Carrièretijger: Home Carrièretijger
Carrièretijger
Carrièretijger
U bent hier: Home Functioneren Samenwerken Werken in een team Gevraagd worden voor een team

Gevraagd worden voor een team

Je baas, een collega of een medestudent vraagt je om mee te werken in zijn team. Zeg niet meteen enthousiast "Ja!", want dit is hét moment om te onderhandelen over de voorwaarden. Denk aan de tijd, middelen en bevoegdheden die je nodig hebt om jouw bijdrage aan het team waar te maken. Vraag je dus af waarom juist jij gevraagd wordt. Wat verwachten de teamleider en je collega's van je?

Soms kun je niet weigeren aan een team deel te nemen. Het hoort bij je functie of jij bent de enige in het bedrijf die de gevraagde kennis heeft. Als je nog studeert, heb je vaak geen invloed op de samenstelling van de projectgroep waarmee je studeert. Weigeren hoeft ook niet direct. Voorwaarden stellen en bijdragen aan een goede taakverdeling kan vaak wel. Loop de volgende checklist eens na voordat je in de boot stapt.

Wat is de opdracht?

Zoek uit hoe de opdracht die het team gaat uitvoeren eruit ziet. Zijn de doelstellingen voldoende SMART geformuleerd? Is er een planning? Is die naar jouw idee haalbaar? Maak ook eens een belangenanalyse van de opdracht. Dat betekent dat je op een rij zet voor wie het belangrijk is dat het team de opdracht goed afrondt. Zitten daar geen tegenstrijdigheden in? Misschien wil je afdelingshoofd wel dat het plan mislukt zodat hij de teamleider aan wie hij een hekel heeft, kan vervangen.

Hoe belangrijk vind jij het? Is het een opdracht waardoor het werk of de ontwikkeling van je organisatie verbetert? En wat draagt de opdracht bij aan jouw profiel? Stel dat je van baan wilt veranderen, moet je deze opdracht dan nog afronden omdat bij goed is voor je cv?

Wat is jouw opdracht?

Waarschijnlijk ben je voor het team gevraagd omdat jij kennis of competenties hebt die belangrijk zijn voor de opdracht. De projectleider of je baas heeft dan waarschijnlijk al in zijn hoofd, of zelfs op papier gezet, wat hij jou wil laten doen. Vraag daarnaar. En vraag ook weer of dat SMART geformuleerd kan worden. Lukt dat op dit moment nog niet, probeer dan zelf te bedenken wat jouw taak in het geheel zou kunnen zijn. Leg jouw omschrijving van de taak voor aan de verantwoordelijke: "Is dit wat jullie willen dat ik ga doen?" Daarmee toon je initiatief en zelfstandigheid.

Hoe belangrijk is jouw taak dan in het geheel? Kan het project zonder jouw werk niet slagen, of zou een ander het net zo goed kunnen doen? Het is zinnig om zo vroeg mogelijk jouw waarde voor het project in te schatten. Hoe meer je nodig bent, hoe meer invloed je kunt uitoefenen op het project.

Waarom word JIJ gevraagd?

De mensen die je voor een team vragen hebben vaak allerlei beelden van jou. Van je deskundigheid, je competenties, je eigenschappen en de positieve bijdrage die je aan de samenwerking zou kunnen leveren. Die beelden moeten maar net kloppen. Zitten ze ernaast, dan zijn zij teleurgesteld in jou, terwijl jij je niet van hun verwachtingen bewust was. Dat moet je voorkomen.

Als je weet welke deeltaak jij in het team moet gaan uitvoeren, bijvoorbeeld informatie analyseren, een ontwerp tekenen of presentaties houden voor de opdrachtgever, probeer dan te bedenken waarom juist jij daarvoor gevraagd wordt. Vind je zelf ook dat je daar zo goed in bent? Kun jij inderdaad de verwachte deskundigheid of ervaring inbrengen? Twijfel je, spreek dan uit aan je teamleider wat jij denkt dat hij van je verwacht en vraag daarop door. Stel dat je nog niet alle verwachte kennis hebt of het verwachte niveau nog niet beheerst, krijg je dan tijd om je nader in het onderwerp te verdiepen, of mag je zelfs nog een training presenteren volgen?

Welke rol wordt van je verwacht?

Je bijdrage aan het team heeft niet alleen met kennis of ervaring te maken, maar ook met de rol die jij meestal in een team op je neemt. Misschien heb jij bij de teamleider of bij je toekomstige teamleden het imago altijd rustig te blijven onder tijdsdruk, of dat jij de knopen doorhakt als iedereen naar elkaar blijft kijken. Of kan jij zo goed feedback geven als een ander teamlid niet hard genoeg loopt? Probeer erachter te komen wat er van je verwacht wordt. Heb jij wel zin om die rol ook te spelen? Inzicht in jouw voorkeuren voor de Teamrollen van Belbin kan je helpen om in te schatten welke rol je wél wilt spelen.

Wat mag je en wat moet je?

Arend Leeflang, communicatiemedewerker bij een verzekeringsmaatschappij: "We ontwikkelden samen een nieuwe zorgverzekering. Ik wist dat de teamleider van mij verwachtte dat ik ons eerste ontwerp zou presenteren aan de marketingmanager. Hij zei dat hij rekende op mijn overtuigingskracht en creatieve presentatie, maar toen ik aankondigde dat ik een halve dag nodig had voor de voorbereiding, vond hij dat ik door moest werken aan het ontwerp voor de reclamecampagne. Hoe kan ik nu verantwoordelijk zijn voor de kwaliteit van de presentatie als ik niet mag beslissen ander werk uit te stellen?"

Een team kan alleen goed functioneren als alle leden, de leider en de opdrachtgever hetzelfde idee hebben over de bevoegdheden en verantwoordelijkheden. Iedereen moet weten waarover hij mag beslissen en waarop hij afgerekend kan worden. Als dat bij elke stap in een project opnieuw bediscussieerd moet worden geeft dat veel irritatie en tijdverlies.

Bevoegdheden en verantwoordelijkheden hangen nauw met elkaar samen. Je kunt alleen verantwoordelijk zijn voor een taak als je ook over middelen kan beschikken. Middelen zijn tijd en geld maar ook beslissingsbevoegdheid.

Je kunt andersom ook alleen verantwoordelijk gesteld worden voor de kwaliteit van werk waar je zelf invloed op hebt. Als je niet het recht hebt om het werk van een collega in het team af te keuren, dan kun je ook niet voor zijn deel van de opdracht verantwoordelijk zijn. Als alleen de teamleider ieders werk mag goedkeuren, dan is ook hij alleen verantwoordelijk voor het geheel. Jij hoeft je dan alleen voor je eigen taak verantwoordelijk te voelen.

Jouw beschikbaarheid

Bij de vraag "Wat moet je doen?" hoort ook hoe lang en hoeveel uren je beschikbaar moet zijn om je taak goed te doen. Degene die je vraagt voor het team heeft soms geen idee wat er verder nog aan werk op je bureau ligt. Jij moet kunnen inschatten of je aan de verwachting kan voldoen. Het is zowel voor jou als voor de andere teamleden heel vervelend als je tijdens de rit moet uitstappen. Het groepsproces kan helemaal vastlopen als er ineens een nieuw persoon moet invallen.

Wie is de leider?

Hoewel elk teamlid wel eens de leidersrol op zich neemt in een team, is er vrijwel altijd ook een formele leider. Wat is dat voor vrouw of man? Wat vind je van zijn of haar leiderschapsstijl? Heb je vertrouwen in haar kwaliteiten? Denk je dat hij of zij je kan motiveren als je het even niet ziet zitten? Wat zijn jouw verwachtingen van de leider? Probeer eens in te schatten hoe soepel de samenwerking met hem of haar zou kunnen verlopen en wat jij van de teamleider nodig hebt om je sterke punten goed uit te buiten.

Het is tricky, want je wilt natuurlijk niet bij voorbaat al als 'moeilijk' bekend staan bij de projectleider, maar je kunt jouw verwachtingen ook positief formuleren. Zeg dus niet: "Je zult er wel weer een zootje van maken, zodat niemand weet wat hij moet doen!", maar zeg: "Zullen we elke week met zijn allen even naar de taakverdeling kijken?"

Wie zijn de andere teamleden?

Probeer uit te zoeken hoe het team is samengesteld en wat hun Belbin Teamrollen zijn. Als je weet dat bepaalde competenties bij andere teamleden neergelegd zijn, dan kan je dat een goed gevoel geven. Hopelijk is iedereen gevraagd omdat zijn deskundigheid noodzakelijk is voor het team. Een goed team is afhankelijk van ieders inbreng en laat iedereen optimaal van zijn teamrollen profiteren.

Is er een 'samenwerkingscontract'?

Soms wordt een team heel informeel samengesteld. Voor je het weet, zit je opeens met een stel mensen om de tafel om samen een klus te gaan doen. Stort je er dan niet meteen in, maar probeer een soort samenwerkingscontract op te stellen. Daarin staat dan:

Voor projectgroepen in een studiesituatie is zo'n contract heel nuttig. Freelancers die in een team aan een opdracht gaan werken, kunnen dit opnemen in een offerte of opdrachtovereenkomst.

Alles goed (genoeg) geregeld? Doen!

In een ideale situatie is het bovenstaande allemaal goed geregeld. Meestal heb je als teamlid niet de macht om alle voorwaarden waaronder je gaat werken naar je hand te zetten. Invloed uitoefenen kun je echter altijd, zeker als je goed kunt beargumenteren waarom bijvoorbeeld de opdracht beter geformuleerd moet worden, of als je denkt dat bepaalde competenties in het team ontbreken. Bedenk hierbij dat je gevraagd wordt omdat je kennelijk nodig bent. Wie nodig is, is in de positie om zelf aan te geven wat hij nodig heeft om aan het team te kunnen bijdragen.

Beoordeel wat voor jou het belangrijkst is. Maakt het je niet zoveel uit wie de leider is als de opdracht maar helder is, ga er dan voor. Vind je een vage opdracht juist lekker omdat je dan gaandeweg zelf vorm aan je resultaat kunt geven, maar heb je wel behoefte aan veel overleg? Vraag daar dan om!

Ben je eenmaal bezig en merk je dat de samenwerking toch niet lekker loopt, dan kun je nog veel doen om het teamwerk te verbeteren.

Aanbevolen boeken

Aanbevolen website

Auteur: Isabelle Langeveld

http://www.carrieretijger.nl/functioneren/samenwerken/werken-in-een-team/gevraagd-worden Sitemap © Copyright Applinet B.V. 2004-2017 ColofonAdverteren

Carrièretijger
Carrièretijgers in gesprek over solliciteren, opleiding, persoonlijke ontwik­keling en carrière maken: