Projectplan of Plan van Aanpak schrijven
‘Wat gaan we eigenlijk doen?’
Je zit met een groep collega’s of studenten bij elkaar en je hebt een opdracht gekregen om een project uit te voeren. Dan is ‘wat gaan we doen’ een heel goede startvraag. Het antwoord staat in een Projectplan of een Plan van Aanpak. Het is even een klus om zo’n document te schrijven, maar als het er eenmaal ligt, bespaart het je echt veel tijd. Je schrijft het zowel voor je team als voor de opdrachtgever en er staat in wat je in het project gaat doen, hoe, wanneer en met wie... Even nadenken voor je in het diepe springt.
Opdrachtgever heeft wens of probleem
Een project start bij een opdrachtgever. Hij of zij wil iets veranderen of iets nieuws ontwikkelen. Hij kan het niet zelf, omdat hij bijvoorbeeld de kennis niet in huis heeft of het niet kan uitvoeren met zijn vaste mensen. De meeste opdrachtgevers werken eerst globaal een business case uit, om te bepalen of de baten van het project groter zijn dan de kosten. Ziet dat er goed uit, dan gaat hij op zoek naar iemand die het project kan leiden. Dat kan iemand zijn die opgeleid is tot projectmanager en die hem in dienst is, of hij huurt iemand in.
Een voorbeeld
De directeur van poppodium Het Patronaat in Haarlem wil meer jongeren tussen 18 en 25 trekken. Hij wil daarbij gaan samenwerken met de nieuwe bioscoop die aan de overkant van de weg wordt gebouwd en met de horeca binnen een straal van 500 meter. Als eerste stap van een grote campagne wil hij een festival organiseren. Hier moet een plan voor komen, want hij heeft zoiets nog nooit gedaan en wil graag weten wat het gaat kosten en of het aan het begin van het nieuwe seizoen kan worden georganiseerd.
Kenmerken van een project
Het organiseren van het festival heet een 'project' omdat:
- het werk buiten de dagelijkse routine van Het Patronaat valt
- de klus een begin heeft en een eind als het resultaat klaar (dat is als het festival is afgelopen én geëvalueerd)
- kennis uit verschillende disciplines nodig is
- verschillende belangenpartijen bij het resultaat betrokken zijn als klant of partner
- mensen die doorgaans niet samenwerken een team gaan vormen om het project uit te voeren
Iedereen werkt in projecten
Andere voorbeelden van een project zijn: de invoering van een strippenkaart voor de dagstalling bij een fietsenstalling, de innovatie van het inpakproces bij een broodfabriek, de ontwikkeling van een portal op internet voor vrijwilligers bij de Maag Lever Darm Stichting, een marketingcampagne voor Gucci dat hoesjes voor smartphones heeft ontworpen, een concept voor kinderopvang gecombineerd met opvoedingsondersteuning, een collectie videomateriaal opzetten voor beroepsopleidingen… Elke sector kent zijn eigen projecten.
En schrijft projectplannen
Of je nu op mbo- of hbo-niveau werkt, je krijgt absoluut met projectplannen te maken. Je moet ze schrijven of uitvoeren. Dat doe je naast je ‘gewone’ werk. Schrijf je ze niet zelf, denk dan mee over het plan, zodat je jouw aandeel kunt beïnvloeden.
Onderdelen van een Projectplan
Als de opdrachtgever een projectleider heeft gevonden, bespreken zij eerst globaal wat de opdracht gaat inhouden. De opdrachtgever presenteert zijn business case. De projectleider besluit of hij de opdracht gaat aannemen om het project te leiden. Daarna schrijft de projectleider, vaak in samenwerking met andere teamleden, het projectplan. 'Plan van Aanpak' is een andere term voor projectplan. In de praktijk zie je veel verschillende indelingen van projectplannen. Het is maar net welke methode je volgt (bijvoorbeeld PRINCE2, Twijnstra & Gudde of Kern Consult). In een goed projectplan zie je in elk geval altijd de volgende onderdelen:
- Resultaatdefinitie
- Randvoorwaarden
- Fasering
- Beheersplannen voor de factoren Kwaliteit, Tijd, Geld, Organisatie en Informatie
- Activiteitenplanning
Je schrijft het projectplan ook in deze volgorde. De inhoud van het ene onderdeel is input voor het volgende. Je werkt dus in stappen.
Projectplan in stappen schrijven
Stel dat jij de projectleider bent. Dan ga je niet meteen aan het plan schrijven. Je eerste stap is dat je de opdracht formeel aanneemt.
Voordat je met het schrijven van een projectplan kunt beginnen moet je eerst globaal overeenstemming hebben met de opdrachtgever over de ‘business case’. Analyseer de vraag van de opdrachtgever om te checken of het wel een project is en of je de opdracht ziet zitten onder de randvoorwaarden die de opdrachtgever je stelt. Daarna volgen nog drie stappen waarin je het projectplan schrijft:
Wat moet er in het projectplan staan en hoe gedetailleerd is nuttig? Verken de opdracht en maak een inschatting van de zwaarte van het project. Voor een project van twee maanden hoef je geen plan te schrijven van 20 pagina’s. En informatie die de opdrachtgever al heeft, hoef je niet in het plan over te schrijven. Je vindt in dit overzicht van de inhoud een template in Word om je plan op te stellen. Dit template met de inhoudsopgave van een projectplan helpt je om de goede vragen te stellen aan de opdrachtgever of projectbegeleider. Bekijk ook de twee pdf's met prima voorbeelden van projectplannen. Dan kun je je veel beter voorstellen waar je naartoe moet werken.
3. Projectresultaat definiëren; ‘Wat gaan we maken?’
De belangrijkste fase is het vooronderzoek of de definitiefase. Het team gaat informatie verzamelen om zo precies mogelijk te definiëren welk resultaat het project moet opleveren. Het team en de opdrachtgever moeten het voor zich gaan zien. Het team formuleert kwaliteitseisen waaraan het resultaat moet voldoen, op basis van de wensen van de opdrachtgever. Alleen met een goed Programma van Eisen lukt het om resultaatgericht te werken en om tijdens de uitvoering goede besluiten te nemen.
Weet je team eenmaal wat er in het project gemaakt gaat worden, dan kun je ook de uitvoering gaan plannen. Je werkt de fasering uit en je schrijft beknopte plannen voor de factoren Tijd, Geld, Organisatie en Informatie. Hierin staan afspraken die voor het hele project gaan gelden, voor de samenwerking binnen je team en met de opdrachtgever. Zijn daar bijstellingen op nodig, dan moet de opdrachtgever daar akkoord op geven. Hij ziet immers graag dat het op tijd klaar is en dat hij niet failliet gaat aan het project. En ten slotte stel je een Activiteitenplanning op. Hierin wijs je activiteiten toe aan leden in je team en je plant ze in de tijd.
Lees verder over de volgende stap naar je projectplan: De opdracht aannemen.
Aanbevolen boek
- Doe jezelf een plezier met het praktische boek van Jo Bos, Ernst Harting en Marjet Hesselink, PMC Compact, Projectmatig creëren onder handbereik, Scriptum. Het stappenplan in dit artikel is hierop gebaseerd. Het is de methode van adviesbureau Kern Konsult.
Aanbevolen website
- In de cursus Projectmanagement op Leren.nl lees je alles over de context waarin je het projectplan schrijft, de voorbereiding, alle betrokken partijen en het samenwerken in projecten.
Auteur: Isabelle Langeveld