Carrièretijger: Home Carrièretijger
Carrièretijger
Carrièretijger
U bent hier: Home Functioneren Communiceren Schriftelijk communiceren Tekstmodellen hanteren Notulen

Notulen

Binnen organisaties wordt heel wat vergaderd. Al dat overleggen zou zonder goede notulen echter weinig zin hebben. Niemand weet dan meer wat er precies is besloten en wie op welke taak kan worden aangesproken. Vandaar dat goed notuleren en goede notulen schrijven van groot belang is. Gelukkig kun je door het volgen van een aantal richtlijnen al snel een goed verslag schrijven.

Welke soorten notulen kun je onderscheiden?

Iedere vergadering is weer anders. Ieder schriftelijk verslag, de notulen, dus ook. In het algemeen kun je drie soorten notulen onderscheiden:

Wat moet je doen voordat je begint met schrijven?

Hoe schrijf je goede notulen?

Goede notulen maak je door je verslag zo objectief en beknopt mogelijk te schrijven. Zorg dat je op de volgende punten let:

Uit welke onderdelen moeten je notulen bestaan?

De opbouw van een samenvattend verslag ziet er meestal als volgt uit:

De kop

De kop van het verslag bevat alle zakelijke gegevens. Hier noteer je:

De agenda

Je neemt in je verslag de agenda op zoals die uiteindelijk in de vergadering is besproken. Vaak wordt er tijdens de vergadering afgeweken van de eerder opgestelde volgorde van gespreksonderwerpen.

De agendapunten

Hanteer in je verslag dezelfde volgorde als die van de agenda. Voorzie de agendapunten in je notulen van dezelfde nummers en titels als in de agenda. Op deze manier kunnen lezers informatie gemakkelijk terugvinden. Wat je per agendapunt noteert, is afhankelijk van het doel. Was het gespreksonderwerp bedoeld om informatie te geven, dan noteer je de feiten. Was het voeren van een discussie het doel, dan noteer je de standpunten. En wanneer er een besluit werd genomen, geef je de samenvatting en de conclusie (het besluit) weer. Standaardpunten van een agenda zijn:

De actielijst

Soms kan een verslag alleen uit een actie- of besluitenlijst bestaan. Een andere mogelijkheid is dat een actielijst apart aan de notulen wordt toegevoegd. Een actielijst stel je op door middel van kolommen. Je neemt bijvoorbeeld vier kolommen in je lijst op: onderwerp, besluit, wie en gereed. Op iedere nieuwe regel noteer je dan per onderwerp het genomen besluit.

Bijvoorbeeld:

Onderwerp

Besluit

Wie

Gereed

Teamoverleg

Agenda moet vooraf worden opgesteld en beleidsstukken
moeten worden verspreid.

Peter de Jong

Datum

Verhuizing

Verhuisdozen moeten worden aangeschaft, zodat iedereen
zijn eigen bureauspullen kan inpakken.

Marijke Pieters    

Datum

Afscheid Piet Janssen  

Er wordt een afscheidsborrel op kantoor georganiseerd voor   
Piet Janssen. Een actielijst (welke sprekers, hoeveelheid drank en hapjes) moet worden opgesteld.

Ria van
Dijk

Datum


Het bespreken van de actielijst is meestal een vast onderdeel in een vergadering. Degenen die een taak moesten uitvoeren, brengen in de vergadering verslag uit van hun vorderingen. Hebben ze hun taken helemaal afgerond, dan verdwijnen ze van de lijst. Zijn ze nog maar gedeeltelijk klaar, dan verandert de lijst. Bijvoorbeeld: "Nog twintig verhuisdozen met grotere maat nodig." Het kan ook voorkomen dat uit de afgeronde actie een vervolgactie komt: 'Afscheid Piet Janssen: vergadering beleggen met feestcomité, 25 november.'

Wat moet je na het schrijven doen?

Je maakt en verspreidt de notulen zo snel mogelijk na de vergadering, anders zijn gemaakte afspraken misschien al achterhaald. Vaak gaan deelnemers pas met hun toegewezen taken aan de slag zodra die op papier staan. Dan zien ze wat ze precies moeten doen. Hoe langer je wacht met verspreiden, hoe langer het duurt voordat iedereen zijn taken uitvoert. Als de inhoud van notulen van groot belang is, is het verstandig om je notulen - alvorens ze te verspreiden - te laten lezen door de voorzitter. Zo weet je zeker dat je alle afspraken juist hebt genoteerd.

Soms zit er veel tijd tussen twee vergaderingen, waardoor deelnemers hun actiepunten vergeten. Vaak lezen mensen een paar dagen voor een vergadering nog eens de notulen na en ontdekken dan, tot hun schrik, dat ze nog van alles moeten doen. Dit kun je voorkomen door deelnemers een herinneringsmail te sturen met alleen hún actiepunten uit de notulen. Zo vergroot je de kans dat iedereen ook doet wat is beloofd.

Aanbevolen websites

Geraadpleegde boeken

Auteur: Janine Bruinooge

http://www.carrieretijger.nl/functioneren/communiceren/schriftelijk/modellen/notulen Sitemap © Copyright Applinet B.V. 2004-2014 ColofonAdverteren

Carrièretijger
Carrièretijgers in gesprek over solliciteren, opleiding, persoonlijke ontwik­keling en carrière maken: