Individueel gericht leidinggeven

Wanneer je als leidinggevende verantwoordelijk bent voor meerdere medewerkers, heb je niet alleen te maken met een groep, maar ook met de afzonderlijke leden van die groep. Waar moet je op letten als je in een één-op-één-relatie leiding geeft? Individueel gericht leidinggeven werkt anders dan groepsgericht leidinggeven.

Ook in een werkomgeving geldt dat ieder individu zijn eigen wensen en behoeften heeft. De medewerker waaraan jij leiding geeft, heeft, net zoals jijzelf, bepaalde verwachtingen van het werk. Voor de medewerker geldt dat hij:

• verantwoordelijkheden heeft (wat moet hij doen?)
• bevoegdheden heeft (wat mag hij beslissen?)
• behoefte heeft aan doelstellingen en afspraken over de vergoeding (salaris)
• zich graag prettig voelt in het werk en zich wil ontwikkelen.

Er is dus sprake van een soort ruilverhouding, waarbij een aantal afspraken daadwerkelijk zijn vastgelegd (taken en vergoeding) en een aantal zaken meer impliciet blijven. De manier waarop leidinggevende en medewerker met elkaar omgaan is vaak bepaald door de bedrijfscultuur en die ligt niet vast op papier. Die ruilverhouding tussen taken, bevoegdheden en vergoeding, tussen rechten en plichten wordt ook wel psychologisch contract genoemd.

John Leusink, medewerker remarketing leasemaatschappij:
"Al maanden liep ik rond met het gevoel dat ik mijn werk enorm zat was. Mijn vriendin zei steeds: 'Ga nou eens met je baas praten.' Maar ik ben niet gek: als ik zeg dat ik mijn werk niet leuk vind, zegt hij dat ik ander werk moet zoeken. Geef hem eens ongelijk. Maar inmiddels ben ik toch maar gaan praten en tijdens dat gesprek bleek dat mijn baas al had bedacht dat ik maar eens een marketingopleiding moest gaan volgen, zodat ik zou kunnen doorgroeien!"

Mireille Kamperman, manager remarketing leasemaatschappij:
"John Leusink is één van mijn langstzittende medewerkers. Hij is een kei, maar op een gegeven moment merkte ik wel dat het allemaal niet meer zo lekker ging. Eerst dacht ik: hij is niet meer gemotiveerd, hij heeft een negatieve houding en een slechte invloed op z'n collega's. Tijdens een gesprek bleek echter dat hij graag iets anders wilde gaan doen, maar eigenlijk te bang was om daarover te beginnen. Hij was bang dat hij ontslagen zou worden!"

Leidinggeven: communicatie is de basis

Leidinggeven begint met communiceren. Alleen door regelmatig contact houd je zicht op elkaars wensen en doelen. Die wensen en doelen zijn immers net zo veranderlijk als je eigen privéleven, waarin de omstandigheden ook regelmatig veranderen.

Hoe geef je leiding aan een individuele medewerker?

De wijze waarop je iemand aanstuurt, hangt van veel factoren af.

• Hoe ervaren of deskundig is hij? Een starter heeft meer sturing nodig dan een ervaren professional.
• Wat voor soort werk doet hij? Een generalist verschilt sterk van een specialist. Een specialist weet vaak meer van de inhoud van zijn vak dan jij zelf. Je geeft hem dus ruimte om zijn vakkennis in te zetten en ondersteunt hem meer op procedures en hulpmiddelen.
• Hoe gemotiveerd is iemand? Iemand die opziet tegen een bepaalde taak of weinig zin heeft, geef je meer aandacht dan iemand die staat te popelen om aan het werk te gaan.
• Hoe is het gesteld met zaken als stress, tijdsdruk en prioriteiten? Soms heb je zelf eenvoudigweg geen tijd om veel energie in mensen te steken. Op andere momenten moet je je prioriteiten juist aanpassen en wel veel tijd geven aan een medewerker om te voorkomen dat hij door te veel stress afhaakt.

Stijlen van leidinggeven

Medewerkers kun je op allerlei manieren aansturen. Dat varieert van opdragen (jij moet nu deze taak doen, op deze manier en het moet dan klaar zijn) tot delegeren (iemand alle verantwoordelijkheden geven die nodig zijn om de taken zelfstandig uit te kunnen voeren). In alle gevallen gaat het om beïnvloeden: jouw gedrag als leidinggevende zorgt ervoor dat het werk van de medewerker leidt tot resultaten die jij graag wil zien.

Een handig onderscheid in de stijlen van leidinggeven is de Managerial Grid van Blake en Mouton. Je kunt je bij het leidinggeven met name richten op de medewerker of op de taak:

Vaak pas je een mix toe van medewerker- en taakgericht. Je hebt daar vaak een voorkeur in, maar de kunst is om de stijl zo te kiezen dat hij past bij de situatie. Wanneer je weinig aandacht voor zowel mens als taak hebt, heb je een erg kale manier van leidinggeven.

Als al je aandacht naar het resultaat van de taak uitgaat, ben je een taakgericht leider. Het gebrek aan persoonlijke aandacht medewerkers demotiveren. Wanneer al je aandacht uitgaat naar de beleving van je medewerkers, heb je misschien te weinig oog voor de tijdige en correcte uitvoering van de taken. Je bent erg mensgericht en democratisch. Het risico bestaat dat je je doelen niet of niet op tijd haalt. Veel aandacht voor zowel taak als relatie is een ideale combinatie, maar in de werkelijkheid nauwelijks haalbaar omdat je dan te veel tijd kwijt bent.

Welke factoren bepalen of je mens- of taakgericht leiding geeft?

Als iemand zijn werk niet goed doet, zou je denken dat je veel aandacht aan de taak moet geven: "Je hebt het verprutst, doe het maar over." De kunst van goed leidinggeven is dat je verder kijkt dan je neus lang is. Je moet ook kijken naar de medewerker zelf. Is deze wel goed ingewerkt? Spelen er conflicten of problemen? Hoe zit het met de motivatie? Communicatie is vaak de oplossing!

Charles Whitton, topmanager bij een olieproducent:
"Henk is een prima vent. Hij zit in mijn team als assistent-controller en is normaal gesproken ontzettend nauwkeurig. Dat moet ook, want hij legt mede de basis voor belangrijke investeringsbeslissingen. Op een zeker moment slopen er ernstige fouten in zijn werk. Toen ik hem, echt kwaad, voor de derde keer aansprak, gaf hij pas toe dat hij bol stond van de stress. Zijn zoontje lag al vier weken in het ziekenhuis te wachten op een niertransplantatie."

Situationeel leidinggeven

Eén van de bekendste modellen voor leidinggeven is het Situationeel Leiderschap van Hersey en Blanchard. Dit model gaat er vanuit dat je bij iedere medewerker per taak moet bekijken hoe je iemand moet aansturen:

Uit het model rollen vier verschillende stijlen van leidinggeven.

Wanneer je als startend manager enige leidinggevende ervaring hebt, is het zinvol een cursus situationeel leidinggeven te volgen. Zo kan je goed oefenen met voorbeelden uit je eigen praktijk. Ook zijn er cursussen voor meer gevorderde managers -want ze zijn namelijk nooit uitgeleerd.

Vormen van leidinggeven

Afhankelijk van de managementstijl die het beste bij een bepaalde situatie past, kan je kiezen uit allerlei verschillende werkvormen. Je kunt iemand met een opdracht op pad sturen, je kunt ook letterlijk naast je medewerker gaan zitten en begeleiding bieden bij het uitvoeren van een taak.

Het toepassen van verschillende stijlen en werkvormen noem je stijlflexibiliteit. Dit vermogen om gemakkelijk te wisselen van stijl zorgt er voor dat het werk van jezelf en je medewerkers niet alleen betere resultaten oplevert, maar ook afwisselend blijft. Stijlflexibiliteit is, net als het vermogen snel en gemakkelijk te kunnen schakelen, een belangrijke succesfactor voor leiders.

Vormen waar je het leidinggeven in kunt gieten:

• Coaching on the job: meewerken met een medewerker.
• Management by walking around (MBWA): zorgen dat je fysiek aanwezig bent op een afdeling, praatjes maken en vragen stellen. (Pas hiermee op, want medewerkers vinden het soms heel irritant als je naast hun bureau komt staan zonder dat je iets belangrijks te melden hebt. En, als medewerkers dan een klacht uiten omdat je 'er nu toch bent' verwachten ze dat je er ook iets aan gaat doen.) 
• Management by Objectives (MBO): een managementmethodiek waarbij je planning, taken en doelstellingen aan medewerkers koppelt. Elke medewerker krijgt dus van jou zijn eigen doelstellingen.
• Werkoverleg: periodiek met medewerkers om de tafel om lopende zaken te bespreken.
• Samenwerken: meehelpen op de afdeling kan geen kwaad en zorgt ervoor dat je voeling houdt met de werkvloer.
• 1:1 training: ga eens een dag lang een medewerker individueel trainen en begeleiden. De opbrengsten zijn hoog. Vraag dan wel of de medewerker daar zelf ook behoefte aan heeft!
• Delegeren: taken die voorheen op jouw bord lagen aan een medewerker toewijzen.
• Inschakelen bij projecten: medewerkers kunnen prima nevenactiviteiten uitvoeren waarbij ze door een andere leidinggevende worden aangestuurd.
• Taakroulatie: laat medewerkers van verschillende afdelingen of van eenzelfde afdeling elkaars taken uitvoeren. Laat een administratief medewerker eens de debiteuren doen in plaats van de crediteuren. Zo krijgen ze meer begrip voor elkaars werk.

En zo zijn er nog tientallen andere mogelijkheden.

Aanbevolen website

Uitgekeken op alle bekende stijlen van leidinggeven? Hier vind je nieuwe prikkelende stijlen!

Auteur: Erik Bouwer