Draagvlak creëren

Als manager, maar ook als beleidsmedewerker, adviseur of projectleider, moet je ervoor zorgen dat de beslissingen die je van plan bent te nemen onderschreven worden door de organisatie. Dat wil zeggen dat de rest van de organisatie die beslissingen ook echt accepteert. Dat doe je door draagvlak te creëren.

Wat is draagvlak?

Draagvlak creëren betekent ervoor zorgen dat je van tevoren ondersteuning en goedkeuring verwerft voor plannen die je wilt gaan uitvoeren of beslissingen die je wilt gaan nemen.

Stel, je bent manager en je vindt dat je afdeling te groot aan het worden is. Je kunt niet meer efficiënt leiding geven, en je vindt dat er een tussenlaag tussen jou en de werknemers gecreëerd moet worden van teamleiders. Die moeten elk een team gaan aansturen. Dat betekent dat alle medewerkers een teamhoofd krijgen en niet meer rechtstreeks onder jou vallen. Dit is een grote organisatorische verandering, die veel mensen treft. Bovendien moet de directie deze verandering ook goedkeuren.

Om deze verandering te laten slagen zonder dat iedereen gaat mopperen of gaat tegenwerken, doe je er als manager verstandig aan je voornemen 'in de week' te zetten. Dat geeft mensen het gevoel dat ze kunnen meedenken, meebeslissen en kunnen wennen aan het idee, zodat de verandering niet als een donderslag bij heldere hemel komt.

Wanneer is draagvlak nodig?

Het creëren van draagvlak is nodig als er grote veranderingen op stapel staan, en vooral als die veranderingen consequenties hebben voor mensen persoonlijk. Bijvoorbeeld als ze een andere leidinggevende krijgen, op een andere manier moeten gaan werken, enzovoort.

Gangbare kwesties waarbij draagvlak van belang is, zijn bijvoorbeeld:

• organisatorische veranderingen
• een nieuw computersysteem
• nieuw beleid of een innovatie
• nieuwe regelgeving
• de oplossing van een probleem

Waarom is het creëren van draagvlak belangrijk?

Het is een menselijke eigenschap om aan het oude vertrouwde en bekende te willen vasthouden. Aanpassingsvermogen is niet de grootste gave van de meeste mensen. Daarom roepen veranderingen vaak weerstand op.

Als mensen in een vroeg stadium worden betrokken bij een verandering, bijvoorbeeld doordat ze inspraak krijgen, of kunnen deelnemen in een implementatieproject, dan bieden ze al snel veel minder weerstand. Op dat moment ontstaat er draagvlak voor de verandering, het plan of het besluit.

Draagvlak creëren is belangrijk om

• alle neuzen dezelfde kant op te krijgen (mensen gaan hetzelfde willen als de bedenker van het plan)
• een plan of verandering gemeengoed te laten worden (de bedenker van het plan is niet langer in zijn eentje verantwoordelijk voor het plan)
• ervoor te zorgen dat mensen zich gehoord voelen. Mensen voelen zich dan niet overvallen door een besluit (of zelfs slachtoffer)
• halsstarrigheid te voorkomen, vooral als er een conflict opgelost moet worden. Oplossingen die 'in de week' zijn gezet zijn acceptabeler.

Het creëren van draagvlak is ook heel belangrijk als je doelen stelt. Willen doelen haalbaar zijn, dat moeten ze aan een aantal criteria voldoen. Een van die criteria is dat ze acceptabel zijn (de 'A' van SMART- als MAGIE-doelen). Dat wil zeggen dat er draagvlak moet zijn voor de doelstellingen. Stel dat een sales manager zegt: "De doelstelling voor het komende jaar is dat de verkoopcijfers met 20% omhooggaan." De medewerkers moeten daar de redelijkheid van inzien en het ook willen. Anders wordt het doel niet gehaald.

Hoe creëer je draagvlak?

Je kunt op verschillende manieren draagvlak creëren:

• Door mensen bij de plannenmakerij te betrekken. Je organiseert bijvoorbeeld een werkconferentie waarin iedereen mee kan brainstormen. Zo ontwikkel je samen een plan.
• Door rekening te houden met belangen en motivatie. Je legt je plan voor bij de ondernemingsraad of een belangenorganisatie en vraagt hen om feedback. Zo voelen deze partijen zich gehoord en komt een plan niet onverwacht.
• Door te onderhandelen met betrokken partijen. Alle partijen worden zo medeverantwoordelijk voor de gekozen oplossing of het te nemen besluit.
• Door mensen te interviewen en af te tasten hoe ze tegen een situatie aankijken. Dit werkt bijvoorbeeld goed als je als adviseur een nieuwe aanpak of werkwijze wilt voorstellen binnen een organisatie.
• Door mensen te vragen mee te denken bij het verzinnen van een oplossing. Dit kan een oplossing zijn voor een moeilijk organisatorisch probleem, maar ook voor een conflict.
• Door informatie te geven en inspraakronden te houden. Vaak is het nodig om hiervoor een apart communicatieplan te maken.
• Door plannen in een vroeg stadium op de agenda te zetten.
• Door mensen te laten deelnemen in een project. In een project zijn afgevaardigden uit verschillende afdelingen betrokken. Deze worden door hun deelname enigszins 'mede-eigenaar' van (bijvoorbeeld) het nieuwe systeem dat in het project wordt ontwikkeld.

Hoe toon je bij een sollicitatie aan dat je draagvlak kunt creëren?

Als er in een vacaturetekst in het lijstje functie-eisen staat dat je moet beschikken over organisatiebewustzijn en dat je draagvlak voor veranderingen moet weten te creëren, laat dan in je sollicitiatiebrief of het sollicitatiegesprek aan de hand van een concreet voorbeeld zien dat je dat kunt. Gebruik daarvoor de STAR-methode.

Stel, je bent beleidsmedewerker Milieu bij de gemeente en je bent verantwoordelijk geweest voor de invoering van een ondergronds huisvuilinzamelsysteem. In je brief schrijf je dan bijvoorbeeld: "Het plan voor het nieuwe huisvuilsysteem wekte de nodige weerstand bij bewoners in de wijk. Ik organiseerde een informatiebijeenkomst om de aard van de bezwaren te inventariseren. De bewoners bleken vooral bang voor rondzwervend vuil als de bakken vol waren. We hebben toen het voorstel gedaan dat er twee maal per week een veegwagen door de wijk zou rijden die het zwerfvuil zou meenemen. De grootste bezwaren waren daarmee uit de wereld en de bewoners begonnen de voordelen te zien van nieuwe vuilinzamelsysteem. Het werkt inmiddels naar ieders tevredenheid."

Voorbeelden van vragen over draagvlak tijdens het sollicitatiegesprek:

• Beschrijf wat je hebt ondernomen om ervoor te zorgen dat je plan daadwerkelijk zou worden uitgevoerd.
• Heb je wel eens te maken gehad met weerstand tegen een plan of besluit? Wat heb je gedaan om die weg te nemen?

Aanbevolen websites

• Of het lukt om draagvlak te creëren is o.a. afhankelijk van de betrouwbaarheid van de betrokken partijen. Meer hierover vind je in het artikel Ontwikkel draagvlak in de kennisbank van adviesbureau Twijnstra Gudde.
• Deze cursus Verandermanagement is bedoeld voor leidinggevenden die een verandering "even moeten doorvoeren". Hoe pak je zo’n verandertraject aan? Hoe zorg je ervoor dat een verandering het beoogde resultaat oplevert, ook op de langere termijn?

Auteur: Ysolde Bentvelsen