Je bent hier: Home → Functioneren → Professionele eigenschappen → Flexibel

Flexibel

Flexibel zijn wil zeggen: je eigen houding en opvattingen vrijwillig aanpassen aan veranderende omstandigheden in je werkomgeving.

Wat betekent flexibiliteit concreet?

In een flexibele organisatie heeft niet alleen de werknemer, maar ook de werkgever een flexibele insteek. Een leidinggevende mag dus geen dingen eisen die boven de vermogens van de werknemer uitgaan. Ook moet hij bijvoorbeeld nieuwe richtlijnen op zo’n wijze doorvoeren dat het personeel daarvan zo min mogelijk hindernis ondervindt.

Stel: je krijgt een extra taak toegewezen omdat een medewerker van de administratie door ziekte is uitgevallen. Je leidinggevende meldt dat jij nu tijdelijk moet zorgen voor het verzendklaar maken van de facturen. Als je een starre houding hebt, zul je nu naar alle waarschijnlijkheid gaan morren en verongelijkt protesteren. Ben je echter flexibel, dan accepteer je de nieuwe taak en toon je begrip voor de situatie.

Let wel: dit besluit moet in alle redelijkheid zijn genomen. Zit je ongeveer tot aan je nek in het werk en ben je qua werkdruk eerder toe aan drie weken Ibiza, dan is het logisch dat je over deze mededeling in discussie gaat. Is dat echter niet het geval, dan mag er van jou worden verwacht dat je meedenkt en -werkt met het management. Je ziet dan ook zelf in dat deze maatregel juist is.

Flexibele medewerkers worden overigens zeer gewaardeerd in het bedrijfsleven. Dit is dan ook een belangrijke eigenschap om carrière te maken. Lees er meer over in het nut van flexibiliteit.

Welke competenties komen daarbij kijken?

Aanpassingsvermogen. Onder wisselende omstandigheden blijf je efficiënt werken.
Creativiteit. Met je creatieve vermogens bedenk je snel oplossingen voor nieuwe situaties.
Inlevingsvermogen. Je luistert goed naar anderen en probeert hun beweegredenen of positie te begrijpen. Voor je werkomgeving ben je om deze reden een gewaardeerde gesprekspartner waarmee men goed kan samenwerken.
Snel kunnen schakelen. Als je onverwacht geconfronteerd wordt met een verandering, dan switch je probleemloos over op de nieuwe taken die deze verandering met zich meebrengt.
Loyaal aan organisatie. De regels van het bedrijf respecteer je, ook als ze aan verandering onderhevig zijn en niet direct overeenkomen met je eigen belangen.

Wanneer sla je door?

Je soepel en attent opstellen in een bedrijf heeft weinig van doen met een angstvallige meegaandheid. Wanneer je het jammer vindt dat er op een bepaalde beslissing wordt teruggekomen, moet je dit zeker aangeven als je daar gegronde redenen voor hebt.
Het klakkeloos accepteren van slecht beleid is zelfs ongezond: hierdoor ontstaat scheefgroei in de organisatie. Je moet als werknemer assertief blijven en aangeven waar de schoen wringt.

Bij flexibiliteit moet daarom altijd worden gezocht naar de juiste balans. Je gaat bij iedere afzonderlijke situatie na welke reactie de juiste is: aanpassing of weerstand. Kies in ieder geval nooit voor een onverzoenlijke, rigide opstelling. Dat is weinig opbouwend. Een persoon die bij vergaderingen van iedere mug een olifant maakt, nooit van plannen of werkwijze wil veranderen en zich arrogant en tegendraads opstelt, is voor zijn werkomgeving onverteerbaar.

Bij welke beroepen heb je deze competentie nodig?

Uiteraard in de meeste beroepen, maar denk hier met name aan functies waarbij samenwerken en klantencontact belangrijk is.

Welke eigenschappen horen bij een flexibele werkhouding?

Objectiviteit. Je probeert altijd objectief te blijven; je laat bijvoorbeeld je emoties niet de boventoon voeren bij beslissingen.
Incasseringsvermogen. Als een nieuwe regel of situatie voor jou niet voordelig uitpakt, accepteer je deze voor zover dit redelijk is.
Vriendelijkheid. In alle omstandigheden blijf je verdraagzaam en collegiaal. Door een sociale opstelling ondersteun je ook de sfeer op het bedrijf.
Inzet. Je spant je in om een helpende hand te zijn voor je collega’s en het bedrijf.

Hoe ontwikkel je een flexibele werkhouding?

Probeer je los te weken van je eigen vertrouwde denkpatronen en werkwijzen. Sluit je niet af voor mogelijke toekomstige veranderingen in je bedrijf. Streef naar vernieuwing en kijk naar de positieve kanten van een verandering of ontwikkeling, al zijn deze voor jou niet direct merkbaar. Je zult zien dat je dan veel meer open kunt staan en wijzigingen gemakkelijker accepteert.
Wees niet te snel overtuigd van je eigen gelijk. Soms houdt een beslissing meer in dan jij op dat moment kunt inschatten. Wees subtiel in het beoordelen van andermans inzichten. Laat je angst voor afwijkende standpunten varen. Ga ook niet meteen protesteren; laat het eerst een nachtje bezinken.
Zoek niet alleen maar naar de voor- of nadelen die een verandering voor jou persoonlijk opleveren, maar kijk of de belangen van je bedrijf hiermee worden gediend.
Ga na hoe je in het verleden bent omgegaan met veranderingen of situaties. Was je bereid snel over te stappen op een andere aanpak of was je niet te overreden? Liet je anderen in hun waarde? Hielp je mee met het zoeken naar alternatieve oplossingen? Bedenk hoe je deze situaties nu zou aanpakken en welke houding je zou aannemen.
Als je weerstand ervaart uit je omgeving durf dan afstand te nemen van je eigen mening. Zeg bijvoorbeeld niet aan het einde van een vermoeiende discussie: “Ik vind toch dat we het zo moeten doen”. Vat liever de situatie kort samen: “Als we allebei blijven vasthouden aan onze standpunten, is het lastig om tot een goede oplossing te komen.” Je gesprekpartner hervindt zo weer het zicht op de situatie. Hij kan nu gemakkelijker een compromis sluiten, dan wanneer jij star aan je eigen mening vasthoudt.
Bekijk bij iedere persoon of situatie welke manier van leidinggeven of informeren op dat moment de meest wenselijke is. Houd daarbij rekening met de positie en het karakter van je gesprekpartners.

Hoe toon je flexibiliteit aan bij een sollicitatie?

Een voorbeeld: Je solliciteert op een vacature in een klein bedrijf als office manager. ‘Flexibiliteit’ is één van de eisen. Je probeert je voor te stellen wat dat kan betekenen. In kleine bedrijven gebruikt de directeur je vaak als klankbord voor álles waar hij op dat moment mee bezig is. Heeft zij een probleem, dan wil ze dat je daar nú tijd voor maakt en even creatief meedenkt.

Dat ken je uit je huidige baan. Daarin lopen de adviseurs voor wie je werkt ook voortdurend bij je binnen met vragen. Om daar snel op in te spelen heb je de drie adviseurs elk een eigen kleur gegeven. Inez heeft een groene map waarin je aantekeningen bij houdt van klussen waarbij je haar helpt. Paul is blauw en Mei Ling is rood. Die mappen heb je op je bureau voor het grijpen en daardoor kun je snel schakelen.

Dit leg je uit in je sollicitatiegesprek. Voorbeelden van vragen over flexibilieit tijdens het sollicitatiegesprek:

Heb je onlangs werkzaamheden gedaan die buiten je functieprofiel vielen? Waarom deed je dat? Hoe vond je het?
Beschrijf een situatie waarbij je van je plan moest afwijken. Wat voor problemen deden zich daarbij voor?

Nog enkele voorbeeldzinnen:

In de zorg: Ik begin mijn werkdag om 7.30. Dan heb ik veel tijd om werk te doen waarbij ik niet gestoord kan worden. Als dan rond 9 uur de eerste cliënten binnenkomen, heb ik al veel af en sta ik open voor hun vragen.
In het onderwijs: Eerst was ik niet zo enthousiast over dat nieuwe leren, net als mijn oudere collega's. Toen ben ik er veel over gaan lezen en heb ik in mijn vrije tijd een aantal opdrachten voor de leerlingen bedacht, die er goed bij aansluiten. Die bleken heel goed te werken. Ik heb zelfs een paar collega's "mee" gekregen!
In de communicatie: Klanten willen vaak veel versies van een tekst zien voor ze er tevreden over zijn. Ik erger me daar niet aan, maar stel me erop in. Met onze voorlichtingscampagnes zijn vaak hoge kosten gemoeid en de klant zoekt dan naar zekerheid. Daar heb ik begrip voor.

Auteur: Vera van Dijk