Snel kunnen schakelen

Ken je ze? Die mensen die op hun werk (schijnbaar) moeiteloos alles oppikken, hun gedrag kunnen aanpassen aan de situatie en altijd met de belangrijke dingen bezig zijn? Deze mensen kunnen snel schakelen.

Snel schakelen betekent dat je makkelijk kunt switchen tussen heel verschillende taken die afwisselend en snel na elkaar om aandacht vragen. Je moet daarvoor in een staat van (positieve) stress alert en zorgvuldig zijn. Een heel belangrijke vaardigheid in een dynamische - snel veranderende- omgeving.  Daarbij moet je om kunnen gaan met alle informatie die op je afkomt.

Adaptiviteit en wendbaarheid zijn in veel werkomgevingen noodzakelijke vaardigheden. Snel kunnen schakelen is dan ook een belangrijke soft skill voor veel professionals.

Irma Wijsman, nu trainer en coach, zat in het Nederlands team Teakwondo. "Net voor een wedstrijd is de spanning hoog. Die spanning heb je nodig om alert te zijn. Alles moet binnen een seconde in actie kunnen komen, je zintuigen moeten op scherp staan. Een teveel aan spanning levert kramp op, dat is ook weer niet goed. Voor de wedstrijd sloot ik me even helemaal af van alle signalen buiten me, en maakte zo mezelf leeg. Dat betekent dat je je vrij maakt van alle verwachtingen en oordelen. Daardoor kun je beter reageren en luisteren en bouw je je concentratie op. Vervolgens richtte ik al mijn energie op één punt, balde mezelf als het ware samen. Zo maakte ik mij klaar voor hét moment: de wedstrijd."

Kun jij snel schakelen?

De mate waarin je kunt schakelen hangt af van een aantal factoren:

• je karakter: sommige mensen hebben structuur, rust en concentratie nodig. Ze raken snel geïrriteerd of overbelast als de druk toeneemt en er in korte tijd verschillende dingen van ze gevraagd worden.
• de mate waarin je met stress om kunt gaan: kun je spanning ten goede gebruiken? 
• de mate waarin je het overzicht kunt behouden als er veel dingen tegelijkertijd op je af komen. Kun je dan het onderscheid maken tussen hoofd- en bijzaken?
• in hoeverre je baan aansluit bij je sterktes, zwaktes, vaardigheden en ervaring.
• je motivatie om je (werk)doelen te bereiken.

De laatste twee factoren noemen we ook wel de voorwaarden voor flow, een tijd helemaal kunnen opgaan in je werk.

Bewust schakelen

Snel schakelen betekent niet dat je achter alle signalen in je omgeving aanrent. In tegendeel. Je maakt bewuste afwegingen wat je gaat doen en waar je je aandacht (of: energie) op richt.

Je krijgt vaak veel verschillende dingen op je bord. Het één is belangrijker dan het ander. Ook de urgentie kan verschillen. Om snel te kunnen schakelen, maak je dus steeds afwegingen over wat prioriteit heeft. Alles wat langs komt en wat minder belangrijk is, laat je langs je heen glijden. Wat minder urgent, maar wel belangrijk is, plan je in.

Een handig modelletje voor het maken van dit soort afwegingen is het volgende:

Om te kunnen bepalen wat belangrijk voor je is, moet je weten wat je wilt bereiken. Dat is de leidraad voor je afwegingen. Zorg dat je visie hebt, dat betekent dat je een helder beeld voor ogen hebt voor wat je op de langere termijn wilt bereiken en met welke waarden je dat wil bereiken. Zowel voor de organisatie als persoonlijk. Daarnaast is het -praktisch gezien- belangrijk te weten wat je baas belangrijk vindt. Als je promotie wilt maken, moet je natuurlijk ook belangrijk worden voor je baas.

Snel kunnen schakelen als competentie

Een competentie is een in gedrag waarneembare combinatie van kennis, vaardigheden en persoonlijke kwaliteiten waarmee je in praktijksituaties je werk goed kunt doen. De competentie 'snel kunnen schakelen' staat op menige lijst met algemene competenties.

Welke competenties en vaardigheden heb je nodig om snel te kunnen schakelen?

Competenties

• Energie hebben  

Kun jij flink doorhalen als dat nodig is, zonder met een gezicht als een donderwolk te gaan zuchten en te steunen? Dan heb je waarschijnlijk veel energie. Hoeveel energie je hebt lijkt voor een deel aangeboren. Maar ook je conditie en motivatie spelen een belangrijke rol. Heb je veel energie, zorg er dan wel voor dat het zo blijft. Zorg op tijd voor ontspanning en stel je grenzen. Die heeft namelijk iedereen.

• Stressbestendigheid

Kun jij effectief blijven presteren onder tijdsdruk, druk van meerdere of moeilijke taken of sociale druk? Houd je bij tegenslag, teleurstelling, tegenspel of crises je hoofd koel? Dan ben jij super stressbestendig! Het 'geheim' van het hanteren van stress zit wederom in het stellen van grenzen, maar ook in het herkennen van de signalen van stress, zodat je op tijd bij kunt schakelen en gas terug kunt nemen. Je manier van redeneren - positief dus - en je zelfvertrouwen speelt daarnaast een belangrijke rol. Dit kun je voor een groot deel leren.

• Visie hebben

Er is weinig zo motiverend en inspirerend als het hebben van een visie. Een visie is een inspirerend toekomstbeeld, voor de organisatie, je afdeling en/of voor jezelf. Dat wil je bereiken! Hiervoor moet je afstand kunnen nemen van de dagelijkse praktijk om de mogelijkheden te zien. Het vereist wel wat tijd om een visie te ontwikkelen, maar het levert veel op. Als je weet waar je op langere termijn heen wilt, schept dat veel duidelijkheid over je prioriteiten en doelen in het hier en nu.

Vaardigheden

Je eigen werk organiseren

Chaos ken je nauwelijks. Je organiseert je eigen werk zo dat je effectief en efficiënt je doelen kunt bereiken en je taken kunt volbrengen. Je kunt bijvoorbeeld snel je dingen vinden, je weet wanneer je wat moet doen. Dit noemen we ook timemanagement. Dat betekent niet dat je star bent. In tegendeel. Je weet wat je wilt en hoe je dat moet bereiken. Als het zo uitkomt pas je je activiteiten aan. Je hebt een helder overzicht van wat er op dat moment belangrijk is.

Tip voor het organiseren van je eigen werk. Zorg voor lucht in je agenda, bijvoorbeeld door tijd in te plannen voor onverwachte zaken, voor de organisatie van je werk en het stellen van prioriteiten. Als je tien minuten aan het begin en einde van de dag met organisatie en prioriteiten bezig bent en een half uur aan het begin en einde van de week, reken maar dat je een goed overzicht hebt!

Delegeren

Je hoeft niet alles zelf te doen, delegeer ook taken. Het scheelt namelijk een hoop werk en stress als je taken en verantwoordelijkheden op een duidelijke manier kunt overdragen aan anderen. Voor je eigen gemoedsrust kun je wel toezien op de uitvoering. Bijvoorbeeld door te vragen of de ander het even meldt als hij klaar is, of door tussentijds te vragen hoe het ervoor staat. Ook als je geen manager bent, kunt je delegeren. Het is meer een kwestie van herkennen waar anderen goed in zijn, vertrouwen hebben dat ze het goed doen, duidelijke afspraken maken en durven los te laten.

Je goed kunnen concentreren

Concentratie heeft alles te maken met het goed richten en kunnen vasthouden van je aandacht. Mensen die zich slecht kunnen concentreren, merken dan ook dat hun aandacht 'afdwaalt'. De kunst is steeds bewust te zijn waar jouw aandacht zich bevindt. Is je aandacht bij je taak? Wat ben je precies aan het doen? Wat zijn hoofdzaken? Wat zijn bijzaken? Als je aandacht niet zit waar die zou moeten zitten (je zit te dagdromen of stelt dingen uit) is het zaak jezelf vriendelijk doch resoluut weer de goede kant op te richten. Overigens kun je je een stuk beter concentreren als je goed uitgerust en ontspannen bent. Daarnaast zul je, om je aandacht te kúnnen richten, een duidelijk doel voor ogen moeten hebben.

Beroepen waarin je snel moet kunnen schakelen

In een leidinggevende functie vragen medewerkers voortdurend je aandacht voor uiteenlopende zaken. Om het vertrouwen van je teamleden te krijgen en leiderschap te tonen, moet je iedereen die aanklopt oprecht even aandacht kunnen geven. In een intern dienstverlenende functie of assisterende rol vragen de managers of collega's waarvoor je werkt steeds wat anders van je. Dat hoort er nu eenmaal bij.

Enkele voorbeelden van beroepen waarin je je aandacht vlot moet kunnen richten op wisselende taken:

• Bedrijfsleider/ vestigingsmanager
• manager
• project manager
• adviseur/consultant
• intercedent
• sales manager
• inkoper
• uitvaartondernemer
• office manager

Hoe toon je bij een sollicitatie aan dat je snel kunt schakelen?

Stel, je solliciteert op de functie van communicatiemanager. Gevraagd wordt naar iemand die snel kan schakelen. Je snapt waarom ze dat vragen voor deze baan. Je moet je aandacht richten op wat op dat moment belangrijk is. En dat kan ineens omslaan, bijvoorbeeld na een akelig krantenbericht over het bedrijf.

Momenteel werk je als interim communicatiemanager met een kantoor aan huis. Je combineert je werk met de zorg voor je twee kinderen. Zowel je kantoor als je gezin draait op rolletjes. Je weet precies wanneer je moet ingrijpen en wanneer je je kinderen het zelf uit laat zoeken. Als je werk extra aandacht vraagt, schakel je hulp in van een oppas.

Dit stip je aan in je sollicitatiebrief, en je legt daarbij de nadruk op het succes wat je hebt met je bedrijf. Laat dit element ook terugkomen bij het maken van je cv. Tijdens je sollicitatiegesprek zorg je dat je goed uitgeslapen bent en de spanning van het gesprek positief kunt benutten, want dit zijn belangrijke voorwaarden om snel te kunnen schakelen.

Andere voorbeelden

• Leraar basisonderwijs: Terwijl ik lesgeef, ben ik met vaak met vier dingen tegelijkertijd bezig. Ik draag de inhoud van mijn lesstof over,  kijk of de kinderen het snappen,  manage de sfeer in de groep en zorg ervoor dat mijn aanpak aansluit bij hun interesses. Als een kind het niet snapt, leg ik het nog een keer extra uit. Tegelijkertijd houd ik nauwgezet in het oog of anderen zich niet gaan vervelen.
• Uitvaartondernemer: Als ik op huisbezoek ga om de uitvaart voor te bereiden, heb ik verschillende taken. Ik bied troost, geef tips voor de uitvaart, regel de financiële kant van de zaak en zorg dat alle organisatorische afspraken goed worden gemaakt. Mensen die net iemand verloren hebben, zijn niet altijd voorspelbaar. Soms passeren alle elementen in vijf minuten. Het is mijn taak om daar goed op in te spelen.
• Regisseur: Als we een scène opnemen moet alles kloppen: de acteurs, de rekwisieten en het decor. Ik stuur alle medewerkers van de productie daarop aan en ben daarin heel rationeel. Tegelijkertijd wordt er in creatief opzicht veel van mij gevraagd. Ik kan daartussen goed schakelen.

Voorbeelden van competentiegerichte vragen over snel kunnen schakelen tijdens het sollicitatiegesprek:

• Geef een voorbeeld van een situatie waarin dingen anders liepen dan gepland. Wat deed je? Hoeveel tijd kostte het je om de omslag te maken?
• Beschrijf een situatie waarin je alert gehandeld hebt. Wat was de reactie van de omgeving?

Aanbevolen websites

• Snel schakelen: past dat bij jou? - door Jan Stevens op De Steven.
  
• Je kunt online een cursus time management doen.

Aanbevolen boeken

• Covey, S.,  De zeven eigenschappen van effectief leiderschap', Uitgeverij Business Contact.
  

Het schijnt het meest verkochte managementboek te zijn. Maar: leiderschap is niet exclusief voor managers. Iedereen kan leiderschap gebruiken en toepassen. In dit boek kun je lezen hoe managers/ professionals de kwaliteit van hun persoonlijke leven, hun producten, diensten en organisaties kunnen verbeteren.

• Schuijt, L., Met ziel en zakelijkheid, Scriptum.
  

Leidinggeven met ziel en zakelijkheid houdt in dat je als leider zaken die met elkaar op gespannen voet staan, leert hanteren. Hoe stuur je mensen efficiënt aan, terwijl je ruimte maakt voor de mens in het proces? Hoe zorg je dat bedrijfsdoelen worden gehaald en dat tegelijkertijd mensen op zinvolle wijze kunnen samenwerken? Als dat geen snel schakelen is....

• Reeves, R., Was het maar weer maandag, Pearson.
  

Dit boek is een enigszins provocerende tegenhanger van alle boeken over stress en burn-out. Reeves vindt dat werk de laatste jaren te slechte recensies krijgt. En dat terwijl er geen plek is waar je beter kunt spelen als volwassene dan op het werk. Stress en plezier in je werk kunnen dus ook heel goed samengaan. Voor veel mensen is adrenaline immers de brandstof voor succes.

Auteur: Mariëlle de Groot