Presentatie

Je wordt al onrustig bij de gedachte. ’s Avonds in bed lig je te piekeren. Je droomt over de zenuwslopende spreekbeurten tijdens je middelbare schooltijd. Een presentatie geven: voor de meeste mensen is het een crime. Doodsangsten uitstaan is echter niet nodig; je kunt presentatieangst overwinnen. Het is vooral een kwestie van een gedegen voorbereiding en veel oefenen.

Presenteren voor een groep is een belangrijke soft skill in verschillende functies.

Professioneel geklede carrièretijgerin in mantelpakjeVoorbereiding voor een presentatie

1. Bedenk wat je met een presentatie wilt bereiken
Wanneer je een voordracht moet geven, is het belangrijk om van tevoren na te denken over het doel van je presentatie. Wat wil je met je optreden bereiken? Een doel kan zijn: informatie geven, het overdragen van kennis of het beïnvloeden van gedrag. Spreek je bijvoorbeeld op een afscheidsreceptie van een collega, dan wil je vooral bijdragen aan de goede sfeer. Moet je echter voor de directie je beleidsplan verdedigen, dan doorspek je je betoog met goede argumenten. Je wilt hen namelijk overtuigen van jouw aanpak. Het doel van een presentatie bepaalt de inhoud van je verhaal.

2. Leef je in in je publiek
Ieder publiek vereist een andere aanpak. Als gemeenteambtenaar spreek je bijvoorbeeld met het gemeentebestuur anders over een wijkaanpak, dan wanneer je in gesprek bent met een groep bewoners. In het eerste geval kennen je toehoorders de voorgeschiedenis van de plannen en kun je de herindeling plaatsen in het kader van een grotere stadsvernieuwing. Wijkbewoners beschikken echter niet over die achtergrondinformatie: je moet hen dus overtuigen van de noodzaak van veranderingen in hun buurt. Zij willen simpelweg weten wat, wanneer, waarom en hoe er in hun omgeving iets verandert. Niet alleen moet je de inhoud van je presentatie aanpassen aan je publiek, maar ook de vorm. Zaken als taal en woordkeus, het tonen van grafieken en diagrammen, stemgebruik en het gebruik van hulpmiddelen als een beamer en een projectiescherm, moet je eveneens afstemmen op je publiek.    

3. Ga na in wat voor een situatie je spreekt
Een presentatie kan op iedere plek en bij verschillende gelegenheden worden gegeven. Als je weet in wat voor een situatie je als spreker optreedt, kun je je je communicatie daarop afstemmen. Stel, je bent spreker nummer vijf op een symposium. Aan het eind van de middag – wanneer jij aan de beurt bent - zal het publiek al redelijk moe en verzadigd zijn. Je doet er dan goed aan om hen zoveel mogelijk bij je presentatie te betrekken, zodat ze in plaats van passief te luisteren actief moeten meedoen. Leg bijvoorbeeld kwesties aan ze voor of vraag naar ervaringen. Ook moet je weten of je wordt aangekondigd. Is dit niet het geval, dan moet je zelf voor een goede introductie zorgen. Controleer eveneens de aanwezigheid van hulpmiddelen: werkt de videoprojector? Is er een beamer en een scherm? Kun je de laptop makkelijk aansluiten? Technische mankementen kunnen een presentatie ernstig verstoren.

Uit welke onderdelen bestaat een presentatie?

Ongeacht het doel, publiek of situatie, een goede presentatie bestaat uit drie onderdelen: een inleiding, een kern en een slot.

Inleiding

Zoals in veel situaties is ook bij een presentatie de eerste indruk belangrijk. Een goede inleiding is dan ook de basis voor een succesvolle presentatie. Kort en krachtig leg je in een inleiding uit:

  • wie je bent
  • wat je gaat vertellen
  • hoe je je verhaal opbouwt
  • hoeveel tijd de presentatie in beslag neemt 
  • wanneer het publiek vragen kan stellen

De inleiding is eveneens het moment waarop je de aandacht van het publiek kunt trekken. Voorkom clichés als: "Ik hou het kort" of "Ik ben gevraagd om jullie iets uit te leggen over...". Zoek naar een originele opening. Begin bijvoorbeeld met een anekdote, een actuele gebeurtenis, of laat een cartoon zien.

Kern

Dit deel van de presentatie bevat de meeste informatie. Het is dan ook van belang om hoofd- en bijzaken te onderscheiden zodat het publiek jouw verhaal goed kan volgen. Herhaal je belangrijkste standpunten een paar keer in iets andere bewoordingen en geef voorbeelden. Dit werkt verhelderend en zo kunnen de luisteraars de hoofdpunten beter onthouden. Afbeeldingen van grafieken of citaten kunnen je verhaal eveneens versterken. Beelden blijven bij veel mensen beter hangen dan woorden.

Bij presentaties wordt vaak gebruikgemaakt van het programma Powerpoint. Met dit programma kun je onder andere gemakkelijk sheets maken. Let bij het maken van een presentatie in Powerpoint onder andere op:

  • De lettergrootte, te klein zorgt voor irritaties bij het publiek.
  • De hoeveelheid tekst, wanneer er teveel tekst op een sheet staat, kan het publiek de presentatie lastig volgen.
  • Lastige schema's, gebruik alleen tabellen en grafieken die je publiek direct kunnen begrijpen.    

Slot

De laatste zinnen van een goede presentatie blijven vaak het langst hangen. Mits deze natuurlijk een heldere boodschap bevatten. Het is dus zaak om je boodschap aan het einde van een presentatie kernachtig en pakkend te verwoorden, zoals bijvoorbeeld in een slogan. Met een afsluiting als "en dan wil ik u nu nog slechts bedanken voor uw tijd", gooi je als spreker je eigen glazen in.

Hoe word je een presentatietijger?

Bij het geven van een presentatie moet je met name op drie zaken letten: de inhoud, je houding en je stem. Wanneer je aan alle drie voldoende aandacht besteedt, ligt een goede presentatie binnen handbereik.

Pakkende inhoud

De inhoud omvat het verhaal dat je vertelt. Dit schrijf je van tevoren op. Je denkt goed na over het doel van de presentatie en je publiek. Ook besteed je in je voorbereiding veel aandacht aan de structuur van je verhaal. Heb je moeite om hoofdzaken van bijzaken te onderscheiden, dan kun je bijvoorbeeld een schrijfvaardigheidscursus volgen waarin je leert een verhaal op te bouwen.

Actieve en toch rustige houding

Bij het voorbereiden van een presentatie concentreren de meeste mensen zich op de inhoud, het verhaal dat ze straks zullen vertellen. De manier waarop je presenteert is echter net zo belangrijk. Je houding en je lichaamstaal bepalen voor een belangrijk deel de informatieoverdracht.

  • Carrièretijger met opvallende witte artiestenkleding en houding als in een optreden.Ga bijvoorbeeld zo min mogelijk met je rug naar het publiek staan. Voorkom dat je voortdurend zit te plukken aan je haar. Probeer je publiek zoveel mogelijk aan te kijken; oogcontact zorgt voor betrokkenheid.
  • Oefen de presentatie thuis voor de spiegel zodat je weet welke houding je tijdens het spreken aanneemt. Let daarbij vooral op je handen; aan je handen kan je publiek het beste je gespannenheid aflezen. Ga dus niet voortdurend over je handen wrijven of aan je ring of kleding friemelen. Dit leidt je luisteraars af.
  • Neem zoveel mogelijk een actieve houding aan. Je armen over elkaar gekruist zorgt bijvoorbeeld voor een statische houding waardoor je een afstand creëert tussen jou en het publiek. Het beste is nog om je armen en handen simpelweg langs je lichaam te laten rusten. Af en toe kun je kleine handbewegingen maken om je verhaal te ondersteunen.
  • Train enkele affirmaties die je zelfvertrouwen vergroten. Dit zijn oprecht gemeende positieve gedachten of bekrachtigende beweringen over jezelf. Door deze regelmatig te bevestigen en herhalen zul je zelfverzekerder presenteren. Voorbeelden:
    • Ik ben goed voorbereid en heb een helder verhaal
    • Ik stel toehoorders op hun gemak en ze luisteren met plezier naar me
    • Ik ben rustig en zelfverzekerd
    • Ik weet mijn boodschap overtuigend te brengen
    • Ik sta graag voor een groep

Blijf je ondanks de oefeningen gespannen, dan kun je een cursus volgen over lichaamstaal.

Krachtige stem

Of je boodschap overkomt, hangt tevens af van je stem: het volume waarmee je spreekt, je intonatie. Neem thuis je presentatie op en beluister deze meerdere keren. Ga na welke zinsdelen je krachtig uitspreekt en welke niet. Met je stem kun je namelijk het belang van bepaalde passages extra onderstrepen. Bedenk van tevoren wat voor invloed zenuwen op je stemgeluid kunnen hebben. Vaak ga je sneller praten of mompelen. Met ademhalingsoefeningen kun je je zenuwen beheersen en je stem controleren. Heb je hier grote moeite mee, dan kan het volgen van een cursus stemgebruik raadzaam zijn.

Leer presenteren als TED-sprekers

TED en TEDx zijn evenementen waarbij sprekers de kans krijgen om ‘de presentatie van hun leven’ te geven over hun expertisegebied, een bepaald project of iets waarvan zij vinden dat het een idee is om te verspreiden. Een TED-talk is geen gewone, saaie presentatie, maar een sprankelende en inspirerende voorstelling. De meeste TED-talks zijn als online video's te bekijken. Observeer je favoriete TED-sprekers en leer van hen levendig presenteren.

Wanneer geef je een presentatie? 

In vrijwel iedere functie moet je een keer een presentatie geven. Bij sommige beroepen is het geven van een presentatie echter een regelmatig terugkerende taak. Denk daarbij aan beroepen als:

Presenteren als competentie

Een competentie is een in gedrag waarneembare combinatie van kennis, vaardigheden en persoonlijke kwaliteiten waarmee je in praktijksituaties je werk goed kunt doen. De competentie presenteren staat op menige lijst met algemene competenties (op andere lijsten is het onderdeel van de bredere competentie mondeling communiceren).

Sollicitatiegesprek: netjes geklede carrièretijger met zelfverzekerde houding wordt geïnterviewd door twee selecteurs (op de rug gezien)

Hoe toon je in een sollicitatiegesprek aan dat je goed kunt presenteren?

Een voorbeeld: Je solliciteert op een vacature als marktonderzoeker. In de advertentie worden onder andere ‘goede presentatievaardigheden’ gevraagd. Je probeert je voor te stellen wat ze daarmee bedoelen. Je zult  regelmatig de resultaten van je onderzoeken aan klanten moeten presenteren, denk je. Misschien zul je ook nieuwe klanten moeten binnen halen door ze in een presentatie te vertellen over hoe het bureau marktonderzoeken oppakt.

Je hebt nog niet zoveel ervaring met presenteren van onderzoeken in werksituaties. In je huidige baan doet je baas dat, maar je weet zeker dat je het zelf ook wel kan. Tijdens je hbo-opleiding Commerciële Economie heb je regelmatig presentaties gehouden, zowel voor je medestudenten als voor enkele collega´s op je stageplek. Je hebt gemerkt dat een goede voorbereiding en een goed verhaal belangrijk zijn, maar dat je in je verhaal moet proberen mensen echt te raken. Dat doe je door voorbeelden die herkenbaar zijn voor je publiek te gebruiken. In je vrije tijd zit je op een toneelvereniging, daar heb je veel geleerd over het belang van houding en stemgebruik in presentaties. Dit vermeld je kort in je sollicitatiebrief en leg je eventueel uit in je sollicitatiegesprek. Natuurlijk laat je in het gesprek ook zien dat je je kunt presenteren als de ideale kandidaat!

Nog enkele voorbeelden

  • Trainer bedrijfsopleidingen: Voor mij geen trucjes tijdens het presenteren. Als ik meer mezelf ben tijdens een training, ben ik flexibeler en kan ik bij het houden van mijn verhaal beter inspelen op mijn publiek. Ik vind het overigens ook leuk als deelnemers reageren tijdens mijn presentatie, dat geeft mij energie.
  • Organisatieadviseur: Ik hoef niet flitsend te zijn in mijn presentatie, belangrijker is dat ik rust uitstraal. Ik heb gemerkt dat mensen mijn advies dan ook makkelijker accepteren. 
  • Facility manager: Laatst deed ik een voorstel voor een nieuwe aankleding van de receptie van een kantoor. Al gauw ontstond er discussie of de kleur van de vloerbedekking niet vloekte bij de gordijnen. Toen kon ik in mijn volgende sheet laten zien dat dat niet zo was. Ik had een foto genomen van de ruimte en de nieuwe kleur van de vloerbedekking én de gordijnen ingekleurd met Photoshop.

Voorbeelden van competentiegerichte vragen over presenteren tijdens het sollicitatiegesprek:

  • Geef een voorbeeld van een situatie waarin je je verhaal hebt aangepast aan je publiek. Hoe heb je dat gedaan? Wat was het resultaat?
  • Wat doe je om mensen te enthousiasmeren of tot actie aan te zetten? Geef eens een voorbeeld van een situatie waarin je dat gedaan hebt.

Aanbevolen websites

  • Deze online cursus Presentatie geven gidst je door alle onderdelen van je presentatie. Je krijgt praktische tips waarmee je onmiddellijk zelf aan de slag kunt.
  • Doel van jouw presentatie - door Jan Stevens op De Steven.
  • Oogcontact, gebaren, houding: hoe belangrijk lichaamstaal bij een presentatie is, lees je op de gelijknamige website.

Auteur: Janine Bruinooge, met bijdragen van René Pijlman

Je bent hier: Home Functioneren Communiceren Mondeling communiceren Gespreksmodellen Presentatie