Informatie beheren

De meeste mensen hebben er een hekel aan: documenteren, opruimen en archiveren. Er gaat in organisaties daarom veel tijd verloren met het terugvinden van informatie die 'ergens' moet zijn.
Juist met de informatiedichtheid van tegenwoordig is het belangrijk om overzicht te creëren en hoofdzaken van bijzaken te scheiden. Dat betekent: relevante dingen vindbaar opslaan, en irrelevante dingen weggooien. Dat laatste blijkt vaak nog moeilijker dan het eerste.

Documenteren: een kunst

De kunst van documenteren is: informatie die jouw hoofd zit zo op te slaan dat een ander er ook wat aan heeft. Goede documentatie maakt dat anderen (je opvolgers, collega's, projectteamleden) kunnen terugvinden waarom in het verleden bepaalde keuzes zijn gemaakt, wat een systeem precies doet, hoe een procedure in elkaar steekt, of wie wat doet in geval van calamiteiten.

Het opstellen van documentatie wordt vaak gezien als sluitpost. Vaak blijft deze taak zo lang op de actielijst staat tot hij er vanzelf een keer van verdwijnt. Dat komt omdat documentatie geen onmiddellijk nut heeft. Naar documentatie grijpen mensen pas als het nodig is, en dat is vaak ergens ver in de toekomst.

Wat valt er onder documentatie?

• Vergaderverslagen. Deze vormen het geheugen rondom de besluitvorming in een organisatie.
• Projectplannen, faseringsplannen en beslisdocumenten van projecten. In deze documenten is vastgelegd welke keuzes er in projecten zijn gemaakt. Bijvoorbeeld waarom bepaalde functionaliteit in een computersysteem wel of niet gerealiseerd is.
• Werkprocedures. Wie doet wat, en in welke volgorde, en aan de hand van welke formulieren of gebeurtenissen? Dat soort dingen staat beschreven in werkprocedures.
• Regels en richtlijnen. Hierin is vastgelegd waar iedereen zich formeel aan te houden heeft.
• Administratieve gegevens. Financiële gegevens, urenverantwoordingen en dergelijke moeten vaak jaren bewaard worden om er controles op te kunnen uitvoeren.
• Contracten en overeenkomsten. Hierin staan afspraken met klanten en opdrachtgevers. Heel belangrijk in het geval van geschillen.
• Handleidingen. Hoe werkt het systeem precies? Elke nieuwe medewerker moet aan de hand van een handleiding zijn weg weten te vinden.

Opruimen: een plicht

Om overzicht te bewaren en gestructureerd en efficiënt te kunnen werken is het nodig regelmatig op te ruimen. Want je werkt niet rustig als je bureau vol ligt met stapels papieren van alle soorten projecten en klussen. Waarschijnlijk ben je dan veel tijd kwijt met zoeken naar de juiste gegevens, de laatste versie van een stuk waar je aan bezig was, de feedback van je baas en het verslag van de vergadering van vorige week.

Hoe zorg je voor een overzichtelijk bureau?

• Gebruik een indeling in bakken, stapels of mapjes die voor jou handig is. Houd je aan die indeling! Gebruik die indeling niet alleen voor papieren stukken, maar ook voor mail en voor je mappenindeling op de computer.
• Maak op zijn minst één map (of bakje) per klus. Bij grote klussen maak je per deelonderwerp een mapje.
• Neem één keer in de week wat tijd om de stapels door te nemen en weg te gooien wat weg kan, of te archiveren wat klaar is.
• Bepaal 's ochtends wat je voor die dag nodig hebt. Leg al het andere werk weg.
• Ruim 's middags op wat je die dag gebruikt hebt. Leg het op de juiste stapel of doe het in het juiste bakje of map. Zet gebruikte boeken terug in de kast.

Van archiveren je vak maken
Als je archiveren leuk vindt en goed bent in het beheren van informatie, dan is het beroep van informatiespecialist of archivaris mogelijk iets voor jou.

Archiveren: opruimen voor later

De valkuil van documenteren is dat je alles maar bewaart en dan denkt dat je voor goede documentatie hebt gezorgd. Maar documentatie is alleen goed als je hem ook kunt terugvinden. Daarvoor dient een goed archief.

In een goede archief hoef je niet lang te zoeken om te vinden wat je precies wil weten. Een goed archief:

• is goed gestructureerd
• bevat alleen de laatste definitieve versie van stukken
• is begrijpelijk voor iemand die de geschiedenis (besluitvorming, totstandkoming van een systeem, onderhandelingstraject voor een contract) niet kent
• scheelt tijd.

Tips voor een goed archief:

• Leg een digitaal en fysiek archief aan die overeenkomen in structuur. Denk na over een logische structuur en houd je daaraan, ook bij volgende gelegenheden.
• Gooi alle voorlopige versies en bewaar alleen definitieve versies.
• Zorg ervoor dat stukken volledig zijn voordat je ze in het archief stopt. Als een project is afgerond en alles werkt, is de documentatie soms nog niet helemaal volledig. Lees handleidingen nog eens door, kijk of er geen vraagtekens meer staan in de werkprocedures en completeer de administratieve gegevens. Pas als alle vraagtekens en open plekken zijn weggewerkt is de documentatie geschikt voor het archief.
• Archiveer regelmatig. Op die manier kost het minder tijd dan wanneer je één keer per halfjaar je bureau opruimt.
• Een archief is een dynamisch geheel. Dat betekent: één keer per jaar het archief uitmesten! Projectdocumentatie over een systeem dat uit de roulatie is gehaald, hoeven bijvoorbeeld niet langer te worden bewaard.

Aanbevolen website

• In de cursus Plannen en Organiseren op Leren.nl vind je meer informatie over efficiënt werken.

Auteur: Ysolde Bentvelsen