Team samenstellen

Een team is een groep mensen, bestaande uit twee of meer personen, die gezamenlijk een taak uitvoert voor werk, studie of een hobby. Meestal heeft een team een leider, maar dat hoeft niet altijd. In een goed team past de combinatie van kwaliteiten en eigenschappen van de leden precies bij de taak waar ze samen aan werken.

Wanneer is het nuttig om in een team te werken?

Als je een taak ook in je eentje zou kunnen uitvoeren, heeft het geen zin om een team samen te stellen. Als mensen samenwerken moeten ze immers tijd steken in het coördineren van het werk. Kost het praten over het werk meer tijd dan het samenwerken aan tijdwinst oplevert, werk dan niet samen.

Als aan een aantal voorwaarden is voldaan, heeft het zin om met een team te gaan werken.

  1. De tijd waarin een klus moet worden afgerond is zo beperkt dat het werk onmogelijk door één persoon gedaan kan worden.
  2. Voor de taak zijn verschillende competenties nodig, die niet in één persoon verenigd zijn.
  3. De kennis die nodig is om de taak te volbrengen, is verspreid over verschillende hoofden.
  4. De leden van het team zijn bereid tijd en energie te steken in het coördineren van hun inspanningen.
  5. Wie voor het team gevraagd wordt, moet het doel van het team zinvol vinden en bereid zijn zich daar volledig voor in te zetten.

Kortom, de leden moeten van elkaar afhankelijk zijn om het werk te kunnen doen. Mensen die samenwerken op een afdeling zijn niet vanzelf ook een team. Ze moeten hun werk wel enigszins op elkaar afstemmen, maar dat is niet voldoende om zo'n groep een team te noemen.

Teams voor een project

Vaak denk je bij het woord 'team' ook meteen aan 'projectmanagement'. Dat is logisch, want een nieuw project, bijvoorbeeld het oplossen van een bepaald strategisch probleem, het ontwikkelen van een nieuw tv-programma of het ontwerpen van een parkeergarage, kan pas beginnen als er een team is dat het project kan uitvoeren. Het maakt echter niet zoveel uit of je het nu een 'project' noemt of een taak, opdracht, probleem of vraagstuk. Het gaat erom dat je gezamenlijk een product maakt en dus samenwerkend studeert. Bij projectonderwijs in het hbo is dat vaak het geval.

Criteria voor teamsamenstelling

Stel dat je gevraagd wordt een team samen te stellen, waar let je dan op?

  • Natuurlijk let je op de eisen die het product aan het team stelt. Welke competenties heb je nodig om de opdracht uit te voeren? En op welk niveau liggen deze competenties? Maar dat is niet alles. 
  • Je kijkt ook naar de rollen die vervuld moeten worden om de samenwerking goed te laten lopen.
  • En je hebt oog voor de werkstijlen die het beste passen bij de omgeving van de opdracht. 
  • Je kunt rekening houden met de Teamrollen van Belbin. Hebben de mensen die jij wilt vragen teamrollen die samen een goed team vormen?
  • Ten slotte neem je natuurlijk ook praktische omstandigheden mee. Mensen moeten bijvoorbeeld wel op het goede moment beschikbaar zijn.

Dat is eenvoudiger dan het lijkt.

Wat moet je opleveren?

Je probeert je een voorstelling te maken van het eindproduct waarvoor je verantwoordelijk bent. Als je weet dat het een parkeergarage moet worden en geen woonhuis, weet je dat je een architect nodig hebt die ervaring heeft met verkeersstromen. Heb je al een idee van de doelgroep van het tv-programma, dan zoek je een researcher die al goed in die doelgroep zit. Je zet dus alle kenmerken van het product die je al weet op een rij, en probeert daaruit af te leiden welke kennis en ervaring in jouw team aanwezig moeten zijn.

In de meeste teams waarin de teamleden samen iets nieuws ontwikkelen of een probleem oplossen, zitten leden met kennis van de markt. Ook mag iemand met kennis van het soort product en van de manier waarop je het kunt maken, en iemand die al die kennis bij elkaar kan brengen niet ontbreken. In een uitgeverij werken bijvoorbeeld een marketeer, een redacteur, een productiebegeleider en een uitgever samen. De uitgever leidt het team meestal.

Kijk ook naar het vereiste niveau van deskundigheid dat je nodig hebt. Kun je inschatten hoe zwaar en hoe moeilijk de taak is? Moet het bijvoorbeeld een parkeergarage worden op een lastige ondergrond of op een locatie die zware eisen stelt, dan heb je een paar senioren nodig die enthousiast worden van dergelijke uitdagingen.

Wat voor soort product is het?

Een heel vrij ontwerp voor een gebouw vraagt andere vaardigheden dan de oplossing van een complex marketingprobleem of het opstellen van een verpleegkundig protocol. Dan gaat het dus niet over inhoudelijke deskundigheid maar meer om meer algemene competenties als creativiteit, commercieel inzicht en analytische vaardigheden of accuratesse. Probeer dus in te schatten welke competenties uit de rubriek Functioneren je in je team moet hebben om het product te kunnen maken.

Onder welke voorwaarden moet de klus geklaard worden?

Veel problemen moeten onder tijdsdruk opgelost worden. Soms moet je werken voor een 'moeilijke' opdrachtgever die al precies in zijn hoofd heeft hoe hij het wil. Ook komt het veel voor dat het eindproduct bij een opdracht nog niet helder is. Is de beste oplossing voor een probleem op de afdeling chirurgie nu een nieuw protocol, of moet er nieuwe apparatuur komen? De mensen in je team moeten met die omstandigheden kunnen omgaan. Dan heb je eigenschappen nodig als kunnen omgaan met werkdruk, tact en flexibiliteit. Breng dus ook de voorwaarden van de klus goed in kaart en maak daar een competentieboodschappenlijstje bij.

Rollen die in een team vervuld moeten worden

Alle leden dragen bij aan het functioneren van het team door de eigenschappen die ze meebrengen. Los van het product dat het team maakt, zijn er altijd bepaalde rollen die in een team gespeeld moeten worden. Daarbij kun je rekening houden met de Belbin Teamrollen. Een aantal voorbeelden:

En zo zijn er nog meer rollen te bedenken. Je hebt ze allemaal nodig binnen een team. Vaak is iedereen wel in staat om die rollen op zich te nemen, maar ieder heeft sterke voorkeuren voor een bepaalde rol. Persoonlijkheidsmodellen geven daar vaak verklaringen voor. Als je de mensen uit wie je kunt kiezen goed kent, kun je een ideale mix van voorkeuren samenstellen. Zo zorg je ervoor dat een Bemiddelaar conflicten aanpakt, een Beslisser knopen doorhakt en een Waarschuwer aan de bel trekt als die beslissingen nare gevolgen kunnen hebben, enzovoort.

Rollen waar je vanuit een werksituatie - of de sportclub - misschien al meer vertrouwd mee bent, zijn die van voorzitter, secretaris en penningmeester. In elk team heb je iemand nodig die vergaderingen agendeert, notulen maakt en de informatie beheert en iemand die op de centen let. Ook deze rollen moeten verdeeld worden bij de samenstelling van het team.

Werkstijlen die aansluiten

Het is handig als je een mix van werkstijlen in het team kunt brengen. Werkstijlen vallen vaak samen met leerstijlen.

  • Dromers zijn goed in het verzinnen van alternatieven. 
  • Denkers kunnen bepaalde keuzes heel goed logisch verantwoorden.
  • Beslissers weten vaak snel of iets in de praktijk werkt of niet.
  • Doeners proberen alles 'hands-on' uit. Ze voeren liefst de ideeën van anderen uit.

Soms stelt de omgeving van een bepaald project eisen aan de werkstijl. Heb je een opdrachtgever die een stap-voor-stap-plan wil zien en die ook een verantwoording wil bij elke beslissing die het team neemt, dan moet je niet teveel dromers in je team hebben. Of, stel dat originaliteit een heel zware eis is, dan moet je niet te veel beslissers hebben die meteen "Volgens mij kan dat niet!" roepen.

Planning en beschikbaarheid?

Ten slotte de praktische voorwaarden. Hoeveel mensuren heb je nodig? Wanneer moet welk deel van de taak af zijn?

  1. Je moet eerst een planning maken, voordat je goed kunt inschatten hoeveel mensen je nodig hebt.
  2. Vervolgens loop je bovenstaand rijtje langs om te inventariseren wie je wilt hebben. 
  3. Ten derde ga je navragen of je die mensen ook kunt krijgen. Zijn zij voor dat aantal uren beschikbaar? Vaak zal je daarvoor moeten onderhandelen met de leidinggevende van die persoon. Of met hem zelf, als hij al teveel werk op zijn bord heeft.

Teams samenstellen in de praktijk

Nu je weet hoe het hoort, is het tijd om weer met je beide benen op de grond te komen. In werkelijkheid zul je niet vaak met al deze criteria rekening kunnen houden als je een team gaat samenstellen. Daarom staan de criteria ook in volgorde van belangrijkheid in de lijst. Probeer vooral met het eerste criterium rekening te houden: welke competenties heb je nodig om de opdracht goed te kunnen uitvoeren.

De praktijk leert dat je meestal moet werken met de mensen die voor de taak beschikbaar zijn; eigenlijk het criterium dat het minst zwaar zou moeten wegen. Als het project immers heel belangrijk is voor je werkgever en het ideale teamlid is onvoldoende beschikbaar, dan zou hij voor de taak van het team vrijgesteld moeten worden.

Toch is de lijst met criteria heel nuttig.

  • Je stelt nu immers bewust je team samen en je weet op welke punten je compromissen sluit. 
  • Ook heb je nu argumenten in de onderhandeling met de managers die uiteindelijk over het team beslissen.
  • Word je zelf gevraagd om aan een team deel te nemen, dan kun je zelf onderzoeken hoe het team is samengesteld. En welke rol of deskundigheid van jou wordt verwacht.
  • Ook kun je aan degene die jou uitnodigt (of verplicht mee te werken) vragen waarom de overige leden ervoor gevraagd zijn. Om hun deskundigheid, competenties, stijl?
  • Moet een team verbeterd worden, omdat er problemen ontstaan, dan kun je die vaak herleiden tot deze criteria.

Tijdens een studie zul je vaak in een groep moeten leren, zogenaamd 'samenwerkend leren' in projectonderwijs. Probeer altijd invloed uit te oefenen op de manier waarop zo’n projectgroep wordt samengesteld. Vaak is de groep (klas) als geheel groot genoeg om de aanwezige deskundigheden en eigenschappen goed te verdelen over de subgroepen.

Hoe toon je bij een sollicitatie aan dat je een team kunt samenstellen?

Stel: je solliciteert op de vacature van assistent-vestigingsmanager bij een nieuw op te starten onderneming. In de functiebeschrijving staat dat van je wordt verwacht dat je samen met de vestigingsmanager een verkoopteam weet samen te stellen. Je snapt wel waarom ze dat vragen voor deze baan. Het wordt jouw toko en jij moet met je team er voor zorgen dat de winkel goede omzetten maakt.

Tijdens je hbo-opleiding Small Business en Retail Management kreeg je het idee om een congres te organiseren voor startende ondernemers. In je netwerk zocht je de juiste mensen bij elkaar om er voor te zorgen dat het congres een doorslaand succes zou worden. Dat werd het ook, want dit jaar vindt de vierde editie plaats.

Dit noem je kort in je sollicitatiebrief, maar ook bij het maken van je cv laat je dit element duidelijk terugkomen. Word je uitgenodigd voor een sollicitatiegesprek, zorg er dan voor dat je een plan van aanpak hebt voorbereid waarin je uiteenzet op welke wijze jij je ideale verkoopteam wilt samenstellen. Dit licht je in het gesprek kort toe. 

Andere voorbeelden

  • Manager: Wanneer ik een team vorm, houd ik rekening met de persoonlijke eigenschappen van een persoon en diens teamrol. Uit ervaring weet ik dat een team dan veel effectiever functioneert, dan wanneer ik iemand in het team betrek omdat zijn afdeling ook vertegenwoordigd moet zijn.
  • Regisseur: Het samenstellen van een team luistert bij mij heel nauw. Een geslaagde productie valt of staat met de samenwerking tussen de cast en de crew. Tijdens het draaien moet er een soort van chemische reactie ontstaan, die van het tv-scherm af spat.

Voorbeelden van competentiegerichte vragen over je vaardigheid om een team samen te stellen tijdens het sollicitatiegesprek:

  • Geef een voorbeeld van een situatie waarin de planning moeilijk rond te krijgen was door de inzetbaarheid van teamleden. Wat heb je toen gedaan? Met welk resultaat?
  • Wanneer heb je voor het laatst mensen in je team opgenomen ten behoeve van hun persoonlijke ontwikkeling? Waarom deed je dat wel/niet?

Aanbevolen website

  • Het Vaardighedenspel is heel goed te gebruiken voor het samenstellen van teams en voor het verdelen van taken. Het bestaat uit een spel kaarten met allerlei sociale en communicatieve vaardigheden die in een team nodig zijn. In de bijbehorende handleiding vind je de spelregels. Als je zo’n spel met je team speelt, kun je makkelijker bespreken wie welke vaardigheden te bieden heeft en hoe je met elkaar wilt gaan samenwerken zodat ieder zijn kwaliteiten goed kan benutten.

Auteur: Isabelle Langeveld

Je bent hier: Home → Functioneren → Samenwerken → Werken in een team → Team samenstellen