Prioriteiten stellen

Welke klus krijgt voorrang boven een andere? Dat is niet altijd makkelijk te bepalen. Alles lijkt haast te hebben en veel dingen moeten liefst gisteren nog af. Prioriteiten stellen is een belangrijke timemanagement-vaardigheid. Prioriteiten stellen is niets anders dan bezig zijn met de zaken die belangrijk zijn. Hoe kun je efficiënt met je tijd omgaan en afronden wat je gedaan wilt krijgen?

Goed kunnen prioriteren is een belangrijke soft skill voor een ambitieuze professional.

De prioriteitenmatrix van Eisenhower

“Urgente zaken zijn zelden belangrijk en belangrijke zaken zelden urgent,” zei Dwight D. Eisenhower, voormalig generaal en president van de VS. Om zijn woorden kracht bij te zetten ontwikkelde hij de prioriteitenmatrix, ook wel het Eisenhower-schema genoemd. Het concept is vooral beroemd geworden door timemanagementgoeroe Stephen Covey.

De prioriteitenmatrix van Eisenhower bestaat uit vier kwadranten die ontstaan door twee tegenstellingen tegenover elkaar te zetten: belangrijk vs. onbelangrijk en dringend vs. niet dringend.

Je krijgt dan de volgende matrix:

Wat is de definitie van urgent en belangrijk?

• Belangrijk zijn zaken die in het oog lopen en/of veel mensen treffen. Ben je bijvoorbeeld applicatiebeheerder, dan is een reparatie aan een systeem waar veel gebruikers mee werken belangrijker dan een reparatie aan een systeem dat slechts tien gebruikers heeft. Ook een klus in opdracht van de directeur is vaak belangrijker dat de afhandeling van een kleine vraag van een collega.

• Dringend zijn zaken die vóór een bepaalde tijd af moeten zijn. Als je vanmiddag een vergadering moet voorzitten, dan is het voorbereiden van de agenda en klaarmaken van de vergaderstukken vóór die tijd urgent. Ook dingen die een gevaar vormen zijn per definitie dringend. Als er bijvoorbeeld een klant belt dat er stukjes glas is de pindakaas zitten, dan moet je meteen actie ondernemen. Het vervelende van dringende klussen is dat ze zich niet altijd laten inplannen.

Kwadranten van tijdmanagement

Al je werkzaamheden kunnen worden ingedeeld in één van de vier kwadranten.

Kwadrant 1: belangrijk, dringend

In het eerste kwadrant bevinden zich de taken en werkzaamheden die onmiddellijke aandacht vragen en voorrang krijgen. Denk aan incidenten, deadlines, noodgevallen, ongelukken, apparatuur en installaties die het begeven, acute vragen van belangrijke interne of externe klanten. De taken en werkzaamheden in het eerste kwadrant zijn ideaal voor ‘brandjesblussers’ en ‘adrenalinekickers’. Maar wanneer je je aandacht vooral op dit eerste kwadrant richt, loop je het risico dat het kwadrant alleen maar voller wordt totdat je er volledig door wordt beheerst. Taken die wel belangrijk zijn, maar minder urgent, dreigen dan onder te sneeuwen; Het échte werk blijft liggen. Daarnaast komt de (hoge) tijdsdruk de kwaliteit van het werk vaak niet ten goede.

Kwadrant 2: belangrijk, niet dringend

In het tweede kwadrant gaat het om activiteiten die belangrijk zijn, maar niet dringend. Het zijn de activiteiten die met het bereiken van je eigen doelen te maken hebben. Het tweede kwadrant wordt daarom ook wel 'het kwadrant van kwaliteit en persoonlijk leiderschap' genoemd. Voorbeelden van taken in het tweede kwadrant zijn: uitvoeren van geplande werkzaamheden, netwerken, planning, administratie, zelfontwikkeling, zelfreflectie en het opruimen van je bureau. Ben je in het eerste kwadrant vooral reactief bezig - je reageert op zaken die vooral prioriteit hebben voor een ander - in het tweede kwadrant gaat het vooral om proactief handelen. Hoe meer je gericht bent op dit kwadrant, hoe minder activiteiten terechtkomen in het eerste kwadrant en hoe minder stress je hebt.

Kwadrant 3: onbelangrijk, dringend

In het derde kwadrant bevinden zich de zaken die niet belangrijk zijn, maar wel urgent. Hierbij gaat het vooral om onnodige interrupties, zoals verstoringen door telefoontjes en/of mailtjes, onverwacht bezoek en (onbelangrijke) vergaderingen. Het zijn zaken die jouw probleem eigenlijk niet zijn - ze zijn niet voor niets onbelangrijk - maar wel je directe aandacht vragen. Als je druk bent met activiteiten uit het derde kwadrant, ben je vooral bezig met dringende zaken voor anderen; je werkt volgens de prioriteiten en doelen van anderen. Je loopt het risico dat je je eigen prioriteiten uit het oog verliest. Je kunt taken uit dit kwadrant verminderen door vaker ‘nee’ te zeggen, taken te delegeren en door praktische oplossingen, zoals het doorschakelen van je telefoon naar een collega, maximaal drie maal per dag je e-mail te checken of de deur van je kamer dicht te doen.

Kwadrant 4: onbelangrijk, niet dringend

In het vierde kwadrant bevinden zich de taken en werkzaamheden die niet belangrijk zijn en ook niet dringend. Het wordt ook wel ‘het kwadrant van de verspilling’ genoemd. Het gaat om zaken die je volop kunnen bezig houden maar niet bijdragen aan de realisatie van je eigen doelstelling(en).  Voorbeelden van zulke ‘tijdvreters’ zijn: surfen op het internet, dagdromen, overmatig checken van e-mail en het bezoeken van bijeenkomsten. Taken in het vierde kwadrant zijn vaak ontzettend leuk, maar als je er de hele dag mee bezig bent komt er niet veel uit je handen. Een andere naam voor het vierde kwadrant is ook wel ‘het kwadrant van de vlucht’, omdat de taken vaak worden ‘misbruikt’ om belangrijker zaken uit te stellen of om even op adem te komen. Adempauzes zijn zeker noodzakelijk, maar je kunt dan beter kiezen voor ‘onderhoudsactiviteiten’ uit het tweede kwadrant.

In schema ziet het er als volgt uit:

De essentie van de prioriteitenmatrix van Eisenhower is dat je je prioriteiten goed moet stellen. Als je dit niet doet, loop je het risico dat je jezelf (te) veel laat leiden door belangrijke en urgente werkzaamheden uit het eerste kwadrant. Je geeft altijd voorrang aan dingen die direct aandacht vragen en nú geregeld moeten worden; je bent altijd druk en blust brandje na brandje. Als dit te lang duurt, loop je het risico dat belangrijke taken uit het tweede kwadrant blijven liggen, al is het wel zo dat als je de zaken uit het tweede kwadrant maar lang genoeg laat liggen, ze vanzelf in het eerste kwadrant terecht komen.

De kunst is je prioriteiten goed te stellen en je werkzaamheden te verdelen over zowel het eerste als het tweede kwadrant. Het gaat erom je tijd zó te organiseren dat het merendeel van je werk zich afspeelt in het tweede kwadrant. Hier bevindt zich namelijk het échte werk en dat bepaalt uiteindelijk de kwaliteit van je werk en je resultaten.

En nu, aan de slag!

De prioriteitenmatrix is dus een handig hulpmiddel voor het stellen van de juiste prioriteiten. Hoe werkt het nu in de praktijk?

1. Maak elke dag of elke week een overzicht met alle werkzaamheden die je moet doen.
2. Prioriteiten stellen is keuzes maken. Stel jezelf bij elke taak twee vragen: Is het belangrijk? En: is het urgent? Maak een echte bewuste keuze. Plaats de taak vervolgens in het bijbehorende kwadrant.
   
3. Maak een planning voor je werkzaamheden. Hierbij geldt: taken met de hoogste prioriteit (belangrijk én urgent) gaan voor andere taken. Daarna komen de taken die belangrijk zijn, maar niet urgent. Probeer taken die urgent zijn, maar niet belangrijk over te dragen aan anderen. Doet zich een calamiteit voor, dan moet je de planning gedurende de dag herzien. Denk wel goed na voordat je in actie komt. Vraag jezelf af hoe belangrijk en urgent de taak nou écht is. Wil je er überhaupt tijd aan besteden? Zo ja, welke werkzaamheden blijven dan liggen? Kun je de taak delegeren? Of is er een andere oplossing denkbaar? Word je in je werk veel geconfronteerd met adhocvragen, houd daar dan rekening mee in je planning. Plan de dag niet helemaal vol. 
4. Werk de klussen een voor een af en probeer niet vier dingen tegelijk te doen. Vooral als je het druk hebt, is dit van belang, ook al zal je neiging zijn juist dan alles tegelijk te willen doen. Maar dat vergroot de stress en de chaos alleen maar.

Moet ik dit nu doen?

Er is nog een andere - veelgebruikte methode - die je helpt bij het bepalen van je prioriteiten. Hij werkt als volgt: stel jezelf bij iedere actie, verzoek of taak die op je afkomt de volgende vraag:

Moet ik dit nu doen?

De truc bestaat er uit dat je jezelf deze vraag vijf keer stelt en daarbij de klemtoon steeds op een ander woord legt. Beantwoord je de eerste (of een volgende) vraag met ‘nee’, dan hoef je de overige vragen niet meer te beantwoorden en kun je de klus naast je neerleggen of aan een ander overlaten.

• Moet ik dit nu doen?

Is het een uit te voeren actie? Of is het informatie? Moet er überhaupt wat gedaan worden? Waarin ligt de oplossing, in het handelen of juist in het niets doen? Zo nee, dan hoef je de andere vragen ook niet meer te stellen.

• Moet ik dit nu doen?

Ben jij de beste persoon om dit te doen? Kan iemand anders het misschien beter doen, omdat zij/hij meer tijd heeft of misschien juist meer kwaliteiten voor die specifieke klus? Kun je de taak delegeren?

• Moet ik dit nu doen?

Is er misschien ook een andere oplossing mogelijk? Misschien is de alternatieve oplossing wel veel effectiever?

• Moet ik dit nu doen?

Welke prioriteit heeft de taak dat het nu moet, wat zou het gevolg zijn als je het later zou doen of misschien helemaal niet? Veel taken lijken dringender dan ze in werkelijkheid zijn. Kan het een weekje wachten?

• Moet ik dit nu doen?

Hiermee bepaal je de urgentie van de taak. Is het echt nodig dat het gedaan wordt?

Een voordeel van deze methode is dat je het verzoek van de vraagsteller scherp stelt; je maakt het SMART.

Realistisch plannen

Prioriteiten stellen is één ding, het plannen van die werkzaamheden een tweede. Stel van iedere activiteit vast hoeveel tijd je er werkelijk mee kwijt denkt te zijn. Wees alert op het woord 'even'. Dingen duren meestal langer dan je denkt, vooral als je van het chaotische type bent. Maak voor een hele groep gelijksoortige, kleine activiteiten een blok tijd vrij, bijvoorbeeld voor het beantwoorden van mail. Plan niet meer dan er in het aantal uren past dat je die dag werkt. En pauze = pauze, daarin werk je niet. Ook niet 'even'.

Aanbevolen websites

• Het onderdeel Prioriteiten stellen van de online cursus Plannen en organiseren op Leren.nl.
• Prioriteiten stellen of leren prioriteren - door Jan Stevens op De Steven.
  

Aanbevolen boek

• Prioriteiten. Stephen R. Covey, Uitgeverij Business Contact, Amsterdam/Antwerpen.