Adviseren

Adviseren wil zeggen: iets in een organisatie proberen te veranderen of verbeteren, zonder dat je over directe macht of middelen beschikt. Als adviseur breng je advies uit in opdracht van een manager of directeur van de organisatie, de geadviseerde. Jij brengt vakinhoudelijke deskundigheid in en je beschikt over de nodige adviesvaardigheden. Je doet aanbevelingen aan de leiding van de organisatie over hoe zij de macht en middelen waarover zij beschikt het beste kan aanwenden. Je ondersteunt de organisatie met raad en daad en geeft aanwijzingen aan degenen die het advies implementeren.

Doorgaans adviseer je vanuit een bepaalde vakinhoudelijke expertise. We gaan ervan uit dat je je vak beheerst. De kunst is om ervoor te zorgen dat die prima adviezen van jou ook prima resultaten opleveren. Adviseren is echter meer dan alleen je kunstje doen: het is erop gericht de opdrachtgever verder te helpen in zijn specifieke situatie.

Als je wel over directe macht en middelen beschikt dan ben je aan het managen, niet aan het adviseren.

Adviseren is een moeilijke vaardigheid, juist vanwege het ontbreken van macht en middelen. Je moet streven naar acceptatie en implementatie van jouw aanbevelingen door anderen. Het is een complexe competentie, waarbij allerlei andere competenties en vaardigheden een rol spelen, zoals: vragen stellen, luisteren, inlevingsvermogenanalyseren, probleemoplossend vermogen, kritisch denken, beïnvloeden, argumenteren, overtuigen, draagvlak creëren, feedback geven, presenteren en rapporteren.

Wie adviseren er? Om te beginnen natuurlijk de externe adviseurs of consultants, die werkzaam zijn bij adviesbureaus. Maar daarnaast is iedereen in een beleids- of staffunctie in feite intern adviseur.

Adviseren wordt ook wel raadgeven genoemd en de adviseur een raadgever.

Adviseren als competentie

Een competentie is een in gedrag waarneembare combinatie van kennis, vaardigheden en persoonlijke kwaliteiten waarmee je in praktijksituaties je werk goed kunt doen. De competentie adviseren staat op menige lijst met algemene competenties.

Adviseren: wat komt erbij kijken?

Carrièretijgerin als adviseurAllereerst verdiep je je in de situatie en het specifieke probleem van je opdrachtgever. Je brengt de situatie in kaart en schat je eigen positie in. Belangrijke vragen zijn:

  • Wat is het probleem precies?
  • Wie zijn betrokken bij het probleem? Wat zijn hun belangen, wat is hun houding?
  • Wat is er al ondernomen om het probleem aan te pakken? Waarom is dat niet gelukt?
  • Met welke weerstanden moet ik rekening houden?
  • Welke verwachtingen heeft men van de adviseur? In hoeverre kan ik eraan voldoen? Welke invloed kan ik uitoefenen? Wat kan ik bijdragen? Welke ondersteuning heb ik nodig?

Van belang is ook de rol van de adviseur. Mogelijke rollen zijn:

  • Expert met specialistische vakkennis die een oordeel geeft over de situatie en de te volgen koers.
  • Regisseur: een onafhankelijke persoon die een bepaald groepsproces of veranderingsproces begeleidt.
  • Groepswerker: iemand die binnen wordt gehaald om de onderlinge verhoudingen te verbeteren.
  • Politicus: een deskundige die wordt uitgenodigd om bepaalde besluitvorming te begeleiden of ‘politieke problemen’ in een organisatie te helpen oplossen.

In een adviesgesprek stem je af op je gesprekspartner en luister je naar zijn wensen. Vaak zijn er naast het eigenlijke of 'officiële' probleem ook onderliggende problemen of emoties (angst, onzekerheid, twijfel). Om daar inzicht in te krijgen moet je de juiste vragen stellen of een bepaalde reactie uitlokken en weten wanneer te zwijgen. Natuurlijk luister je goed naar de antwoorden, maar je bent ook gevoelig voor de emoties en non-verbale signalen.

Enkele belangrijke competenties en kwaliteiten waarover je als professioneel adviseur moet beschikken:

  • Autonoom: jij leidt het adviestraject en vertrouwt daarbij op je eigen oordeel, deskundigheid en vaardigheden.
  • Behulpzaam: je wilt de leiding van de organisatie helpen om de verandering voor elkaar te krijgen.
  • Betrouwbaar: je doet je advieswerk bekwaam en voldoet aan alle verwachtingen die de geadviseerden in redelijkheid van je mogen hebben. Je bent deskundig, capabel en consistent.
  • Durf: je hebt de moed om tegen heilige huisjes te schoppen en mensen in de organisatie te confronteren met veranderingen die op stapel staan. Je brengt het advies uit dat je volgens jou moet brengen, ook als dat het einde van de adviesopdracht kan betekenen.
  • Flexibel: je hanteert verschillende adviesstijlen en adviesstrategieën, afhankelijk van de situatie die je in de adviesvragende organisatie tegenkomt.
  • Leiderschap: je weet medewerkers van de geadviseerde organisatie zonder leidinggevende bevoegdheden te inspireren en te beïnvloeden in de richting van een bepaalde visie waarnaar je in het adviesproces toewerkt.
  • Klantgericht: als je voor een adviesbureau werkt, dan is de geadviseerde partij een klant van jouw werkgever. Je zorgt ervoor dat de klant aan het eind van de rit tevreden is met alle aspecten van jouw advisering.
  • Nieuwsgierig: je wilt begrijpen waarom de situatie bij de opdrachtgever is zoals hij is, waarom jouw advies gevraagd wordt en wat de diepere doelstelling is achter de adviesvraag.
  • Optimistisch: je straalt uit dat de gewenste verbetering realiseerbaar is.
  • Overwicht: je wordt als deskundige geaccepteerd en oefent van nature invloed uit op medewerkers van de organisatie.
  • Probleemanalyse: je onderzoekt en analyseert de adviesvraag of het probleem van de adviesvrager diepgravend en grondig, voordat je oplossingen suggereert.
  • Sociabel: je gaat makkelijk een gesprek aan met medewerkers op verschillende niveaus in de organisatie.
  • Zelfvertrouwen: je vertrouwt erop dat je het adviestraject op eigen kracht aankunt met de ervaring en expertise die je inbrengt.

Verloop van een adviestraject

Het is zaak voor aanvang van het adviesproces goed te onderhandelen over je adviesopdracht, zodat aan alle voorwaarden voldaan is om je rol goed te kunnen vervullen. Denk onder andere aan de doelstelling en afbakening, de benodigde medewerking en ondersteuning en je eigen tijdsbesteding. Je legt als opdrachtnemer alle uitgangspunten vast in een offerte of adviesovereenkomst.

Je verzamelt informatie door interviews af te nemen, schriftelijke stukken te bestuderen en rond te kijken in de organisatie.

Bij het ontwikkelen van het advies ga je niet alleen uit van vakinhoudelijke argumenten. Je houdt rekening met de situatie en de bedrijfscultuur. Aangezien je als adviseur meer kennis hebt over de materie dan de opdrachtgever, zul je doorgaans het initiatief nemen en voorstellen doen voor oplossingen. De opdrachtgever stelt het vaak op prijs om uit enkele opties te kunnen kiezen. Je reikt opties aan waar de opdrachtgever zelf niet aan gedacht heeft. De schets van de verschillende opties gebruik je om de opdrachtgever bewust te maken van bepaalde consequenties en voor- en nadelen. Ervaren verkopers weten dat mensen uit drie alternatieven met oplopende kwaliteit en prijs, meestal de middelste kiezen.

Je bouwt aan draagvlak voor de geadviseerde oplossing, door medewerkers te interviewen, af te tasten hoe ieder op zijn eigen niveau tegen de situatie aankijkt en ze te betrekken bij het construeren van de oplossing. Advies uitbrengen is eigenlijk feedback geven. Belangrijk is dat je constructief, concreet en eerlijk bent.

Je schrijft je aanbevelingen op in een adviesmemo, adviesnota of uitgebreider adviesrapport. Een advies wordt vaak meer gevoelsmatig dan rationeel beoordeeld. Een advies moet daarom vertrouwenwekkend zijn en “strategisch verpakt” worden. Je moet je visie presenteren als een aantrekkelijke oplossing. Bij een presentatie straal je zelfvertrouwen uit.

Vaak word je (mede-)verantwoordelijk voor het implementeren van het advies. Daarbij moet je kunnen omgaan met weerstand in de organisatie. Weerstand is vaak een signaal dat je als constructieve kritiek moet herinterpreteren. Je draagt kennis over, zodat de organisatie nieuwe activiteiten succesvol kan uitvoeren en problemen zelf kan oplossen, zonder van jou afhankelijk te zijn.

Tot slot mag een evaluatie niet ontbreken. Is de doelstelling gerealiseerd? Is het probleem opgelost? Had het beter of efficiënter gekund. In de praktijk wordt de evaluatie door met name externe adviseurs ook gebruikt om vervolgopdrachten in de wacht te slepen.

Beroepen met een adviserende rol

In verschillende beroepen speelt adviseren een belangrijke rol:

  • Als adviseur of consultant hoort adviseren tot je kerntaken.
  • Een controller adviseert directie en management bij het besturen en beheersen van de organisatie.
  • Een accountant adviseert ondernemers op administratief, financieel, bedrijfseconomisch en fiscaal gebied.
  • Als P&O-adviseur/personeelsadviseur adviseer en ondersteun je de directie, de managers op het gebied van personeel en organisatie.
  • Een beleidsmedewerker adviseert een minister, wethouder, bestuur of directie over het te voeren beleid.
  • Als uitvaartondernemer adviseer je de nabestaanden rond de uitvoering van de begrafenis.

In dergelijke beroepen zijn adviesvaardigheden essentiële hard skills. Voor veel andere professionals is adviseren een belangrijke soft skill.

Hoe toon je bij een sollicitatie aan dat je over adviesvaardigheden beschikt?

Een voorbeeld: je solliciteert naar de functie van beleidsmedewerker bij een hogere onderwijsinstelling. ‘Goede adviesvaardigheden’ is één van de functie-eisen. Je gaat bij jezelf na hoe je de selectiecommissie kunt overtuigen van je adviesvaardigheden.

Tijdens je hbo-opleiding Human Resource Management nam je deel aan de werkgroep 'Gehandicaptenbeleid' van je hogeschool. Een van de adviezen die jij hebt ingebracht, was het verbreden van de gangpaden in de kantine zodat het ook voor rolstoelers mogelijk werd om in de kantine een broodje te eten. De directie zag aanvankelijk niets in het plan, want het was te duur. Maar nadat je een aantal directieleden in een persoonlijk gesprek van jouw heldere argumentatie hebt overtuigd, gingen ze toch akkoord.

Dit verwerk je in je brief en je zorgt ervoor dat je tijdens je gesprek een aantal voorbeelden volgens de STAR-methode paraat hebt.

Andere voorbeelden

  • Grafisch vormgever van websites: Klanten komen vaak bij mij binnen zonder een visie voor hun website. Ik adviseer klanten altijd om hun website een verlengstuk te laten zijn van hun bedrijf. Het is belangrijk dat het ontwerp van de site past bij de uitstraling van het bedrijf. Ik stel daarvoor steeds vragen, zodat ik erachter kom wat ze nu precies heen willen met hun bedrijf en hun website. Als dat eenmaal helder is, adviseer ik klanten pas over vormgeving en kleurgebruik.
  • P&O-adviseur: De directie wilde dat ik een advies uitbracht over een nieuwe organisatiecultuur. De organisatie was te veel naar binnen gericht en had te weinig oog voor haar klanten. Nadat ik de huidige situatie en knelpunten in kaart had gebracht, kwam ik met het advies om het middenkader meer bevoegdheden te geven zodat zij meer zelfstandig beslissingen kunnen nemen. Op een aantal kleine punten na werd met mijn advies ingestemd en doorgevoerd.

Voorbeelden van vragen over adviesvaardigheden tijdens het sollicitatiegesprek:

  • Wanneer heb je voor het laatst een advies opgesteld? Hoe ben je te werk gegaan om tot het advies te komen? Wat heeft de opdrachtgever met je advies gedaan?
  • Is het wel eens voorgekomen dat een probleem een andere oorzaak had dan je aanvankelijk dacht? Hoe ben je daar achter gekomen?

Aanbevolen websites

Aanbevolen boek

Adviseren als tweede beroep resultaat bereiken als adviseur

Auteur: Hanna Nathans.

De auteur stelt dat adviseren het tweede beroep is van veel staf- en beleidsfunctionarissen. Het boek doet uit de doeken hoe men ideeën en adviezen in een organisatie geaccepteerd krijgt en hoe weerstanden kunnen worden overwonnen. Het is voor een belangrijk deel gebaseerd op ervaringen met interne adviseurs, maar volgens de auteur is het evenzeer van belang voor externe adviseurs.

Adviseren als tweede beroep behandelt o.a. de volgende onderwerpen:

  • de persoon van de adviseur
  • omgaan met geadviseerden
  • het adviesmodel
  • inhoud van het advies
  • organisatie en omgeving
  • adviesstrategieën
Auteur: René Pijlman
Je bent hier: Home Functioneren Professionele vaardigheden Adviseren