Slechtnieuwsgesprek

Ben je manager of teamleider, dan moet je soms aan een medewerker een bericht met een negatieve betekenis brengen. Als je iemand moet ontslaan, of iemand moet teleurstellen over een beoogde promotie, of iemand moet afwijzen na een sollicitatie, dan is dat voor de ontvanger slecht nieuws. In sommige beroepen, bijvoorbeeld als verpleegkundige, moet je vaker dan in andere beroepen een nare boodschap overbrengen. Het slechtnieuwsgesprek vergt bepaalde vaardigheden en strategieën waarmee je de schade kunt beperken.

Teleurgestelde carrièretijger wordt afgewezen met "nee"

Waarom is het moeilijk om slecht nieuws te brengen?

Een negatieve boodschap overbrengen is om verschillende redenen lastig:

  • Je bent empathisch, wilt tactvol zijn en de ander geen pijn doen.
  • Als je probeert het nieuws zacht of omzichtig te brengen, dan kan dat voor de ander verwarrend zijn.
  • Emoties bij de ontvanger - zoals verdriet, boosheid en verwijten - zijn ook voor jou belastend, als brenger van het slechte nieuws.
  • Voor de ontvanger kan de boodschap een groot probleem betekenen en jij moet die klap helpen opvangen.

De opbouw van een slechtnieuwsgesprek

Een slechtnieuwsgesprek is opgebouwd uit de volgende stappen.

1. Bereid het gesprek goed voor

Verzamel alle belangrijke informatie en denk goed na over wat je de medewerker in dit geval wilt zeggen. Zorg er voor dat je tijdens het gesprek niet gestoord kunt worden en neem ruim de tijd voor het gesprek.

2. Val met de deur in huis en deel de klap uit

Vaak begint een gesprek met het uitwisselen van wat koetjes en kalfjes. Dat stelt mensen op hun gemak en maakt een gesprek, bijvoorbeeld een sollicitatiegesprek, wat minder formeel. Maar bij een slechtnieuwsgesprek is het belangrijk om meteen met de deur in huis te vallen en de negatieve boodschap direct op tafel te leggen. Breng het slechte nieuws op een formele en wat zakelijke manier.

Zeg bijvoorbeeld:
"Hallo Pieter. Neem een stoel. Ik moet je meteen zeggen dat ik slecht nieuws heb. We hebben gisteren de reorganisatieplannen bekeken, en ik heb moeten constateren dat er geen ruimte is om jouw functie te behouden."

3. Geef hooguit twee onweerlegbare argumenten

Mensen die slecht nieuws te verwerken krijgen, voelen als eerste een schrikreactie. Dat vertraagt hun denken. Ook zullen ze gevoelens van weerstand ervaren. Geef voor het slechte nieuws hooguit twee onweerlegbare argumenten. Meer argumenten worden vaak niet eens meer gehoord. De argumenten moeten onweerlegbaar zijn, omdat anders het risico bestaat dat je in een welles-nietes-discussie belandt.

4. Laat de ander stoom afblazen

De ander zal boos, verdrietig, zwijgend, met een emotionele reactie of rationele tegenwerpingen op het slechte nieuws reageren. Dat verschilt van persoon tot persoon. Ga er niet inhoudelijk op in. Luister vooral en bevestig de ander zo nu en dan door te zeggen: 'dat begrijp ik', of 'dat kan ik me voorstellen'. Geef de ander voldoende tijd voor eventuele vragen.

5. Toon medeleven

De ontvanger van de boodschap zal emoties voelen, zoals boosheid of verdriet. Het kan dan zelfs gebeuren dat iemand zijn zelfbeheersing verliest en zich dingen laat ontvallen die hij onder normale omstandigheden nooit zou zeggen. Hij staat niet open voor rationele argumenten en feiten en het lukt hem niet of nauwelijks onderscheid te maken tussen de oorzaak van de boodschap en de brenger van het slechte nieuws. Hoewel vervelend voor jou, de beste reactie is om dit gewoon over je heen te laten komen.

De kunst is je in te leven in de situatie en het gevoel dat die ander heeft, maar toch zakelijk te blijven. Toon je betrokkenheid door die gevoelens te benoemen. Doe dat bij voorkeur met een 'ik-boodschap'.

Zeg bijvoorbeeld:
"Ik zie dat je aangeslagen bent."
"Volgens mij ben je heel boos."
"Het raakt je, zie ik."

Laat je niet verleiden tot medelijdende, troostende of loze opmerkingen, zoals 'Ik vind het ook jammer', 'je vindt vast snel ander werk' of 'Ik kan er ook niets aan doen'.

6. Herhaal argumenten en vat samen

Zet je eigen argumenten en die van de ander nog eens op een rijtje, zodat het verschil van inzicht duidelijk wordt. Vat alle hoofdpunten nog eens samen en check per punt of de ander zich in de samenvatting kan vinden.

7. Bespreek vervolgacties en oplossingen

Bespreek samen hoe het vervolg eruit moet zien. Als je net iemand gezegd hebt dat hij ontslagen wordt, bespreek dan hoeveel tijd hij nog heeft, of hij die middag naar huis mag en hoe hij eventueel hulp kan krijgen bij het solliciteren naar een andere baan.

Als het slechte nieuws al te confronterend is, maak dan een nieuwe afspraak om op een later moment de vervolgacties te bespreken.

Affirmeren helpt je bij een lastig gesprek

Vind je het lastig om een nare boodschap te brengen en vrees je een emotionele discussie? Affirmaties kunnen je in die situatie helpen om vast te houden aan je waarden en boodschap. Dit zijn oprecht gemeende positieve gedachten of bekrachtigende beweringen over jezelf. Door deze regelmatig te bevestigen en herhalen kun je je gedachten, gevoelens en zelfbeheersing in het gesprek positief beïnvloeden.

Voorbeelden van affirmaties voor het slechtnieuwsgesprek

  • Ik vind het belangrijk om eerlijk en duidelijk te zijn
  • Ik benader de ander met respect
  • Ik luister aandachtig naar zijn tegenwerpingen
  • Ik heb begrip voor zijn reactie
  • Ik ben standvastig en hou vast aan mijn boodschap

Aanbevolen websites

Auteur: Ysolde Bentvelsen

Je bent hier: Home → Functioneren → Communiceren → Mondeling communiceren → Gespreksmodellen → Slechtnieuwsgesprek