Carrièretijger: Home Carrièretijger
Carrièretijger
Carrièretijger
U bent hier: Home Functioneren Professionele vaardigheden Eigen werk organiseren Informatie beheren

Informatie beheren

De meeste mensen hebben er een hekel aan: documenteren, opruimen en archiveren. Er gaat in organisaties daarom veel tijd verloren met het terugvinden van informatie die 'ergens' moet zijn.
Juist met de informatiedichtheid van tegenwoordig is het belangrijk om overzicht te creëren en hoofdzaken van bijzaken te scheiden. Dat betekent: relevante dingen vindbaar opslaan, en irrelevante dingen weggooien. Dat laatste blijkt vaak nog moeilijker dan het eerste.

Documenteren: een kunst

De kunst van documenteren is: informatie die jouw hoofd zit zo op te slaan dat een ander er ook wat aan heeft. Goede documentatie maakt dat anderen (je opvolgers, collega's, projectteamleden) kunnen terugvinden waarom in het verleden bepaalde keuzes zijn gemaakt, wat een systeem precies doet, hoe een procedure in elkaar steekt, of wie wat doet in geval van calamiteiten.

Het opstellen van documentatie wordt vaak gezien als sluitpost. Vaak blijft deze taak zo lang op de actielijst staat tot hij er vanzelf een keer van verdwijnt. Dat komt omdat documentatie geen onmiddellijk nut heeft. Naar documentatie grijpen mensen pas als het nodig is, en dat is vaak ergens ver in de toekomst.

Wat valt er onder documentatie?

Opruimen: een plicht

Om overzicht te bewaren en gestructureerd en efficiënt te kunnen werken is het nodig regelmatig op te ruimen. Want je werkt niet rustig als je bureau vol ligt met stapels papieren van alle soorten projecten en klussen. Waarschijnlijk ben je dan veel tijd kwijt met zoeken naar de juiste gegevens, de laatste versie van een stuk waar je aan bezig was, de feedback van je baas en het verslag van de vergadering van vorige week.

Hoe zorg je voor een overzichtelijk bureau?

Van archiveren je vak maken
Als je archiveren leuk vindt en goed bent in het beheren van informatie, dan is het beroep van informatiespecialist of archivaris mogelijk iets voor jou.

Archiveren: opruimen voor later

De valkuil van documenteren is dat je alles maar bewaart en dan denkt dat je voor goede documentatie hebt gezorgd. Maar documentatie is alleen goed als je hem ook kunt terugvinden. Daarvoor dient een goed archief.

In een goede archief hoef je niet lang te zoeken om te vinden wat je precies wil weten. Een goed archief:

Tips voor een goed archief:

Aanbevolen website

Auteur: Ysolde Bentvelsen

http://www.carrieretijger.nl/functioneren/professionele-vaardigheden/eigen-werk-organiseren/informatie-beheren Sitemap © Copyright Applinet B.V. 2004-2017 ColofonAdverteren

Carrièretijger
Carrièretijgers in gesprek over solliciteren, opleiding, persoonlijke ontwik­keling en carrière maken: