Briefing (instructiebijeenkomst)

Een briefing, of teambriefing, is een beknopte bijeenkomst voorafgaand aan een bepaalde activiteit of inzet van een team, waarbij de doelen, het plan van aanpak en de bijzonderheden worden besproken en de SMART geformuleerde taken worden verdeeld. De instructie wordt geleid door een operationeel leidinggevende. Het team krijgt de taakgerichte informatie en last-minute details die relevant zijn voor de activiteit. Het wordt geïnformeerd over de stand van zaken en de ontwikkelingen waarmee rekening moet worden gehouden. Deze vorm van teambijeenkomst lijkt meer op een presentatie dan op een vergadering.

Een goede briefing is to-the-point, duidelijk en nauwkeurig. Hij heeft vier effecten op het team:

  1. Alertheid: de medewerkers weten wat ze kunnen verwachten en zijn alert op afwijkingen, gevaren of verstoringen.
  2. Sturing: door middel van opdrachten wordt richting gegeven aan het werk van het team.
  3. Teambuilding: versterken van de onderlinge band tussen de betrokken medewerkers.
  4. Leren: verbeteren van de prestaties doordat medewerkers van elkaar leren.

Na afloop van een perfecte briefing moet iedereen zijn taken kennen, weten wat zijn verantwoordelijkheden zijn en waar hij op moet letten.

Informatie delen, maar niet te veel

Het hoofddoel van de briefing is informatie te delen, maar dat betekent niet dat de aanwezigen moeten worden overladen met alle beschikbare informatie. Sommige informatie kan beter in een digitaal dossier beschikbaar worden gesteld, of real-time worden opgezocht op het moment dat het nodig is.

De politieacademie adviseert om alleen informatie te delen die de aanwezigen daadwerkelijk kunnen onthouden.

Beperk de instructie tot zijn essentie. Het is niet de gelegenheid:

In het briefinglokaal moeten zo min mogelijk afleidingen en storende elementen aanwezig zijn.

Voorbeelden van professionele briefings

In de evenementensector wordt een pre-eventbriefing gehouden, de laatste vergadering met het team voordat het evenement begint. Daarbij komt bijvoorbeeld aan de orde:

  • de plattegrond van het terrein en de bezoekersstromen;
  • het protocol voor belangrijke gasten;
  • de taakverdeling m.b.t beveiliging, techniek, horeca, ehbo, etc. 

Elke dag is de briefing het begin van de dienst voor politiemensen in de basisteams op straat. Het is belangrijk dat politieagenten vooraf weten wat ze die dag te doen staat. De briefing wordt gezien als een belangrijk sturingsinstrument.

Een verpleegkundige kan de zorg voor een patiënt overdragen aan een collega met een bedside briefing. Door de briefing aan het bed te houden, wordt de patiënt geïnformeerd en betrokken bij het zorgproces.

Voordat een vliegtuig vertrekt, leidt de purser een pre-flight briefing of vluchtbriefing van de stewardessen. Daarin worden de belangrijkste punten van de vlucht besproken en worden de taken verdeeld.

Een sporttrainer brieft zijn team om ze klaar te stomen voor de wedstrijd, een militair officier doet dat voordat hij met zijn troepen het strijdveld op gaat.

De Tweede Kamer organiseert regelmatig een technische briefing, waarbij een aantal leden zich laat informeren door experts. Dan wordt er niet over politiek gesproken, maar over de inhoud van de kwestie. De experts briefen de Kamerleden, die daarna vragen kunnen stellen. Zo'n Kamerbriefing heeft minder het karakter van een instructiebijeenkomst en is meer gericht op het op het verschaffen van tekst en uitleg.

Agenda van een briefing

Net als bij een vergadering is het goed vooraf een agenda op te stellen met de belangrijkste onderwerpen. In de kern is de structuur:

  • Dit is de situatie.
  • Dit weten we.
  • Dit gaan we doen.
  • De taakverdeling is ...
  • Dit kan er gebeuren.
  • Vragenronde:
    • Is de opdracht duidelijk?
    • Heeft iedereen wat hij nodig heeft om zijn werk goed te kunnen doen?
    • Zijn er nog vragen, belemmeringen of zorgen?

Het laatste punt, de gelegenheid tot het stellen van vragen, is zeer belangrijk: door feedback te vragen aan de medewerkers kunnen allerlei twijfels, gevaren en problemen aan het licht komen. Zorg ervoor dat iedereen zich veilig voelt om zorgen uit te spreken. Medewerkers kunnen in de vragenronde van elkaar leren.

Geef verschillende medewerkers het woord voor hun onderdeel of aspect van het geheel. Meestal zullen de seniors of teamleiders het woord voeren.

Briefing geven als competentie

Volgens onderzoekers van de politieacademie is het een mythe dat elke leidinggevende adequate briefingsvaardigheden heeft. Geparafraseerd:

Wanneer politiemedewerkers doorstromen naar leidinggevende functies, wordt doorgaans ook aangenomen dat zij in staat zijn een adequate briefing te verzorgen. [...] onze observaties en het actieonderzoek laten zien dat het briefers in enkele gevallen aan elementaire basisvaardigheden voor het geven van een presentatie ontbreekt. Dit geldt zeker als ook opdrachten op de persoon worden uitgedeeld. Dit is een aanzienlijke stap verder dan slechts het presenteren van informatie.

Het is mede hierom van wezenlijk belang dat leidinggevenden in staat worden gesteld om door studie en training deze briefingsvaardigheden te ontwikkelen, en dat zij tijdens dit leertraject ook voldoende praktijkervaring opdoen. Het geven van een briefing zou als competentie moeten worden omschreven binnen het functieprofiel van een operationeel leidinggevende.

Een competentie is een in gedrag waarneembare combinatie van kennis, vaardigheden en persoonlijke kwaliteiten waarmee je in praktijksituaties je werk goed kunt doen. De competentie Briefing geven staat op onze lijst met algemene competenties.

Welke ondersteunende competenties spelen hierbij een rol?

  • Presenteren: je kunt ideeën in een mondelinge presentatie overtuigend overdragen aan een groep mensen.
  • Delegeren: een taak met de bijbehorende bevoegdheden en middelen aan een medewerker toevertrouwen, waarbij je de eindverantwoordelijkheid voor het resultaat behoudt.
  • Accuratesse: de informatie die wordt verstrekt moet zorgvuldig en compleet zijn.
  • Anticiperen: vooruitlopen op en herkennen van situaties en verhoudingen.
  • Assertiviteit: de deelnemers moeten hun twijfels en zorgen op een directe wijze kunnen uitspreken.
  • Besluitvaardig: je durft besluiten te nemen door actie te ondernemen of een oordeel te geven over een kwestie.
  • Verantwoordelijkheid: je bent je ervan bewust dat de taken of plichten van zowel jezelf als anderen in je team naar behoren moeten worden uitgevoerd.

Debriefing achteraf

Zoals een briefing voorafgaat aan een activiteit, kan achteraf een debriefing of After Action Review (AAR) worden gehouden. Daarin reflecteert het team op de gang van zaken. Op de agenda staan de reflectievragen:

  1. Wat was ons doel?
  2. Wat hebben we daadwerkelijk bereikt?
  3. Wat is het verschil daartussen?
  4. Wat kunnen we daarvan leren en volgende keer beter doen?

Wat is de betekenis van 'briefing'?

Het woord 'briefing' is een leenwoord, afgeleid van het Engelse 'brief', dat kort of beknopt betekent. Het heeft niet te maken met de Nederlandse brief (briefpost, sollicitatiebrief).

Aanbevolen websites

  • Andere wijze van briefen leidt tot effectievere sturing van politieoptreden, door Astrid Scholtens, onderzoeker bij Crisislab.
    "Twee basisteams hebben met ondersteuning in de twee jaren erna twee nieuwe sturingsconcepten ontwikkeld, inclusief een nieuw briefingconcept. Deze nieuwe sturingsconcepten bleken effectiever in de zin dat opdrachten beter onthouden en ook uitgevoerd werden."

Bronnen

  • Briefen voor en door basisteams, door Mariëlle den Hengst en Michiel In ’t Veld (Politieacademie)
    Een onderzoek naar verbetering in de overdracht van briefinginformatie. Met een nuttige briefingwijzer in bijlage C.

Auteur: René Pijlman

Je bent hier: Home Functioneren Communiceren Mondeling communiceren Gespreksmodellen Briefing (instructiebijeenkomst)