Omgaan met ongeschreven regels op de werkvloer

Elke organisatie heeft ze: ongeschreven regels over onder meer samenwerking, feedback en professioneel handelen. Deze afspraken hebben veel effect op de samenwerking en de resultaten van een afdeling of team. Hoe herken je ze en hoe verander je als manager deze regels als ze tot ineffectieve gedragingen en gewoonten leiden?

Enkele concrete voorbeelden

Seksistische grappen moeten gewoon kunnen.
Je klaagt niet over drukte op je werk.
Je doet het goed als je een aardige collega bent.
Als je een korte vraag hebt, loop je even naar je collega toe.
De hele afdeling gaat stipt om 12.00 uur gezamenlijk lunchen in de kantine.
Een privépakket mag je best op kantoor laten bezorgen.
Je laat je bureau aan het einde van de dag netjes achter.

Hoe herken je ongeschreven regels?

Ongeschreven regels zijn niet duidelijk zichtbaar, maar ben je nieuw in een organisatie dan kun je ze vaak feilloos benoemen. Als nieuweling kijk je met een frisse blik naar de werkzaamheden en omgangsvormen van je nieuwe werkgever en daarnaast doe je hard je best om je werkzaamheden zo goed en zo snel als mogelijk onder de knie te krijgen. Je wilt als nieuwkomer graag een goede indruk maken op je collega’s en bij de groep horen. Hiervoor observeer je het gedrag van je collega’s grondig en vallen bepaalde patronen je op. Wanneer je al een tijdje in een organisatie werkzaam bent, is het lastiger om naar gedragingen en gewoontes te kijken. Je bent dan zo ingeburgerd dat je bepaalde zaken heel normaal vindt.

Je herkent ongeschreven regels door jezelf een aantal vragen te stellen waarop je een antwoord wilt. Denk aan vragen als:

Welke regels hoor en zie ik over onderlinge relaties? En welke niet?
Welke regels hoor en zie ik over afspraken en procedures? En welke niet?
Welke regels hoor en zie ik over professionaliteit? En welke niet?
Welk gevoel roept het gedrag van een collega/het team bij mij op? Zou ik de enige zijn die dit gevoel heeft of zijn en mogelijk ook anderen die hetzelfde gevoel hebben, maar het niet durven uit te spreken?
Waar wordt angstvallig niet over gesproken? Waar wordt (te veel) ruimte aan gegeven?
Wat zijn de gevolgen van deze ongeschreven regels voor de resultaten?

Vervolgens is het belangrijk dat je nauwkeurig observeert en goed luistert naar wat er gezegd wordt en hoe het gezegd wordt (dus lichaamstaal en toon). Gebruik voor het observeren de 1, 2, 3-regel. Wanneer je iets één keer ziet kun je nog denken: ‘Dit is toeval. Ik kijk wat er verder gebeurt.’ Wanneer je iets voor de tweede keer opmerkt, wordt het opvallend. Als je bepaald gedrag voor de derde keer terugziet, kun je spreken van een patroon.

Wat kun je als manager doen aan onwenselijke ongeschreven regels?

Wat nu als een ongeschreven regel in jouw ogen onwenselijk is, omdat het deze belemmerend werkt of een negatieve uitwerking heeft op de resultaten van een afdeling of de werksfeer binnen een team? Als manager heb je een aantal competenties nodig om een dergelijk veranderingsproces in goede banen te leiden:

Als manager kun je ongewenst gedrag veranderen door in de eerste plaats te benoemen welk gedrag je hebt gezien. Wacht hier niet te lang mee. Wil je dat een individu zich bewust wordt van ongewenste gedragsregels en verandert, dan is het zinvol om enkel met deze een of meerdere - net wat nodig is - goede gesprekken te voeren. Wil je echter veranderingen binnen een team bewerkstelligen, dan is deze aanpak minder zinvol en moet je aan de slag met het gehele team. Een team is een systeem en een systeem is altijd sterker dan een individu. Bespreek met je medewerkers niet alleen welk gedrag je is opgevallen, benoem ook welk gedrag je dan wenselijk vindt in een bepaalde situatie. Herschrijf met elkaar de regels en werk er samen aan om de nieuwe regels te verankeren.

Houd er rekening mee dat gedragsverandering tijd vergt. Bij een individu duurt het gemiddeld 42 dagen voordat oude gewoontes zijn vervangen door nieuwe en bij groepen duurt dit nog langer. Hou daarin compassie met jezelf en met je teamleden. Het is dus zinvol om een stip op de horizon te zetten, maar staar je daar niet blind op. Richt je niet alleen op je einddoel, maar geniet ook van de reis naar de eindbestemming.

Nog enkele concrete tips:

Om het onderwerp te laten beklijven, zorg je ervoor dat het dagelijks op verschillende manieren terugkomt, bijvoorbeeld in een werkoverleg en door ‘kattebelletjes’.
Richt je feedback zoveel mogelijk op het gedrag dat je wilt veranderen. Zorg dat je in staat bent dagelijks feedback te geven.
Stimuleer het geven van complimenten.
Bedenk een structuur waarin het gemakkelijker wordt om het nieuwe gedrag te laten zien.
Geef ruimte aan missers, terugslagen, belemmeringen en andere onvoorziene omstandigheden.

Auteur: Marieke van Oosterhout