Agenderen
De agenda is een lijst met onderwerpen die aan de orde komen in een vergadering. Meestal staan de belangrijkste zaken bovenaan. Soms staan bij de agenda ook actiepunten vermeld van de vorige vergadering, zodat besproken kan worden in hoeverre geplande acties ook zijn uitgevoerd.
Voor en van wie is de agenda?
Voorafgaand aan een vergadering wordt de agenda verspreid door degene die de vergadering organiseert. Soms is het gebruikelijk dat aan de deelnemers wordt gevraagd om extra punten toe te voegen aan de agenda. Het risico daarvan is dat de agenda te vol wordt in vergelijking met de beschikbare tijd.
De vergadering wordt geleid door de voorzitter. Deze kan aan de hand van de agenda de onderwerpen in de juiste volgorde afwerken. Ook de andere deelnemers hebben baat bij een goede agenda. De notulist beschikt met de agenda meteen over de opzet van de notulen; anderen weten welke onderwerpen aan de orde komen. Door een agenda ruim voor de vergadering onder de deelnemers te verspreiden, kunnen zij zich goed voorbereiden. Bijvoorbeeld door relevante rapporten op te zoeken en door te nemen. Of door een presentatie voor te bereiden of cijfers te analyseren.
Sommige deelnemers bespreken de vergaderonderwerpen vooraf in hun eigen team. Zo komen beslissingen die in de vergadering worden genomen niet als een verrassing voor degenen die de vergadering niet bijwonen. Op die manier kun je het draagvlak voor genomen beslissingen vergroten.
Hoe ziet een goede agenda er uit?
Je mag een agenda niet te vol plannen. Meestal is een handjevol onderwerpen (drie tot vijf) al voldoende voor een uur gespreksstof. Een vergadering, en daarmee ook de agenda, heeft meestal een vaste opbouw:
- Opening: de voorzitter heet iedereen welkom.
- Bespreking en goedkeuring notulen vorige keer. In sommige vergaderingen wordt dit overgeslagen.
- Ingekomen stukken en mededelingen. Is er iemand afwezig? Is er vanochtend iets belangrijks gebeurd?
- De punten die besproken moeten worden. In de juiste volgorde en met de juiste hoeveelheid tijd per onderwerp.
- Rondvraag. Aan het eind wordt gevraagd of iemand nog iets toe te voegen heeft. Als het goed is, begint de vergadering hier niet opnieuw!
- Sluiting. Er wordt soms een datum gekozen voor een volgend overleg. Na de sluiting stopt de notulist met notuleren.
Actielijst
Sommige voorzitters vinden het prettig om te werken met een actie- of besluitenlijst. Daarin staat aangegeven wat besloten is of wie wat moet doen op welk moment. Afhankelijk van wat men gewend is, voegt men de actielijst toe aan de agenda. De agenda bepaalt dan de volgorde van de onderwerpen, de actielijst geeft aan welke activiteiten besproken moeten worden.
Auteur: Erik Bouwer