelen als ‘een nieuwe marketingstrategie’, ‘een betere afstemming
tussen afdelingen’ en ‘een beter gemotiveerd team’ leveren niet het enthousiasme op wat je tijdens een heisessie wilt bewerkstelligen. Mensen raken gemotiveerd en betrokken wanneer ze antwoord krijgen op vragen als: "Waar staan we nu, waar willen we naartoe en wat wordt er van ons verwacht".
Vraag jezelf daarnaast af of voor de deelnemers voldoende duidelijk is wat het doel van de heisessie is en breng voor jezelf de eventuele ‘pijnpunten’ van de groep in kaart: wie kunnen niet zo goed met elkaar door een deur? Welke emoties kunnen een succesvol overleg in de weg staan? Dit vraagt van jou als leidinggevende dat je kritisch naar jezelf en je eigen rol moet durven kijken. Het kan verstandig zijn om een moderator of een procesregisseur bij de organisatie te betrekken. Een procesregisseur zorgt ervoor dat de dag goed verloopt qua planning, spelregels, interactie en doelstelling. Het is een onafhankelijke derde die met een frisse en onpartijdige blik naar de groepsprocessen kan kijken. Eventueel kun je deze persoon ook betrekken tijdens het programma zelf, want als leidinggevende valt het niet mee om zowel het proces als de inhoud tijdens de besprekingen te leiden. Er spelen altijd ‘dingen’ tussen collega’s. Van tevoren heb je een duidelijk doel voor ogen, maar gaandeweg de gesprekken kun je door de dynamiek van het moment en de belangen, ideeën en emoties die spelen steeds meer afdwalen.
Moment
Een heisessie in augustus – midden in de zomervakantie - is geen goed idee, en in het zuiden des lands moet je in de carnavalsperiode ook geen off-site plannen. Wat zijn dan wel goed momenten voor een heisessie?
- Vlak voor het nieuwe (boek)jaar bij het vaststellen van de budgetten. Wat is de huidige stand van zaken? Welke trends zijn er? Hoe staat het met de huidige visie? Welke toekomstscenario’s zijn mogelijk en gewenst? Welke strategie hoort daarbij? Wat betekent dit voor het komende jaar? Wat is nodig om deze veranderingen door te voeren?
- Halverwege het jaar. Liggen we nog op koers? Waar hebben we onze doelstellingen niet gehaald? Wat zijn de oorzaken? Wat moeten we anders doen?
- Naast periodieke heisessies, kunnen er ook heisessies plaatsvinden door bijzondere omstandigheden, zoals een reorganisatie, (grote) veranderingen in de marktomstandigheden of een mogelijke fusie.
En ze leefden nog lang en gelukkig ...
Tevreden gaat iedereen na de heisessie naar huis: er was betrokkenheid, enthousiasme en creativiteit. Er waren goede brainstorms, diepgaande gesprekken en vele innovatieve oplossingen. De neuzen staan dezelfde kant op en vol goede moed zet iedereen de schouders onder de nieuwe plannen. Maar eenmaal terug op kantoor loert het gevaar dat van al die mooie plannen en ideeën weinig terechtkomt. De aandacht gaat dan al gauw weer uit naar de marges, omzetten, targets en de dagelijkse brandjes. Maar al te vaak worden heisessies afgesloten zonder concrete afspraken of acties. Maak als leidinggevende duidelijk dat de heisessie slechts het begin is van een langetermijnproces waarvoor iedereen verantwoordelijk is en neem op de laatste dag ruim de tijd om de voornemens in acties en gedragingen te vertalen. Bespreek hoe je elkaar terug op het werk gaat aanspreken en complimenteren. Maak tijdens de afsluiting van de heidag(en) direct een afspraak voor een volgend gezamenlijk moment. Je kunt er ook voor kiezen om de afspraken die tijdens de heisessie gemaakt zijn onderdeel te laten zijn van het functioneringsgesprek.
Praktische tips
Wat is handig om te doen op de dag(en) zelf?
- Begin de dag met een lach. Zorg voor een actieve energizer.
- Voorkom afleiding. Vraag alle aanwezigen om telefoon, laptop en andere apparaten op 'stil' te zetten.
- Zorg voor voldoende pauzes. Voor het groepsproces is het belangrijk om samen te eten of een koffiepauze te nemen.
- Beweeg. Het verwerken van alle ideeën doe je in rustmomenten. Zorg ervoor dat de deelnemers tijdens de lunchpauze even de benen strekken.
- Gebruik een agenda. Een goede planning zorgt voor focus.
- Evalueer regelmatig. Zit iemand met een probleem? Wat belemmert iemand om gefocust te zijn? Is er iets gebeurd? Ben je nog op koers voor wat betreft het doel? Door regelmatig te evalueren kun je op tijd bijsturen.
Auteur: Marieke van Oosterhout