Carrièretijger: Home Carrièretijger
Carrièretijger
Carrièretijger
U bent hier: Home Functioneren Managementvaardigheden Project leiden

Project leiden

Elke organisatie heeft ze: projecten. Wat kun je met een project dat op een andere manier niet kan en wat moet je doen als je een project succesvol wilt leiden?

Wat is een project?

In een organisatie heeft iedereen bepaalde taken. Soms moet er iets nieuws van de grond komen (een systeem, een nieuw product, de bouw en inrichting van een nieuwe vleugel) en eigenlijk hoort dat tot niemands taakgebied. Dan is het tijd voor een project.

Een project heeft als doel binnen een bepaalde tijd iets nieuws van de grond te krijgen. Een project is dus altijd tijdelijk en de mensen die in een projectgroep zitten zijn dus ook maar voor een bepaalde tijdsduur bij het project betrokken. Uiteindelijk wordt het resultaat van het project (het nieuwe systeem, het nieuwe product, de nieuw aangebouwde vleugel) in de bestaande organisatie opgenomen.

Een heel volledige definitie van een project is:
Een project is een geheel van activiteiten buiten de gewone bedrijfsvoering om waarbij het gaat om het realiseren van iets nieuws voor een duidelijke opdrachtgever binnen duidelijke kaders door een team van meerdere verschillende specialisten. (Bron: cursus Projectmanagement.)

De 'duidelijke kaders' in deze definitie zijn met name: de hoeveelheid tijd en de hoeveelheid geld. Het maken van een planning en het in de gaten houden van de kosten zijn daarom erg belangrijke taken van een projectleider. Ook hoort bij een project altijd een opdrachtgever. Die bepaalt hoe het resultaat eruit moet komen te zien. De projectleider en de projectgroep zijn de uitvoerders.

Projectjargon

Als je een boek openslaat over projectmanagement dan tref je op iedere bladzijde termen als fase, mijlpaal, oplevering, contingentie, iteratie, methodiek, resultaat, risico en reikwijdte. Laat je er niet door afschrikken. Hier zijn de belangrijkste dingen die je moet weten over een project:

Een projectteam samenstellen

Wie zitten er in een project?

Dat hangt er vanaf. Een projectteam stel je altijd zo samen dat er mensen in zitten die bepaalde taken uit het project op zich kunnen nemen en uitvoeren. Het zijn dus behoorlijke specialisten. Je hebt meestal niets aan managers of beleidsmedewerkers in je project. Je moet je er als projectleider altijd van vergewissen dat mensen die je vraagt voor een team ook echt beschikbaar zijn. Houd rekening met de Belbin Teamrollen van je teamleden en streef ernaar dat alle teamrollen veregenwoordigd zijn.

Stel, bij een middelgroot bedrijf dat komend jaar vijfentwintig jaar bestaat, is een project gestart om een groot evenement te organiseren om dit heuglijke feit te vieren. Wat wordt de samenstelling van het projectteam? Dat bestaat bijvoorbeeld uit een communicatiemedewerker van de afdeling externe communicatie, twee medewerkers van de facilitaire dienst, iemand van de catering, iemand van de feestcommissie, een directiesecretaresse en een projectleider. De opdrachtgever is de directeur. Hij heeft een budget voor dit project beschikbaar gesteld.

In de activiteitenplanning wordt vastgelegd wanneer (in welke fase) iemand een bepaalde taak moet uitvoeren. Niet ieder lid van een projectteam heeft de hele tijd wat te doen. Dat is niet erg, want elk projectlid heeft voor een aantal uur in de week nog zijn 'gewone' bezigheden van zijn of haar normale functie.

Verloop van een project

Ieder project bestaat uit een aantal te doorlopen stappen, of het nu om een groot of een klein project gaat. De projectleider besluit eerst of hij de opdracht aanneemt.

1. Projectdefinitie vaststellen

Een project begint met vaststellen wat er precies gerealiseerd moet gaan worden, voor wie en waarom. Dat 'waarom' wordt ook wel de 'business case' genoemd. De project- of resultaatdefinitie is bepalend voor de inhoud van het projectplan. In enkele beknopte hoofdstukken beschrijf je wat het resultaat van het project zal zijn en waarom dat resultaat nuttig is. Gebruik het format voor een projectplan om het document goed op te bouwen.

De projectdefinitie voor het evenement zou kunnen zijn: 'Om ons vijfentwintigjarig jubileum te vieren en om ons bedrijf weer eens goed onder de aandacht te brengen, organiseren we een feestelijk evenement. Het doel is dat al onze 300 klanten daarbij aanwezig zullen zijn. Behalve een feest is het evenement ook bedoeld voor de presentatie van ons nieuwe assortiment.'

2. Projectplan opstellen

Nadat de projectdefinitie is vastgesteld ga je het projectplan of Plan van Aanpak verder uitwerken. In het plan werk je tot in detail uit welke taken er allemaal moeten worden uitgevoerd om tot het eindresultaat te komen. In het projectplan beschrijf je (al dan niet schematisch):

3. Faseren

Een van de belangrijkste taken van de projectleider is het plannen: faseren van het project en het maken van een activiteitenplanning. Daarvoor moet bekend zijn:

Sommige taken kunnen gelijktijdig worden uitgevoerd. De projectleider zal net zo lang puzzelen aan een planning dat het project in een zo kort mogelijke doorlooptijd zal kunnen worden uitgevoerd.

Voor het maken van een projectplanning zul je vaak gebruik maken van planningssoftware, zoals Microsoft Project.

Een groepje bij elkaar horende taken vormt een fase. Elke fase wordt afgesloten met een mijlpaal. Een mijlpaal wil zeggen dat er een of meer tussentijdse resultaten zijn behaald. Voor het organiseren van het evenement zijn er bijvoorbeeld de volgende fasen:

FaseWat?Beoogd resultaat
Fase 1Projectplan en planning maken.Projectplan en planning
Fase 2Ideeën verzamelen en uitwerken.Ideeëndocument
Fase 3Ideeën op haalbaarheid beoordelen en definitieve keuze maken.Keuze door directie
 -- Mijlpaal: goedgekeurd ideeëndocument  -- 
Fase 4Draaiboek voor het evenement maken. Draaiboek
etc. etc. etc. 

Tijdens fase 3 kan blijken dat er te weinig haalbare ideeën zijn. Wat nu? Gewoon doorgaan met wat je hebt? Nee. In zo'n geval keer je terug naar een vorige fase, die je dan nog een keer doorloopt. Dit is dus een iteratie (een herhaling). Dit doe je net zo lang tot de volgende mijlpaal wel gehaald kan worden. Een goede projectleider houdt er in de planning rekening mee dat zo'n uitloop soms kan voorkomen. Wel zal hij in zo'n geval aan de opdrachtgever moeten uitleggen wat de oorzaak is van de vertraging.

4. Resultaten opleveren

Elke fase wordt afgerond met een (tussen)resultaat. Dat resultaat is altijd weer input voor een volgende fase. De projectleider bewaakt de voortgang en zorgt ervoor dat het tussenresultaat op het afgesproken moment klaar is. Dreigt dat niet te lukken, dan moet je als projectleider kijken of je tijdelijk extra mensen in kunt zetten of iets weg kunt laten. Elke bijstelling heeft natuurlijk gevolgen voor het budget.

Vaak moet er aan een tussenresultaat goedkeuring worden verleend door de opdrachtgever. De opdrachtgever zal aan de hand van zo'n tussenresultaat  besluiten of er op de gekozen manier verder moet worden gegaan. Soms moet er een beslissing worden genomen of het project wel of niet voortgezet zal worden. Dit heet een 'go'/'no go'-beslissing.

5. Project afronden

Het project kan worden afgerond als het beoogde resultaat klaar is. Daarbij hoort ook dat het resultaat een plaats heeft gekregen in de bestaande organisatie. Dat is een aspect dat wel eens wordt vergeten. Dan verdwijnt het resultaat in een la en is alles voor niets geweest.

Bij de afronding hoort ook:

Competenties van een projectleider

Een projectleider moet veel kunnen.

Een projectleider heeft dus op zijn minst de volgende competenties:

Aanbevolen website

Auteur: Ysolde Bentvelsen

http://www.carrieretijger.nl/functioneren/management/projectleiden Sitemap © Copyright Applinet B.V. 2004-2017 ColofonAdverteren

Carrièretijger
Carrièretijgers in gesprek over solliciteren, opleiding, persoonlijke ontwik­keling en carrière maken: