Brief

De hoeveelheid informatie die tegenwoordig op ons afkomt is immens groot. Het is van belang je dit te realiseren als je een zakelijke brief of mail schrijft; wil je dat de ontvanger jouw boodschap tot zich neemt, dan zul je die helder en concreet moeten verwoorden. Dit kun je doen door niet meteen te gaan schrijven, maar je goed voor te bereiden en een aantal punten in acht te nemen op het gebied van inhoud, taalgebruik en lay-out.

Welke soorten zakelijke brieven zijn er?

  • Sollicitatiebrieven. Het type brief dat iedereen eens in de zoveel tijd schrijft. Voor de sollicitatiebrief gelden aparte richtlijnen wat betreft opmaak en taalgebruik. Vraag in het forum hulp aan anderen en geef commentaar op sollicitatiebrieven van anderen.
  • Klachtenbrieven. Bijna ieder bedrijf krijgt ermee te maken: het beantwoorden van klachten. Of de klager nu wel of geen gelijk heeft, het is altijd van groot belang dat hij netjes antwoord krijgt. Schiet in je brief dan ook niet meteen in de verdediging. Besteed in de eerste alinea aandacht aan de klacht: herhaal de klacht van de klant en zijn wens. In de tweede alinea vermeld je of de klant in zijn gelijk wordt gesteld. Wanneer dit niet het geval is, moet je je woorden zorgvuldig wegen. Slecht nieuws op een goede manier brengen is lastig. Verdoezel in ieder geval de slechte boodschap niet. Leg altijd uit waarom je niets aan de klacht kunt doen. Schrijf to the point.
  • Gelegenheidsbrieven. Je zakelijke relaties uitnodigen voor een nieuwjaarsborrel, feliciteren met de oprichting van een nieuwe vestiging, of condoleren met het overlijden van een naaste collega. Je kunt het allemaal per brief doen. Voor dit soort brieven geldt: denk aan de ontvanger. Schrijf vanuit zijn perspectief. Maak van een uitnodiging dan ook geen zoekplaatje, maar vertel meteen waarom en waarvoor je iemand uitnodigt, wanneer en waar iets plaatsvindt.
  • Betalingsherinneringen. Om geld vragen is nooit leuk, maar soms moet je bijvoorbeeld wel iemand per brief op zijn betalingsverplichtingen wijzen. Ook al heb jij recht op dat geldbedrag en is het zeer irritant dat je al weken op de betaling wacht, wees in je brief niet te streng. Liever niet: "U dient binnen veertien dagen te betalen." Door dergelijk streng taalgebruik bereik je vaak het tegenovergestelde. Je legt de lezer heel dwingend iets op, waardoor die juist minder bereid is tot actie over te gaan. Een herinneringsbrief moet altijd concreet, vriendelijk en persoonlijk zijn. "Het zou kunnen zijn dat u de factuur over het hoofd heeft gezien." Betaalt de klant vervolgens nog niet, dan wordt je toon in de volgende herinnering dwingender.
  • Bevestigingsbrieven. Per brief bijvoorbeeld de gemaakte afspraken bevestigen, kan kort en krachtig. Meestal tellen bevestigingsbrieven maar één of twee alinea’s. Bevestigingsbrieven worden meestal per post verstuurd als de afzender het officiële karakter ervan wil benadrukken: bijvoorbeeld als er juridische consequenties aan de gemaakte afspraken zijn verbonden.
  • Productbrieven. Wanneer een klant een boek, cd of een ander product bestelt, stuur je met de bestelling een brief mee. Je beschrijft daarin kort het bestelde product, je vermeldt je contactgegevens voor verdere informatie en bedankt de klant voor zijn aankoop.
  • Facturen. Net zoals bij een uitnodiging moeten facturen ook overzichtelijk zijn. De ontvanger moet in één oogopslag zien wat hij moet betalen en aan wie.
  • Bedankbrieven. Als iemand iets speciaals voor je heeft gedaan, geld heeft gedoneerd of je een nuttige netwerktip heeft gegeven, dan is een bedankbrief op zijn plaats. Een bedankbrief vereist oprechtheid, omdat de ontvanger hem anders als slijmerig ervaart. 

Hoe schrijf je een zakelijke brief?

  • Je van tevoren af te vragen waarom je een brief schrijft. Door te bedenken wat het doel is van je brief, kun je gemakkelijker de indeling, toon en verzendwijze (mail of post) bepalen
  • De informatie die je in je brief kwijt wilt, te verzamelen, in trefwoorden te benoemen en te rangschikken. Vaak wil je in je brief verschillende punten behandelen. Door alle punten op een rij te zetten, krijg je een overzicht van de informatie die je allemaal in je brief moet verwerken. Je kunt nu gemakkelijker tot een goede indeling van een brief komen. Bijvoorbeeld: in de eerste alinea nodig je iemand uit en vertel je waarom hem uitnodigt. In de tweede alinea volgt de gedetailleerde informatie over de bijeenkomst. En in de derde alinea meld je waar de lezer eventueel meer informatie kan verkrijgen over de bijeenkomst. Je sluit af met de vraag "of de ontvanger zijn aanwezigheid wil bevestigen".
  • Alinea's goed samen te stellen en ze logisch op elkaar aan te sluiten. In een alinea staat de belangrijkste informatie meestal aan het begin. Alinea’s onderscheid je van elkaar met witregels. 
  • Niet overdreven beleefd te schrijven. Gebruik in je brief geen uitdrukkingen of woorden die je in een normaal zakelijk gesprek ook niet gebruikt. Dit leidt alleen maar af van de eigenlijke boodschap. Vervang bijvoorbeeld "Ten aanzien van uw klacht kan ik u het volgende mededelen" door "Het antwoord op uw klacht is...". "Met betrekking tot" is gewoon "over".
  • Je tijdens het schrijven te verplaatsen in de lezer. Bedenk wat de lezer al weet. Die informatie kun je dan in je brief achterwege laten. Ga na wat voor de lezer belangrijk is en stel die informatie vervolgens centraal in je brief.
  • Schrijf persoonlijk. Spreek de lezer direct aan. Dus niet: "De abonnee", maar "u". Hierdoor voorkom je dat de lezer zich niet persoonlijk aangesproken voelt.
  • Clichézinnen te vermijden. Bijvoorbeeld: "Naar aanleiding van uw schrijven delen wij u mede..." of "Wij zien gaarne zo spoedig mogelijk uw antwoord tegemoet." De lezer vindt deze zinnen irritant en onpersoonlijk.
  • Een brief altijd zo concreet mogelijk te openen of af te sluiten. Bijvoorbeeld: "Vanwege mijn vakantieplannen kan ik niet bij de vergadering van 21 maart aanstaande aanwezig zijn."  

Uit welke onderdelen moet je brief bestaan?

Afzender

Begin je zakelijke brief met het noemen van je eigen gegevens: het adres van je kantoor. Vaak hoef je dit niet zelf te noteren omdat veel bedrijven werken met voorgedrukt briefpapier. De contactinformatie staat er dan al op. Is dit niet het geval, dan begin je je brief als volgt:

A.M. Afzender
Straatnaam 25
1234 PC PLAATS

Na het adres volgt een witregel, waarna je je telefoonnummer vermeldt. Je e-mailadres mag ook niet ontbreken:

tel: 012 – 345 67 89
e-mail: afzender@intercom.nl

Geadresseerde

Hoe moeilijk kan het zijn om de adresgegevens juist te vermelden in een brief? Best lastig, gezien de vele regels waaraan dit briefonderdeel moet voldoen. Alleen al bij het vermelden van de titulatuur van de geadresseerde, gaan veel mensen de fout in. Daarom het volgende:

  • Alle regels begin je met een hoofdletter.
  • Wanneer je brief gericht is aan een instelling, begin je altijd met de naam van de instelling. Gevolgd door de naam van de afdeling. Mits je die kent natuurlijk.
  • Dan vermeld je de naam van de geadresseerde. Begin meteen met "Mevrouw" of "Meneer"; t.a.v. (ter attentie van) wordt nauwelijks nog gebruikt. Weet je niet of je naar een meneer of mevrouw schrijft, noteer dan "De heer/Mevrouw A. Janssen". Dit doe je alleen wanneer je er echt niet achter kunt komen; het komt ongeïnteresseerd over wanneer je niet eens dergelijke basisgegevens van de geadresseerde hebt opgezocht.
  • Noem de volledige achternaam, inclusief de voorletters. Weet je de voorletters niet en begint de achternaam met de, van, van de of van het, gebruik dan een hoofdletter. Dus: "Mevrouw Van Damme".
  • Ken je de academische titel(s) van de geadresseerde, dan vermeld je die ook. De titel schrijf je in kleine letters. En achter iedere afkorting komt een punt. Behalve de titels RA, MA of BA, die schrijf je in hoofdletters. Beleefdheidsformules als "weledelzeergeleerd" worden nauwelijks gebruikt.

Een voorbeeld:

Ministerie van Economische Zaken
Hoofd afdeling Externe Betrekkingen
De heer drs. J.A. Jansen
Postbus 1234
5678 AB PLAATS

Briefgegevens

Briefgegevens helpen de ontvanger de brief te duiden. Ook kunnen beide partijen met behulp van deze gegevens de brief gemakkelijk administreren. Briefgegevens bestaan uit de volgende onderdelen:

  • Plaats en datum. Je vermeldt dit onder het adres. Je schrijft alles voluit. De naam van de maand krijgt een kleine letter. "Plaats, 21 april 20xx".
  • Kenmerken van de geadresseerde. Na de plaats en datum laat je een regel open alvorens je de kenmerken noteert. Achter 'Uw kenmerk' noteer je het kenmerk van de brief waarop je reageert. Dit kan ook alleen de datum van die brief zijn. Je neemt natuurlijk alleen het kopje 'Uw kenmerk' in je brief op, wanneer je een antwoord stuurt.
  • Een regel lager vermeld je je eigen kenmerken onder het kopje 'Ons kenmerk'.
  • Na het noemen van de kenmerken volgt het onderwerp van de brief. Je kunt het onderwerp vermelden door middel van het kopje 'Onderwerp' of 'Betreft'. Geef kort en precies aan waar je brief over gaat. Dus niet 'Onderwerp: vergadering', maar 'Onderwerp: vergadering van maandag 21 mei 20xx'.

Plaats, datum

Uw kenmerk: AvD.12/560
Ons kenmerk: RJ/JR 95.023
Onderwerp: vergadering van maandag 21 mei 20xx

Aanhef

  • De meest gebruikelijke aanhef is "Geachte heer Janssen" of "Geachte mevrouw Janssen".
  • Ben je al op goede voet met de geadresseerde, en spreek je elkaar normaal met 'je' aan, dan is "Beste ...," een goed begin van je brief.
  • In de aanhef vermeld je geen voorletters, slechts de achternaam van de geadresseerde noteer je.
  • Achter de aanhef staat een komma. Vervolgens begin je de eerste volzin van de brief altijd met een hoofdletter.

Brieftekst

Begin je brief nooit met 'Ik'. Dit geldt nog altijd als onbeleefd. Wees in je brief zo concreet mogelijk. Gebruik niet allerlei beleefdheidsvormen en wollig taalgebruik. Bijvoorbeeld: "Ten aanzien van dit onderwerp wil ik u graag mededelen dat..." Zorg dat de indeling overzichtelijk is: scheid alinea's van elkaar met witregels. Maak de alinea's niet te lang. Beperk je tot vijf, zes regels per alinea. 

Afsluiting

  • Je brief afsluiten kan op vele manieren. De meest gebruikte slotgroet is 'Hoogachtend' en 'Met vriendelijke groet(en)'. De eerste is meer geschikt voor zeer formele brieven en brieven die slecht nieuws of een klacht bevatten. De laatste is wat informeler van toon.

  • Na de slotgroet zet je je handtekening en vermeld je je naam. Eventueel kun je ook je functie noteren.

Een voorbeeld:

Hoogachtend,

(Handtekening)

A.M. Afzender
Directiesecretaris

Bijlagen

Wanneer je documenten met de brief wilt meesturen, moet je die in de brief vermelden. Iedere bijlage die je toevoegt, moet in de brief van een titel zijn voorzien. Stuur je dus een rapport mee, noem dan onder het kopje 'Bijlage' de titel van het rapport.

Kopieën

Soms stuur je bijvoorbeeld een collega een kopie van de brief. Dit vermeld je dan in je brief. Je kunt daarvoor het kopje 'Kopie' of de afkorting 'c.c.' gebruiken: "c.c. mr. A. Advocaat".

In welke valkuilen kun je als brievenschrijver trappen?

  • Verkeerde aanduiding. Wanneer je een man aanspreekt met mevrouw of andersom, wekt dit grote irritatie op bij de geadresseerde. Weet je het niet zeker, kies dan voor de veilige weg en vermeld "Geachte heer, mevrouw,".
  • Van beleefdheidsvorm wisselen. In de eerste alinea spreek je de lezer nog aan met 'u', om vervolgens door te gaan in de je-vorm. Dit zorgt voor een rommelige en weinig beleefde indruk.
  • Formeel beginnen en informeel afsluiten. De slotformule moet qua stijl overeenkomen met de aanhef. Doe je dit niet, dan is je brief verwarrend. Dus als je begint met "Geachte...", kun je niet eindigen met "Groetjes".
  • Bijlagen niet toevoegen. Het staat erg knullig wanneer je in je brief naar een bijlage verwijst die ontbreekt.

Aanbevolen websites

Aanbevolen boeken

  • Puntsgewijs bespreekt Yvonne Halink in Het brievenboekje, tips hoe je een zakelijke brief moet schrijven. Handig is vooral de 'Checklist ouderwetse woorden' waarmee je je brief op ambtelijk taalgebruik kunt controleren (Halink, Y., Uitgeverij Kluwer).
  • Renkema’s bekende taalboek Schrijfwijzer vermeldt – naast de vele taaladviezen - ook waaraan een zakelijke brief moet voldoen (Renkema, J., Sdu Uitgevers).
  • Voor wie vaak zowel Nederlandstalige als anderstalige zakenbrieven verstuurt, biedt Van Dale’s Zakenbrieven uitkomst met handige voorbeelden en instructies.

Auteur: Janine Bruinooge

Je bent hier: Home Functioneren Communiceren Schriftelijk communiceren Tekstmodellen hanteren Brief