Probleemanalyse

Het analyseren van een probleem is de eerste stap op weg naar de oplossing ervan. Hoewel het verleidelijk is om bij problemen direct oplossingsgericht na te denken, is het veel beter om eerst na te denken over het probleem op zich. Met andere woorden, waarom is de situatie anders dan wat je wilt of verwacht? Wat gebeurt er dat niet zou moeten gebeuren en wat gebeurt er niet wat wel zou moeten gebeuren? Wat is er echt aan de hand? Pas na een grondige probleemanalyse kun je de passende oplossing bedenken.

Een probleem analyseren wordt gemakkelijker als je jezelf vragen stelt die het probleem vanuit verschillende hoeken benaderen. Hierbij kun je de "4W – methode" gebruiken. Die term staat voor: Wie, wat, waar, wanneer, hoe én de gevolgen.

Voorbeeld van een probleemanalyse

Je moet samenwerken met een collega en je hebt er last van dat hij al drie keer niet op jouw e-mails heeft gereageerd. Het project waar je mee bezig bent loopt op deze manier vertraging op omdat je zijn bijdrage nog niet hebt.

Vragen die je kunt stellen om het probleem te analyseren

  • Wat gebeurt er?
    Antwoord: je collega reageert niet op de e-mails die je hem gestuurd hebt
  • Wie veroorzaakt het probleem?
    Antwoord: jijzelf of je collega
  • Waar vindt het probleem plaats?
    Antwoord: op kantoor
  • Wanneer doet het probleem zich voor?
    Antwoord: tijdens kantooruren
  • Hoe vaak vindt het probleem plaats?
    Antwoord: vier keer

Kijk naar de antwoorden op de vragen. Het is op dit moment nog geen tijd voor het bedenken van een oplossing, maar de antwoorden sturen je wel al in de goede richting. Als je collega niet reageert op de e-mails die jij tijdens kantooruren naar hem verstuurt, kunnen er een paar dingen mis zijn: misschien zijn er computerproblemen en komen al jouw mails niet aan bij die collega. Misschien verdwalen jouw mails tussen zijn gewone werkmail. Of misschien begrijpt hij de door jouw gemaakte afspraak niet of is hij het niet eens met de afspraak.

Blijf objectief en kijk vanuit verschillende perspectieven

Als er een probleem bestaat tussen jou en een andere persoon, probeer dan beide kanten van het verhaal te begrijpen. Verplaats jezelf in de andere persoon en probeer zijn mening te begrijpen. Als je de verschillende meningen begrijpt zie je sneller waarom er problemen zijn ontstaan. Hierbij is het erg belangrijk dat je luistert naar de uitleg van de ander.

Baseer je op feiten, in plaats van gevoelens

Een probleem analyseren behoort te gebeuren met feiten, niet met meningen en gevoelens. Het is erg gemakkelijk om je mening te mengen met de feiten. Een voorbeeld: je veronderstelt dat de collega die jouw e-mails niet beantwoordt een hekel aan jou heeft. Terwijl het probleem later een computerstoring blijkt te zijn, word jij boos op hem omdat je denkt dat hij gewoon geen zin heeft om te reageren. Een dergelijke vooronderstelling berust op gevoelens en kan tot nog grotere problemen leiden.  

Een goede probleemanalyse …

  • Schetst een duidelijk beeld van het probleem en de doelstelling. De achtergrond en kenmerken worden zo gedetailleerd mogelijk beschreven. De grenzen van een probleem worden afgebakend.
  • Zorgt ervoor dat je gaat werken aan de kern van het probleem. Je wordt de goede richting ingestuurd, zodat je niet gaat werken aan oorzaken die later geen oorzaak blijken te zijn of minder belangrijk zijn. Het is van belang om deze te filteren op volgorde van belangrijkheid.
  • Kost in de meeste gevallen veel tijd. Overhaast je dus niet.
  • Is gebaseerd op feiten, niet op gevoelens.

Nadenken over problemen

Niet iedereen vindt het even gemakkelijk om over problemen na te denken. Voor die personen zijn er een paar tips.

Formuleer het probleem als een vraag

Dit is een goede strategie om een probleem algemener te maken. Je komt iedere dag een paar minuten te laat op je werk. Hoe komt het dat je te laat komt op je werk?

Zoek naar oorzaken en gevolgen

Vraag je af wat de oorzaken van het probleem zijn en ga na wat weer gevolgen van die oorzaken zijn.

Stel jezelf drie keer de vraag "waarom?"

Waarom komt je collega zijn afspraken niet na? Omdat hij jouw e-mails niet leest. Waarom leest hij jouw e-mails niet? Omdat er een virus aan jouw e-mails zit verbonden? Waarom zit er een virus in je e-mails? Omdat je geen goede virusscanner op je computer hebt staan.

Praat met mensen die het dichtst bij het probleem staan.

Een manager bij een grote onderneming vraagt bijvoorbeeld de meningen van zijn medewerkers op de werkvloer.

Analyseer alle aspecten van het probleem.

Verken het probleem grondig en kijk vervolgens naar alle onderdelen afzonderlijk. Als een lopende band voor een drukkerij bijvoorbeeld niet naar behoren werkt, ga je kijken waar het probleem zich afspeelt. Misschien is een klein aspect er verantwoordelijk voor dat alles in de soep loopt, zoals een te dik papier.

Kijk om je heen

Vergelijk jouw situatie met situaties van anderen. Waarom zorgt iets bij de een wel voor problemen en bij de ander niet?

Praat over je probleem.

Praat erover met zo veel mogelijk mensen. Verzamel verschillende standpunten, laat je goed informeren.

Hoe ga je na de probleemanalyse verder met besluitvorming?

Als je het probleem precies hebt geanalyseerd (stap 1) kun je verder met het verzamelen van informatie over de oorzaken en over mogelijke oplossingen van het probleem (stap 2). Vervolgens vorm je een oordeel over de informatie die je hebt gevonden (stap 3), welke oplossing is in jouw situatie het beste? En ten slotte hak je de knoop door. Je trekt een conclusie (stap 4).

Probleemanalyse als competentie

Een competentie is een in gedrag waarneembare combinatie van kennis, vaardigheden en persoonlijke kwaliteiten waarmee je in praktijksituaties je werk goed kunt doen. De competentie probleemanalyse staat op vrijwel elke lijst met algemene competenties.

Aanbevolen websites

Auteur: Niels Arts, met bijdragen van René Pijlman

Je bent hier: Home → Functioneren → Professionele vaardigheden → Besluiten nemen → Probleemanalyse