Timemanagement: verstandig omgaan met de tijd

Gauw, gauw nog even de stukken voor de vergadering kopiëren. En dan na de vergadering, hop snel naar het andere gebouw voor een afspraak met de administratie. Broodje eten moet maar even tussendoor. Tijd voor pauze heb je niet. Die klagende klant moet maar even tot morgen wachten. Je belt hem dan wel terug. Niet vergeten. O, hè, morgen functioneringsgesprek, helemaal vergeten. Nou ja, niks voorbereid, pech. Geen tijd voor gehad.

Hoe vaak verloopt een werkdag zo? Te vaak?
Dan is het misschien tijd om iets aan timemanagement te gaan doen.

De voordelen van goed timemanagement

• Goed timemanagement zorgt voor minder stress.
• Wie zijn tijd goed indeelt werkt zorgvuldiger en efficiënter.
• Een goede planning maakt dat ook anderen prettiger kunnen werken omdat ze weten waar ze aan toe zijn.

Goed timemanagement houdt in dat je prioriteiten bepaalt. Niet alles kan tegelijk en niet alles heeft evenveel haast.

Prioriteiten bepalen

Welke klus heeft prioriteit? Dat is niet altijd makkelijk te bepalen. Alles lijkt haast te hebben en veel dingen moeten 'liefst gisteren' nog af.
Een methode die helpt, is om van alle taken die je moet uitvoeren vast te stellen of ze urgent zijn en of ze belangrijk zijn.
Je krijgt dan de volgende matrix:

Wat is de definitie van urgent en belangrijk?

• Belangrijk zijn zaken die in het oog lopen en/of veel mensen treffen. Ben je beheerder van een computersysteem, dan is een reparatie aan een systeem waar veel gebruikers mee werken belangrijker dan een reparatie aan een systeem dat slechts tien gebruikers heeft. Ook een klus in opdracht van de directeur is vaak belangrijker dat de afhandeling van een kleine vraag van een collega.
• Urgent zijn zaken die vóór een bepaalde tijd af moeten zijn. Als je vanmiddag een vergadering moet voorzitten, dan is het klaarmaken van de vergaderstukken vóór die tijd urgent. Ook dingen die een gevaar vormen, zijn per definitie urgent. Als er bijvoorbeeld een klant belt dat er stukjes glas is de pindakaas zitten, dan moet je meteen actie ondernemen. Het vervelende van urgente klussen is dat ze zich niet altijd laten inplannen.

Neem iedere ochtend je actielijst onder de loep en stel vast hoe urgent en belangrijk de taken zijn die erop staan. Aan de hand daarvan bepaal je de prioriteiten voor die dag. Doet zich een calamiteit voor (bijvoorbeeld een melding van stukjes glas in de pindakaas), dan moet je de planning gedurende de dag herzien.
Word je in je werk veel geconfronteerd met adhocvragen, houd daar dan rekening mee in je planning. Plan de dag niet helemaal vol.

Werk de klussen een voor een af en probeer niet vier dingen tegelijk te doen. Vooral als je het druk hebt, is dit van belang, ook al zal je neiging zijn juist dan alles tegelijk te willen doen. Maar dat vergroot de stress en de chaos alleen maar.

Realistisch plannen

Het 80/20-principe
De Italiaanse econoom Vilfredo Pareto heeft ooit eens berekend dat 80% van de resultaten die organisaties behalen, voortkomt uit slechts 20% van de inspanningen die ze leveren (en dus tijd die ze ergens in steken). Oftewel: met 20% van de inspanning (tijd) bereik je 80% van het resultaat. Voor die laatste 20% moet je 80% extra inspanning (en dus tijd) leveren.

Een taak uitvoeren kost altijd tijd. Ook de kleine klusjes. Je kunt alleen een goede planning maken als je weet hoeveel tijd een activiteit kost. Als je vaak tijd te kort komt, dan is het verstandig eens een week lang bij te houden hoeveel tijd je met al je dagelijkse dingen kwijt bent. Want: meten is weten.

Veel mensen plannen te optimistisch of 'vergeten' bepaalde activiteiten in te calculeren. Als je een stuk moet schrijven, moet je informatie verzamelen en misschien nog wat telefoontjes plegen om dingen na te vragen. Als je dan alleen de tijd die je nodig hebt voor het schrijven inplant, dan kom je tijd te kort. Wees alert op het woordje 'even'. 'Even' een stuk schrijven, of 'even' de vergadering voorbereiden duidt erop dat je niet hebt nagedacht over hoeveel tijd de klus werkelijk kost.

Als je moe bent, ben je minder geconcentreerd en kosten dingen meer tijd. Plan moeilijke klussen op het tijdstip waarop je de meeste energie hebt. Voor ochtendmensen zal dat meestal 's ochtends zijn, voor anderen zal dat wat later op de dag zijn.

Ruim tijd in voor 'sluitposten'. Ook opruimen, archiveren, ordenen, planningen maken horen bij het werk. Ze zorgen ervoor dat het geen chaos wordt en dat je efficiënter kunt werken. Natuurlijk hoef je hier niet dagelijks uren aan te besteden, maar wie het niet doet, verzandt in chaos, zoekpartijen en chronisch achter de feiten aan hollen.

Valkuilen

• Uitstelgedrag: als je opziet tegen een klus, zul je snel uitstelgedrag vertonen. Je gaat eerst tien andere klusjes doen die minder lastig zijn, of die sneller klaar zijn. Zo komt de grote of lastige klus in het gedrang. Tijdnood is het gevolg. Wees daarom streng en begin juist als eerste aan de moeilijke, grote klus. Opzien tegen een klus komt vaak voort uit (overdreven) perfectionisme. Maar ook gebrek aan motivatie of te weinig zelfdiscipline zijn oorzaken van uitstelgedrag.
• Afleidingen: een van de grootste boosdoeners voor het niet halen van de planning is e-mail. Maar ook surfen op het web en kletsen bij de koffieautomaat zijn grote afleiders. Dit soort dingen doe je gauw tussendoor en ze nemen een niet-ingeplande hoeveelheid tijd in beslag. Plan daarom tijd in voor het beantwoorden van e-mail en doe dat in bepaalde tijdsblokken. Kletsen doe je alleen in de pauze en beperk je surfgedrag tot de webpagina's die je écht nodig hebt.

Aanbevolen websites

• Online cursus Timemanagement
• Training timemanagement voor freelancers

Aanbevolen boeken

• Hulst, Denise (2005). Tijdig van kantoor: meer kwaliteit van werken door werkplekorganisatie, planning en efficiënte e-mailmanagement. Utrecht: Spectrum
• Mayer, Jeffrey (1999). Tijdmanagement voor dummies. Amsterdam: Addison Wesley
• Witjas, Ron (1995). De tijd van uw leven: time management. Zaltbommel: Thema

Auteur: Ysolde Bentvelsen