Plannen

Of je nu een avond uit wil of wilt emigreren, je bent aan het plannen. Dat is letterlijk ‘plannen maken’. Je hebt een doel in je hoofd, je bedenkt waarmee je dat doel bereikt en vervolgens breek je het werk dat daarvoor gedaan moet worden op in taken of activiteiten. Ten slotte zet je het werk in de tijd uit. Je wilt dansen en je vrienden zien, dus je kiest een club, prikt een datum en belt je vrienden om te kijken wie er mee wil. Je spreekt af wie de kaarten koopt... ‘We zien elkaar om 11 uur voor de deur van …’

Waarom plannen?

Precies plannen is toch helemaal niet nodig? Je verdeelt gewoon de taken en je spreekt af wanneer dat klaar is. Dat zet je in de notulen en dan weet iedereen wat hij moet doen. Heel vaak gaat dat goed, maar meestal niet. Welke ongelukken komen er van niet-plannen?

• Je spreekt niet goed door wat je eigenlijk verwacht dat de ander gaat doen en die komt met iets terug wat helemaal niet past
• Twee mensen doen per ongeluk dezelfde taak en geven elkaar de schuld
• Je maakt een afspraak die je niet kunt nakomen omdat het veel meer werk blijkt te zijn. Teamleden boos
• Je komt in tijdnood en moet het werk afraffelen. Opdrachtgever teleurgesteld
• Je komt in tijdnood en werkt de hele avond en nacht door terwijl je vriend jarig is. Vriend boos
• Je zet een collega onder druk om snel iets af te maken, terwijl hij moet wachten op het werk van een andere collega dat ook nog niet af is
• Je gaat niet op vakantie terwijl later blijkt dat dat makkelijk had gekund!
• Enzovoort

Uit het Wat volgt het Hoe, met Wie en Wanneer

Stel dat je een projectplan aan het schrijven bent. Je hebt het resultaat gedefinieerd en de kwaliteitseisen geformuleerd en afgestemd met de opdrachtgever. De beheersfactor ‘Kwaliteit’ is daarmee ingevuld. Eigenlijk heb je nu het moeilijkste werk gedaan. Je kunt nu de beheersplannen gaan schrijven. Hiervoor is accuraat denkwerk nodig, schakel een Bedrijfsman in! De projectleider is eindverantwoordelijk over de beheersplannen. Hij heeft deze afspraken nodig om de uitvoering van het project te kunnen leiden.

Beheersplannen opstellen

In de beheersplannen staan afspraken over de ‘beheersfactoren’: Tijd, Geld, Organisatie en Informatie. Die worden allemaal aangestuurd door ‘Kwaliteit’.

Fasering voor tussenresultaten uitwerken

De fasering van het hele project is de basis voor de Beheersplannen. Maak deze fasering op basis van de deadline voor de oplevering van het eindresultaat die de opdrachtgever heeft gegeven. Hier beschrijf je hoe je de periode tussen nu en de einddatum gaat invullen. Dit wordt ook wel de projectplanning genoemd.

Meestal is er een aantal tussenresultaten of ‘deelproducten’ nodig. Denk voor een film bijvoorbeeld aan: scenario, cast, draaiboek, productieplan, decorontwerp, montageplan, marketingplan, distributieplan, opnamen gereed, offline montage, online montage, geluidsbewerking etc…

Voor elk tussenresultaat bepaal je een deadline en een startdatum. Dit doe je op basis van je vooronderzoek. Je hebt, als het goed is, uitgezocht wat je moet doen om een resultaat op te leveren. Je baseert je op werkmodellen die je in de theorie vindt en op de ervaring uit vergelijkbare projecten.

Tegelijk of na elkaar

Je gaat bekijken welke tussenresultaten tegelijk gemaakt kunnen worden en welke na elkaar. Je probeert ook in te schatten hoe lang de doorlooptijd voor elk deelproduct is. Je rekent terug van de einddatum tot nu. Elk tussenresultaat wordt toegewezen aan een projectfase:

1. Initiatieffase: opdrachtgever bepaalt de business case en besluit een project te starten
2. Definitiefase: projectteam doet onderzoek, werkt eisen aan resultaat nader uit en beschrijft ze in het projectplan
3. Ontwerpfase: projectteam denkt een oplossing uit en maakt daarvoor een ontwerp, bij voorbeeld de lay-out van het festivalterrein, of bij een film, het scenario
4. Voorbereidingsfase: alles verzamelen wat nodig is om het ontwerp te realiseren. Denk aan een draaiboek
5. Realisatiefase: maken, bouwen, schrijven, uitvoeren, opnemen en afwerken zodat de film in première kan
6. Nazorg- of gebruiksfase: de klant gaat het gebruiken, de film wordt gerecenseerd en bekeken, het festival wordt geëvalueerd.

In elke fase zijn andere teamrollen op hun best. Je hebt in de initiatieffase een Vormer nodig, in de definitiefase Planten en Monitoren, in de Voorbereidingsfase Zorgdragers... Kijk in welke fase jij optimaal van je teamrollen kunt profiteren.

Start- en einddatum

Elke fase en elk tussenresultaat krijgt een start- en einddatum. Zo kom je tot een grove ‘projectplanning’. Deze planning is relevant voor de opdrachtgever. Hij geeft namelijk akkoord op elk deelresultaat en na elke projectfase. Hij moet zijn beoordelingstijd kunnen inplannen. Zegt hij ‘Oké’ op het tussenresultaat, dan heb je weer een mijlpaal gehaald. De periodes tussen de mijlpalen worden ook wel ‘projectfasen’ genoemd.

Tijd

Beschrijf wat je gaat doen om de tijd te beheersen. Welke maatregelen neem je om de voortgang te bewaken? Verwijs hier naar Deel D Activiteitenplanning. Hoe ga je dit document hanteren om ervoor te zorgen dat alle tussenresultaten in het hoofdstuk Fasering op de afgesproken einddatum bij de opdrachtgever zijn?

Kwaliteit

De kwaliteit komt ook in je beheersplan nog een keer terug. Hier beschrijf je wat je gaat doen om als team de kwaliteit te bewaken. Laat je externe experts meekijken, doe je testen bij toekomstige gebruikers, werk je in duo's die elkaars werk reviewen?

Organisatie

De kwaliteitseisen en de projectplanning zijn input voor de organisatie. Je weet nu namelijk zo’n beetje hoe je het team moet samenstellen: welke deskundigheid je in je team moet hebben en hoeveel mensen je nodig hebt om het werk binnen de tijd af te krijgen. Heb je al een team, dan kun je extra mensen werven. Je kunt de functionele rollen gaan verdelen (voorzitter, notulist, planner, secretaris etc, de projectleider hoeft niet alles zelf te doen). Ook leg je vast wie welke verantwoordelijkheden en bevoegdheden heeft. Ben je bijvoorbeeld verantwoordelijk voor de kwaliteit van het scenario dan moet je de bevoegdheid hebben om de scenarioschrijver terug naar zijn laptop te sturen als het nog niet goed is.

Geld

Heb je je team in beeld, en ben je een beetje kostenbewust dan weet je zo’n beetje wat iedereen kost per uur en weet je globaal hoeveel manuren er in gaan zitten. Dan kun je een begroting gaan maken. Ook schat je in welke middelen je nodig hebt (denk aan camera’s, montagestudio, rekwisieten, reiskosten, catering). De kosten voeg je toe aan de begroting. Die vergelijk je met het budget dat de opdrachtgever ter beschikking heeft gesteld. Haalbaar ja of nee?

Informatie

Hoe vaak moet je vergaderen? En Waarom? Wanneer valt er iets te beslissen en wie is daartoe bevoegd? Wie kan nuttige informatie inbrengen? Wie moet je informeren over de voortgang en wanneer? Maak hier een plan voor. Hiervoor is omgevingsbewustzijn heel belangrijk.

Jongleren met beheersfactoren

Kwaliteit, Tijd, Geld, Organisatie en Informatie houden elkaar, als het goed is, voortdurend in balans. Een voorbeeld: Stel dat je project een website moet opleveren. De site moet op een harde datum live. De opdrachtgever heeft besloten dat er tien video’s op moeten komen, dat er op elke pagina een foto moet staan, dat er een chatfunctie moet zijn, een agenda, een shop met een kassa en nog wat toeters en bellen. Hoe meer toeters, hoe meer mensen je nodig hebt om te ontwerpen en te programmeren. Hoe meer Tijd je nodig hebt, en Geld, en hoe complexer de Organisatie en hoe meer mensen informatie moeten krijgen.

Krijgt het team tegenslag en komt de deadline in gevaar, dan kan de projectleider de opdrachtgever adviseren om minder toetsers op de site te zetten (Kwaliteit omlaag) of meer mensen erbij te halen (Geld en Organisatie omhoog) of om de datum van online gaan uit te stellen. Jongleren dus; een verandering bij de ene factor heeft altijd veranderingen bij de andere factoren tot gevolg. Maar dat kan alleen als je eerst beheersplannen hebt gemaakt. Want dan weet waar je van afwijkt, de kan je de consequenties overzien en je opdrachtgever overtuigen dat er bijvoorbeeld meer geld voor meer mensen moet komen of dat er een paar eisen geschrapt moeten worden.

Activiteitenplanning opstellen

Nu maak je het document waarmee je de voortgang gaat bewaken; de Activiteitenplanning. Al is je project maar klein, het is al snel handig om met speciale planningssoftware te werken. Zo’n programma rekent van alles voor je uit en geeft je snel overzicht.

Van grof naar fijn, steeds met het resultaat voor ogen

Je maakt een goede planning van grof naar fijn. De start- en einddatum voor het project als geheel is natuurlijk de meeste grove planning. Dan komen de data voor de fasen. En ten slotte de data voor elke activiteit of 'taak'.

1. Start- en einddatum als uitgangspunt

Je begint met de start- en einddatum van je project. Daarbinnen heb je al een fasering gemaakt met data voor de mijlpalen. Die zet je in de planning. Dat is je ruggengraat. Die data zijn ook afgesproken met je opdrachtgever.

2. Activiteiten bepalen die nodig zijn om resultaat te maken

Binnen die fasen kun je vrij plannen. Maak daarvoor een ‘Work Breakdown Structure’. Dat is een mooie term voor uitsplitsen van het werk naar activiteiten. Ga zitten met je team met een pak Post-Its om te brainstormen en schrijf per resultaat op in welke tussenstappen je daar komt. Bijvoorbeeld tussenresultaat ‘vastgesteld programma festival’ vraagt om: shortlist artiesten bepalen, contracten met artiesten afsluiten, volgorde optredens vaststellen en start- en eindtijd per artiest vaststellen en afspreken. Dit zijn je activiteiten. Blijf elkaar vragen: 'Wat is dan de eerstvolgende actie?' Ga door tot je niets meer kunt bedenken. Leg dan de Post-Its in een logische volgorde. Merk op dat activiteiten altijd geformuleerd worden als een object (‘shortlist artiesten’) en een werkwoord (‘bepalen’). Daarmee probeer je specifiek te maken wat het resultaat van die activiteit is en wat je precies moet doen. Om ‘contracten af te sluiten’ moet je beschikbaarheid checken, onderhandelen, contracten opstellen, laten nakijken door een jurist, laten tekenen…

Hoe gedetailleerd moet je zijn? Lastig te bepalen. Kijk naar het voorbeeld in het template voor een projectplan om een idee te krijgen. Zet een activiteit in de planning als:

• de activiteit minimaal 1 uur kost
• de activiteit per se op die dag moet plaatsvinden, bijvoorbeeld omdat iemand die je ervoor nodig hebt alleen op die dag beschikbaar is
• een taak door twee mensen samen moet worden uitgevoerd en ze hun samenwerking moeten afstemmen
• er uit een activiteit een resultaat komt waar anderen snel feedback op moeten geven voor je verder kunt
• iemand er rekening mee houden dat een activiteit op een bepaalde dag gepland wordt, bijvoorbeeld omdat hij erop moet wachten voor hij zelf verder kan

Bedenk hierbij weer waarom je een planning maakt: om af te spreken wat een teamlid precies gaat doen en op basis daarvan in te schatten hoeveel tijd er nodig is. Hoe gedetailleerder je planning, hoe groter de kans dat je haalbaar plant.

3. Activiteiten in de tijd zetten

Dan bepaal je het aantal benodigde uren per activiteit. Hiervoor kun je het beste een gemiddelde nemen van de meest optimistische schatting en de meest pessimistische. Probeer ook ervaringen uit het verleden te gebruiken. Misschien heeft een teamlid al eens een lay-out getekend en weet hij hoeveel tijd dat kost.

4. Start- en einddatum voor elke activiteit

Dan zet je voor elke activiteit een start- en einddatum in je planning. Je software controleert of dat klopt met het aantal uren dat je hebt ingeklopt. Je houdt hierbij natuurlijk rekening met de onderlinge afhankelijkheid van activiteiten. Soms kan de ene activiteit pas beginnen als de andere is afgerond. In je software kun je taken koppelen.

5. Taken toedelen

En ten slotte spreek je onderling af wie voor welke activiteit verantwoordelijk is. Houd rekening met deskundigheden en voorkeuren (Belbin Teamrollen) en met beschikbare tijd (vakanties) en energie. De kwaliteit van de samenwerking is heel sterk afhankelijk van een goede taakverdeling. Zet de namen achter de taken en vraag om akkoord bij het betreffende teamlid.

Activiteitenplanning om mee te kunnen denken

In de echte wereld is de opdrachtgever niet geïnteresseerd in je activiteitenplanning. Hij heeft genoeg aan de projectplanning. Doe je echter een project in het kader van je opleiding, bespreek dan de activiteitenplanning wel met je docent. Hij kan je wijzen op dingen die je vergeten bent of adviseren taken te schrappen. Hij checkt met je team of jullie alle activiteiten hebben bedacht die nodig zijn om een resultaat op te leveren dat aan de eisen voldoet. En wat je in het project kunt doen om er zoveel mogelijk van te leren. Geen controle, maar meedenken. Bespreek in je consult met de projectbegeleider elke week de voortgang op basis van de activiteitenplanning. Loop je achter of valt de kwaliteit tegen dan kan hij/zij jullie helpen om elkaar feedback te geven en de samenwerking te verbeteren.

Projectplan klaar!

Nu kun je eindelijk met de uitvoering beginnen! Je begint met een mooie balans tussen Kwaliteit, Tijd et cetera en dan komt de ‘echte wereld’ de boel weer verstoren! Nu komt het aan op elkaar blijven motiveren en de voortgang bewaken. Je zult regelmatig een nieuwe planning moeten maken.

Aanbevolen boek

• Binnen of buiten een project helpt David Allen je om je werk goed te plannen en te organiseren, Getting things done. Prettig en efficiënt werken zonder stress, Academic Service.
  

Aanbevolen websites

• Het projectplan is een hulpmiddel om het werk goed te plannen en organiseren. Goed inzicht in het hele proces van voorbereiden en afronden van een klein project krijg je in deze cursus
• Een goede projectplanning maken: hoe doe je dat? door Rocco Agterberg
  In dit artikel bespreken we hoe je voor jouw projecten en doelen de best denkbare planning maakt en hoe het gebruik van online planning software je hierbij kan helpen.
• Planning maken voor jouw project, Werken aan projecten
  Maak zelf een betrouwbare planning voor je project door de onderstaande stappen te volgen

Auteur: Isabelle Langeveld