Analyseren

Analyseren (of: analytisch denken) is het systematisch ontleden van een complex probleem in zijn elementen. Dat wil zeggen:

• verschillende relevante aspecten en deelproblemen van een probleem onderscheiden
• de benodigde informatie verzamelen over de achtergronden en oorzaken
• verbanden leggen tussen de gegevens die je hebt verzameld
• het relatieve belang van de elementen bepalen
• oorzaken opsporen
• adequate oplossingen bedenken

Van iemand die goed analytisch kan denken wordt gezegd dat hij een sterk analytisch vermogen heeft. Dit vind je vaak terug in de profielschets in vacatures.

Analytisch denken is nauw verwant aan kritisch denken. Je neemt niets zomaar als vanzelfsprekend aan, maar je stelt vragen als:

• Wat betekent dat precies?
• Waarom is dat zo?
• Hoe werkt dat?

Door dit soort vragen te stellen kun je de essentie onderkennen en ben je in staat duidelijk de kern van het probleem te omschrijven. Je bekijkt het probleem vanuit verschillende gezichtspunten.

Je maakt duidelijk onderscheid tussen hoofd- en bijzaken, tussen symptomen en oorzaken, tussen feiten en opvattingen. Je bepaalt eerst de hoofdlijnen en detailleert later. Je ziet trends en patronen in ogenschijnlijk losstaande gegevens. Je gaat logisch en methodisch te werk.

Je luistert naar de argumenten en opvattingen van anderen en betrekt deze in je analyse, ook wanneer ze tegenstrijdig zijn.

Je analyseert taken en werkprocessen waardoor problemen ontstaan.

Als je initiatiefrijk bent, dan signaleer je problemen proactief. Zodra een probleem zichtbaar wordt, onderneem je actie en zorg je voor informatie en oplossingen.

Voorbeeld

Als in een bedrijf de winst terugloopt dan rapporteert een administrateur dat feit aan de verantwoordelijke manager. Van een controller of financieel analist wordt echter verwacht dat hij analytisch denkt. Hij gaat in de administratie op zoek naar relevante informatie, bijvoorbeeld gegevens van voorgaande perioden. Hij ontdekt dat de omzet van een bepaald product is teruggelopen en de kosten zijn gestegen, wat twee verschillende deelproblemen kunnen zijn. De hogere kosten blijken te worden verklaard door een wijziging in de interne doorberekening van kosten. Het draait dus om de teruggelopen omzet. Vervolgens verdiept hij zich in deze specifieke omzetbron en in de relevante trends en invloeden.

Hoe toon je bij een sollicitatie aan dat je kunt analyseren?

Stel: Je solliciteert op de vacature 'officemanager met een goed analytisch vermogen'. Wat wordt er hier van je gevraagd? Als officemanager breng je  structuur aan in het kantoor. Daarvoor moet je goed kunnen analyseren.

In je vorige baan heb je een nieuw secretariaat ingericht. Dat heb je als volgt aangepakt:

• Eerst heb je bij de medewerkers onderzocht waar de behoefte  aan ondersteuning lag.
• Daarna heb je een analyse gemaakt van de werkstromen op de afdeling.
• Vervolgens heb je drie mogelijke vormen van ondersteuning voorgesteld, met het bijbehorende budget.

De directie kon zonder verdere vragen een goede beslissing hierover nemen. Je kreeg complimenten over de helderheid en de kwaliteit van de analyse.
Dit zet je in je brief. Je zorgt ervoor dat alle elementen waarbij je jouw analytisch vermogen hebt ingezet duidelijk uit je cv spreken. Voor het sollicitatiegesprek werk je andere voorbeelden uit met de STAR-methode.

Andere voorbeelden

• Journalist: Bij het onderzoek voor een verhaal, verdrink je soms in de hoeveelheid informatie. Door meteen een overzicht te maken van hoofd- en bijzaken, heb ik al snel de rode draad te pakken.
• Maatschappelijk werker: Veel van mijn cliënten hebben problemen op verschillende vlakken: bijvoorbeeld én geen werk én de verkeerde vrienden én een laag zelfbeeld. Samen met mijn cliënt maak ik een analyse van oorzaken en gevolgen van zijn problemen. Op basis daarvan stel ik een behandelplan op, waarin ik de kern van het probleem omschrijf.
• Adviseur: De kwaliteit van de oplossing die ik bied, hangt voor 90 procent samen met de kwaliteit van mijn analyse. Ik zorg ervoor dat ik daarin uitblink, door modellen niet zomaar toe te passen, maar kritisch te kijken of alle elementen van een probleem daarin voldoende aan de orde komen.

Voorbeelden van vragen over je analytisch vermogen tijdens het sollicitatiegesprek:

• Geef een voorbeeld van een situatie waarin een probleem meerdere oorzaken had. Hoe ben je daar achter gekomen?
• Wat zie je als hoofdoorzaak van het probleem dat wij met de toeleveranciers (of iets anders) hebben?